كيفية إضافة أو إزالة توقيع رقمي في ملفات Microsoft Office

نوقع جميعًا المستندات لأغراض مختلفة مثل الرسائل الرسمية وعقود إيجار شقتنا ووثائق المشاريع التي سيتم مشاركتها مع المتعاونين وطلبات القروض.

ومع ذلك ، فإنه من الأسهل والأكثر أمانًا غالبًا وضع توقيعاتك على المستندات إذا تم إجراؤها رقميًا. تتيح لك ملفات Microsoft Office مثل Word و Excel و PowerPoint إضافة التوقيعات الرقمية بسهولة. دعونا نرى كيف يتم ذلك.

ما هو التوقيع الرقمي ولماذا نضيفه؟

التوقيع الرقمي هو نوع من التوقيع الإلكتروني يُستخدم للتحقق من صحة وسلامة المعلومات الرقمية مثل رسائل البريد الإلكتروني ومعاملات بطاقات الائتمان والمستندات. يمكن توقيع ملفات Microsoft Word و Excel رقميًا ، وملفات هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها توقيع ملفات PDF جدا.

إذا كنت تقوم بتوقيع مستند رقميًا ، فسيتم تأكيد أن المعلومات الواردة في المستند قد نشأت منك ولم يتم تغييرها منذ توقيعك عليها. لذلك فهي مثل بصمة إصبع افتراضية أو تمثيل إلكتروني لتوقيعك بخط اليد.

رغم أن هناك الكثير تطبيقات لتوقيع المستندات عبر الإنترنت، يمكّنك Microsoft Office من إنشاء توقيعات رقمية في ملفات Word و Excel و PowerPoint. لا تحتاج إلى أخذ نسخة مطبوعة من مستند ، والتوقيع بقلم ، ثم مسحه ضوئيًا وإرساله. يمكنك فقط إنشاء توقيع رقمي في ملف Office وإرساله بالبريد الإلكتروني.

تساعد إضافة توقيع رقمي في جعل المستند موثوقًا ورسميًا. كما أنه يؤكد عدم التنصل ، مما يعني أنه يثبت لجميع الأطراف أصل المحتوى الموقع.

علاوة على ذلك ، وفقًا لمايكروسوفت ، التوقيعات في ملفات Microsoft Word أو Microsoft Excel أو Microsoft PowerPoint ، التي تم ختمها بواسطة خادم طابع زمني آمن ، في ظل ظروف معينة ، تتمتع بصلاحية التوثيق.

كيفية عمل توقيع رقمي رسمي

يجب أن يكون لديك شهادة توقيع رقمي لتأكيد هويتك وجعلها رسمية. عند إرسال ملف Microsoft Office موقع رقميًا ، يتم تضمين الشهادة الرقمية فيه مع مفتاح عام.

يتم إصدار الشهادات الرقمية من قبل مرجع مصدق (CA). عادة ما تكون الشهادة صالحة لمدة عام ، وبعد ذلك يجب على الموقّع تجديد شهادة توقيع جديدة أو الحصول عليها لإثبات الهوية.

إذا كنت لا ترغب في شراء شهادة ، أو تحتاج إلى توقيع المستند على الفور ، يمكنك أيضًا إنشاء شهادتك. في Windows ، تعتمد عملية إنشاء شهادتك على إصدار Windows الذي تستخدمه — Windows 10 أو 8 أو 7 أو Vista أو XP.

لمعرفة المزيد حول خدمات الشهادات الرقمية أو إرشادات حول إنشاء شهادتك ، قم بزيارة صفحة دعم Microsoft هذه.

كيفية إضافة توقيع رقمي إلى ملف Microsoft Office

يمكنك إضافة توقيعات رقمية إلى ملفات Word و Excel و PowerPoint. لإضافة توقيع رقمي ، يجب أن يكون لديك ملف مستند مفتوح من Word أو ورقة Excel. تتشابه عملية Word و Excel ، لذلك دعونا نستكشف كيفية إضافة توقيع رقمي إلى ملف Word.

1. في ملف Word المفتوح ، على سبيل المثال ، في النهاية حيث تقوم بتوقيع مستند ، ضع المؤشر في المكان الذي تريد إنشاء توقيع رقمي فيه.
2. اضغط على إدراج التبويب. ستكون قائمة سطر التوقيع في مجموعة النص في أعلى اليمين.
3. انقر توقيع Microsoft Office خط. يتم فتح علامة تبويب إعداد التوقيع لملء بعض الحقول.
4. أضف المعلومات ذات الصلة في مربع الحوار Signature Setup: المُوقِّع المقترح: (سيكون هذا اسمك) ، عنوان الموقع: (تسميتك) ، و عنوان البريد الإلكتروني للموقع: (عنوان بريدك الإلكتروني إذا كنت ترغب في إعطائه).
5. بموجب تعليمات للموقِّع ، ستكون هناك تعليمات افتراضية: قبل التوقيع على هذا المستند ، تحقق من صحة المحتوى الذي تقوم بتوقيعه. يمكن تغيير هذه التعليمات وستجد أدناه خيارين يمكنك تعيينهما من خلال وضع علامة على مربعات الاختيار: اسمح للموقّع بإضافة تعليقات في مربع الحوار "تسجيل" ، وإظهار تاريخ التوقيع في التوقيع خط.
6. بعد ملء التفاصيل الخاصة بك ، انقر فوق نعم. ستتمكن الآن من رؤية سطر التوقيع مع اسمك والمسمى الوظيفي تحته.

الآن دعونا نرى كيفية إضافة توقيع على سطر التوقيع.

1. انقر على اليمين سطر التوقيع في الملف. ثم حدد إشارة من القائمة.
2. يمكنك إضافة توقيعك بالطرق الثلاث التالية:
   • إذا كنت ترغب في إضافة علامة مطبوعة لك ، فاكتب اسمك ببساطة بالقرب من X رمز.
   • إذا كانت لديك صورة من توقيعك ، فانقر فوق حدد صورة التوقيع علامة التبويب وانقر فوق اختر صورة—يفتح مستكشف الملفات ، ويمكنك إضافة صورة توقيعك من خلال التصفح من خلال جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
   • ثالثًا ، إذا كان لديك جهاز كمبيوتر لوحي ، فيمكنك أيضًا إضافة توقيع بخط اليد عن طريق التوقيع بجوار X على خط التوقيع.
3. يمكنك أيضًا إضافة تفاصيل حول الموقّع (الذي سيكون أنت) ، مثل دورك وعنوان مكان الإنتاج ، من خلال النقر على تفاصيل زر.
4. ثم في النهاية ، انقر فوق إشارة في الأسفل.
5. سوف تحصل على موجه تأكيد التوقيع. ثم سيظهر توقيعك على سطر التوقيع في وثيقتك. يمكنك الآن إرسال المستند الموقع رقمياً الخاص بك.

كيفية إزالة التوقيع الرقمي

تتطلب إزالة التوقيع الرقمي بضع نقرات.

1. افتح ملف Microsoft Word أو Excel بتوقيع رقمي.
2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق ملف خط التوقيع.
3. انقر إزالة التوقيع. ستظهر رسالة تطلب منك تأكيد حذف التوقيع.

ستتم إزالة توقيعك الرقمي من المستند. سيؤدي تحرير المستند أيضًا إلى إزالة التوقيعات منه.

كيفية إضافة أو إزالة توقيع رقمي غير مرئي

على عكس التوقيع المرئي ، لا يضيف التوقيع الرقمي غير المرئي أي علامات أو نص داخل المستند. بدلاً من ذلك ، يضيف التوقيع غير المرئي البيانات الوصفية فقط إلى ملف المستند لضمان مصداقية المستند دون تغيير محتواه.

يمكنك إضافة توقيع رقمي غير مرئي إلى ملف Microsoft Office من خلال الخطوات التالية:

1. افتح مستند Word أو Excel أو PowerPoint وانقر فوق ملف. ال معلومات القسم سيفتح.
2. يختار حماية المستند.
3. ثم ، من القائمة المنسدلة ، حدد أضف توقيعًا رقميًا.
4. سيتم فتح مربع التوقيع الرقمي. اكتب الغرض من توقيع المستند في مربع الحوار.
5. ثم اضغط إشارة.
6. ال معلومات سيُظهر القسم بعد ذلك أن المستند قد تم توقيعه وتمييزه على أنه نهائي.

بمجرد توقيع الملف رقميًا ، سيصبح مستندًا للقراءة فقط لمنع أي تغييرات أخرى.

من السهل أيضًا إزالة التوقيع الرقمي غير المرئي.

1. افتح الملف بالتوقيع الرقمي غير المرئي. سترى رسالتين في الأعلى - إحداهما تم وضع علامة على المستند على أنها نهائية ، والثانية تقول أن المستند يحتوي على توقيعات صالحة.
2. في الثاني التوقيعات سطر الرسائل ، انقر فوق مشاهدة التواقيع. ال التوقيعات سيتم فتح جزء على الجانب الأيمن من المستند.
3. انقر على سهم بجانب اسم التوقيع.
4. ثم اضغط إزالة التوقيع من القائمة المنسدلة.
5. أخيرًا ، انقر فوق نعم في الموجه الذي يظهر. وستتم إزالة توقيعك الرقمي غير المرئي.

امنح مستندات Office الخاصة بك الأصالة والأمان من خلال التوقيع الرقمي الخاص بك

تضيف التوقيعات الرقمية طبقة من الثقة والأصالة إلى مستنداتك. إنه يغرس الثقة في المتعاونين لديك ومستلمي مستنداتك.

علاوة على ذلك ، ستتمتع براحة البال بأن مستنداتك آمنة ولا يمكن العبث بها. لذا اجعل معاملاتك الرسمية والشخصية أسهل وآمنة من خلال إضافة التوقيعات الرقمية إلى ملفات Microsoft Office الخاصة بك.

كيفية التوقيع رقميًا على مستند Microsoft Word

اقرأ التالي

عن المؤلف