كيفية التعبير عن شكاوى مكان العمل الشائعة في رسائل البريد الإلكتروني المهنية

إذا سبق لك العمل في مكتب ، فأنت تعلم تحديات التعامل مع العديد من الأشخاص المختلفين. هناك مشكلة شائعة تتمثل في الخوف من مواجهة زملاء العمل المسببين للمشاكل وإيقاف سلوكهم ، ولكن يمكنك التعبير عن نفسك بشكل احترافي ، سواء كنت موظفًا أو مديرًا.

من أبسط الطرق وضع أفكارك في بريد إلكتروني. نقوم بتفصيل الأمر من خلال أمثلة للشكاوى الشائعة في مكان العمل. تعرف على أكثر الطرق البناءة لقولها وحيل البريد الإلكتروني الإضافية التي يمكن أن تساعدك.

1. ما زلت في انتظارك لإنهاء هذه المهمة

لا يعمل الجميع بنفس الوتيرة ، ولكنها مشكلة عندما يوقف شخص واحد مشروعًا جماعيًا. إذا كانت مهمتك تعتمد على إرسال زميلك للعمل الخاص به ، فيمكنك تحفيزهم على اتخاذ إجراء ببضع كلمات في رسالة بريد إلكتروني.

فيما يلي بعض الطرق المهنية للتعامل مع هذه الشكوى والتعبير عنها ، والتي يمكنك تكييفها وفقًا لظروفك:

• نحن بحاجة إلى تحسين سير العمل لدينا حتى لا نتخلف عن الجدول الزمني. هل (التاريخ والوقت) هو الموعد النهائي المناسب لك؟ بعد ذلك ، يمكنني الوفاء بالموعد النهائي (التاريخ والوقت).
• هل تحتاج إلى مساعدة في هذه المهمة؟ يجب أن نكمل المشروع في الوقت المحدد ، لذلك (اسم زميل العمل) عرض مساعدتك في حل أي مشاكل من جانبك.

الهدف ليس إهانة زميلك في العمل ، ولكن تحديد الأهداف والحلول ، مع توضيح أنكما جزء من فريق لهما اهتمام نشط بإنجاز الأمور.

تأكد من جمع أكبر عدد ممكن نصائح للوفاء بالمواعيد النهائية وإنهاء المهام كما يمكنك. سيكون من الأسهل تقديم المشورة للأشخاص عند الضرورة.

2. الموعد النهائي غدا

إليك شكوى أخرى شائعة قد تكون مشتعلة بالداخل. إذا كان زميلك في العمل يقترب كثيرًا ، على الرغم من العديد من التذكيرات ، يمكنك تحفيزهم في رسالة بريد إلكتروني دون أن تفقد أعصابك.

سبب اتصالك بهم أمر ملح ، لذا فإن الحلول التي تقدمها تحتاج إلى بعض التوجيه المباشر ، حتى لو كان ذلك فقط لجعل زميلك في العمل يأخذ الأمور على محمل الجد.

جرب هذه البدائل:

• المشروع مستحق غدًا ، لكن لا تزال هناك بعض النهايات السائبة. دعونا نعقد مؤتمر بالفيديو مع الفريق بعد ظهر اليوم لمناقشة الحلول.
• تتوقع الإدارة المشروع غدا. إذا كان من غير المحتمل أن تلتزم بالموعد النهائي ، فهل يمكنك توضيح السبب في التقرير ، والذي يمكننا إرساله مع كل شيء آخر؟

بينما تعد رسائل البريد الإلكتروني طريقة أسهل للتعبير عن الأفكار الصعبة ، إلا أنها لا تحدث نفس تأثير مناقشة المشكلات شخصيًا. لذلك ، عند محاولة تغيير عادات سير العمل السيئة لشخص ما ، يجب أن يكون بريدك الإلكتروني مباشرًا وذكيًا لجذب انتباهه.

3. توقف عن المماطلة

نفس النهج البناء هو الأفضل لجميع شكاوى مكان عملك ، حيث يتم تقديمها بلغة هادئة ومحايدة. بعد كل شيء ، قد يجهد زميل العمل المماطلة سير عمل الشركة ، لكنهم لا يفعلون ذلك دائمًا لأنهم كسالى.

معرفة ما إذا كان هناك الكثير من مصادر الإلهاء ، أو أنهم غارقون في المهام. ابحث عن المشكلة وصمم بريدك الإلكتروني وفقًا للحلول والحوافز. استلهم من هذه الأمثلة:

• يمكن أن يكون المكتب مشتتًا للانتباه. إذا كان من الصعب التركيز على عملك ، فلنناقش التغييرات والأهداف التي يمكننا تحديدها لك.
• في نهاية الأسبوع ، دعنا نراجع المهام المكتملة والمتبقية للجميع ، حتى نتمكن من استخدام الأسبوع المقبل بشكل أكثر إنتاجية.

4. ليس لدي الوقت للقيام بكل هذه المهام

يجب أن تتغير إستراتيجية كتابة البريد الإلكتروني الخاصة بك قليلاً عند محاولة حماية نفسك من الإرهاق. الهدف هو إثبات أنك تعرف التزاماتك ، وكيفية ترتيبها حسب الأولوية ، وما لست مسؤولاً عنه.

ضع الحدود بأدب ، باستخدام تعبيرات مثل هذه في رسائلك الإلكترونية:

• سأكون سعيدا للمساعدة في هذه المهمة. هل تمانع في الانتظار حتى أنتهي من واجباتي الحالية؟ يحين موعد استحقاقها عاجلاً.
• لسوء الحظ ، إذا قبلت أي مهام أخرى ، فسوف أحتاج إلى العمل الإضافي. هل يمكنك تجاوزه (اسم المدير التنفيذي) ومناقشة كيفية عمله؟

إذا كان مكان عملك يستخدم برنامج إدارة الفريق ، فقد يكون من الأسهل مشاركة جدولك الكامل. يمكنك أيضا تنظيم مهامك في Asana، على سبيل المثال ، لتوضيح الوظائف المهمة بوضوح ، بما في ذلك المواعيد النهائية والمتعاونين معهم.

5. أنا لا أعمل من أجلك

يمكن لزملاء العمل المستبدين أن يأخذوا سلوكهم بعيدًا جدًا ، ويتوقعون منك أن تقفز عندما يتصلون بهم أو يقبلون وظائف إضافية منهم. هذا وضع آخر في حاجة ماسة للحدود.

قبل اتخاذ إجراءات أكثر جدية ، حاول التفكير مع زميلك عبر بريد إلكتروني جيد الصنع. يجب أن يكون مهذبًا ولكنه حازمًا لأنه يؤسس قدمًا متساوية في مكان العمل. إليك بعض الصياغات لتجربتها:

• يؤسفني سماع أن عبء العمل لديك هائل. لن أتمكن من مساعدتك بسبب مسؤولياتي الخاصة ، ولكن إذا تواصلت مع مديرك ، يمكنك وضع خطة أكثر استدامة.
• أشكركم على التفكير بي من أجل هذه الوظيفة ، لكنها أكثر ملاءمة لإدارة أخرى. إذا كان لديهم الوقت ، فقد يتعاونون معك.

6. توقف عن الحديث عن الناس

المنافسة في مكان العمل أمر لا مفر منه. لسوء الحظ ، فإنه يجعل الزملاء يسعون جاهدين للتميز ، حتى لو كان ذلك يعني الدخول في محادثات لتقديم أفكارهم الخاصة. يقاطع بعض الأشخاص أيضًا دون وعي ولا يدركون أنه أمر مزعج.

هناك طرق دبلوماسية لتشجيعهم على وقف هذا السلوك. نظرًا لأنهم قد يفعلون ذلك للفت الانتباه ، فاجذب هذا الجانب منهم في بريدك الإلكتروني ، مع تشجيع المزيد من عقلية لاعب الفريق.

جرب شيئًا مثل هذه التعبيرات:

• غالبًا ما تساهم بأفكار قيمة. يلاحظ نهجك الاستباقي لإيجاد الحلول. كل موظف له نفس الأهمية بالنسبة للشركة ، ونود أن نسمع صوت الجميع في مكان العمل.
• مطلوب جهد جماعي لهذا المشروع ، فضلا عن التواصل الواضح. لضمان التعاون السلس ، يجب أن يحصل أي شخص يساهم في المناقشة على فرصة متساوية للتحدث.

إذا كنت تحاول إدارة مشروع جماعي مع أشخاص يميلون إلى التحدث مع بعضهم البعض ، فيمكنك وضع قواعد أساسية في بريد إلكتروني جماعي. يجد نصائح لتحسين الاتصال الكتابي واستخدامها لخلق بيئة ودية ولكنها منتجة.

7. توقف عن مراسلتي خارج العمل

هل يتصل بك زميل في العمل أو رئيسك في العمل في إجازتك؟ هذه مشكلة شائعة عادة ما تتضمن الرسائل النصية. إنه أمر غير مريح بشكل خاص عندما لا تكون مألوفًا ، أو يريدون التحدث للتسوق بينما تحتاج إلى الاسترخاء.

إذا لم ينجح تجاهل هؤلاء الأشخاص ، أو ذهبوا بعيدًا ، فإن أفضل حل لك هو إرسال بريد إلكتروني إليهم يوضح موقفك. يجب أن تسلط الرسالة الضوء على أهمية الحدود المهنية ، وخاصة وقت فراغك.

انظر إلى هذه الخيارات وشاهد كيف يمكنك تكييفها مع احتياجاتك:

• يرجى العلم أنني قد لا أكون متاحًا للتحدث بعد ساعات بسبب الشؤون الشخصية. يسعدني مناقشة الأمور المتعلقة بالعمل عندما أعود إلى المكتب.
• على الرغم من أهمية عملي بالنسبة لي ، إلا أنه يعاني إذا لم أستغل وقتي بشكل كامل. لذلك ، آمل أن تقدروا حاجتي إلى حجز اتصالات متعلقة بالعمل لساعات العمل.

8. لا تتحدث هكذا

غالبًا ما ينسى زملاء العمل أنهم في بيئة مهنية ويمكنهم قول الشيء الخطأ أو الدخول في محادثات غير ملائمة. هذا السلوك يمكن أن يجعل مساحة العمل غير مريحة للغاية وبسرعة كبيرة.

عليك معالجة مثل هذه القضايا قبل أن تتسبب في حدوث احتكاك وتتصاعد. إذا لم تتمكن من أخذ زملائك جانبًا في الحال ، فيمكن أن يؤدي البريد الإلكتروني الفوري الغرض.

خذ الأفكار من التعبيرات التالية:

• بينما نقدر كثيرًا التعاون الودي ، هناك موضوعات للمحادثة يجب أن تظل خارج مكان العمل. الرجاء مساعدتنا في الحفاظ على بيئة سلمية وتجنب مناقشة (مواضيع حساسة).
• حدث تفاعل في وقت سابق اليوم جعل الموظفين غير مرتاحين. يرجى بذل قصارى جهدك للحفاظ على الموقف المهني وتعزيز العمل الجماعي الودود.

قد يكون من المفيد تحديد ما قيل ، حتى يعرف زميلك في العمل بالضبط ما يجب تجنبه في المستقبل. ضع في اعتبارك أيضًا تجميع صفحة ويب أو مستند يوضح بالتفصيل الموضوعات والسلوكيات غير المرغوب فيها ، والتي يمكنك بعد ذلك إرفاقها أو الارتباط بها في بريدك الإلكتروني.

نصائح عامة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني لحل مشاكل مكان العمل

يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني أفضل صديق لك عندما يتعلق الأمر بحل المواقف الصعبة في المكتب دون مواجهة الموظفين وجهاً لوجه.

فيما يلي بعض النصائح الإضافية التي يجب وضعها في الاعتبار والتي يمكن أن تجعل العملية أكثر فعالية.

• وازن بين سلبية البريد الإلكتروني بالنقاط الإيجابية لتشجيع التحسين.
• تأكد من أن لغتك الرسمية لا تحجب ما تحاول قوله.
• كن واضحًا ومختصرًا - لا تقدر بثمن عندما كتابة رسائل بريد إلكتروني طويلة.
• احتفظ برسائل البريد الإلكتروني في ملف للرجوع إليها في المستقبل في حالة عدم تحسن الأمور.

كن مستعدًا لمواجهة التحديات المختلفة في مكان العمل

تواجه الفرق مشاكل طوال الوقت ، خاصة عندما تكون تحت الضغط. سواء كانت بيئة مادية أو رقمية ، سواء كنت رئيسًا أو موظفًا ، فإن الأمر يستحق معرفة أفضل الطرق لتغيير العادات للأفضل.

الدبلوماسية من خلال البريد الإلكتروني هي استراتيجية سليمة طالما أنك تعبر عن شكواك بشكل واضح ومهني. لكن لا تغفل عن الموارد الأخرى مثل الأدوات الرقمية المصممة لتسهيل العمل الجماعي.

5 أدوات للتغلب على تحديات الاتصال الجماعي عن بعد

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب