6 أساسيات تقنية لمساحة عمل مشتركة منتجة

ما هو أسوأ من العمل في المنزل الذي يشتت انتباهه بسبب نباح الكلب ، وبكاء الطفل ، وتجديف جيرانك؟ ماذا عن حجز مساحة عمل مشتركة تفتقر إلى التكنولوجيا الأساسية التي تحتاجها للعمل بشكل منتج؟

إذا كنت في أي وقت مضى في سيناريو حيث مساحة العمل المشتركة لديك لا تقدم ما يكفي من محاور الشحن ، فإن الطابعة معطلة ، وغرف الاجتماعات كلها محجوزة بالكامل ، فسترغب في التنظيم مسبقًا الوقت.

ما هي فوائد العمل المشترك؟

تعد مساحات العمل المشترك بديلاً مرحبًا به لمكاتب الشركات المزدحمة واستراحة ممتازة من إعداد العمل عن بُعد في المنزل. ويمكنك استئجار مساحة تتراوح ما بين بضع ساعات إلى بضعة أشهر ، مما يمنحك الكثير من المرونة.

تخيل مبنى مليئًا بالموهوبين المستقلين والموظفين من شركات مختلفة - يتعاونون جميعًا في بيئة عمل فاخرة مليئة بوسائل الراحة. توقع قاعات اجتماعات ، ومساحات للفعاليات ، ومراكز للتواصل الاجتماعي ، ومحطات برمجة كمبيوتر جنبًا إلى جنب مع الحضانة ، والمقاهي ، ومساحة الحديقة ، وحتى جدران التسلق في بعض المرافق.

على الرغم من أن مساحات العمل المشتركة تستحوذ حاليًا على 5٪ فقط من سوق العقارات المكتبية ، فمن المتوقع أن ترتفع إلى 30٪ بحلول عام 2030 ، وفقا لتقرير. لماذا ارتفاع الشعبية؟ عروض العمل المشترك:

• المرونة: هل تريد العمل لجزء من الأسبوع في المنزل ، ولكن جزء من الأسبوع مع الشركة؟ هذا حل وسط كبير.
• تعاون: ربما تحتاج إلى الوصول إلى محترفي التصميم المذهلين أو معالج تقني؟ قم بتوسيع شبكة جهات الاتصال الخاصة بك من خلال الالتقاء في بيئة عمل مشتركة.
• إنتاجية: لا يزدهر الجميع في المكتب المنزلي. إذا كنت مشتتًا بسبب الأعمال المنزلية مثل التنظيف بالمكنسة الكهربائية أو غسل الأطباق ، فانتقل إلى مساحة عمل مشتركة لتعزيز تركيزك.

من يستخدم مساحات العمل المشتركة؟

أصبحت مساحات العمل المشترك أكثر شيوعًا كل عام ، خاصة وأن الأعمال التجارية السابقة التي تعتمد على المكاتب قد تحولت إلى نماذج العمل عن بُعد في الغالب.

من بين الحضور المنتظمين لمساحات العمل المشتركة:

• الرحالة الرقميون
• العاملون لحسابهم الخاص والمقاولون
• مسافرون من رجال الأعمال (دوليين أو محليين)
• موظفو الشركة الناشئة
• الموظفين البعيدين الذين يريدون تغيير المشهد

ما هي التكنولوجيا التي تحتاجها مساحة العمل المشتركة لديك؟

تتنوع مكاتب العمل المشترك بشكل كبير من حيث التكنولوجيا التي تقدمها. سيتم تجهيز بعض المساحات بمجموعة كبيرة من المعدات ، بينما يتوقع منك البعض الآخر إحضار معداتك الخاصة. تشمل أهم الاعتبارات ما يلي:

1. شبكة Wi-Fi آمنة

تأكد من فهمك لشبكة Wi-Fi التي تم إعدادها في مساحة العمل المشتركة الخاصة بك. سيتباهى الكثيرون باتصالات النطاق العريض فائقة السرعة لاستيعاب كل من يعمل هناك. ستحتاج إلى النطاق الترددي المتاح للاتصال بالسحابة وتنزيل البيانات وإجراء مكالمات جماعية دون خوف من تراجع.

لكن يجب أن يكون للأمن أولوية قصوى أيضًا. سيكون لبعض المكاتب شبكة خاصة مخصصة لكل جناح ، لكن البعض الآخر قد يعتمد على شبكات ضيف غير آمنة. تأكد دائمًا من فهمك للآثار المترتبة على استخدام Wi-Fi في مساحة عمل مشتركة ، وفكر في التدابير التالية لتأمين بياناتك:

• جدران الحماية
• برامج مكافحة الفيروسات
• مراقبة نشاط الشبكة
• شبكات VPN مزدوجة
• استخدام كلمات مرور معقدة
• تحديث نظام التشغيل والبرامج باستمرار
• لا تترك جهازك دون رقابة.

2. معدات العرض

إذا كنت تستأجر غرفة أحداث أو جناح مؤتمرات أو قاعة اجتماعات ، فقد تحتاج إلى الوصول إلى معدات العرض التقديمي في الموقع مثل أجهزة العرض واللوحات البيضاء.

إذا كنت تعمل لحسابه الخاص أو شركة ناشئة ، فقد تكون هذه العناصر باهظة الثمن عند شرائها. حتى إذا كان لديك الجهاز الخاص بك ، فقد يكون نقل الأجهزة مرهقًا ، لذا يعد من المكافآت إذا كانت مساحة العمل لديك مجهزة بالكامل.

3. معدات التسجيل

سواء كنت تنشئ مقاطع فيديو تدريبية لفريقك البعيد ، استضافة بودكاست أعمال، أو تسجيل مقاطع فيديو تسويقية على YouTube أو موقع الويب الخاص بك ، ستحتاج إلى الوصول إلى أفضل معدات التسجيل. إذا كان الأمر كذلك ، فتحقق من أن مساحة العمل المشتركة لديك:

• ميكروفونات
• كاميرات الفيديو
• الإضاءة المتخصصة
• حوامل
• تطبيقات التسجيل في الاستوديو

تقدم بعض مساحات العمل المشترك مجموعة تسجيل أو حتى استوديو بودكاست. ومع ذلك ، قد يُطلب منك إكمال جلسة تدريبية قبل حجز جلسة.

4. أثاث مريح

عند اختيار مساحة العمل الخاصة بك ، فكر في وضع مكتبك. إذا كنت تحجز المساحة على مدى فترة طويلة ، فقد تفضل معرفة أن لديك مكتبًا مخصصًا لك.

بدلاً من ذلك ، إذا كنت تقوم بالوصول إلى مساحة العمل المشتركة بشكل عرضي ، فقد يكون سيناريو hotdesking مناسبًا بشكل أفضل. ضع في اعتبارك بيئة العمل للأثاث في الفضاء. على الرغم من أنه قد تكون هناك محاور غير رسمية بها أريكة ووسائد ، إلا أنها مصممة لتكون مناطق اجتماعات تعاونية.

إذا كنت بحاجة إلى الانخراط في سباق عميق من العمل ، فتأكد من أن مكتب العمل المشترك الخاص بك يوفر لك ذلك كراسي الكمبيوتر لدعم الموقف الخاص بك بشكل صحيح. والأفضل من ذلك ، أن المكتب الذي يحتوي على مكاتب للجلوس سيشجعك على النهوض والتحرك. يتذكر: الجلوس هو التدخين الجديد!

5. أجهزة مكتبية

تعرف على الأجهزة المكتبية المتوفرة قبل حجز مساحة العمل المشتركة الخاصة بك. هل تحتاج إلى الوصول إلى المواد المكتبية التالية؟

• طابعات من فئة الأعمال
• أجهزة الفاكس
• ماسحات ضوئية
• تمزيق الورق
• هاتف
• آلات التصوير

لا تخف من السؤال مسبقًا عما إذا كان الدعم الفني متاحًا في الموقع في حالة فشل الأجهزة في مرحلة حرجة في يوم عملك.

6. الكابلات والشواحن وسماعات الرأس

لا تريد نفاد الطاقة في منتصف اجتماع Zoom. ولا تريد أن تجد أن كابل الشحن الخاص بك قصير جدًا بحيث لا يمكن توصيله بالمقبس الموجود أسفل مكتب العمل المشترك الخاص بك.

لذا ، قبل أن تحجز مكانًا للعمل المشترك ، تأكد من فهمك للملحقات التقنية الأساسية المتوفرة كجزء من رسوم التأجير ، والتي يُتوقع منك إحضارها معك.

تعتبر الكابلات وأجهزة الشحن وسماعات الرأس خفيفة الوزن نسبيًا ، ويمكن ضغطها بسهولة في حقيبة الكمبيوتر المحمول.

هل أنت جاهز لحجز مساحة العمل المشتركة الخاصة بك؟

أنت الآن تعرف كيفية اختيار مكتب مشترك بناءً على متطلباتك التقنية ، فأنت جاهز لحجز مساحة العمل المشتركة الخاصة بك. ضع في اعتبارك الموقع — هل تريد أن تكون في وسط المدينة ، بالقرب من منزلك ، أو من المطار؟

قد ترغب أيضًا في مراعاة وسائل الراحة الأخرى مثل توافر مواقف السيارات أو القرب من المطاعم المحلية ، ولكن تذكر أن تكلفة مساحات العمل المشتركة في المناطق الشعبية قد تكون أكثر تكلفة. أنت الآن جاهز لحجز مكتبك ، تحقق من هذه العوامل المهمة لمساحة العمل المشتركة التي يجب مراعاتها.

اختيار مساحة عمل مشترك: 7 عوامل مهمة يجب مراعاتها

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب