قد يؤدي تفويض المهام أو طلب المساعدة في بعض الأحيان إلى شعور الناس بالحرج. سواء تعلق الأمر بالقلق من السؤال بطريقة خاطئة أو القلق بشأن ما قد يعتقده شخص آخر ، فهو تحدٍ شائع في مكان العمل.
حتى أولئك المتمرسين في تسليم المهام يمكن أن يستفيدوا من قضاء وقت أقل في توصيل التفاصيل. قد يكون من المرهق تتبع كل ما ناقشته في رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والاجتماعات - خاصةً عندما تفقد أحد المرفقات أو التفاصيل أو الأسئلة.
في هذه المقالة ، سنرشدك إلى كيفية إنشاء لوحة طلب مشروع في ClickUp والتي تجعل التفويض سريعًا وسهلًا.
ما الأعمدة التي ستدرجها في لوحة طلب المشروع؟
عند إنشاء لوحة طلب مشروع في ClickUp ، الهدف هو توفير الوقت. سترغب في توضيح من تقوم بتعيين المشروع إليه ، ومتى تريد منهم إنجازه ، ومستوى الأولوية ، بالإضافة إلى من يقدم الطلب. يمكنك القيام بذلك بسرعة عن طريق إضافة الأعمدة المحال إليه, تاريخ الاستحقاق, أفضلية، و انشأ من قبل على منتداك.
إذا كنت تتساءل عن سبب وجود ملف انشأ من قبل العمود مهم ، وذلك لسببين. يساعد زملائك في الفريق على معرفة من يسأل إذا واجهوا سؤالاً. كما أنه يتيح لهم معرفة من يقومون بالإبلاغ إذا كان لديك عدة أشخاص يقومون بتعيين المشاريع.
لا يمكنك تغيير من يظهر في انشأ من قبل العمود ، لذلك إذا كنت تقوم بإنشاء المهمة نيابة عن شخص آخر ، يمكنك تدوين ذلك في الوصف.
بالإضافة إلى ذلك ، قد تلاحظ وجود ملف المحال إليه العمود يحمل اسمًا واحدًا بشكل افتراضي. إذا كنت تريد تكليف أكثر من شخص بمهمة ما ، فيمكنك تشغيل العديد من المكلفين. للقيام بذلك ، انقر فوق رمز ملف التعريف الخاص بك في الزاوية اليسرى السفلية ، انتقل إلى إعدادات، تحديد ClickApps، والتبديل بين التشغيل متعدد المعينون iن الخيارات.
إذا كنت تريد إحضار شخص آخر في المشروع لا يعمل بنشاط عليه ، فيمكنك إضافته كـ مراقب ، أو إذا كنت تريد من زملائك في الفريق المطالبة بالمهام بأنفسهم ، فيمكنك ببساطة ترك العمود فارغًا.
متعلق ب: ClickUp مقابل. أسانا: أيهما أفضل لإدارة المشاريع؟
بالإضافة إلى الأعمدة الأربعة المذكورة أعلاه ، ClickUp تقدم العديد من الأشياء الأخرى التي ستساعدك على توصيل تفاصيل المشروع. على سبيل المثال ، إذا كانت مهامك حساسة للوقت ، فيمكنك استخدام ملحق تاريخ الإنشاء العمود لإظهار المدة التي قضاها جالسًا. يمكنك أيضًا استخدام ملف تقدير الوقت عمود لمنح زملائك في الفريق تنبيهًا عن المدة التي قد يستغرقها المشروع.
لمعرفة الأعمدة التي ترغب في استخدامها ، خذ بعض الوقت للتفكير في الطريقة التي يوزع بها فريقك المهام بالفعل ، واختيار ما يصلح ، وتخصيص اللوحة الخاصة بك لتلبية احتياجاتك.
كيفية إعداد لوحة طلب المشروع في ClickUp
تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء لوحة طلب المشروع في إنشاء قائمة جديدة في مساحة العمل الخاصة بك. للقيام بذلك ، مرر مؤشر الماوس فوق اسم مساحة العمل الخاصة بك في الشريط الجانبي وانقر على زر الإضافة. قم بتسمية قائمتك وفقًا لذلك.
بعد ذلك ، أدخل الأعمدة التي ترغب في استخدامها إذا لم تكن موجودة بالفعل. ستجد قائمة طويلة منها عند تحديد خيار الإضافة في الركن الأيمن العلوي من قائمتك. ضع في اعتبارك ، الأقل هو الأكثر. إذا قمت بإضافة الكثير من المعلومات إلى منتداك ، فقد ينتهي الأمر بإرباك زملائك في العمل - خاصة أولئك الجدد في برامج إدارة المشاريع.
ستحتاج أيضًا إلى اتباع أسلوب بسيط مع الحالات. لتعديل حالاتك ، مرر مؤشر الماوس فوق ملف لكى يفعل أو أي علامة تبويب حالة على لوحك ، انقر فوق النقاط الثلاث على اليمين ، وانتقل إلى إدارة الحالات. يختار العادة وإنشاء الأشخاص الذين ترغب في استخدامها للتواصل مع فريقك.
يستخدم المثال لكى يفعل, في تقدم، و اكتمال، ولكن يمكنك أن تصبح أكثر إبداعًا إذا كنت ترغب في ذلك. إذا كنت تستخدم اللوحة للمطالبة بالمشاريع ، فقد ترغب في استخدامها افتح بدلاً من القيام بالمهام والحصول على ملف تعيين تسمح لنفسك وللآخرين بمعرفة أن شخصًا آخر موجود عليها ، حتى لو لم يبدأوا العمل بعد.
يمكنك أيضًا استخدام خيارات مثل عالق للتواصل مع زميل يحتاج إلى مساعدة ، أو في الانتظار لمشاركة أن المشروع ليس قيد التقدم ولا مكتمل بسرعة.
كيفية العمل ضمن مجلس طلب المشروع
الفكرة من وراء لوحة طلب المشروع هي تقييد الاتصال عند تفويض المهام. لا يعني ذلك أنك لن تشارك التفاصيل أو تجيب على الأسئلة ، ولكنك تفعل ذلك كله في مكان واحد ، حتى تعرف أنت وفريقك مكان العثور على المعلومات.
توفر التفاصيل الموجودة في الأعمدة للمكلف نظرة عامة سريعة على توقعات المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك وضع ملاحظات مفصلة داخل المهمة بالنقر فوق اسمها.
هنا ، ستجد مكانًا يمكنك فيه وصف المهمة لزميلك في الفريق ، وإرفاق الملفات ، والتواصل ذهابًا وإيابًا في التعليقات.
يمكنك أيضًا إضافة مراقب إلى المشروع بالنقر فوق رمز العين في الزاوية اليمنى العليا. القيام بذلك يشبه إلى حد كبير إرسال نسخة إلى شخص ما في رسالة بريد إلكتروني.
بمجرد أن يبدأ زميلك في الفريق في العمل على المهمة ، يغيرون الحالة إلى في تقدم لتظهر أنها جارية و اكتمال عندما ينتهون. يقوم ClickUp بإخفاء المهام المكتملة تلقائيًا ، ولكن يمكنك عرضها في أي وقت بالنقر فوقها عرض مغلق في الزاوية اليمنى العليا.
ضع في اعتبارك أنه يمكن لأي شخص تعيين مشاريع في ClickUp ، لذا ستعمل لوحة طلب المشروع في كلا الاتجاهين. بهذه الطريقة ، إذا كان لديك زميل في العمل يحتاج إلى مساعدتك في شيء ما ، فيمكنه إنشاء مهمة لك أيضًا.
متعلق ب: ما هو ClickUp؟ أفضل ميزات إدارة المشروع
إذا كنت تعمل مع فريق كبير ووجدت أن لوحة طلب المشروع مشغولة جدًا ، فقد ترغب في إنشاء لوحات منفصلة لكل قسم. يمكنك أيضًا إنشاء لوحات طلب مشروع للأفراد إذا كانت شركتك لديها الكثير من المهام أو كان هناك شخص ما يحتاج إلى جزء إضافي من التركيز الفردي.
بالإضافة إلى ذلك ، إذا وجدت أن لديك بعض الأشخاص المرئيين في فريقك ، فقد ترغب في ذلك إضافة عرض لوحة يستخدم نظام البطاقة بدلاً من القائمة.
ركز على لوحة طلب المشروع
يعد إنشاء لوحة طلب المشروع مشروعًا سريعًا يمكن لمستخدمي ClickUp المبتدئين وذوي الخبرة القيام به. لن يساعد استخدام واحد فقط في الحد من التنقل بين رسائل البريد الإلكتروني والرسائل عند تفويض المهام ، ولكنه يمكن أن يقلل أيضًا من مقدار الوقت الذي تقضيه في الاجتماعات ، سواء كانت مجدولة أم لا.
فقط تأكد من أن تشرح لفريقك كيف يعمل ، وأخبرهم أنه يمكنهم أيضًا طلب المساعدة منك أو من بعضهم البعض عندما يحتاجون إليها.
ClickUp و Notion هما من أفضل أدوات التعاون في المشروع. اكتشف أيهما أفضل لك.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- ادارة المهام
- ادارة مشروع
- أدوات التعاون
الخريف سميث هو كاتب محتوى لديه خلفية في التسويق وشغف بالتكنولوجيا والهوايات والترفيه.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك