كيفية ترقيم الصفوف في Microsoft Excel

قد يكون تنسيق البيانات في Microsoft Excel أمرًا صعبًا ، خاصةً عندما تحتاج إلى تعديل مجموعة بيانات كبيرة ممتلئة بالفعل. يعد ترقيم الصفوف في Excel مثالاً على هذا التنسيق.

إذا كانت مجموعة البيانات صغيرة ومستمرة ، فيمكن للمرء بسهولة ترقيم صفوفها يدويًا أو بتسلسل الملء التلقائي. عندما تكون مجموعة البيانات كبيرة وغير متسقة ، يجب إضافة بعض البيانات أو إزالتها من الوسط ، أو عندما تحتاج إلى تصفية البيانات في عمود معين ، يتم إفساد الترقيم.

دعنا نستكشف طرقًا مختلفة لترقيم صفوف مجموعات البيانات المتسقة وغير المتسقة (الصفوف الفارغة) في Microsoft Excel.

1. ترقيم صفوف مجموعة بيانات متسقة في Excel باستخدام مقبض التعبئة وسلسلة التعبئة:

يعد استخدام Fill Handle أو Fill Series أسهل طريقة لترقيم الصفوف عندما يكون لديك مجموعة بيانات متسقة بدون صفوف فارغة.

لفهم أفضل ، دعنا نطبق كلا الطريقتين لترقيم الصفوف على مجموعة البيانات الموضحة أدناه:

لترقيم الصفوف باستخدام مقبض التعبئة ، اتبع الخطوات التالية:

1. وضع 1 و 2 و 3 في الخلايا A2 و A3 و A4.
2. حدد الخلايا أ 2 عبر A4.
3. أ رمز زائد في الركن الأيمن السفلي من آخر خلية محددة عندما يحوم المؤشر فوقها.
4. سيؤدي النقر فوقه مرتين إلى ترقيم جميع الصفوف المستمرة الموجودة أسفله.

لذلك ، إذا لم تظهر أي صفوف فارغة في مجموعة البيانات ، فهذه طريقة سريعة لترقيم الصفوف. ومع ذلك ، لا يعمل Fill Handle في هاتين الحالتين:

1. عندما يواجه مقبض التعبئة عدم تناسق (صف فارغ) ، سيتوقف تلقائيًا.
2. إذا كان العمود المجاور حيث تستخدم Fill Handle فارغًا ، فلن يعمل.

ومع ذلك ، هناك حل بديل لذلك ، وهو الملء التلقائي اليدوي للتسلسل. بهذه الطريقة ، حتى إذا كان هناك عدم تناسق في مجموعة البيانات أو كان العمود المجاور فارغًا ، فلا يزال بإمكانك ترقيم الصفوف حتى النهاية.

الملء التلقائي بسيط مثل سحب الزاوية اليمنى السفلية للخلايا المحددة حيث يتم عرض علامة الجمع وتمديدها حتى النهاية.

لكن هذه الطريقة غير قابلة للتطبيق للأسباب التالية:

1. كما أنه يقوم بترقيم أي صفوف فارغة تعترض طريقه ، وهو ما لا نريده بالطبع.
2. يصبح سحب مجموعة البيانات يدويًا إلى الأسفل مشكلة إذا كانت مجموعة البيانات واسعة النطاق.

بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام طريقة Fill Series إذا كنت لا تريد سحب التسلسلات يدويًا في مجموعة بيانات كبيرة ولكنك لا تزال تريد تعبئة بيانات تلقائية حتى النهاية. لنلق نظرة على كيفية عملها.

1. لاحظ العدد الإجمالي للصفوف المملوءة في مجموعة البيانات بالضغط على CTRL + النهاية.
2. في الخلية أ 2، أدخل 1.
3. يختار مسلسل من ملء القائمة المنسدلة في التحرير قسم من الصفحة الرئيسية التبويب.
4. يختار الأعمدة في سلسلة في و خطي في اكتب.
5. تعيين وقف القيمة إلى إجمالي عدد الصفوف المعبأة و قيمة الخطوة ل 1.
6. انقر نعم.

سيتم ترقيم الصفوف تلقائيًا حتى آخر صف مملوء ، بما في ذلك الصفوف الفارغة. على الرغم من أنه يزيل السحب اليدوي ولا يتوقف عن ملء الصف الفارغ ، إلا أنه لن ينجح عند إنشاء جداول بيانات احترافية نظرًا لأنه يقوم بترقيم الصفوف الفارغة ، وهو ما لا نريده.

علاوة على ذلك ، نظرًا لأن كلتا الطريقتين ثابتتان ، إذا قمت بحذف صف ونقله أو استبداله ، فسيتعين عليك إعادة ترقيمه. ومع ذلك ، فإن كلتا الطريقتين سهلة الاستخدام وتعملان بشكل جيد عندما تكون البيانات متسقة.

ذات صلة: كيفية إزالة الصفوف الفارغة في Excel بالطريقة السهلة

لنلقِ نظرة على كيفية ترقيم مجموعات البيانات غير المتسقة بصفوف فارغة باستخدام الدالتين COUNTA و IF.

2. استخدام دالات COUNTA و IF لترقيم الصفوف في مجموعة بيانات غير متسقة

تتخطى الدالة COUNTA الصفوف الفارغة أثناء ترقيم الصفوف المعبأة بالتسلسل. لمعرفة كيفية عملها ، دعنا نطبقها على مجموعة بيانات غير متسقة:

1. ضع في اعتبارك مجموعة البيانات التالية:
2. املأ الصيغة التالية في الخلية أ 2:

   = IF (ISBLANK (B2)، ""، COUNTA ($ B $ 2: B2))

3. باستخدام الملء التلقائي ، املأ الخلايا المتبقية أدناه.

يمكنك أن ترى أنه تم تخطي الخلايا الفارغة بينما تم ترقيم الخلايا المعبأة فقط بالترتيب. هنا ، تحدد الدالة IF ما إذا كانت الخلية المجاورة فارغة. يترك الصفوف فارغة إذا كانت الخلايا المجاورة فارغة وعدها إذا تم ملؤها.

علاوة على ذلك ، فإن طريقة ترقيم الصفوف هذه ديناميكية ، لذلك عند إضافة صف أو استبداله أو إزالته ، سيتم تحديث الترقيم تلقائيًا.

ومع ذلك ، ماذا لو كنت بحاجة إلى ملء مجموعة البيانات وتريد الاحتفاظ بأرقام الصفوف؟ في هذه الحالة ، لن يساعد الجمع بين IF و COUNTA ، ولن يساعد أيضًا في Fill Handle أو Fill Series.

بعد ذلك ، يمكنك الانتقال إلى أسلوب آخر ، باستخدام الدالة SUBTOTAL للحفاظ على ترقيم الصفوف في ورقة البيانات أثناء تصفية البيانات.

3. باستخدام وظيفة SUBTOTAL

دعونا نعرض بناء جملة الدالة SUBTOTAL قبل أن نطبقها على مجموعة البيانات.

= SUBTOTAL (function_num ، النطاق 1 ، [النطاق 2 ..])

النطاق 1 يشير إلى نطاق مجموعة البيانات حيث سيتم تطبيق الوظيفة. ال function_num يشير إلى مكان وجود الوظيفة المطلوبة في القائمة ، كما هو موضح أدناه.

لترقيم الصفوف باستخدام SUBTOTAL ، اتبع الخطوات التالية:

1. اذهب إلى الخلية أ 2.
2. هناك ، أدخل الصيغة التالية:

   = المجموع الفرعي (3، B2: $ 2 $)

3. املأ التسلسل لتعبئة الإدخالات في الخلايا أدناه.

الآن ، كما هو موضح أدناه ، عند تصفية البيانات في أي عمود آخر ، سيتغير ترقيم الصف تلقائيًا بالترتيب الصحيح.

مقارنة استخدامات كل طريقة

دعنا نراجع بإيجاز المكان الذي تكون فيه الطرق الثلاثة مفيدة:

1. طالما أن لديك بيانات متسقة مع عدم وجود صفوف فارغة ، يمكنك استخدام مقبض التعبئة أو سلسلة التعبئة لترقيم الصفوف.
2. إذا كانت البيانات غير متسقة ، وتحتاج فقط إلى ترقيم الصفوف (بدون تصفيتها لاحقًا) ، يمكنك استخدام الطريقة الثانية لدمج دالة COUNTA مع دالة IF.
3. ستعمل الدالة SUBTOTAL متى احتجت إلى تصفية البيانات مع الحفاظ على ترقيم الصفوف.

ذات صلة: كيفية إدراج صفوف متعددة في Excel

عدد الصفوف بسهولة في Microsoft Excel

بهذه الطريقة ، بغض النظر عما إذا كانت البيانات متسقة أم لا ، يمكنك بسهولة ترقيم الصفوف. اختر الطريقة التي تناسب احتياجاتك.

إلى جانب هذه الطرق الثلاث ، يمكنك أيضًا استخدام وظيفة ROW وإنشاء جدول Excel لترقيم الصفوف ، ولكن كل من هذه الأساليب لها حدودها.

هل من الصعب دائمًا إدارة أوراق عمل متعددة بصفوف وأعمدة لا نهاية لها؟ يمكنك بسهولة تجميع الصفوف والأعمدة ، بحيث يسهل عليك التعامل مع البيانات ويسهل على عملائك وزملائك التنقل فيها. استخدمها في جداول البيانات لجعلها تبدو أكثر احترافية.

كيفية تجميع الصفوف والأعمدة مع المخططات التفصيلية والمجاميع الفرعية في Excel

تعرف على كيفية تجميع الصفوف والأعمدة في Excel لتسهيل وصول المستخدمين إلى التقارير الموجزة.

اقرأ التالي

عن المؤلف