كيفية استخدام تطبيقات المراسلة في مكان العمل بشكل أكثر فعالية

لقد غيرت تطبيقات المراسلة بلا شك كيفية تواصلنا في مكان العمل ، ولا سيما أثناء ذلك انتقالنا إلى العمل عن بُعد وبعيدًا عن البريد الإلكتروني ، والذي كان أداة اتصال فعلية لذلك طويل.

على الرغم من الميزات العديدة التي تعزز الإنتاجية التي يقدمها العديد من هذه التطبيقات ، يمكننا أيضًا القول إنها تميل إلى فعل العكس.

هل تطبيقات المراسلة تقتل إنتاجيتك؟ أو ربما كيف تستخدمها؟ دعونا نتعمق أكثر.

5 طرق مختلفة لتطبيقات المراسلة في مكان العمل يمكن أن تحد من إنتاجيتك

1. الحمل الزائد للمعلومات

كما لو البريد الإلكتروني الزائد لم تكن مشكلة كبيرة بما يكفي ، الآن عليك أن تتعامل مع التدفق المستمر للرسائل في تطبيقات الدردشة الخاصة بك ، والتي أصبحت ، في الغالب ، صناديق البريد الوارد الجديدة. مثل جميع رسائل البريد الإلكتروني غير الهامة في بريدك الوارد ، ليست كل رسالة في تطبيقات الدردشة تستحق اهتمامك.

من المحتمل أنك وجدت نفسك في قناة Slack التي لم يكن من المفترض أن تكون فيها أو قناة مزدحمة بعدد كبير جدًا المشاركين ، أو لديك زملاء يناقشون أحدث شائعات المشاهير في قناة مخصصة للعمل مسائل.

والنتيجة هي تحميل المعلومات الزائد ، والذي يمكن أن يكون مُنهِكًا تمامًا مثل البريد الإلكتروني الفائض ، مما يؤدي إلى إجهاد اتخاذ القرار ، والتوتر ، وفي النهاية تقليل الإنتاجية.

2. المعلومات الحيوية تضيع

أحد الآثار الجانبية للحمل الزائد للمعلومات هو فقدان بعض المعلومات الحيوية في خلط ورق اللعب. إذا فشلت في تبني العمليات الصحيحة ، يمكن أن تُدفن المعلومات المتعلقة بالعمل بسرعة تحت كومة من حديث تبريد المياه أو المناقشات خارج الموضوع.

ينتهي بك الأمر بقضاء معظم يوم عملك في البحث في بحر من الرسائل من قناة أو تطبيق اتصال إلى آخر على أمل العثور على تلك المعلومات الهامة التي تحتاجها. يمكن أن يكون هذا تمرينًا في العبث وضخمًا مضيعة للوقت في مكان العمل.

3. تطبيقات اتصال كثيرة جدًا

ما هي أداة الاتصال الداخلية التي تستخدمها للتواصل مع زملائك عن بُعد؟ فرق مايكروسوفت؟ تثاقل؟ بريد الالكتروني؟ ال WhatsApp؟

ربما مزيج من كل ما سبق؟

في أثناء بحثك عن أحدث تطبيقات المراسلة في مكان العمل وأكثرها تنوعًا ، ربما تكون قد قمت بتثبيت الكثير منها ، والذي يمكن أن يتحول بسرعة إلى كابوس إنتاجي.

إذا كنت تقفز باستمرار من تطبيق إلى آخر على مدار اليوم ، فأنت تضيع الوقت وتشتت انتباهك ، مما يجعل من الصعب التركيز على أي مهمة.

بعد قولي هذا ، قد ترغب في إيجاد طرق لذلك تجنب الإفراط في استخدام تطبيقات الاتصال والتعاون في مكان عملك.

4. أنت "دائم التشغيل"

أصبح الاتصال المستمر والتوقعات التي ستكون متاحة في جميع الأوقات للرد على الرسائل هي القاعدة في مكان العمل اليوم. ومع ذلك ، فإن ثقافة "العمل" دائمًا والعمل خارج حدود ساعات العمل التقليدية يمكن أن تؤدي إلى العديد من النتائج غير المرغوب فيها.

أولاً ، العمل لساعات أطول لا يعني بالضرورة أن تكون أكثر إنتاجية. في الواقع ، غالبًا ما يكون له تأثير معاكس. إذا وجدت نفسك تعمل جيدًا في الليل أو في عطلات نهاية الأسبوع ، فمن المحتمل أن تتعرض للإرهاق بسرعة ، مما سيؤدي إلى انخفاض جودة العمل والأداء.

لكن الأمر لا يتعلق فقط بحياتك المهنية ، حيث يمكن أن تبدأ حياتك الشخصية في المعاناة بسرعة أيضًا. هناك القليل من الوقت للاسترخاء وتجديد النشاط عندما تكون "في حالة نشاط" دائمًا ، مما يؤدي إلى مشاكل صحية عقلية وجسدية.

5. لا تنتهي الإخطارات

في سعيك لأن تكون أكثر ارتباطًا على أمل زيادة إنتاجيتك ، ربما تكون قد اشتركت عن غير قصد في دفق لا ينتهي من الإخطارات من تطبيقات الدردشة الخاصة بك. للوهلة الأولى ، قد تبدو تلك النوافذ المنبثقة والضربات الحمراء الصغيرة غير ضارة ، لكنها يمكن أن تتحول بسرعة إلى مصدر إلهاء كبير ، مما يؤدي دون قصد إلى إلى سياق التبديل وتقليل الإنتاجية.

في بعض الأحيان ، مجرد رؤية تلك النوافذ المنبثقة الحمراء (حتى لو لم تقرأ الرسائل) يمكن أن يكون كافياً لفقد تركيزك وتعطيل تدفقك.

لذا ، ما الذي يمكنك فعله لتجنب هذه الفخاخ الإنتاجية؟

أهم الاستراتيجيات لتحقيق الاتصال المنتج في مكان العمل

1. احتضان التواصل غير المتزامن

قد يؤدي التركيز كثيرًا على الاستجابات الفورية والتواصل في الوقت الفعلي ، خاصةً عندما يعمل أعضاء الفريق في مناطق زمنية مختلفة ، إلى إلحاق ضرر أكبر من نفعه.

بدلاً من توقع ردود فورية (أو ما هو أسوأ من ذلك ، المطالبة) ، احتضنك الاتصال غير المتزامن. يتيح لك أسلوب الاتصال هذا الرد على الرسائل في وقتك الخاص ، مما يقلل الانقطاعات ويمكّنك من التركيز على المهام الأكثر أهمية.

لا تحتاج دائمًا إلى إضافة تطبيق اتصال آخر إلى ترسانتك عندما تجد تطبيقًا جديدًا. يستغرق الأمر وقتًا حتى يعتاد كل فرد في فريقك على أداة جديدة ، لذلك غالبًا ما يكون من الأفضل الالتزام بما لديك ، خاصةً عندما توفر بالفعل الميزات التي تحتاجها.

بدلاً من الاشتراك في تطبيق آخر ، خذ الوقت الكافي لتقييم أدواتك الحالية لمعرفة ما إذا كان يمكنك دمجها مع التطبيقات الأخرى التي تستخدمها لتبسيط سير عملك. بهذه الطريقة ، لن تحتاج إلى تبديل التطبيقات كثيرًا ، ويمكنك تجنب الخسارة المرتبطة بالإنتاجية.

3. قم بإنشاء ويكي داخلي

ان الويكي الداخلي هو مستودع مركزي لمعرفة ومعلومات فريقك. إنها طريقة رائعة للحفاظ على تنظيم جميع معلوماتك الحيوية وإمكانية الوصول إليها في مكان واحد.

يمكن أن يساعد موقع wiki في تقليل الحاجة إلى التواصل المستمر عن طريق تسهيل عثور أعضاء الفريق على إجابات لأسئلتهم. يمكنك أيضًا الاستفادة من موقع wiki الداخلي الخاص بك لإنشاء دليل اتصال مع فريقك لتوثيق أفضل الممارسات والإرشادات على مستوى الشركة.

يمكن أن يشمل ذلك أي شيء بدءًا من كيفية استخدام أدوات معينة ومتى تستخدمه ، وحتى تحديد ما تعتبره اتصالاً "عاجلاً" ووقت الاستجابة المثالي.

يمكن أن تؤثر الطريقة التي تستخدم بها أدوات الاتصال والتعاون بشكل كبير على إنتاجيتك. إذا كانت الإشعارات تقاطعك باستمرار ، فحاول تخصيص إعداداتك لتقليل عوامل التشتيت.

على سبيل المثال ، يمكنك تعطيل الإشعارات لقنوات أو محادثات محددة ، أو إعداد ساعات عدم الإزعاج ، أو حتى تأجيل الإشعارات تمامًا خلال وقت التركيز المجدول. من خلال تخصيص أدواتك لتناسب احتياجاتك بشكل أفضل ، يمكنك استعادة التحكم في إنتاجيتك.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تستخدم Slack ، فيمكنك إضافة ملحق @ يجب أن تقرأ التمديد إلى مساحة عملك لضمان رؤية الرسائل العاجلة دائمًا. يتيح لك تطبيق Slack هذا وضع علامة على رسائل معينة على أنها رسائل لا بد من قراءتها ، وسيحصل أعضاء الفريق على جميع رسائلهم المهمة في دفعة واحدة لتجنب إضاعة الوقت في التمرير عبر محفوظات الدردشة.

استخدم تطبيقات المراسلة بالطريقة الصحيحة لزيادة الإنتاجية

بينما يمكن أن تكون تطبيقات الدردشة وسيلة رائعة لزيادة الإنتاجية ، إلا أنها قد تكون مصدر إلهاء كبير إذا لم يتم استخدامها بشكل صحيح. يمكننا أن نستنتج أن الأمر يعتمد بشكل أساسي على كيفية استخدامك لهذه الأدوات.

باتباع الاستراتيجيات المذكورة أعلاه ، يمكنك استعادة السيطرة على إنتاجيتك وتجنب مخاطر الإنتاجية.

كيفية التغلب على عبء التعاون الزائد في مكان عملك

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب