يمكن أن يمثل العثور على برنامج إدارة المشروع المناسب تحديًا. تأتي مع كل اختيار قائمة طويلة من الميزات والوظائف بأسماء مختلفة وأحيانًا هدف غير واضح.
عند إجراء مقارنة ، من السهل أن تغمر نفسك ، لكن لا يجب أن تكون بهذه الطريقة. في هذه المقالة ، سنوجهك عبر بعض النصائح لتقليل إجهاد الميزات عندما يتعلق الأمر باختيار برنامج إدارة المشروع المناسب لك.
1. ضع خطة لبرنامج إدارة المشروع الخاص بك قبل المحاولة أو الشراء
لقد اتخذت بالفعل قرارًا بتجربة برنامج إدارة المشاريع ، أو على الأقل تفكر في ذلك. مع وجود العديد من الخيارات الممتازة المتاحة ، سوف تقدم لنفسك خدمة كبيرة من خلال تحديد ما تريد فعله بها قبل النظر في إمكانات وميزات كل برنامج.
لن يساعدك هذا في العثور على البرنامج المناسب فحسب ، بل سيساعدك أيضًا في تحديد البرامج الخاطئة واستبعادها.
فكر في الطرق التي تقوم أنت وزملاؤك في العمل بتوصيل المهام بها الآن. هل تريد أن يحل البرنامج محل أنواع معينة من رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات والمذكرات؟ ما أنواع التفاصيل التي يتم تضمينها عادةً ، وما هي العملية التي تقوم من خلالها بتعيين المهام؟
جزء مهم آخر من تحديد كيفية استخدامها هو تحديد من سيستخدمها. كم عدد الأشخاص لديك في فريقك؟ ما نوع الأدوار والأذونات التي ستحتاجها لحساب كل عضو في الفريق؟ هل ستحتاج إلى تضمين حسابات الضيوف للعملاء أو المقاولين؟
قد ترغب أيضًا في التفكير فيما إذا كنت ستحتاج إلى مساحات عمل خاصة داخل برنامجك. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين القوائم التي تقوم بإنشائها في مساحات عمل ClickUp الخاصة بك على أنها مشتركة أو خاصة بشكل افتراضي والتبديل في أي وقت. الفكرة هي عكس ذلك ، حيث تكون الصفحات خاصة حتى تشاركها مع الضيوف ، إلا إذا ذهبت إلى حساب الفريق.
على الرغم من أن الكثير من برامج إدارة المشاريع قد تبدو متشابهة ، فإن الإجابة على هذه الأسئلة ستساعدك على فهم الميزات التي ستحتاج إلى البحث عنها في حدود ميزانيتك.
2. حدد الميزات التي تحتاجها ، بناءً على ما تفعله بالفعل
هنا حيث يمكن أن تصبح الأمور صعبة بعض الشيء. هناك العديد من الخيارات في برامج إدارة المشاريع ، ومع ذلك ، يحتوي كل برنامج على قائمة طويلة من الميزات.
شيء يجب مراعاته هنا هو أن الأقل هو الأكثر. يمكنك حتى حدد المهام المتكررة أو سير العمل مع مجرد جدول وبعض قوائم المراجعة ، كما هو موضح في المثال باستخدام Notion أدناه. يتعلق الأمر بكيفية عملك أنت وفريقك معًا.
استخدام تتبع الوقت كمثال ، فقط لأنه يمكنك القيام بذلك في بعض برامج إدارة المشاريع ، لا يعني أنه يجب عليك ذلك. إذا كانت لديك بالفعل طريقة لتتبع الوقت تعمل ، أو أنك لا تتبع وقتك حاليًا ، ولا بأس بذلك ، فلماذا تختار الطريقة التي تتبع أكثر من واحدة بدونها؟
يجب ألا يضيف برنامج إدارة المشروع أي احتكاك إلى مهامك اليومية. أولاً وقبل كل شيء ، إنها أداة يمكنك استخدامها التواصل الفعال للمشاريع، لذلك فكر في الطرق التي تقوم بها حاليًا والميزات التي قد تكون مفيدة للغاية.
من السهل تشتيت انتباهك بسبب الميزات الإضافية ، ليس فقط لأنك تقضي الوقت في إعدادها وعدم استخدامها ، ولكنها ستؤدي إلى تشويش مساحة عملك. هذا يقودنا إلى النقطة التالية.
3. إذا كان مبهرجًا ، فحدد ما إذا كان مستدامًا
إذا كانت هناك ميزة معينة تلفت انتباهك ، وقررت أنك تريد استخدامها ، فاسأل نفسك عما إذا كانت شيئًا ستستمر في الحفاظ عليه على المدى الطويل. على سبيل المثال ، تعد مزرعة Llama وأدوات البطارية من Monday.com إضافات ممتعة جدًا إلى لوحة القيادة لأنها تجعل أهدافك تشبه إلى حد ما اللعبة ، ولكن الإثارة يمكن أن تتلاشى بسهولة.
في الواقع ، قد ترغب في تجنب النظر إلى الأدوات المصغّرة على الإطلاق مثل يوم الإثنين ، تعد ClickUp و Notion و Asana خيارات رائعة بدونها. الصورة أدناه هي مثال بسيط على ملف لوحة طلب المشروع باستخدام بعض الميزات العديدة المتوفرة في الإصدار غير المدفوع من ClickUp.
من الأفضل أن تختار برنامج إدارة المشروع بناءً على أساسه وليس على أساس أجراسه وصفاراته - خاصةً إذا كانت ستقضي على إنتاجيتك فقط.
عنصر آخر يجب ملاحظته هنا هو عمليات الدمج. مثل الأدوات ، من المحتمل أنه يمكنك استخدام البرنامج بدونها. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في أن يتكامل مع برنامج آخر ، فابحث في المهام التي يمكنه إكمالها قبل ترك ذلك يصبح عاملاً حاسماً. قد يكون الدمج مجرد إشعار أو خطوة أخرى يجب اتخاذها.
4. بعض الميزات الأساسية المفيدة للبحث عنها
قبل أن ندخل في الأساسيات ، من المهم ملاحظة أنه عند مقارنة ميزات برنامج إدارة المشاريع ، فإنك تزور كل موقع على حدة. قد يستخدم كل برنامج نظام تسمية مختلفًا لنفس الميزة ، مما يجعله يبدو أنه ليس لدى الآخر قدرة محددة عند إجراء مقارنة مباشرة. قد تسميها المنافسة شيئًا مختلفًا.
أفضل مثال على ذلك هو فكرة. بينما لن تجد قائمة ضخمة لكل جزء من المحتوى ، يمكنك إضافة مهام أو حالات أو لوحات إلى صفحاتك. باستخدام الكتل ، يمكنك إنشاء نظام إدارة مشروع فعال.
بغض النظر عن الاسم ، فإن بعض الأساسيات المفيدة التي قد ترغب في مشاهدتها هي:
- مهام أو صفحات أو نبضات- مهما كانت المصطلحات التي يستخدمها البرنامج ، فهذه هي البطاقات الفارغة في برامج إدارة المشاريع حيث يمكنك إضافة الوصف وتاريخ الاستحقاق والأولوية والمسؤول والمرفقات عند إنشاء ملف مهمة.
- أدوات الاتصال—بدلاً من التقليب ذهابًا وإيابًا بين برنامج إدارة المشروع والبريد الإلكتروني ، فإن وجود ملف أدوات التعليق والرد ووضع علامة على الآخرين مفيدة للغاية عند التعاون أو التفويض المشاريع.
- الحالات—جزء مما يجعل أدوات إدارة المشروع رائعة هو أنه يمكنك أنت وفريقك إخبار بعضكما البعض بأنك تعمل على شيء ما ، دون إصدار إعلان عام.
- تذكير- سترغب على الأرجح في تعديلها لتلائم احتياجاتك ، ولكنك ستشعر بالامتنان لتلقي تذكيرات في برنامج إدارة المشروع ، خاصة في اللحظات التي تحتاجها.
- واجهة نظيفة- سيساعدك التصميم النظيف والبسيط على التركيز على المهام الأكثر أهمية في متناول اليد.
لا تدع الميزات تعيق الوظيفة
قد تبدو برامج إدارة المشاريع مخيفة في البداية ، ولكن لا يجب أن تكون كذلك. إذا دخلت في خطة والتزمت بها ، فستجد الأفضل لك ولفريقك.
أفضل ما في الأمر هو أن معظم شركات برامج إدارة المشاريع تقدم نسخة تجريبية مجانية ، بحيث يمكنك تجربتها قبل دفع أي شيء. لماذا لا تجرب القليل من خلال إنشاء لوحة مشروع واحدة في كل منها؟
هناك الكثير من الخيارات لبرنامج إدارة المشاريع ، وإليك بعض النصائح لمساعدتك في الاختيار بين Asana و ClickUp.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- ادارة مشروع
- أدوات التعاون
- تقنية الأعمال
- برامج المنظمة
الخريف سميث هو كاتب محتوى لديه خلفية في التسويق وشغف بالتكنولوجيا والهوايات والترفيه.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك