8 أخطاء اتصال شائعة يجب تجنبها في الفرق الافتراضية (وماذا تفعل بدلاً من ذلك)

بعد تغيير طريقة عمل مؤسستك ، من الضروري أن تأخذ الوقت الكافي لتعزيز ثقافة تواصل جيدة في مساحة عملك الافتراضية. وذلك لأن الطريقة التي استخدمتها للتفاعل مع الزملاء في بيئة مكتبية تقليدية لا تُترجم بالضرورة إلى العالم الافتراضي.

لذلك ، تعد إعادة كتابة دليل الاتصال الخاص بك مفتاحًا للنجاح في فريق افتراضي ، وإحدى طرق تحقيق ذلك هي معرفة ما لا يجب فعله.

1. استخدام البريد الإلكتروني كطريقة أساسية للاتصال

على الرغم من أن البريد الإلكتروني لا يزال يلعب دورًا في مكان العمل البعيد اليوم ، إلا أنه لا ينبغي أن يكون هو الوضع الأساسي للاتصال. يمكنك أن تفقد مسار الرسائل بسرعة عندما تكون مدفونة في بريدك الوارد ، مما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية.

لا يزال بإمكانك استخدام البريد الإلكتروني للتواصل مع العملاء واستهداف العملاء المحتملين. ومع ذلك ، هناك أخرى أدوات الاتصال العملية الأنسب بشكل أفضل للمراسلة والتعاون مع زملائك البعيدين.

أدوات المراسلة الفورية مثل تثاقل مفيدة للمحادثات ذهابًا وإيابًا وإنشاء قنوات لموضوعات أو مشاريع محددة. يمكنك أيضًا الاستفادة من تطبيقات المراسلة مثل تحريف للتواصل بشكل غير متزامن ، بينما أدوات إدارة المشاريع مثل تريلو أو أسانا تتيح لك إنشاء المهام وتعيينها وتتبعها.

2. الفشل في التخطيط لاختلافات المنطقة الزمنية

في بيئة المكتب التقليدية ، يعمل الأشخاص عادة في نفس المكان وخلال ساعات العمل نفسها. ومع ذلك ، عندما يكون لديك أعضاء فريق افتراضي عبر مناطق زمنية مختلفة، يمكن أن تصبح الأمور أكثر تعقيدًا ما لم تخطط لذلك.

يجب أن تكون على دراية بالاختلافات الزمنية والعثور على ساعات متداخلة لجدولة الاجتماعات. ومع ذلك ، لا تحتاج إلى حفظ المناطق الزمنية أو المواقع الخاصة بزملائك لتحقيق ذلك. يمكنك استخدام محولات المنطقة الزمنية مثل Timezone.io أو تطبيقات التقويم المشتركة مثل ودود للمساعدة في تحديد أوقات الاجتماعات وإدارتها. هذا يسمح لك بحجب الوقت المناسب للجميع.

3. الإفراط في الاعتماد على الاتصالات النصية فقط

يخلو التواصل النصي فقط من الإشارات غير اللفظية مثل لغة الجسد والتواصل البصري وتعبيرات الوجه ، والتي يمكن أن تؤدي بسهولة إلى التفسيرات الخاطئة والصراعات. في الإعداد الافتراضي ، من الضروري استخدام وسائط اتصال متنوعة لتوضيح وجهة نظرك ، بما في ذلك أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Google Meet أو Zoom.

نظرًا لأنك قد لا تكون قادرًا على الاجتماع جسديًا ، فإن هذه الأدوات تقدم أفضل شيء تالي من خلال السماح لك برؤية زملائك والاستماع إليهم. إلى جانب إنشاء المزيد من الاتصالات الشخصية ، تشرح مكالمات الفيديو أيضًا المهام المعقدة بشكل أفضل.

ومع ذلك ، لا يمكنك دائمًا إجراء مكالمة فيديو ، خاصة عند العمل مع أشخاص في مناطق زمنية أخرى. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام أداة فيديو غير متزامنة مثل فودل لتسجيل وإرسال رسائل الفيديو.

4. توقع أن يكون الجميع متاحًا في كل وقت

نتيجة لجميع أدوات الاتصال الموجودة في متناول أيدينا واعتماد سياسات العمل عن بُعد ، أصبحت الخطوط الفاصلة بين العمل والحياة الشخصية غير واضحة بشكل متزايد. وقد أدى هذا إلى ظهور ثقافة العمل "على الدوام": التوقعات غير الواقعية بضرورة تواجد الأشخاص للرد على الرسائل المتعلقة بالعمل أو الاستجابة لمتطلبات العمل في جميع الأوقات.

لتجنب هذا ، تحتاج إلى وضع بعض الحدود. هذا يشمل إنشاء جدول عمل مخصص عن بعد، وتعيين التوافر في أدوات الاتصال في مكان العمل ، وإيقاف تشغيل الإشعارات للرسائل غير العاجلة خارج ساعات العمل.

5. عدم الانتباه للاختلافات الثقافية / الدينية

نظرًا لحقيقة أن العمل عن بُعد يتيح لك توظيف المواهب من مختلف أنحاء العالم ، فأنت بحاجة إلى ذلك كن على دراية بالاختلافات الثقافية والدينية التي يمكن أن تؤثر سلبًا على التواصل والفريق ديناميات.

على سبيل المثال ، قد يحتفل الأشخاص من ثقافات وديانات مختلفة بأعياد معينة ، وقد لا يكونوا متواجدين للعمل أو يكون لديهم ساعات عمل مختلفة خلال هذه الأوقات. لذلك ، قد تحتاج إلى تتبع هذه الأيام وتعديل المواعيد النهائية أو خطط الاتصال وفقًا لذلك.

6. عدم خلق مساحة للمحادثات العرضية

في بيئة العمل من المنزل ، قد يكون من السهل التغاضي عن الحاجة إلى التفاعل الاجتماعي بين الزملاء. لكن، الشعور بالوحدة في العمل عن بعد هو مصدر قلق خطير يمكن أن يقلل من الإنتاجية والرضا الوظيفي.

لمكافحة هذا ، تحتاج إلى إيجاد طرق لتشجيع المحادثات غير الرسمية. يمكنك تحقيق ذلك من خلال خلق فرص افتراضية لمبرد المياه. على سبيل المثال ، إنشاء مجموعة مميزة للمحادثات غير الرسمية في أداة الدردشة في مكان العمل. هذا هو المكان الذي تتحدث فيه عن الموضوعات غير المتعلقة بالعمل ، مثل خطط عطلة نهاية الأسبوع أو برنامجك المفضل أو الهوايات.

يمكنك زيادة المشاركة داخل فريقك باستخدام هذه أفكار استراحة القهوة.

7. وجود عدد كبير جدًا من الاجتماعات

في حين أنه من المهم إجراء تسجيلات وصول منتظمة مع فريقك ، إلا أنك لا تريد المبالغة في الاجتماعات. الحقيقة هي أن بعض الاجتماعات لا تستحق وقتك ، بل إنها قد تضر إنتاجيتك.

لذا ، قبل تحديد موعد لاجتماع آخر ، اسأل نفسك عما إذا كان ذلك ضروريًا حقًا وما إذا كانت هناك طرق أخرى لإيصال رسالتك. عندما تختار عقد اجتماع ، حاول التأكد من أنه منتج قدر الإمكان من خلال إنشاء جدول أعمال ومشاركته مسبقًا ، وإبقائه موجزًا ​​، وحضور الأشخاص الضروريين فقط.

بالإضافة إلى ذلك ، قم بتعيين شخص ما لتوثيق محاضر الاجتماع بشكل صحيح وحفظها في موقع مركزي حيث يمكن للجميع الوصول إليها. سيساعد هذا في تقليل الحاجة إلى اجتماعات مستقبلية لمناقشة ما حدث في الجلسات السابقة.

8. عدم الاعتراف بالمعالم والاحتفال بالنجاحات

يُعد الاعتراف بنجاحات فريقك والاحتفال بها أمرًا ضروريًا لرفع الروح المعنوية والمشاركة. العمل من المنزل ليس سببًا للتغاضي عن نشاط بناء الفريق الحيوي هذا.

يمكنك الاعتماد على أدوات التعرف على الموظفين مثل مكافأة للاحتفال بنجاحات فريقك والاعتراف بالإنجازات الفردية. يمكنك أيضًا دمجها في مساحة عمل Slack الخاصة بك ، بحيث يمكن لأعضاء الفريق منح وتلقي التنويهات بسهولة أكبر.

تجنب هذه الأخطاء لتحسين الاتصال بالفريق عن بعد

في حين أن بيئة العمل عن بعد لها تحدياتها ، إلا أنها توفر أيضًا العديد من الفرص للنمو والنجاح. بالنسبة للجزء الأكبر ، ما زلنا نتعلم أفضل السبل للتنقل في طريقة العمل الجديدة هذه.

يمكن أن تساعدك معرفة هذه المخاطر الشائعة على تجنبها وإنشاء بيئة عمل عن بُعد ناجحة لك ولفريقك.

5 أدوات للتغلب على تحديات الاتصال الجماعي عن بعد

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب