كيفية استخدام حظر الوقت للحد من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل المشتتة للانتباه

يعد التواصل الفعال أمرًا مهمًا في مكان العمل ، ولكن في بعض الأحيان يمكن أن يصبح مصدر إلهاء عندما تحاول التركيز. من السهل الاعتقاد بأننا بحاجة إلى إعطاء كل بريد إلكتروني أو رسالة ردًا فوريًا ، والذي يتحول أحيانًا إلى محادثة كاملة لا يتوفر لديك الوقت لها حقًا.

في هذه المقالة ، سنرشدك إلى كيفية منع اتصالك بمرور الوقت لمساعدتك على الاستمرار في التركيز على المهمة التي بين يديك.

1. الوقت الذي يحظر صندوق الوارد الخاص بك

إذا كنت تنقر باستمرار على صندوق الوارد الخاص بك في كل مرة تتلقى فيها رسالة بريد إلكتروني ، فلن تنجز الكثير. لا يقتصر الأمر على قضاء بعض الوقت بعيدًا عن المهمة الحالية للقراءة وربما الرد على البريد الإلكتروني ، ولكنه يستغرق أيضًا وقتًا لإعادة التركيز.

قد ترغب في منح الوقت لمنع المحاولة.

تكمن الفكرة وراء حظر الوقت في البريد الوارد في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك فقط في فترات زمنية مخصصة على مدار اليوم. بهذه الطريقة ، يمكنك التركيز على المهمة المطروحة لفترة طويلة مع أقل قدر من الانقطاعات.

بينما لا تزال ترغب في إلقاء نظرة على المرسل وسطر الموضوع في الإشعار حتى لا يفوتك أي شيء مهم ، فأنت لا تتخذ أي إجراء وتنتقل إلى بريدك الوارد على الفور. يظل عقلك في المهمة المطروحة لأنك تعلم أنك ستصل إلى البريد الإلكتروني لاحقًا - ما لم يكن ، بالطبع ، أمرًا عاجلاً وتحتاج إلى لفت انتباهك إليه.

عندما تعتاد على روتين عدم الفتح والاستجابة على الفور ، سيعتاد عملاؤك أو زملائك في العمل على ذلك أيضًا. في الواقع ، يمكنك تقديم ردود أفضل حيث سينصب تركيزك على التواصل وليس التسرع في العودة إلى العنصر الذي تعمل عليه.

كاقتراح ، يمكنك بدء كل زيارة إلى صندوق الوارد الخاص بك عن طريق التحقق من الرسائل القديمة أولاً. تعامل مع أي شيء غير مهم أو مهملات على الفور. إذا لم يتطلب الأمر ردًا ، فاكتب أي عناصر عمل وقدمها.

إذا كان المرسل يحتاج فقط إلى رد سريع ، فيمكنك أيضًا الإجابة عليه أثناء وجودك هناك ، ولكن إذا احتاج إلى رد الإجابة التي ستستغرق وقتًا أطول من الوقت الذي خصصته جانباً ، أو ضع علامة على البريد الإلكتروني أو أنشئ تذكيرًا للرجوع إليه في وقت لاحق. الهدف الذي يجب مراعاته هو حافظ على صندوق الوارد الخاص بك من الصفر إلى الرسائل غير المقروءة وتجنب التعامل مع نفس البريد الإلكتروني مرتين.

عندما يحظر الوقت صندوق الوارد الخاص بك ، ستحتاج أيضًا إلى التفكير في التوقيت والتردد. سيختلف هذا من شخص لآخر بناءً على حجم بريده الإلكتروني ، والدور الذي يؤديه ، وجدولهم الزمني.

2. الوقت الذي يحجب صندوق الصادر الخاص بك

بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى رد أطول ، أو تلك التي تحتاج إلى إرسالها لنفسك ، امنع وقتًا للقيام بذلك بدلاً من قضاء جزء كبير من وقتك الإنتاجي في صندوق الصادر الخاص بك. يتطلب الأمر القليل من الممارسة ، ولكن إذا كنت كذلك دقيقة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، ستقضي وقتًا أقل في كتابتها أيضًا.

ابدأ كل جلسة صندوق صادر عن طريق معالجة الرسائل الأكثر أهمية وبمجرد انتهاء الوقت ، ركز على مهامك الأخرى. لا يعني مجرد أنه يمكنك الرد على شخص ما فورًا أنه يتعين عليك ذلك دائمًا. بالطبع ، هناك استثناءات ، لكن تقسيم تركيزك للرد على الرسائل غير العاجلة يزيد.

هناك أيضًا اعتبار لما إذا كانت الرسالة تتطلب استجابة أم لا. من السهل أن تشعر بالالتزام بالرد ، ولكن إذا لم يطلب المرسل منك أي شيء أو لا يطلب منك إدخالاتك ، فقد يؤدي الشكر البسيط إلى الحيلة اعتمادًا على من أرسلها.

ما إذا كنت ترد على كل رسالة بريد إلكتروني تتلقاها أم لا ، فهي مسألة تتعلق بآداب مكان العمل وعلاقتك بالمرسل. يفضل بعض الأشخاص عدم تلقي أي رد بدلاً من فتح رسالة شكر مكونة من كلمتين ، وقد يقدر الآخرون الملاحظة.

3. وضع رسائلك في المهلة

لا تستغرق الرسائل وقتًا كافيًا لقراءة الرسائل الإلكترونية والرد عليها - خاصةً أنه من المقبول الرد بكلمة واحدة أو رمز تعبيري إستراتيجي أو حتى بصيغة gif. ومع ذلك ، فإنها تضيف ما يصل.

يمكن أن يساعد وضع برنامج المراسلة الخاص بك على جدول زمني في الحد من المقاطعات. يختلف الوقت الذي يحظر فيه رسائلك قليلاً عن رسائلك الإلكترونية لأنها ليست شيئًا سيستغرق وقتًا طويلاً للرد عليه. بدلاً من ذلك ، قد ترغب في حظر الوقت للتركيز على مهامك ، والسماح لرسائلك الواردة بالانتظار حتى تنتهي الجلسة.

إذا كنت تستخدم Slack ، فيمكنك إظهار أنك تركز على باستخدام حالة Slack بدلاً من الغفوة إذا كنت لا تزال ترغب في مراقبة الإشعارات. ومع ذلك ، إذا انتهى بك الأمر إلى استخدام الغفوة ، فيمكن للأشخاص إرسال الرسالة على أي حال لإعلامك بأنها عاجلة.

إذا كنت تراسل زميلك في العمل ، ووجدت محادثة ما زالت مستمرة ، فقد ترغب في دعوة زميلك في العمل للاتصال بك للحصول على توضيح ، لأن التحدث عبر الهاتف قد يكون أسرع.

4. وضع حدود للاتصالات الإلكترونية

أولاً وقبل كل شيء ، ليس هذا هو التذكير المفضل لدى الجميع ، لكنك ستلاحظ زيادة في الإنتاجية إذا قمت بحفظ التحقق من رسائلك الشخصية حتى تأخذ قسطًا من الراحة أو تحصل على بعض التوقف.

يحتوي كل من هواتف Apple و Android على إعدادات تركيز قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة يمكن أن تساعدك في ذلك ، مما يسمح لك بإسكات بعض التطبيقات عند تشغيل لا تزعجك. بهذه الطريقة ، يمكنك إسكات التطبيقات والنصوص التي قد تجد أنها تشتت انتباهك ، ولكن يمكنك متابعة المكالمات إذا احتاج شخص ما للوصول إليك.

يمكنك أيضًا العثور على إعدادات مماثلة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. على سبيل المثال ، ملف إشعارات لوحة في iOS تفضيلات النظام يسمح لك بجدولة عدم الإزعاج وتبديل التطبيقات وإيقافها.

بالطبع ، سيتطلب بعض الأشخاص والمواقف اهتمامك الفوري ، ولكن هناك أشياء معينة يمكن أن تنتظر حتى يحين موعد جلسة الإنتاجية الخاصة بك لمعالجتها. سيختلف هذا من شخص لآخر ، ولكن حاول أن تضع مجموعة القواعد الخاصة بك حول من وماذا ستسمح بكسر تركيزك.

الحد من مصادر الإلهاء الخاصة بك

مع عدد رسائل البريد الإلكتروني والإشعارات التي تتلقاها في يوم واحد ، من السهل أن تشتت انتباهك عند محاولة التركيز. إذا وجدت أن هذا أمر شائع ، فجرّب واحدة أو أكثر من هذه النصائح لمعرفة ما يناسبك.

أفضل 4 نصائح لتقليل الحمل الزائد للبريد الإلكتروني

اقرأ التالي

عن المؤلف