أفضل 4 نصائح لتقليل الحمل الزائد للبريد الإلكتروني

بالنسبة للجزء الأكبر ، فإن قضاء ساعات من يوم عملك في التواصل ليس هو الاستخدام الأكثر إنتاجية لوقتك. من الناحية المثالية ، يجب أن تمكّنك أدوات الاتصال مثل البريد الإلكتروني من القيام بأفضل أعمالك ، وليس العكس.

لسوء الحظ ، أصبح البريد الإلكتروني شكلاً شاملاً للتواصل يمكن أن يمتص يومك بسهولة ويسرق وقتك وإنتاجيتك.

في هذه المقالة ، سوف نقدم بعض الاستراتيجيات والأدوات العملية لمكافحة الحمل الزائد للبريد الإلكتروني.

ما هو الحمل الزائد للبريد الإلكتروني ، وكيف يؤثر على إنتاجيتك؟

يمثل الحمل الزائد للبريد الإلكتروني عدم القدرة على مواكبة عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها أو ترسلها. يحدث ذلك عندما يكون لديك رسائل في بريدك الوارد أكثر مما يمكنك التعامل معه بشكل معقول.

إذن ، ما هي العلامات التي تدل على أنك تعاني من الحمل الزائد للبريد الإلكتروني؟

• تشعر وكأنك تتأخر باستمرار في رسائل البريد الإلكتروني ولا يبدو أنك تستطيع اللحاق بالركب.
• تشعر بالتوتر في كل مرة تتحقق فيها من بريدك الإلكتروني لأن لديك الكثير من الرسائل للتعامل معها.
• أنت تتلقى عددًا كبيرًا جدًا من رسائل المتابعة لأنك تكافح لمواكبة رسائلك.
instagram viewer
• لديك رغبة قوية في التحقق من بريدك الإلكتروني باستمرار ، حتى عندما تكون مشغولاً بمهام أخرى أو حتى عندما تحاول الاسترخاء في المنزل.

لست وحدك إذا كنت تعاني من بعض هذه الأعراض. يعتبر التحميل الزائد للبريد الإلكتروني مشكلة شائعة يواجهها العديد من الأشخاص ، ولكن كيف وصلنا إلى هنا؟ هناك العديد من الأسباب التي تجعل تحميل البريد الإلكتروني الزائد مصدر قلق كبير ، وأبرزها التبني الواسع للبريد الإلكتروني كوسيلة أساسية لـ الاتصال الداخلي في مكان العمل.

لقد أصبح هذا أسوأ مع توسع القوى العاملة عن بُعد ، حيث تحولت التفاعلات الشخصية إلى التواصل عبر البريد الإلكتروني. أخيرًا وليس آخرًا ، تعني ثقافة العمل في الوقت الفعلي والعمل الدائم أنه من المتوقع أن يكون الأشخاص متاحين دائمًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني ، حتى خارج ساعات العمل.

أدت كل هذه العوامل إلى وضع يقضي فيه الأشخاص وقتًا طويلاً على البريد الإلكتروني ، مما أدى إلى العديد من النتائج السلبية ، بما في ذلك:

• زيادة مستويات التوتر
• صعوبة في التركيز
• صعوبة الوفاء بالمواعيد النهائية
• زيادة الشعور بالإرهاق
• انخفض الإنتاجية بسبب تبديل السياق.

لا تقتصر هذه العواقب على الأفراد ، حيث يمكن أن يكون لها تأثير مضاعف على الفريق أو الشركة. لذا ، كيف يمكنك مكافحة الحمل الزائد للبريد الإلكتروني واستعادة السيطرة على وقتك وإنتاجيتك؟

أفضل النصائح لمعالجة الحمل الزائد للبريد الإلكتروني

1. دفعة نشاط البريد الإلكتروني

تجميع المهام هو أسلوب إنتاجي فعال يتضمن تجميع المهام المتشابهة معًا وإكمالها في أوقات محددة. يمكنك تطبيق هذا الأسلوب على البريد الإلكتروني عن طريق تجميع كافة الأنشطة المتعلقة بالبريد الإلكتروني في فترات زمنية محددة.

نظرًا لأن قراءة رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها ليست بالضرورة مهمة تتطلب جهدًا عقليًا ، يمكنك ضبط الوقت خارج ساعات العمل الخاصة بك للقيام بذلك ، على سبيل المثال ، في وقت مبكر من الصباح أو في وقت متأخر بعد الظهر ، اعتمادًا على النمط الزمني الخاص بك. يمكن أن تساعدك هذه الإستراتيجية في تجنب إغراء التحقق من بريدك الإلكتروني باستمرار والانغماس في دوامة البريد الإلكتروني.

يمكنك استخدام تطبيقات تجميع الوقت مثل تقويم جوجل لقصر الوقت على الأنشطة المتعلقة بالبريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا تخصيص إشعارات البريد الإلكتروني لتظهر فقط خلال فترات نشاط البريد الإلكتروني الخاصة بك.

2. إلغاء الاشتراك من رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية

كل تلك الرسائل الإخبارية المزعجة ورسائل البريد الإلكتروني الترويجية التي اشتركت فيها منذ سنوات ولكن لم تقرأها أبدًا يمكن أن تكون مصدرًا مهمًا لفرط البريد الإلكتروني. يمكن أن يؤدي إلغاء الاشتراك من رسائل البريد الإلكتروني هذه إلى تفكيك صندوق الوارد الخاص بك.

هناك العديد من الطرق لإلغاء الاشتراك من رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن أكثرها شيوعًا هو العثور على رابط "إلغاء الاشتراك" أسفل البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، إذا قمت بالاشتراك في مئات من رسائل البريد الإلكتروني ، فقد يكون إلغاء الاشتراك واحدة تلو الأخرى مهمة شاقة. إذا كان هذا هو الحال ، فهناك الكثير الأدوات التي يمكن أن تساعدك في تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، بما فيها Unroll.me، والتي تمكنك من إلغاء الاشتراك الجماعي من رسائل البريد الإلكتروني ببضع نقرات فقط.

أخيرًا ، يمكنك أيضًا إعداد حساب بريد إلكتروني منفصل للرسائل الترويجية لتفكيك البريد الوارد الأساسي. بهذه الطريقة ، فإنك تقصر الوصول إلى عنوان بريدك الإلكتروني الأساسي / الخاص بالعمل على الرسائل المهمة فقط.

3. قم بإعداد عوامل تصفية البريد الإلكتروني

تدير المرشحات بريدك الإلكتروني بشكل فعال عن طريق فرز رسائلك تلقائيًا في مجلدات محددة بناءً على معايير معينة. على سبيل المثال ، يمكنك إعداد عامل تصفية لحذف رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا من مرسل معين قبل أن تصل إلى صندوق الوارد الخاص بك.

يمكن أن تساعدك الفلاتر في إدارة بريدك الإلكتروني بشكل أكثر فاعلية عن طريق:

• نساعدك على البقاء منظمًا.
• منع رسائل البريد الإلكتروني غير ذات الصلة من تكدس البريد الوارد الخاص بك.
• السماح لك بالعثور على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة بناءً على معايير محددة.

يمكنك إعداد عوامل التصفية في عميل البريد الإلكتروني الخاص بك ؛ على سبيل المثال ، يمكنك الاستفادة منها مرشحات Gmail الذكية أو استخدام خدمة تصفية البريد الإلكتروني مثل SaneBox.

من الناحية المثالية ، لا ينبغي أن يكون البريد الإلكتروني هو الوسيلة الوحيدة للاتصال في مكان عملك. يمكنك استخدام البريد الإلكتروني لأغراض محددة ، على سبيل المثال ، لتحديث عميل حول مشروع أو لتقديم محتوى طويل.

في كثير من الحالات ، يمكنك استخدام أدوات اتصال داخلية أخرى ، مثل:

• تثاقل هو تطبيق مراسلة عمل يسمح لك بالتواصل مع زملاء العمل والفرق. يمكنك استخدامه لأغراض مختلفة ، مثل مشاركة الملفات وإجراء محادثات جماعية وإنشاء قنوات لمشاريع محددة.
• تحريف هو أداة اتصال غير متزامن تمكن الزملاء من تبادل الرسائل دون ضغوط أو توقع استجابة فورية. إنه مثالي للفرق التي ترغب في التغلب على الانقطاعات المستمرة للإشعارات والتحكم بشكل أكبر في وقتهم.
• أسانا هي أداة لإدارة المشاريع تسمح لك بتتبع التقدم في المهام ومشاركة الملفات والتواصل مع أعضاء الفريق. إنها أداة ممتازة للعمل القائم على المشروع أو للفرق التي تحتاج إلى التعاون في المهام.
• يرتقع هو حل بريد إلكتروني شامل يمكنه مساعدتك التغلب على الحمل الزائد للبريد الإلكتروني وزيادة الإنتاجية. يمكنك استخدام Spike لدمج جميع حسابات البريد الإلكتروني الحالية وتنظيم صندوق الوارد الخاص بك والتعاون مع الزملاء والمزيد.

استعادة السيطرة على صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك لزيادة إنتاجيتك

يمكن أن يكون التحميل الزائد للبريد الإلكتروني قاتلًا رئيسيًا للإنتاجية. ومع ذلك ، من خلال الاستفادة من الاستراتيجيات والأدوات الموضحة في هذه المقالة ، يمكنك تقليل الفوضى في صندوق الوارد الخاص بك واستعادة السيطرة على اتصالات البريد الإلكتروني الخاصة بك ، مما يعزز إنتاجيتك في هذه العملية.

كيفية منع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك من الذهاب إلى البريد العشوائي: 6 نصائح

قد لا تصل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى صناديق الوارد الخاصة بالمستلمين بانتظام إذا كانت عوامل تصفية البريد العشوائي تمنعهم. إليك كيف يمكنك منع ذلك.

اقرأ التالي

عن المؤلف