8 طرق لضمان التعاون الآمن لعملك

سواء كنت فردًا أو شركة ، فإن التعاون يسهل عملية التحسين. لا شك أن التعاون يجب أن يكون فعالاً للحصول على النتائج ؛ ومن ثم فهو جانب حيوي من الأعمال.

عندما يتعلق الأمر بالتعاون الرقمي ، فإنك تحصل على العديد من الأدوات التي تساعدك في إنجاز العمل. ومع ذلك ، غالبًا ما يتم تجاهل حالة الأمن ويفترض أن يتم الاعتناء بها. مع وجود تعاون آمن ، يمكنك القضاء على معظم المخاطر الخارجية لعملك ، مما يجعله بيئة آمنة مع مجال للنمو.

هنا ، نسرد بعضًا من أفضل الطرق لتسهيل التعاون الآمن.

على الرغم من أهمية الأداة أو النظام الأساسي الذي تستخدمه للتعاون ، إلا أنه ليس الشيء الوحيد الذي يجب أن تضعه في اعتبارك.

نعم ، هناك آلاف الأدوات المتاحة هناك. ومع ذلك ، أنت بحاجة إلى تجنب الإفراط في استخدام أدوات الاتصال والتعاون.

إلى جانب وسيلة مناسبة للتعاون ، تحتاج إلى اتباع العديد من الممارسات الأخرى أيضًا. في النهاية ، يعتمد الأمر على متطلباتك ، ولكن سيكون لديك القليل من الأشياء التي تقلق بشأنها فيما يتعلق بالأمان مع وجود بعض الأساليب الأساسية المعمول بها.

علاوة على ذلك ، من الواضح أن نوع الحلول للتعاون الآمن يختلف أيضًا لكل شركة. قد تفلت من استخدام الأداة الصحيحة ، لكن هذا قد لا يكون كافيًا في بعض الحالات.

الحلول الموصى بها لمساعدتك على تأمين التعاون

بطبيعة الحال ، يعد الاهتمام المستمر بالأمن والخصوصية مطلبًا لضمان جدار قوي للتنفيذ. ومع ذلك ، إذا وضعت بعض الأشياء في الاعتبار ، يمكنك تقليل الضرر ، حتى لو تمكن المهاجم من الوصول إلى أي من منصات التعاون الخاصة بك.

1. إدارة الوصول إلى المستند

بالنظر إلى كل صفقات العمل تقريبًا مع المستندات (ملفات PDF و Word و Excel وما إلى ذلك) ، يجب عليك تنظيمها ضمن مجلدات محددة للوصول إليها بسرعة عند الحاجة. ومع ذلك ، من الضروري أيضًا التحكم في وصوله ، أي من يمكنه استرداده أو تعديله عند الحاجة.

ومن ثم ، يجب أن يساعدك حل إدارة الوصول إلى المستندات في تسهيل العملية. يمكنك قصر الوصول إلى المستندات الحساسة على المالك والأوراق المعتادة للموظفين.

يمكنك إلقاء نظرة على بعض أفضل برامج إدارة المستندات مصممة للأعمال إذا كنت غير متأكد من أين تبدأ.

2. السيطرة على بيئة التعاون

يجب أن يكون النظام الأساسي أو الخدمة التي تستخدمها للتعاون تحت سيطرتك. بمعنى آخر ، يجب أن يتمتع المسؤولون بقدر كبير من التحكم (أو الإشراف) على سير العمل بأكمله وعملية التعاون.

بينما قد لا يكون ذلك ممكنًا لكل نوع من الأعمال ، يمكنك محاولة استخدامه برنامج إدارة المشاريع أو ما شابه لتسهيل تنظيم الأشياء والتحكم فيها. باستخدام الأدوات المناسبة في مكانها الصحيح ، يمكنك الإشراف على الأدوات الإدارية أو مراقبتها أو استخدامها لإدارة النظام الأساسي للتعاون بسلاسة دون الحاجة إلى بذل الكثير من الجهد.

3. تقييد مشاركة المعلومات الشخصية

لا يتعلق الأمر فقط بحماية البيانات والقيم التجارية ؛ يجب عليك أيضًا أن تهتم كثيرًا بالمعلومات الشخصية.

إذا لم تحد من مشاركة المعلومات الخاصة داخل مؤسستك ، يمكن أن يكون الموظفون هدفًا سهلاً لاستخراج البيانات من المهاجمين المحتملين. لذلك ، من المهم تجنب التعامل مع أي معلومات شخصية خارج نطاق تعاونك.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك فرض سياسات صارمة لضمان عدم مشاركة أي معلومات شخصية داخل بيئة التعاون ما لم يكن ذلك مطلوبًا بشكل صريح.

4. تدقيق تكامل أو تطبيقات الطرف الثالث

من خلال ربط مجموعة من الخدمات ببعضها البعض بشكل وثيق ، ستجد أن منصات التعاون تعتمد بشكل كبير على تكامل الجهات الخارجية.

ومع ذلك ، يجب مراقبة خدمات وتكاملات الجهات الخارجية عن كثب ومراجعتها للتأكد من أنها لا تشكل أي تهديدات لمنصة التعاون الخاصة بك.

يمكن أن يكون التغيير المنتظم لمفاتيح واجهة برمجة التطبيقات للتطبيقات والخدمات المتصلة أحد أفضل الطرق لإبقاء المهاجمين في مأزق.

5. تنظيم وحماية بيانات العملاء

تعتبر بيانات العميل ذات قيمة لا تُصدق للأعمال التجارية. إذا كان بإمكانك تنظيم بيانات العميل وحمايتها بشكل صحيح ، فمن السهل تسهيل التعاون الآمن لحالات الاستخدام المختلفة.

تحتاج إلى تحديد الأولويات والقضاء على أي فرص يمكن للمهاجمين استخدامها لفضح معلومات عميلك.

ومن ثم ، فمن الضروري مراقبة كيفية أو أي جزء من المعلومات يتم الوصول إليها من قبل الموظفين ومدى تأمين الوصول إلى البيانات عبر أدوات التعاون. يجب عليك وضع سياسات صارمة للوصول إلى معلومات العميل عند الحاجة.

وبالمثل ، قد ترغب في تنفيذ القواعد لمعالجة معلومات العملاء الجديدة ، والتأكد من تنظيمها وتخزينها بشكل آمن في العملية.

6. قم بإعداد إرشادات للتعاون

أولاً ، تحتاج إلى تقييم أدوات التعاون التي تستخدمها في عملك. بمجرد القيام بذلك ، نقترح عليك إعداد إرشادات لتسهيل التدفق الكامل للتعاون.

بغض النظر عن مستوى الاتصال (مستوى المسؤول ، مستوى المدير ، إلخ) ، كل نوع من أنواع يجب تغطية فرصة التعاون من خلال سياسات معينة للحصول على الأساسيات الصحيحة للتأمين معلومة.

7. تدريب توعية الحراس

قد لا يكون من الممكن لجميع أنواع الشركات بذل الجهود واستضافة تدريب للتوعية الأمنية للموظفين.

ومع ذلك ، إذا كانت الشركة قادرة بشكل كافٍ ، فيجب أن تركز على استضافة جلسات توعية أمنية منتظمة للموظفين لمواكبة أحدث التقنيات والمتطلبات.

8. عمليات تدقيق منتظمة من قبل الزملاء

لا تقتصر عمليات التدقيق على خدمات الجهات الخارجية فحسب ؛ يجب عليك أيضًا مراجعة الشبكة الكاملة لمنصة التعاون الخاصة بك بانتظام. بينما يجب عليك مراقبة الأمور داخليًا ، فمن الأفضل البحث عن مراجعة الأقران ، والتأكد من أنك تغطي كل جانب من جوانب عملك.

من خلال عمليات التدقيق والمراجعات الشاملة ، يمكنك تصحيح الثغرات والمشكلات بسرعة قبل أن تزداد سوءًا.

تعاون بأمان لتنمية أعمالك دون قلق

مما لا شك فيه ، أن هناك العديد من الأشياء التي يجب الاهتمام بها في الأعمال التجارية ، ومن الصعب التركيز على جانب واحد. لذلك ، لتحسين سير العمل وتوسيع نطاق عملك ، فإن ضمان التعاون الآمن يقطع شوطًا طويلاً.

على الرغم من توفر عدة أنواع من أدوات التعاون للشركات ، يجب ألا تتسرع في اختيار أي منها حسب شعبيتها. بدلاً من ذلك ، جربهم لفترة من الوقت قبل اتخاذ قرار بشأن أحدهم على المدى الطويل. ويجب عليك إجراء الكثير من الأبحاث حول تأمين الأدوات وعروضها.

أهم 9 أنواع من الهجمات الإلكترونية على مستخدمي الأعمال

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب