كيفية استخدام Sticky Notes مع Outlook للحصول على رسائل بريد إلكتروني أفضل

يعد التحقق من رسائل البريد الإلكتروني جزءًا من روتين العمل اليومي لمعظم المهنيين. لذلك ، من المفيد إيجاد طرق لتسريع هذه العملية وجعلها أقل إرهاقًا.

إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها تسهيل حياتك هي استخدام Microsoft Sticky Notes على حساب بريدك الإلكتروني في Outlook. دعنا نكتشف كيف.

ابدأ باستخدام Microsoft Sticky Notes في Outlook

بالنسبة الى مسح Adobe 2018، يقضي الأمريكيون حوالي 3.1 ساعة يوميًا على رسائل البريد الإلكتروني. لذلك ، هذه هي الطريقة التي يمكنك بها استخدام الملاحظات الملصقة المضمنة في Outlook لتسريع مراسلات البريد الإلكتروني.

كما يوحي الاسم ، إنه تطبيق لتدوين الملاحظات يمكنك استخدامه لأغراض مختلفة. ولكن قبل أن تتمكن من البدء في تدوين الملاحظات عليها ، ستحتاج أولاً إلى إعدادها.

من المهم أن تعرف أن هذا يعمل فقط مع نظامي التشغيل Windows 10 و 11. لتبدأ:

1. قم بتنزيل تطبيق Sticky Notes من متجر Microsoft.
2. قم بتسجيل الدخول إلى تطبيق Sticky Notes باستخدام حساب Microsoft الخاص بك.
3. قم بتسجيل الدخول إلى حساب Outlook الخاص بك.
4. حدد خيار الملاحظات الوارد في القائمة الموجودة على الجانب الأيسر.
5. انقر فوق ملاحظة جديدة لإنشاء واحدة.
instagram viewer
6. انقر نقرًا مزدوجًا فوق الملاحظة الحالية لتحريرها.
7. انقر فوق ثلاث نقاط لحذف أو تغيير لون ملاحظة معينة.

ستتم مزامنة جميع الملاحظات التي تنشئها هنا مع تطبيق Sticky Notes الذي قمت بتنزيله من متجر Microsoft. علاوة على ذلك ، للوصول إلى هذه الملاحظات على أجهزتك المحمولة (سواء كانت Android أو iPhone) ، ستحتاج إلى تنزيل Microsoft OneNote. بمجرد إعداد التطبيق ، ستتم مزامنة الملاحظات تلقائيًا هناك أيضًا.

بهذه الطريقة ، يمكنك الوصول إليها متى وأينما تريد.

بمجرد ضبطه ، يمكنك البدء في استخدامه لأغراض مختلفة. بعض الطرق الإبداعية لاستخدامه مذكورة أدناه.

تحميل: ملاحظات لاصقة لـ شبابيك (حر)

تحميل: Microsoft OneNote لـ ذكري المظهر | iOS (حر)

تدوين الملاحظات لتوفير الوقت

أول وأبسط شيء يمكنك القيام به باستخدام هذا التطبيق هو تدوين الملاحظات معه للاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والأشياء الأساسية التي يجب تضمينها في البريد الإلكتروني والمزيد.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تتلقى غالبًا تعليقات مطولة في رسائل البريد الإلكتروني وعادة ما تذهب ذهابًا وإيابًا للتحقق مما إذا كنت لقد عالجت كل شيء قبل إرسال مشروعك ، يمكن أن توفر لك Sticky Notes هذا الوقت الإضافي و مجهود. يمكن أن تكون إضافة تلك التعليقات في شكل نقاط نقطية في ملاحظاتك الملصقة طريقة رائعة لتجنب هذه المتاعب.

علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا استخدام هذه الملاحظات لتتبع الملاحظات التي تتلقاها لتحسين عملك. على سبيل المثال ، قد لا يكون من الممكن أن تمر عبر سلاسل البريد الإلكتروني بالكامل لكل مشروع من المشاريع المقدمة في النهاية للمراجعة.

ومن ثم ، لخص الملاحظات التي تتلقاها عند الانتهاء من كل مهمة في بضعة أسطر وأضفها إلى ملاحظاتك اللاصقة. بحلول نهاية الشهر ، ستكون لديك قائمة كاملة بالأشياء التي تحتاج إلى العمل عليها أو التي تم تحسينها بالفعل.

علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا الاحتفاظ بملاحظات لرسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها أسبوعيًا مع معلومات أخرى مثل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني للمستلم والغرض من البريد الإلكتروني. ما عليك سوى شطب القائمة عند الانتهاء من إرسالها. يمكن أن يساعدك بشكل كبير على السيطرة على البريد الوارد الخاص بك.

أضف تذكيرات

استخدم الملاحظات اللاصقة لإضافة تذكيرات بالأشياء الصغيرة التي تحتاج إلى القيام بها اليوم ولا تريد الإزعاج من إضافتها إلى التقويم الخاص بك.

يمكنك أيضًا تعيين تذكيرات حول رسائل البريد الإلكتروني التي يجب عليك إرسالها اليوم أو المتابعات أو المقابلات أو الاجتماعات التي تحتاج إلى حضورها.

الرد بشكل أسرع على رسائل البريد الإلكتروني

يقضي الكثير من الناس دقائق ، إن لم يكن ساعات ، في التفكير في كيفية الرد على بريد إلكتروني. غالبًا ما يأكل جزءًا كبيرًا من وقتنا.

الملاحظات الملصقة هي المكان المثالي لإضافة خطوط واحدة سريعة يمكنك استخدامها للرد على أنواع مختلفة من رسائل البريد الإلكتروني. كل ما عليك فعله هو نسخ النص ولصقه من هنا.

هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تتلقى استعلامات مماثلة بانتظام وبأشكال مختلفة. يمكنك فقط إنشاء نموذج لاستخدامه وتغيير التفاصيل كما هو مطلوب.

إنشاء قوالب لأغراض مختلفة

إلى جانب الرد على الاستفسارات ، نحتاج إلى كتابة رسائل بريد إلكتروني لمناسبات أخرى متعددة. نمر بنفس عملية التفكير في كل مرة للتأكد من أن النتيجة النهائية احترافية.

ومن ثم ، قم بإنشاء قوالب بريد إلكتروني معدة مسبقًا لتلك الأحداث حتى لا تضيع وقتًا كافيًا في مجرد التفكير فيما تكتبه. بدلاً من ذلك ، انسخه والصقه من الملاحظات الملصقة. فيما يلي بعض المناسبات التي يجب أن يكون لديك بريد إلكتروني مسبق الصنع من أجلها:

• تقديم اعتذار عبر البريد الإلكتروني.
• شكر رئيسك أو زميلك.
• قبول مشروع جديد.
• طلب إجازة مرضية.
• طلب تمديد الموعد النهائي.
• متابعة رسائل البريد الإلكتروني.
• طلب تحديثات عن المشروع من زملاء العمل.

احتفظ بقائمة التحقق من البريد الإلكتروني

إذا كنت تعمل في مجال المبيعات أو تبحث عن وظيفة جديدة أو تعمل كمقاول وتحتاج إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني بانتظام ، يمكنك تجربة واكتشاف رسائل البريد الإلكتروني التي تحقق نتائج رائعة وأيها تسقط. أخيرًا ، قم بتحليل التفاصيل التي غطتها فيها.

بناءً على ذلك ، قم بإنشاء قائمة مرجعية في ملاحظاتك الملصقة لما يجب تضمينه في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وما يجب تجنبه. يمكنك التحقق من كل رسالة بريد إلكتروني جديدة تقوم بإنشائها باستخدام قائمة التحقق هذه قبل إرسالها لضمان نتائج أفضل. علي سبيل المثال:

1. هل سطر الموضوع الخاص بي يخاطب المستلم مباشرة؟
2. هل استقبلت المستلم؟
3. هل هناك خطاف جيد في البداية؟
4. هل نواياي بهذا البريد الإلكتروني واضحة؟
5. هل قمت بتدقيقه؟
6. هل أرفقت المستندات أو الروابط الأساسية؟
7. هل تتضمن دعوة جيدة للعمل؟
8. هل التوقيع جيد بما فيه الكفاية؟

احتفظ بقائمة جاهزة للاستخدام سطور الموضوع

على غرار قوالب البريد الإلكتروني ، يمكنك أيضًا الاحتفاظ بقائمة بملفات سطور موضوعية قوية لتسهيل عملك وتسريع العملية. للتأكد ، يمكنك العثور على واحدة للحظة بالضبط ، يمكنك تصنيفها بالخط العريض واستخدامها كما تريد.

علي سبيل المثال،

• شكرا لك [الاسم الكامل]
• الارتباك في رسالتي الإلكترونية الأخيرة
• سعيد بقبول المشروع الجديد

الملاحظات اللاصقة في Outlook لجعل حياتك أسهل

قد تستغرق رسائل البريد الإلكتروني وقتًا طويلاً ، لكنها ببساطة شيء لا يمكننا تجاهله. ومن ثم ، فإن استخدام أداة مثل Sticky Notes يمكن أن يساعدك في إرسالها والرد عليها بشكل أسرع من ذي قبل.

بالإضافة إلى ذلك ، تعد مزامنة جميع ملاحظاتك مع OneNote على الهاتف المحمول وتطبيق Sticky Notes على Windows إضافة ممتازة أخرى.

إذا كنت لا تزال غير معتاد على ميزات Microsoft OneNote ، ففكر في القراءة عنها أيضًا.

12 ميزة غير معروفة في Microsoft OneNote ستحبها

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب