كيفية تبسيط وتنظيف فوضى التخزين السحابي

بفضل راحة التخزين السحابي ، من السهل رمي جميع ملفاتك بداخله دون تفكير ثانٍ. ولكن قبل فترة طويلة ، سيصبح حساب Google Drive أو Dropbox أو OneDrive أو أي حساب تخزين سحابي آخر في حالة من الفوضى بدون استراتيجية تنظيمية.

إذا كنت بحاجة إلى تقديم طلب إلى وحدة التخزين السحابية لديك وتبسيط الإعداد ، فإليك دليل للتحكم في كل ذلك.

1. احذف الملفات الكبيرة وغير الضرورية

قبل أن تبدأ في نقل الملفات ، من الأفضل التخلص من أي ملفات لم تعد بحاجة إليها. تتمثل الخطوة الأولى في الحفاظ على نظافة التخزين السحابي في إخراج الملفات التي لم تعد تنتمي.

إذا احتفظت بجميع ملفاتك السحابية متزامنة مع جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فإن الطريقة السهلة للعثور على أكبر الملفات بالداخل هي باستخدام مدير مساحة قرص سطح المكتب. على نظام Windows ، TreeSize الحرة هو خيار رائع. إذا كنت تستخدم جهاز Mac ، أومنيديسك كانسة هو خيار مجاني قوي.

باستخدام هذه التطبيقات ، حدد مجلد التخزين السحابي الخاص بك ، وسيقوم بفرز ملفاتك من الأكبر إلى الأصغر. إذا صادفت أي مقاطع فيديو قديمة لا تحتاج إلى مزامنتها بعد الآن ، أو ملفات تم تنزيلها لم تكن تدرك أنها موجودة في السحابة ، فاحذفها أو انقلها من التخزين السحابي بالشكل المناسب.

إذا لم تحتفظ بجميع ملفاتك السحابية متزامنة مع سطح المكتب ، فإن معظم أدوات التخزين السحابي تتيح لك الترتيب حسب الحجم في تطبيقات الويب الخاصة بهم. هناك خيار آخر وهو استخدام أدواتهم لإظهار استخدامك للتخزين ، والذي عادةً ما يبرز الملفات الكبيرة.

في خطوة لاحقة ، قد تصادف المزيد من الملفات غير الضرورية التي فاتتك في هذا المرور. هذا حسن؛ بمجرد التخلص من الفاكهة المعلقة ، يمكنك الانتقال إلى خطة جديدة لإدارة التخزين السحابي.

2. حدد الملفات التي تدخل إلى أي خدمة

إذا لم تكن بحاجة إلى الاحتفاظ بالكثير من الملفات في التخزين السحابي ، أو إذا كنت تدفع مقابل خطة تمت ترقيتها مع خدمتك المفضلة ، فمن المحتمل أن تلتزم بخدمة تخزين سحابية واحدة. في هذه الحالات ، يمكنك تخطي هذه الخطوة.

خلافًا لذلك ، يجب أن تفكر بعد ذلك في تنظيم ملفاتك عبر الخدمات. من خلال التسجيل لعدة خدمات التخزين السحابية المجانية، لن تحصل على مساحة أكبر فحسب ، بل ستحصل أيضًا على طريقة سهلة لتقسيم الملفات حسب النوع. على سبيل المثال ، قد تقرر الاحتفاظ بالصور في OneDrive والمستندات في Dropbox ومقاطع الفيديو في Google Drive.

لا يمثل تثبيت تطبيقات متعددة لإدارة هذه الملفات مصدر إزعاج كبير ، وستعرف المكان الذي تبحث فيه حسب ما تحتاج إليه. يساعد هذا أيضًا في منع المحتوى الخاص بك المحفوظ في أي خدمة واحدة من أن يصبح مربكًا.

نحن نركز على نصائح تنظيمية عامة في هذا الدليل ، لكننا غطينا ذلك أيضًا كيفية تنظيم Google Drive إذا كنت تبحث عن مساعدة أكثر تحديدًا.

3. حدد مسح بنية المجلد

على غرار ما يحدث عندما تكون إدارة ملفات الكمبيوتر الخاص بك، فإن إنشاء نظام من المجلدات يعمل من أجلك يعد خطوة حاسمة في عملية تنظيف التخزين السحابي. بفضل وظائف البحث القوية ، يمكنك البحث عما تحتاجه في كل مرة والتخلي عن التنظيم المناسب. ولكن من أجل استمرار راحة البال في التخزين السحابي ، تكون المجلدات أفضل بكثير.

للتوصل إلى أفضل نهج يناسبك ، فكر في الطريقة التي تميل بها للبحث عن الملفات ، وقم ببناء مجلداتك لتتبع تقدمًا طبيعيًا حول ذلك.

إليك بعض الأفكار لتجعلك تفكر:

• إذا كنت طالبًا ، فأنشئ مجلدًا لكل فصل دراسي ، وداخلها مجلد جديد لكل فصل دراسي. يمكن بعد ذلك أن يحتوي كل مجلد فصل دراسي على مجلد لكل فصل دراسي.
• إذا كنت تحتفظ بأنواع متعددة من الملفات في خدمة سحابية واحدة ، فابدأ بالمجلدات الجذرية لكل نوع من أنواع الملفات (الفيديو والصور والمستندات والصوت). داخل هذه المجلدات ، قم بإنشاء مجلدات فرعية فريدة لكل منها. يمكنك تنظيم الصوت حسب الفنان والفيديو حسب الطول والصور حسب الموضوع والمستندات حسب التاريخ ، على سبيل المثال.
• يعد التنظيم حسب التاريخ والوقت طريقة فعالة إذا لم يكن هناك أي شيء آخر يناسبك. أنشئ مجلدًا لكل سنة ، ثم مجلدات فرعية لأشهر. للترتيب الصحيح ، استخدم التنسيق YYYY-MM-DD.

يمكنك تعديل إعداد مجلدك لاحقًا ، ولكن من المهم أن تقرر شيئًا الآن حتى تعرف مكان وضع ملفاتك في الخطوة التالية. انظر لدينا دليل على استخدام فئات المجلدات والعلامات بكفاءة لمزيد من الإرشادات.

تلميحات عند إنشاء المجلدات

اختيار العدد الصحيح من المجلدات هو لعبة موازنة. لا تريد أن يكون لديك مجلدات كثيرة جدًا بها ملفات قليلة ، ولكنك أيضًا لا تريد أن يكون لديك عدد صغير من المجلدات مع تحميل الملفات في كل منها. لا تريد أيضًا أن تنتقل المجلدات إلى عمق عشرات المستويات ، لأنه من السهل أن تضيع في هذه الحالات.

هذا شيء آخر ربما تحتاج إلى تعديله بمرور الوقت. يجب أن يصبح الرصيد أكثر وضوحًا بمجرد نقل بياناتك إليها. قم بتغييره إذا كان هناك شيء لا يبدو أنه يعمل.

من المفيد إنشاء مجلد يسمى عمر او قديم داخل أي دليل حيث قد ترغب في أرشفة البيانات. أي شيء يتم وضعه في هذا المجلد يظل متاحًا ، لكنه لا يؤدي إلى تشويش العرض الرئيسي.

للضبط حسب الأولوية ، يمكنك إضافة شرطة سفلية (_) قبل اسم المجلد لوضعه في أعلى ترتيب ABC ، ​​أو وضع الحرف "z" في مقدمة اسمه لفرضه على الجزء السفلي.

4. انقل الملفات إلى المجلدات اليمنى وأعد تسميتها

الآن يأتي الجزء الذي يستغرق وقتًا طويلاً: استعراض ملفاتك السحابية الحالية واختيار مكان وضعها. في هذه الخطوة ، قم بتمشيط كل شيء في التخزين السحابي الخاص بك وانقل كل عنصر إلى منزله الجديد. إذا لم تكن متأكدًا من شيء ما ، فأنشئ مجلد "معلق" وأخذ تصريحًا آخر لاحقًا. لا تتردد في حذف أي شيء فاتك في بطاقتك السابقة.

يعد هذا أيضًا وقتًا جيدًا للتأكد من أن ملفاتك لها أسماء واضحة. تأكد من أن الملفات تحتوي على كلمات قد تستخدمها للبحث عنها ، وقم بتغيير أي أسماء افتراضية. أسماء عامة مثل IMG-8275 لن تظهر في عملية بحث ، ولن تعني لك أي شيء أثناء التمرير عبر ملفاتك. أخذ الوقت الكافي لتغيير هذا الاسم إلى تخرج جون 2017 انه يستحق ذلك.

بالنسبة للملفات التي تريد فرزها بشكل نظيف داخل مجلد ، ضع في اعتبارك اصطلاح التسمية الخاص بهم كما فعلت مع المجلدات. على سبيل المثال ، تنسيق ## فنان - تراك يعمل جيدًا للموسيقى.

إذا كان لديك مئات أو آلاف الملفات ، فقد يستغرق ذلك بعض الوقت ، لذلك لا تخف من نشرها على مدار أيام قليلة.

5. تمييز أو إضافة اختصارات إلى مجلدات المفاتيح

من المحتمل أنك تعمل بانتظام مع عدد صغير من المجلدات. لإنقاذ نفسك من الاضطرار إلى الانتقال إلى هؤلاء في كل مرة ، يمكنك تمييزهم بنجمة أو إنشاء اختصار للوصول السريع.

إذا كنت تعمل في التخزين السحابي من خلال موقع الويب أو التطبيقات ، فإن تمييز الملفات والمجلدات بنجمة يسمح لك بمشاهدة أهم معلوماتك في مكان واحد. نظرًا لأن هذه لا تُترجم إلى مساحة تخزين جهاز الكمبيوتر عند مزامنة الملفات ، فيجب عليك بدلاً من ذلك إنشاء رابط سريع لها على الشريط الجانبي في File Explorer أو Finder.

باستخدام هذا النظام ، يستغرق الأمر بضع نقرات للوصول إلى المجلدات التي تستخدمها طوال الوقت ، بينما يتم تنظيم كل شيء آخر بشكل منطقي عندما تحتاج إليه.

التزم بخطة مؤسستك للنجاح

تهانينا على تنظيم فوضى التخزين السحابي! قد تكون هذه مهمة شاقة إذا كان لديك سنوات من الملفات التي تم إنشاؤها ، ولكن عملك لا ينتهي عند إكمال التبسيط الأولي.

قاوم الإغراء لبدء رمي ملفاتك في كومة مرة أخرى. خذ الوقت الكافي لفرز كل عنصر بشكل صحيح في التسلسل الهرمي الجديد بمجرد إضافته ، ولن تصبح هذه مهمة ضخمة مرة أخرى في المستقبل. يجب أن تهتم الصيانة السريعة على أساس أسبوعي بأي متطرفين.

الآن بعد أن قمت بتبسيط ملفاتك في السحاب ، تأكد من حماية حسابات التخزين السحابي هذه بأمان مناسب.

10 نصائح للحفاظ على التخزين السحابي آمنًا ومضمونًا

اقرأ التالي