8 أدوات لتبسيط عمليات العمل عن بعد

يعد تشغيل عمل عن بُعد بدون مقر وجداول زمنية مرنة وفرصة للذهاب إلى أي مكان في العالم أثناء العمل أمرًا مثيرًا. ومع ذلك ، يمكن أن يكون أيضًا شاقًا ويتطلب الكثير من العمل.

الشيء الجيد هو أن التكنولوجيا في صفك. هناك الكثير من البرامج التي يمكنك استخدامها للمساعدة في تعزيز كفاءتك وتنظيم سير العمل وتبسيط العمليات وتحسين تعاون الفريق.

هذه القائمة ليست شاملة ، ولكن إليك بعض الأدوات التي يمكنك البدء في استخدامها لعملك عن بُعد.

1. أنظمة تتبع المتقدمين

سواء كنت شركة ناشئة أو شركة كبيرة ، يمكنك الاستفادة من نظام تتبع المتقدمين (ATS). تسمح لك هذه البرامج بالعثور على جميع المعلومات المهمة حول مقدم الطلب - من رسائل البريد الإلكتروني والمقابلات والجداول والبيانات ذات الصلة ، كل ذلك في مكان واحد.

تجعل ATS عملية التوظيف والتوظيف في غاية السهولة باستخدام الذكاء الاصطناعي لفحص المرشحين ، مما يوفر لك الكثير من الوقت من التخلص يدويًا من المرشحين الذين لا يتناسبون مع الفاتورة. كما أنهم يساعدونك في العثور على أفضل المرشحين من خلال تصنيفهم بناءً على مهاراتهم وخبراتهم. تشمل بعض أكثر المنشطات الأمفيتامينية شيوعًا يوم عمل و البيت الأخضر.

في هذا العصر الرقمي حيث تنتشر الشهادات المزيفة والهويات المزيفة ، تعد عمليات التحقق من الخلفية أمرًا حيويًا للحفاظ على مكان عمل آمن للموظفين والعملاء على حدٍ سواء.

أدوات فحص الخلفية مثل جودهاير و Chekr ضرورية أيضًا للتحقق من المعلومات المحتملة التي شاركها المرشحون معهم.

تتوافق هذه الأدوات مع المتطلبات القانونية وتمنح الشركات لوحة معلومات خاصة بها تساعدهم في إدارة وتتبع نتائج عمليات التحقق من الخلفية الخاصة بهم. تتكامل معظم هذه الأدوات أيضًا مع ATS ومنصات الموارد البشرية الرئيسية الأخرى.

3. برامج إدارة المشاريع

يمكن أن تكون إدارة الفرق البعيدة صعبة. يوفر برنامج إدارة المشاريع طريقة سهلة لتنظيم سير العمل ، وتتبع التقدم الفردي والجماعي ، وتوضيح المشاريع ، والحصول على رؤى حول تقدم الفريق.

إذا كنت تترأس فريقًا عالميًا ، باستخدام برامج إدارة المشاريع مثل أسانا أو ClickUp يستطيع مساعدتك توفير الكثير من الوقت للتواصل والتعاون مع فريقك. تسهل هذه الأدوات التعاون السلس بين أعضاء الفريق جميعًا داخل النظام الأساسي - لا حاجة إلى رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات غير الضرورية!

4. برنامج التوقيع الإلكتروني

لا يعني تشغيل عمل عن بُعد أنه يمكنك تخطي العمليات المهمة مثل توقيع المستندات والعقود. يمكن أن يجعل الإعداد البعيد توقيع المستندات الحساسة تحديًا.

لا أحد يريد مشاركة توقيعاته الإلكترونية دون التأكد أولاً من أن النظام الأساسي آمن. الشيء الجيد هو أن الأدوات مثل باندادوك و DocuSign هي تسهيل توزيع وجمع المستندات الحساسة إلى جانب التوقيعات الإلكترونية. يوجد العديد من تطبيقات أخرى لتوقيع المستندات عبر الإنترنت هناك يمكنك التحقق.

يتم التعرف على التوقيعات الإلكترونية على أنها مكافئة للتوقيعات التقليدية. تكون ملزمة قانونًا إذا سمحت لك الأطراف بتحميل الملفات وتوقيع المستندات الرقمية بشكل آمن. ومع ذلك، تختلف شرعية التوقيعات الإلكترونية حسب مكان وجودك في العالم.

5. ويكي

قد يكون نشر المعلومات والتدريب أمرًا صعبًا للقيام به عند تشغيل شركة بعيدة. ويكي الأعمال بمثابة مستودع مركزي أو قاعدة بيانات للمعرفة.

إنه يمنح الجميع إمكانية الوصول إلى المستندات والعمليات المهمة في مهام سير عمل الموظفين. يسهل الوصول إليها وتحريرها ومشاركتها ، بحيث يظل العمال عن بُعد على اطلاع بالتغييرات والتحديثات والسياسات الجديدة في العمل.

إنه يجعل عملية الالتحاق أسهل ، وتمكين الموظفين الجدد من التنقل في طريقهم عبر الشركة. إنها تسهل العمل عن بعد ، وتعمل كدليل حيث يمكنهم التعرف على عمليات الشركة. بعض مواقع الويكي التي يمكنك وضعها في الاعتبار هي XWiki و سليم ويكي. هناك الكثير من الآخرين مواقع الويب لمساعدتك في إنشاء الويكي الخاص بك.

6. برنامج التعرف على الموظفين

نظرًا للتفاعل والدعم المحدود ، غالبًا ما يشعر العديد من العمال عن بُعد بالعزلة وعدم رؤيتهم. تُظهر العديد من الدراسات أن التقدير والتغذية الراجعة المناسبة في الوقت المناسب لا يعززان أداء الأشخاص فحسب ، بل يحسن أيضًا الاحتفاظ والرضا الوظيفي.

منصات مثل الدافعية امنح أعضاء الفريق السبيل للتعرف على الآخرين في الفريق ، وتقدير بعضهم البعض وتسليط الضوء على انتصاراتهم ، ومنح مكافآت فورية ، وإنشاء جوائز وشارات مخصصة للفرق التي تسعى جاهدة من أجلها.

يسمح الدافع لأعضاء الفريق بتقديم أموال دافعية يمكن للموظفين استخدامها لشراء بطاقات الهدايا أو حجز الرحلات أو التبرع للجمعيات الخيرية. تشمل البدائل الأخرى للدوافع مكافأة و مجد.

7. تطبيقات المراسلة التجارية

لن يطير العمل عن بعد بدون منصة تجمع الفريق معًا. بينما لا يزال بإمكان الفرق استخدام البريد الإلكتروني ، إلا أنه ضخم ويستغرق وقتًا طويلاً وغير منظم. تطبيقات المراسلة التجارية مثل تثاقل تسمح لك بالتواصل مع أي شخص بشكل فردي أو في مجموعات.

يمكنك أيضا دمج التطبيقات الأخرى في Slack لتعزيز وظائفه وتبسيط العمليات داخل التطبيقات. على سبيل المثال ، يمكنك توصيل Asana الخاص بك بـ Slack أو استخدام Giphy في Slack عندما تريد إضافة المزيد من المرح إلى محادثاتك. تشمل التطبيقات الأخرى المشابهة لـ Slack محادثة مكان العمل أو فرق مايكروسوفت.

8. برامج الجدولة

الجدولة هي عمل روتيني آخر يستغرق وقت الجميع ، سواء عن بعد أم لا. ومع ذلك ، هناك تعقيد إضافي في معظم العمل عن بُعد وهو حقيقة اختلافات المنطقة الزمنية. علاوة على ذلك ، يتعين على العديد من العمال عن بعد التوفيق بين أكثر من وظيفة واحدة ، مما يجعل تحديد مواعيد المكالمات أكثر صعوبة.

جدولة منصات مثل ودود يتكامل مع التقويمات الخاصة بك ويزيل التأرجح ذهابًا وإيابًا في العثور على أفضل وقت لكلا الطرفين. وفي الوقت نفسه ، تطبيقات مثل GoReminders تسمح لك بأتمتة الرسائل النصية بحيث يمكنك إرسال رسائل تذكير بالمواعيد تلقائيًا إلى فريقك أو عملائك.

يضمن ذلك حضور الأشخاص للاجتماع ، مما يمنعك من إضاعة وقتك وأموالك في انتظار ظهورهم.

استخدم التكنولوجيا لرفع مستوى عملك عن بعد

العمل عن بعد له فوائد كثيرة. ومع ذلك ، قد يكون تشغيل أحدهم صعبًا ، خاصة إذا كنت تخطط للقيام بالأشياء بالطريقة التقليدية. لن يكون لديك المزيد من الأعمال الورقية فحسب ، بل سيكون من الصعب ، بل من المستحيل ، التواصل بشكل جيد وتتبع تقدم المشاريع دون مساعدة الأدوات.

ارفع مستوى لعبتك باستخدام البرامج والأدوات التي يمكنها تسريع وتبسيط عمليات العمل عن بُعد والمساعدة في لصق الفريق لتحقيق ثقافة مكان عمل أفضل لشركتك.

8 نصائح لإنشاء بيئة مكتب عمل عن بعد منتجة

اقرأ التالي

عن المؤلف