عادةً ما يكون إرسال رسائل بريد إلكتروني طويلة إلى عملائك وزملائك في العمل أمرًا مستاءً. ومع ذلك ، هناك أوقات تحتاج فيها فقط إلى إرسال تحديث مطول أو نظرة عامة.
في هذه الحالة ، سترغب في أن تقدم لنفسك وللمتلقي معروفًا عن طريق الوصول مباشرة إلى النقطة والتأكد من أنهم لا يحتاجون إلى البحث في فقرات طويلة للحصول على معلومات.
في هذه المقالة ، سنأخذك في بعض الأحيان التي يمكنك استخدامها للمساعدة في جعل رسائلك الإلكترونية الأطول أكثر قابلية للقراءة وأسهل للرد عليها.
1. استخدم النقاط النقطية للتلخيص
من أهم الأشياء التي يجب تذكرها عند كتابة رسالة بريد إلكتروني طويلة هو أن المستلم سيتصفحها على الأرجح. عند القيام بذلك ، قد يفوتهم معلومات أو أسئلة مهمة لأنه ببساطة كان هناك الكثير لقراءته.
عند كتابة رسالة بريد إلكتروني طويلة ، فأنت تريد التأكد من أنك تسهل على المستلم إلقاء نظرة سريعة مع الاستمرار في العثور على النقاط الرئيسية - بمعنى آخر ، تريد أن تكون دقيقًا في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. بهذه الطريقة ، يحصلون على المعلومات التي يحتاجون إليها ، ومن المحتمل أن تحصل على إجابة أكثر تفكيرًا.
ستساعدك كل من النصائح الواردة في هذه المقالة على إنشاء بريد إلكتروني أكثر قابلية للقراءة وأكثر دقة - خاصة باستخدام النقاط النقطية.
لا تعني كتابة المعلومات في صيغة نقطية أنك لا تستطيع أن تكون محادثة. يمكنك أن تكون في أجزاء أخرى من بريدك الإلكتروني ، مثل التحية وتسجيل الخروج. ومع ذلك ، فإن تلخيص المعلومات في نقاط سيؤدي إلى توصيل الرسالة بسرعة وفعالية.
بدلاً من تضمين كل التفاصيل ، حدد المعلومات الأساسية من رسالتك وتجنب الإلزام. لا يحتاج المستلم إلى لعبة تلو الأخرى لكل موضوع ، فهم يحتاجون فقط إلى النقاط الرئيسية.
2. استخدم بولد للحصول على نقاط مهمة
استخدام كل الأحرف الكبيرة في البريد الإلكتروني ليس احترافيًا. ومع ذلك ، يمكنك إعطاء القارئ إيماءة في الاتجاه الصحيح ببعض الجرأة الخفية. بالطبع ، لا تريد القيام بذلك لكل شيء ، ولكن إذا كان هناك جزء معين من المعلومات التي تريد التأكد من رؤيتها مثل التاريخ أو التذكير أو الإجراء ، فقم بخط غامق.
يستخدم المثال فقط الخط العريض للعناوين والعبارات ، وكلاهما يريد المرسل القارئ لاتخاذ إجراء بشأن البحث عن مزيد من المعلومات في محضر الاجتماع وعدم نسيان أ لقاء. إذا كان يتخطى البريد الإلكتروني ، فمن المرجح أن تلفت انتباهه ، وقد يقرأ الباقي من أجل السياق.
نظرًا لأنه مجرد تغيير طفيف في النص ، فمن غير المرجح أن يشعر المستلم كما لو كنت تصرخ ، كما هو الحال مع جميع الأحرف الكبيرة.
3. قسم البريد الإلكتروني إلى مواضيع ذات عناوين
قد تبدو إضافة العناوين إلى رسائلك الإلكترونية أشبه إلى حد ما بإرسال رواية إلى المستلم ، ولكن هذا لا يعني أنه يجب أن يكون هناك الكثير من المعلومات أسفل كل منها. القيام بذلك يساعدهم ببساطة في الوصول إلى البريد الإلكتروني بشكل أسرع إذا كانت هناك معلومات معينة يبحثون عنها ، أو كانوا بحاجة إلى الرجوع إليها لاحقًا.
من خلال وضع العنوان بالخط العريض واستخدام فواصل الأسطر بين كل قسم ، يمكنك وضع مسافة بين كل قسم ، مما يسهل قراءته - مثل أي مستند آخر.
يعد استخدام العناوين مفيدًا إذا كان لديك مواضيع متعددة تريد تغطيتها ولا تتطلب رسائل بريد إلكتروني منفصلة - على سبيل المثال ، نظرة عامة يومية أو تحديث للتقدم.
4. استخدم تنسيقات مختلفة للاقتباسات
إذا كنت بحاجة إلى نقل المعلومات تمامًا كما كتبها شخص آخر ، فقم بإجراء تغييرات طفيفة على التنسيق للمساعدة في فصلها عن سردك الخاص. بهذه الطريقة لا يوجد التباس حول أين تنتهي رسالتك وتبدأ الأخرى.
يمكن أن تؤدي علامات الاقتباس الحيلة بالطبع ، ولكن إذا كان لديك بالفعل الكثير من النص قبل وبعد ، فمن الممكن قم بإنشاء فقرة طويلة تكون أقل استحسانًا للقراءة وأكثر صعوبة لسحب المعلومات منها في لمح البصر.
شيء آخر يجب مراعاته عندما يتعلق الأمر بتنسيق النص في رسائل البريد الإلكتروني ، قد ترغب في تجنب استخدام خطوط وألوان متعددة لأن هذا قد يجعل البريد الإلكتروني يبدو غير احترافي.
5. حفظ الأسئلة حتى النهاية
هل سبق لك أن طرحت عدة أسئلة في رسالة بريد إلكتروني وحصلت على إجابات ربما نصفها؟ يمكن أن يحدث هذا حتى في أقصر رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل.
حاول حفظ أسئلتك حتى النهاية واجعلها مختصرة ودقيقة. لن يساعد هذا القارئ على رؤيتهم فحسب ، بل لن ينسوا أيضًا ما طلبته على طول الطريق لأنك لن تقدم أي معلومات أخرى بعد ذلك.
علاوة على ذلك ، قد يرسلون إليك ردًا يجيب على الأسئلة بوضوح بالترتيب الذي طرحته عليهم.
قد يبدو الأمر سخيفًا ، لكن فكر في جميع رسائل البريد الإلكتروني والنصوص والرسائل والوسائط الرقمية التي يتم تقديمها لك يوميًا. من السهل تشتيت انتباهك بسبب الحمل الزائد للبريد الإلكتروني أو اجعل معلومة واحدة بارزة على الأخرى.
نصيحة إضافية - كن محددًا في سطر الموضوع
تعمل هذه النصيحة الإضافية مع جميع رسائل البريد الإلكتروني بشكل عام. من خلال كونها محددة في سطر الموضوع الخاص بك، أنت تساعد المستلم بعدة طرق - سيعرفون بالضبط ما يدور حوله ، ويمكنهم تحديد أولوياته ، ويمكنهم العثور عليه مرة أخرى لاحقًا إذا احتاجوا إلى الرجوع إليه.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام كلمات مثل متابعة, سؤال, تذكير, تحديث، أو نقل لإعلامهم بنوع البريد الإلكتروني. إذا كان الأمر يتعلق باجتماع أو مشروع معين ، فاذكر الاسم. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني متكررة ، فقم بتضمين التاريخ.
إرسال بريد إلكتروني بالموضوع متابعة وحده لا يجعله يبدو قابلاً للنقر أو مهمًا للغاية ، لا سيما عندما يكون لدى المستلم بعض الرسائل الإلكترونية الأخرى التي تحمل نفس العنوان في البريد الوارد.
يمكنك حتى إخبار الأشخاص في سطر الموضوع إذا كانت رسالتك عاجلة ، ولكن تأكد من الاحتفاظ بذلك للأمور المهمة بالفعل.
التواصل هو المفتاح
بينما قد ينصح البعض بعدم إرسال رسائل بريد إلكتروني طويلة ، فأنت في بعض الأحيان تحتاج فقط إلى ذلك. أفضل شيء يمكنك القيام به لمتلقيك هو التمسك بالنقطة والتأكد من أنه يمكنهم تخطيها. لن يساعدهم ذلك في العثور على المعلومات التي يحتاجون إليها في البداية فحسب ، بل سيساعدهم أيضًا على الرجوع إليها مرة أخرى لاحقًا.
في المرة القادمة التي تحتاج فيها إلى إرسال بريد إلكتروني طويل ، فلماذا لا تجرب واحدة أو أكثر من هذه النصائح لترى كيف ستسير الأمور.
يعاني العديد من الكتاب في عملية التحرير. ولكن ، إذا كنت ترغب في إنشاء محتوى عالي الجودة ، فمن المنطقي تحسين مهارات التحرير لديك. إليك الطريقة.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- العمل والوظيفة
- نصائح للكتابة
- نصائح عبر البريد الإلكتروني
- الشبكات المهنية
الخريف سميث هو كاتب محتوى لديه خلفية في التسويق وشغف بالتكنولوجيا والهوايات والترفيه.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
