كيفية استخدام التحقق من صحة البيانات في جداول بيانات Google

إذا كنت تتطلع إلى تقليل فرص الخطأ في جدول بيانات Google الخاص بك عن طريق قبول البيانات الصالحة فقط ، فإن التحقق من صحة البيانات هو بالضبط ما تبحث عنه. من خلال التحقق من صحة البيانات ، يمكنك توجيه جداول بيانات Google لقبول نوع معين فقط أو نطاق معين من البيانات للخلايا ، أو لتحذير المستخدم عند إدخال بيانات غير صالحة.

التحقق من صحة البيانات سهل الاستخدام ، لكنه يتطلب فهمًا للمفاهيم لاستخدامها بشكل صحيح. تابع القراءة لمعرفة ماهية التحقق من صحة البيانات وكيف يمكنك استخدامه في جداول بيانات Google لتحسين جداول البيانات الخاصة بك.

ما هو التحقق من صحة البيانات في أوراق جوجل؟

التحقق من صحة البيانات هو إحدى ميزات جداول بيانات Google التي تتيح لك تحديد نوع الإدخال الذي يمكن للمستخدمين إدخاله في خلايا معينة. يمكنك إما استخدام التحقق من صحة البيانات لتحذير المستخدم عند إدخال بيانات غير صالحة ، أو لرفض البيانات غير الصالحة تمامًا.

بمساعدة التحقق من صحة البيانات ، يمكنك تحسين جداول البيانات المخصصة لاستخدام الآخرين. يمكنك إعطاء حدود للقيمة التي يمكنهم إدخالها ، أو على سبيل المثال ، إنشاء قائمة منسدلة بالعناصر التي يمكنهم الاختيار من بينها. في النهاية ، يمكنك أيضًا إدخال صيغة مخصصة كمعايير التحقق من صحة البيانات. بهذه الطريقة ، سترفض "جداول بيانات Google" القيمة إذا لم تفي بالمعادلة المخصصة.

كيفية استخدام التحقق من صحة البيانات في جداول بيانات Google

من السهل تشغيل التحقق من صحة البيانات في جداول بيانات Google. الخطوات الأساسية لاستخدام التحقق من صحة البيانات هي كما يلي:

1. حدد الخلية أو نطاق الخلايا الذي تريد استخدام التحقق من صحة البيانات عليه.
2. اذهب إلى البيانات القائمة ثم حدد تأكيد صحة البيانات.
3. أدخل المعايير الخاصة بك.
4. انقر يحفظ.

قبل أن ننتقل إلى الأمثلة التي ننشر فيها التحقق من صحة البيانات ، دعونا نلقي نظرة أدق على عناصر التحقق من صحة البيانات.

• نطاق الخلايا: هذا هو النطاق الذي ستخضع فيه بيانات الإدخال لمعايير التحقق من صحة البيانات. يمكن أن يكون هذا خلية مفردة أو نطاق من الخلايا.
• المعايير: هذه هي المعايير التي تحدد فيها نوع البيانات الصالحة. يمكن أن يكون نوع البيانات الصالح رقمًا أو نصًا أو تاريخًا أو قائمة أو خانة اختيار أو صيغة مخصصة.
• على بيانات غير صالحة: يشير هذا إلى رد فعل "جداول بيانات Google" على البيانات غير الصالحة. يمكنك اختيار إما السماح للبيانات غير الصالحة بالمرور وعرض تحذير ، أو رفض البيانات غير الصالحة وعرض تحذير.
• مظهر: هنا ، يمكنك إدخال نص تعليمات التحقق من الصحة. سيظهر هذا النص عندما يُدخل المستخدم بيانات غير صالحة في خلية.

الآن بعد أن عرفت موضوع إعداد التحقق من صحة البيانات ، دعنا نرى التحقق من صحة البيانات قيد التنفيذ مع بعض الأمثلة.

مثال التحقق من صحة البيانات 1: تعيين حد لقيمة الرقم

في هذا المثال ، لدينا نموذج جدول بيانات مصمم لجمع معلومات عن الكتب التي أحبها المستخدم أكثر من غيرها. يتضمن جدول البيانات عمودًا يحتوي على أسماء الكتب ، وعمودًا آخر في انتظار إدخال المستخدم. من المفترض أن يقوم المستخدم بتقييم كل كتاب من 10.

نظرًا لأن التصنيف على مقياس من 10 ، وليس لدينا وقت للتحقق من كل إدخال ، فإن الهدف هو تقييد القيم التي يمكن للمستخدم إدخالها إلى 1-10. يجب ألا يكون المستخدم قادرًا على إعطاء الكتاب تقييمًا أقل من 1 أو أعلى من 10. هذا يستدعي التحقق من صحة البيانات.

1. حدد الخلايا التي تريد تطبيق التحقق من صحة البيانات عليها. ستكون تلك خلايا B2 ل ب 7 في هذا المثال.
2. اذهب إلى البيانات القائمة وحدد تأكيد صحة البيانات. سيؤدي هذا إلى إظهار نافذة التحقق من صحة البيانات.
3. ل المعايير، تحديد رقم و بين.
4. أدخل الحد الأقصى للرقم الذي تختاره. في هذا المثال ، سنقوم بإدخال 1 و 10.
5. الشيك رفض الإدخال. سيؤدي هذا إلى إجبار المستخدم على إدخال بيانات صحيحة.
6. الشيك إظهار نص تعليمات التحقق من الصحة.
7. أدخل نص تعليمات التحقق من الصحة لإعلام المستخدم بنوع البيانات المتوقع.
8. انقر يحفظ.

الآن جدولك جاهز لبيانات المستخدم. كاختبار ، جرب تصنيف أحد الكتب بقيمة أعلى من 10 أو أقل من 1. يجب أن تحصل على خطأ ويجب أن يتم رفض بياناتك. الآن ، إذا أدخلت قيمة بين 1 و 10 ، فسيتم قبول الإدخال. انها مثل الساعة!

مثال التحقق من صحة البيانات 2: عمل قائمة منسدلة

أحد الاستخدامات الشائعة للتحقق من صحة البيانات هو إنشاء قوائم منسدلة في جداول بيانات Google. يمكنك إنشاء قائمة منسدلة لمنح المستخدم الاختيار بين العناصر التي قررت أنها بيانات صالحة.

في هذا المثال ، لدينا أسماء بعض الطلاب في جدول بيانات والهدف هو إنشاء قائمة منسدلة حيث يمكن للمستخدم اختيار تخصصه.

1. حدد الخلايا التي تريد أن يكون لديك فيها قائمة منسدلة. ستكون تلك خلايا B2 ل ب 7 في هذا المثال.
2. اذهب إلى البيانات القائمة وحدد تأكيد صحة البيانات. سيتم فتح قائمة التحقق من صحة البيانات.
3. في المعايير ، حدد قائمة العناصر.
4. في مربع النص ، أدخل قائمة العناصر. يمكنك فصل العناصر بفاصلة (,). في هذا المثال ، أدخلنا العناصر أدناه:

   الطب ، الصيدلة ، الأحياء ، الرياضيات التطبيقية

5. الشيك إظهار القائمة المنسدلة في الخلية.
6. الشيك رفض الإدخال.
7. الشيك إظهار نص تعليمات التحقق من الصحة.
8. أدخل نص تعليمات التحقق من الصحة.
9. انقر يحفظ.

ستلاحظ سهمًا صغيرًا في كل خلية. يمكنك الآن النقر فوق الخلايا للاختيار من القائمة المنسدلة. إذا حاولت كتابة قيمة غير موجودة في القائمة ، فسيتم رفض هذه القيمة. رغم ذلك ، لا يزال بإمكانك كتابة العناصر من القائمة.

إذا كنت ترغب في إضافة نقاط إلى العناصر الموجودة في قائمتك ، فاقرأ مقالتنا على كيفية إضافة النقاط في جداول بيانات Google.

مثال على التحقق من صحة البيانات 3: تعيين حد لطول النص

يمكنك استخدام التحقق من صحة البيانات باستخدام الصيغ المخصصة لتحقيق كل أنواع الأشياء في جداول بيانات Google. تسمح لك الصيغ المخصصة بتعيين معايير ليست في أي من أنواع المعايير المضمنة في التحقق من صحة البيانات في جداول بيانات Google.

كمثال ، دعنا ننشئ خلية تسمح فقط بخمسة أحرف أو أقل فيها. سنفعل ذلك باستخدام التحقق من صحة البيانات.

1. حدد الخلية. هذا سيكون D1 في هذا المثال.
2. اذهب إلى البيانات ثم حدد تأكيد صحة البيانات.
3. في المعايير ، حدد صيغة مخصصة.
4. للصيغة المخصصة ، أدخل الصيغة أدناه:

   = LEN (D1) <5

   تستخدم هذه الصيغة الدالة LEN لحساب عدد الأحرف في الخلية وإرجاع صحيح إذا كان الطول أقل من 5 أحرف.
5. الشيك رفض الإدخال.
6. انقر يحفظ.

الآن ، إذا أدخلت اسمًا يزيد طوله عن 5 أحرف ، فسوف ترفضه "جداول بيانات Google" ، وسيتعين عليك المحاولة مرة أخرى. يمكنك استعمال ال وظيفة الملء التلقائي لتطبيق هذا التحقق من صحة البيانات على الخلايا الأخرى.

تحقق من صحة بياناتك باستخدام جداول بيانات Google

التحقق من صحة البيانات هو أداة تمكنك من تقييد ما يمكنك أنت أو مستخدم آخر إدخاله في خلايا معينة. بهذه الطريقة ، يمكن أن يكون التحقق من صحة البيانات مفيدًا في إنشاء استبيانات لقبول البيانات الصالحة فقط ، أو في جداول البيانات الخاصة بك لزيادة الدقة.

هناك العديد من أنواع المعايير التي يمكنك تعيينها باستخدام التحقق من صحة البيانات في جداول بيانات Google ، وإذا كانت البيانات الكتابة التي تريدها ليست مضمنة في التحقق من صحة البيانات في جداول بيانات Google ، يمكنك تعيين معايير مع تخصيص معادلة. أنت الآن تعرف كيفية استخدام التحقق من صحة البيانات في جداول بيانات Google. تأكد من أن البيانات الأقل صلاحية ستجعل تحليلك أسهل وأكثر دقة!

أفضل 8 طرق لاستخدام أوراق Google مثل المحترفين

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب