كيفية إعداد مجيب إجازة متكرر في Gmail

ربما تكون على دراية بالمستجيب خارج المكتب في Gmail. إنه ذلك البريد الإلكتروني التلقائي الذي يمكنك تشغيله وقتما تذهب في عطلة. تُعلم أصدقاءك وزملائك بأنك لست بجوار جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وسوف تجيب عليهم عند عودتك.

على الرغم من فائدة هذه الميزة ، إلا أنها في بعض الأحيان لا تكفي. على سبيل المثال ، إذا كان لديك يوم عطلة عادي خلال الأسبوع ، فقد ترغب في تشغيل إشعار خارج المكتب دائمًا في هذا اليوم.

بينما لا يستطيع Gmail القيام بذلك بمفرده ، فإليك طريقتان أخريان لتحقيق هذا البريد الإلكتروني المتكرر تلقائيًا.

استخدم Auto Reply Pro للبريد الإلكتروني خارج المكتب

الخيار الأول هو إضافة Google Marketplace تسمى الرد التلقائي Pro. على الرغم من أنها ميزة مدفوعة ، إلا أنها تتمتع أيضًا بمستوى مجاني يسمح لك بإرسال 50 رسالة بريد إلكتروني تلقائية شهريًا. إذا كان بريدك الوارد لا يميل إلى الحصول على هذا العدد الكبير من الزيارات ، فقد يكون الحل الأمثل لك.

اتبع هذه الخطوات لتكوينه:

1. قم بتثبيت التطبيق وتوصيله بحساب Gmail المطلوب.
2. في حساب Gmail الخاص بك ، اضغط على الرد التلقائي Pro على الجانب الأيمن من الشاشة. يبدو وكأنه وجه سعيد أزرق مربع.
instagram viewer
3. في النافذة المنبثقة ، انقر فوق البدء.
4. انقر إضافة / إدارة القواعد في التطبيق. سيؤدي هذا إلى إطلاق نافذة جديدة.
5. يضعط يتخطى للهبوط على الشاشة الرئيسية للتطبيق.
6. على الجانب الأيسر ، انقر فوق رد آلي، وفي القائمة التي تفتح ، انقر فوق إضافة جديد خارج المكتب.
7. اسم القاعدة وانقر التالي.
8. في هذه الشاشة ، يمكنك اختيار الشروط. على سبيل المثال ، رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على موضوع معين فقط ، أو من مستلمين محددين. نظرًا لأننا نريد إرسال هذا إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني ، لم نضع علامة على أي شيء ونضغط عليه التالي.
9. علامة التمكين فقط لتاريخ ووقت محددين.
10. هنا يمكنك تحديد موعد إرسال البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، فإن الأمر معقد بعض الشيء. يمكنك اختيار ممكنيوميًا، والتي سترسل البريد الإلكتروني في ساعات محددة كل يوم (مثل وقت الغداء وبعد العمل).
11. إذا كنت تريد حظر يوم كامل ، فستحتاج إلى الاختيار تمكين لأحداث التقويم. هنا لديك خياران. إما أن تختار تقويمك المعتاد وتحظر أيام إجازتك فيه بشكل منتظم ، أو تنشئ تقويمًا جديدًا مخصصًا فقط لحجب أيام الإجازة. ضع في اعتبارك أنه إذا اخترت الأول ، فسيتم إرسال البريد الإلكتروني في كل مرة يكون لديك فيها حدث ، حتى لو لم يكن في يوم إجازتك.
12. بعد أن تضرب التالي، انقر إضافة إجراء جديد> إنشاء وإرسال بريد إلكتروني جديد (في موضوع جديد).
13. هذا هو المكان الذي تحصل عليه أخيرًا لتخصيص بريدك الإلكتروني. أضف محتوى ، اضغط على إعدادات البريد الإضافية لتعيين موضوعات وأي تخصيص آخر تريده. بمجرد الانتهاء ، انقر فوق إنشاء رد خارج المكتب في الجزء السفلي من الشاشة.

هذا كل شيء ، أنت جاهز تمامًا. إذا كنت محتارًا بعض الشيء بشأن كيفية تعيين التقويم الخاص بك للعمل مع المستجيب التلقائي ، فاقرأ المزيد حول كيفية منع الوقت في تقويم Google. يمكنك أيضا تحديد ساعات العمل المحددة إذا كان لديك حساب من خلال منظمة.

كيفية تعيين المستجيب التلقائي العادي مع Zapier

خيار جيد آخر لتعيين مجيب تلقائي متكرر هو زابير. يتطلب هذا الخيار اشتراكًا مدفوعًا ؛ ومع ذلك ، قد يكون الأمر يستحق ذلك بالنسبة لبعض الناس. إنه أكثر مرونة ويسمح لك بأتمتة أجزاء كثيرة من سير العمل ، وليس فقط رسائل البريد الإلكتروني.

هذه هي الطريقة التي تنشئ بها خارج المكتب بعد الاشتراك في الخدمة:

قم بإنشاء مشغل جديد

لجعل الكرة تتدحرج ، عليك أن تخبر زابير عندما تريد القيام بعمل ما. هذا يسمى المشغل.

1. انقر قم بإنشاء Zap أعلى الجانب الأيسر من الشاشة الرئيسية.
2. قطف او يقطف بريد جوجل مثل مشغل من أجل Zap.
3. من القائمة المنسدلة أسفل حدث مسبب، أختر بريد إلكتروني جديد و اضغط يكمل.
4. قم بتسجيل الدخول إلى حساب Gmail الخاص بك ، للسماح بالوصول ، وبمجرد الانتهاء ، اضغط يكمل.
5. اختر المجلد الذي تريد تطبيق هذا عليه. عادةً ما يكون إرسال المستجيب التلقائي إلى صندوق الوارد الخاص بك كافيًا. ومع ذلك ، إذا كان لديك عامل تصفية حيث تنتقل رسائل البريد الإلكتروني الجديدة إلى تصنيفات مختلفة مباشرةً ، فقد ترغب في اختيار تلك التصنيفات أيضًا. الخيار الافتراضي هو لجميع رسائل البريد الإلكتروني. يضعط يكمل.
6. يضعط اختبار الزناد للتأكد من أن الاتصال يعمل و يكمل.

تطبيق مرشح

بعد ذلك ، تحتاج إلى التأكد من أن Zapier لا يرسل الرد على كل بريد إلكتروني جديد ، ولكن فقط إلى الرسائل المرسلة في تاريخ محدد. أ منقي يساعد على اقامة هذا.

1. تحت عمل، أختر منقي.
2. تحت تابع فقط إذا ...، اختر من القوائم المنسدلة التاريخ> (نص) يبدأ بـ وفي المربع الأخير ، اكتب الأحرف الثلاثة لليوم الذي تريد إرساله فيه. في مثالنا ، نضع السبت أو الأحد، لتشمل عطلة نهاية الأسبوع بأكملها.
3. بعد أن يختبر البرنامج عامل التصفية ، اضغط على يغلق، ثم ملف + لإضافة العمل.

قم بتعيين المستجيب الخاص بك

حان الوقت لتعيين مستجيب البريد الإلكتروني الخاص بك أخيرًا وتشغيل هذا الطفل.

1. قطف او يقطف بريد جوجل مرة أخرى كك حدث التطبيق.
2. أختر البريد الالكتروني المرسل مثلك حدث العمل و اضغط يكمل.
3. نظرًا لأنك سجلت الدخول بالفعل إلى حسابك ، ما عليك سوى اختياره من القائمة الآن والمتابعة.
4. في هذه الشاشة ، يمكنك تخصيص بريدك الإلكتروني حسب رغبتك. المجالان المطلوبان هما موضوعات و الجسم. لقد أضفنا أيضًا توقيعنا المعتاد ، لنبدو أكثر احترافًا.
5. مرة أخرى ، بعد أن أصبت يكمل، عليك اختبار البريد الإلكتروني للتأكد من أنه يبدو جيدًا في Gmail. افحص أرسلت المجلد لمعرفة ما إذا كنت توافق.
6. إذا كنت راضيًا عن النتيجة ، فانقر فوق قم بتشغيل Zap.

تعلم الاستمتاع بالأتمتة

يمكن أن يكون خيار إرسال رسالة متكررة خارج المكتب مفيدًا للغاية للموظفين المستقلين والشركات الصغيرة. أنت لا تريد أن تكون مقيدًا بجهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وهذا يساعد في ضمان عودة عملائك إليهم في وقت ما.

باستخدام هذين التطبيقين ، يمكنك أيضًا أتمتة العمليات ورسائل البريد الإلكتروني الأخرى ، لتسهيل حياتك على المدى الطويل. ستكتشف قريبًا أنه بمجرد تجربة الأتمتة ، يصبح من السهل أن تصبح مدمنًا.

أفضل أدوات الأتمتة للسماح للعاملين لحسابهم الخاص باستعادة وقتهم

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب