5 أدوات يمكنك استخدامها عندما تتخلف عن العمل

هل أنت غارق في عدد المهام التي يجب عليك إنهاؤها في فترة زمنية قصيرة؟

إذا كانت الإجابة بنعم ، فهناك احتمالات ، فأنت عالق في وضع يكون فيه كل شيء مهمًا ، وكل شيء يجب القيام به الآن. وربما تكون قد بدأت في التفكير في أن العيش على القهوة والبقاء مستيقظًا طوال الليل وإنهاء العمل هو الخيار الوحيد المتبقي.

لحسن الحظ ، هذا ليس هو الحال. هنا ، سنقوم بإدراج أهم خمسة أشياء تحتاج إلى القيام بها عندما تتخلف عن العمل ؛ وإغراق نفسك ليس واحداً منهم. لذا ، لنبدأ.

1. تواصل بصراحة واطلب المساعدة من سحر

أول شيء عليك القيام به هو التواصل بصراحة مع رئيسك وزملائك في العمل. إذا استمر رئيسك في تعيين مهام جديدة لك ، فقد حان الوقت لمقابلته ومناقشة المشكلة التي تواجهها حاليًا.

ومع ذلك ، بدلاً من إخبارهم على الفور أن لديك الكثير من المهام ، ولا يمكنك القيام بالمزيد من العمل ، ناقش معهم المشاريع التي تعمل عليها حاليًا. اطلب منهم مساعدتك في تحديد أولويات المهام التي يريدون منك العمل عليها أولاً.

من خلال معرفة ذلك ، سوف يفهم رئيسك الموقف. من المحتمل أن يقوموا بتعيين المهام الجديدة إلى شخص آخر. وإذا كنت محظوظًا ، فقد يقومون أيضًا بتمديد المواعيد النهائية لتلك التي تعمل عليها حاليًا. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تتحدث مع زملائك حول عبء العمل الخاص بك ، وسيكونون قادرين على وضع خطة عمل لإنهاء العمل في الوقت المحدد.

أخيرًا ، اطلب المساعدة. تساعدك المنصة عبر الإنترنت ، Magic ، في العثور على مساعد افتراضي ، ستحتاج إلى دفعه على أساس كل دقيقة. يمكنك تفويض كل الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها لهذا المساعد ، لكنها لا تتطلب خبرتك. على سبيل المثال ، حجز المواعيد أو البحث عن شيء ما أو حتى طلب الطعام والقهوة.

بصرف النظر عن ذلك ، يمكنك استئجار مساعدين بأسعار رخيصة جدًا من مواقع مثل حتى العمل أو فايفر لمهام أكثر تعقيدًا. يمكنهم مساعدتك في إكمال بعض المهام الفرعية للمشروع التي يمكنك تفويضها بسهولة - على سبيل المثال ، تحرير جزء من المحتوى أو تدقيقه.

2. تحديد أولويات المهام باستخدام تريلو

عندما لا يكون لديك الوقت الكافي ، ويبدو كل شيء عاجلاً ، فإن تحديد الأولويات هو المفتاح.

وبالتالي، تحديد أولويات المهام بناءً على المواعيد النهائية والوقت الذي سيستغرقه إكمالها. على سبيل المثال ، إذا كان لديك أربعة أيام متبقية لإرسال واجب قد يستغرق 4-5 ساعات لإكماله وموعدًا نهائيًا مدته أسبوع واحد لمشروع آخر قد يستغرق من 18 إلى 20 ساعة للانتهاء ، مع إعطاء الأولوية لـ سابق. يمكنك أيضًا تقسيم المهمة الأطول إلى مهام فرعية متعددة لتسهيل الأمر عليك.

بمجرد الانتهاء من تحديد الأولويات ، استخدم Trello للحصول على تلك المهام الفرعية والمهام في قائمة المهام الخاصة بك مع تاريخ استحقاق تحدده لكل منها.

النظام الأساسي مجاني للاستخدام الفردي ويسمح لك بإنشاء لوحات وبطاقات متعددة وإدراج مهامك تحتها. على سبيل المثال ، إذا كان عليك إرسال مشروع X بحلول هذا الأسبوع والمشروع Y بحلول اليوم التالي ، ففكر في إنشاء بطاقتين لوحة Kanban في Trello وسرد جميع المهام الفرعية التي تحتاج إلى إكمالها مع تواريخ الاستحقاق قبل الإرسال النهائي تاريخ.

يمكنك أيضًا إضافة أعضاء الفريق الآخرين إلى القائمة. اذكرها وقم بتعيين المهام وناقش الأشياء في قسم التعليقات إذا لزم الأمر. اذا أنت تعيين مساعد افتراضي، يمكنك تعيين المهام لهم مباشرة من Trello ومعرفة ما إذا كانت الأشياء تعمل في الوقت المحدد.

3. أعد ضبط دماغك بالتأمل الموجه

عندما تتأخر في العمل ، فإن البقاء مستيقظًا في وقت متأخر من الليل ، وشرب القهوة واحدة تلو الأخرى ، والعمل حتى لا تستطيع عيناك مواكبة الأمر قد يثير اهتمامك. لكن فكر مرة أخرى. دماغنا وجسمنا بحاجة للتزود بالوقود. يأخذ نوم طوال الليل سيساعدك على التحديث والعمل بأقصى سرعة. من ناحية أخرى ، قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى أداء متواضع.

ومع ذلك ، عندما تتأخر في العمل ، فإن التوتر وعدم القدرة على النوم يبدو مبررًا. لكن يمكنك إصلاحه. كل ما عليك فعله هو الوصول إلى المكتب قبل ساعتين من اليوم التالي لإنهاء مهمتك المعلقة. أيضًا ، احجز بضع ساعات في عطلات نهاية الأسبوع لإكمال العمل.

مع أخذ ذلك في الاعتبار ، من الممكن النوم دون أي قلق. لتبسيط الأمر ، قم بممارسة التأمل الموجه. قم بتنزيل تطبيق Calm أو احفظ فيديو YouTube أدناه وقم بتشغيله عندما تكون في سريرك.

تحميل: الهدوء ذكري المظهر | iOS (مجاني ، الشراء داخل التطبيق متاح)

4. المماطلة بشكل منتج مع فوكاس مي

عندما تغمر نفسك ، فإنك تماطل. إنه أسهل طريقة للهروب من كل مشاكل العالم. لكنه يأتي مع دفع ثمن أكبر. ولكن ماذا لو كنت تستطيع المماطلة وما زلت قادرًا على حذف الأشياء من قائمة مهامك؟

فقط قم بعكس هندسة كيفية عمل التسويف. ابدأ بمنع الأشياء غير الضرورية التي قد تغريك أثناء المماطلة والعمل على المهام الفرعية الأصغر التي تحتاج إلى القيام بها. يمكن أن تساعد منصة FocusMe في حظر الأشياء غير الضرورية من سطح المكتب أو جهاز Mac ، ويمكن أن يساعدك Trello في سرد ​​العناصر التي يجب القيام بها من أجل التسويف المثمر.

بهذه الطريقة ، ستكون منتجًا وتنجز الأمور ، حتى أثناء المماطلة. الدافع يأتي من العمل ، وليس العكس. بهذه الطريقة ، عندما تبدأ في الشعور بالغرابة قليلاً من خلال العمل على المهام ذات الأولوية المنخفضة ، ستشعر بالحكة للعودة إلى المهام الأكثر أهمية.

5. خذ فترات راحة منتجة

بصرف النظر عن العمل لساعات إضافية والمماطلة ، فإن أخذ فترات راحة مثمرة أمر مهم بنفس القدر. يمكنك إما التفكير في أخذ استراحة كل 90 دقيقة من العمل أو بعد الانتهاء من مهمة واحدة تمامًا.

أثناء فترات الراحة هذه ، ضع في اعتبارك أن تتناول شيئًا صحيًا ، أو تفعل شيئًا يريحك مثل الاستماع إلى الموسيقى ، أو الذهاب في نزهة على الأقدام.

ومع ذلك ، يجب تجنب إضاعة تلك الاستراحات عن طريق التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي. لإنجاح الأمر ، ضع في اعتبارك قضاء 20-30 دقيقة في الرد على كل محادثة ضرورية قبل بدء عملك. ثم قم بإيقاف تشغيل الإشعارات.

أيضًا ، تحتاج إلى التأكد من تتبع الوقت أثناء استراحتك. لذلك ، اضبط مؤقتًا على تطبيق الساعة العادي بهاتفك وارجع إلى مكتبك بمجرد انتهاء وقت فراغك.

متعلق ب: كيفية ضبط مؤقت التطبيقات على Android للتحكم في وقت الشاشة

لا تشدد على التخلف عن العمل

الآن ، يجب أن تكون قد فهمت أنه من الممكن إكمال عملك دون الشعور بالارتباك. كل ما عليك فعله هو التواصل بشكل مفتوح ، وتحديد أولويات مهامك ، والتأكد من أنك تأخذ قسطًا من النوم والراحة ، والاستفادة من التسويف.

قد تبدو هذه نصائح صغيرة ، لكنها يمكن أن تفعل المعجزات عندما تتبعها بشكل صحيح.

أفضل 7 تطبيقات لإنجاز مشاريعك بشكل أسرع

إذا كنت ترغب في تسريع سير العمل وإكمال المشاريع في الوقت المحدد ، فإليك بعضًا من أفضل التطبيقات التي يمكنك استخدامها.

اقرأ التالي

عن المؤلف