كيفية تحديد معالم المشروع لزيادة الإنتاجية

إن بدء مشروع بدون مراحل مهمة يشبه العمل طوال اليوم دون فترات راحة. إلى جانب الإرهاق ، سوف تشعر بالملل من عقلك.

تمنحك معالم المشروع أسبابًا تجعلك متحمسًا لمشروعك ، حتى عندما تكون النهاية بعيدة. إنها تظهر لك مكافآت جهودك وتلهمك للعمل بجدية أكبر.

في هذه المقالة ، سنناقش أهمية معالم المشروع وكيفية تحديد معالم المشروع الفعالة للنجاح.

ما هي معالم المشروع؟

معالم المشروع هي نقاط محددة تشير إلى وقت اكتمال حدث أو مرحلة أو هدف في المشروع. تساعدك المعالم الفعالة في تتبع المشروع والأشياء المطلوبة لإكماله.

تمتد معالم المشروع عبر عمر المشروع ، من البداية إلى النهاية. تمامًا مثل اللافتات الموجودة على الطريق ، فإنها تحثك على إنهاء مشروع ما.

بعض الأمثلة الشائعة للمعالم الرئيسية للمشروع هي الموافقة على المشروع ، وتمويل المشروع ، وتجميع أعضاء فريق المشروع.

لماذا تعتبر معالم المشروع مهمة؟

المعالم هي الركائز التي يقوم عليها مشروع ناجح. بدون معالم المشروع ، قد يبدأ مشروعك في الشعور بالتعب أو الملل. هذا هو الحال ، خاصة مع المشاريع الكبيرة التي تستغرق وقتًا طويلاً للتنفيذ. تعد معالم المشروع من بين الأشياء التي تحفز فريقك طوال الرحلة.

فيما يلي بعض من أهمية معالم المشروع.

1. التعاون الفعال

يساعدك وجود المعالم في المشروع على تفويض المهام نحو وضع علامة على الأحداث الرئيسية. بدلاً من بقاء أعضاء الفريق عاطلين عن العمل ، سيشاركون باستمرار ، ويقدمون مساهمات إيجابية في المشروع.

ستكون هناك زيادة في الإنتاجية عندما يكون هناك التعاون داخل الفريق، والجميع يعرف ما يتعين عليهم فعله في كل وقت. ستكون النتائج واضحة في أدائهم.

ستشجع المعالم التي تتضمن الاختبارات والتفتيش الموظفين على التعامل مع مهامهم بشكل صحيح لاجتياز الاختبار.

2. الحفاظ على المعايير العالية

ما هو المعيار الذي تريد تحقيقه في مشروعك؟ ليس من الممكن تحقيق هدف معياري معين في الناتج النهائي لمشروعك بدون مراحل رئيسية. من الأسهل تلبية المعايير المتفق عليها عند قياسها في مراحل مختلفة.

تأكد من أن المعالم تصل إلى المعايير المحددة قبل وضع علامة عليها على أنها كاملة. لا يمكنك تحقيق المعايير الموضوعة عندما تكون جودة أي معالم رئيسية أقل من التوقعات.

3. اتخاذ قرارات إدارية مستنيرة

تحديد المعالم يساعدك على ذلك اتخاذ قرارات جماعية أفضل لإكمال مشروعك في الوقت المحدد. ستعرف الخطوات التي يجب اتخاذها والموارد المطلوبة ومقدار الوقت الذي تحتاجه للمشروع. إن إدراك هذه العوامل المهمة سيقلل من الكسل وإضاعة الوقت.

يمكن لفريقك المضي قدمًا في المشروع حتى في غيابك لأنهم يعرفون أن لديهم الموارد اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة. سيؤدي ذلك أيضًا إلى تحسين الإنتاجية وجعل فريقك أكثر توجهاً نحو العمل.

4. تحديد التحديات المحتملة

من الطرق الفعالة لحل مشكلة ما تحديد المشكلة مسبقًا ، وتساعدك المعالم الرئيسية على القيام بذلك. يمكن أن تتمثل التحديات في مشروعك في عدم كفاية الميزانية أو نقص الموارد أو أعضاء الفريق.

يمكنك معرفة التحديات التي قد تعيق الإكمال الناجح لأحد المعالم ومعالجتها على الفور. إذا أهملت هذه التحديات ، فقد تظهر العواقب عندما لا تتوقعها.

5. تحفيز الفريق

تحفيز الفريق ضروري لنجاح المشروع. كمدير مشروع ، أنت بحاجة إلى تحفيز فريقك لمواصلة الدفع ، ويمكنك القيام بذلك من خلال المعالم.

تكشف المعالم عن المرحلة الحالية من المشروع وتشجع الفريق على بذل المزيد من الجهد لإكماله. في حالة عدم وجود معالم ، لا يمكن لفريقك قياس أدائهم.

6. مراقبة المواعيد النهائية

هل تريد التحكم في المواعيد النهائية لمشروعك؟ تُعلمك المعالم عندما تحتاج إلى بدء مهمة معينة وإنهائها. إن تتبع مشروعك سيمكنك من ذلك الوفاء بالموعد النهائي وإنهاء المهام دون ضغوط لا داعي لها.

قد يؤدي عدم التحكم في المواعيد النهائية إلى انخفاض الإنتاجية ، وينتهي بك الأمر بعدم إكمال المشروع.

5 نصائح لتحديد معالم المشروع الفعالة

قبل الانتهاء من معالم مشروعك ، يجب أن تتأكد من أنها واقعية وقابلة للتحقيق. إن تحديد معالم لإثارة نفسك يأتي بنتائج عكسية. ستصاب بخيبة أمل عندما لا تتمكن من إنجاز المعالم ، وسيؤثر ذلك على موقفك تجاه المشروع بأكمله.

فيما يلي بعض النصائح لتحديد معالم المشروع الفعالة.

1. اختر التوقيت المناسب

وجود معالمك قريبة جدًا من بعضها البعض يخلق إحساسًا زائفًا بالتقدم. باعد بين معالمك بشكل جيد بما فيه الكفاية بحيث تكون النتائج مهمة للمشروع بأكمله.

تأكد من أن معالمك تمثل تحديًا واستغرق قدرًا معينًا من الوقت لإكمالها. ومع ذلك ، لا تبقيهم بعيدًا جدًا لأن ذلك قد يؤدي إلى فقدان الدافع.

لست متأكدًا من كيفية تباعد مشروعك؟ استخدم أداة مثل ProofHub لتقسيم مشروعك إلى عدة معالم وتتبع وقت التنفيذ.

2. اهدف إلى التقدم

لكي تكون معالمك فعالة ، عليك التأكد من أنها تقربك عدة خطوات من نهاية مشروعك. ينقلك المعلم الجيد من النقطة أ إلى النقطة ب. إذا تركك معلم رئيسي في نفس المكان ، فلن يكون تقدميًا.

لجعل معالمك تقدمية ، يجب عليك التأكد من أنها ليست متداخلة. يجب أن يكون كل معلم مستقلاً عن الآخر. استخدم أدوات إدارة المشاريع مثل برايت بود لضمان عدم تداخل معالمك للحفاظ على سير العمل متحركًا.

3. تبسيط المعالم

تعد المعالم الأكثر فاعلية بسيطة ويسهل فهمها من قبل كل فرد في الفريق. إذا لم يفهم أعضاء الفريق مكونات معلم رئيسي وكيفية تحقيقه ، فسيجدون صعوبة في إنجازه.

يمكنك الاستفادة من أدوات إدارة المشروع مثل مخطط مايلستون لتبسيط معالمك إلى أجزاء شاملة لتسهيل فهمها.

4. خلق سهولة الوصول

بصفتك مدير مشروع ، يجب عليك دائمًا إتاحة معالم مشروعك لأعضاء فريقك. سيؤدي إخفاء أي جزء من الحدث الرئيسي إلى تأخير سير العمل. ما لم يكن مشروعًا خاصًا ، حافظ على معالمك مفتوحة حتى يتابع أعضاء الفريق التقدم. سوف يمارسون المزيد من الضغط للوصول إلى المعالم القريبة.

استخدم أداة إدارة مشروع مثل كيسفلو لإتاحة معالم مشروعك لأعضاء فريقك. يمكنهم الوصول إلى لوحة معلومات المشروع الخاصة بك عن بعد في أي وقت على التخزين السحابي.

لن تكون معالم مشروعك فعالة إذا لم يأخذها أحد على محمل الجد. اجعل أعضاء فريقك يفهمون أهمية إنجاز كل معلم من خلال محاسبتهم.

إذا فشل الفريق في تحقيق معلم رئيسي ، فيجب تحميل شخص أو مجموعة من الأشخاص المسؤولية عن ذلك. خلاف ذلك ، سوف يتردد موظفوك في إنجاز المهمة.

ابقَ متحمسًا مع معالم المشروع

الرضا الذي يأتي مع استكمال المشروع بنجاح لا يقدر بثمن. سيشعر أعضاء الفريق بالفخر لأنفسهم للقيام بعمل رائع.

معالم المشروع هي مؤشرات على أنك وفريقك تسير على الطريق الصحيح. عندما يصبح المشروع صعبًا ، وتشعر بالرغبة في الإقلاع عن التدخين ، فإن المعالم التي أكملتها ستحفزك على الاستمرار. إذا تمكنت من تحقيق تلك المعالم ، يمكنك تحقيق ما ينتظرنا.

5 فوائد لتوفير الوقت لاستخدام برامج إدارة المشاريع

باستخدام برنامج إدارة المشاريع ، يمكنك الاحتفاظ بكل شيء منظمًا في مكان واحد ، مما يوفر الوقت. فيما يلي بعض فوائده الموفرة للوقت.

اقرأ التالي

عن المؤلف