كيف تتوقف عن نسيان الأشياء في العمل

تخيل هذا: إنه صباح الاثنين. لقد قمت بتدوين ملاحظة ذهنية لجميع مهامك اليومية ، وأنت متحمس لتحقيق أهدافك. لكن بحلول منتصف النهار ، نسيت نصف الأشياء التي كان من المفترض أن تفعلها ، مما يجعلك تشعر بالإحباط.

إنه سيناريو نعرفه جميعًا جيدًا. غالبًا ما يعني الحصول على وظيفة وجود الكثير من المهام لإنجازها في يوم واحد. ومحاولة تذكر كل هذه المهام يمكن أن تكون وظيفة بحد ذاتها.

إذا كان لديك ميل إلى نسيان القيام بأشياء في العمل ، فيمكنك تغيير ذلك. ستقدم لك هذه المقالة بعض النصائح المفيدة لمساعدتك على التوقف عن نسيان الأشياء في العمل ، حتى تشعر بإنجاز أكبر بحلول نهاية اليوم. إليك كيفية البقاء مطلعًا على ما عليك القيام به:

1. استخدم قوائم المراجعة

قم بإنشاء قوائم مرجعية للمهام المتكررة والمهام لمرة واحدة. بالنسبة للمهام المتكررة ، استخدم تطبيقًا يتيح لك التحقق من العناصر وإلغاء تحديدها لتجنب إنشاء قائمة في كل مرة.

للمهام لمرة واحدة ، أنشئ قائمة مكتوبة بخط اليد واحتفظ بها في مكان مرئي يسهل الوصول إليه على مكتبك. حاول استخدام مفكرة واحدة وتخلص من أي صفحات بها ملاحظات أكملتها.

2. قم بإنشاء قائمة مهام لليوم التالي

قوائم المهام ليست بالأمر الجديد ، ولكن عامل تغيير قواعد اللعبة يقوم بإنشاء قائمة المهام الخاصة بك في اليوم السابق ليوم عملك. في المساء ، عندما تكون مسترخيًا ، فكر فيما عليك إنجازه في اليوم التالي وقم بتدوينه.

نصيحة إضافية: قم بإنشاء قائمة "الخمسة الكبار" بأهدافك أو مهامك الخمسة الأوائل لليوم التالي. قم بتمييز هذه المهام أو فصلها عن بقية قائمتك ، فهذه هي العناصر التي ستعطيها الأولوية. حتى إذا ظهر شيء ما ، فستعرف عدم السماح له بالتدخل في المهام الموجودة في تلك القائمة.

3. قم بتأكيد قائمة المهام الخاصة بك

قبل أن تبدأ العمل ، راجع القائمة التي أعدتها في الليلة السابقة لتحديث عقلك بشأن ما ستعمل عليه خلال النهار.

وإذا أضفت المزيد من المهام إلى لوحتك أثناء اليوم ، فاسأل نفسك ما إذا كانت المهام الجديدة أكثر أهمية من أي من العناصر الموجودة في قائمة "الخمسة الكبار". إذا كان الأمر كذلك ، فاستبدل هذه العناصر بالمهام الجديدة. ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فما عليك سوى إضافتها إلى القائمة ، ويمكنك الوصول إليها لاحقًا.

4. استخدم الملصقات (أو أي نظام وضع علامات آخر) لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني المهمة

يعد وضع علامات على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك باستخدام التصنيفات أو الفئات طريقة ذكية لتتبع تقدم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إذا كنت قادرًا على إضافة علامات متعددة إلى بريد إلكتروني واحد ، فيمكنك وضع علامة عليها وفقًا لأولويتها والتقدم والمشاريع والفرق التي تنتمي إليها.

على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل على مهمة لـ "Project X" ، فيمكنك إضافة أربع علامات إلى رسالة بريد إلكتروني تتعلق بهذه المهمة: ستكون التسمية الأولى للمشروع. التسمية الثانية ستكون للفريق الذي من أجله المشروع. سيشير الثالث إلى مدى أهمية البريد الإلكتروني ، وسيُظهر التصنيف الرابع أنه قيد التقدم.

5. أتمتة ما تستطيع

استفد من التكنولوجيا لمساعدتك في إنجاز المهام في الوقت المحدد. على سبيل المثال ، يمكنك جدولة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook، حتى يمكن إرسالها لاحقًا. إذا كنت مديرًا لوسائل التواصل الاجتماعي ، فقم بجدولة جميع منشوراتك على أحد التطبيقات.

تعمل أتمتة المهام على التخلص من الضغط عليك لتتذكر القيام بالأشياء في الوقت المحدد ، خاصةً إذا كان لديك مهام متعددة حساسة للوقت لإكمالها.

6. فوض ما تستطيع

لا يجب أن تفعل كل شيء بنفسك إذا لم تكن مضطرًا لذلك. زملائك موجودون لمساعدتك في الوصول إلى الهدف المشترك. استفد من نقاط قوة وقدرات أعضاء فريقك للمساعدة في تخفيف العبء عن طريق تفويض مهام معينة.

فقط تأكد من التواصل مع أعضاء فريقك مسبقًا لتوحيد أولوياتك لليوم وقياس ما إذا كان بإمكانهم مساعدتك.

7. قم بإعداد تذكيرات على هاتفك أو الكمبيوتر المحمول

يعد تطبيق التذكيرات أداة لا تقدر بثمن لأي شخص ينسى أو مشغول. استخدمه كخطوة إضافية بالإضافة إلى قائمة المهام الخاصة بك. إذا كنت تريد تجنب تنزيل تطبيقات أكثر مما لديك بالفعل ، فاستخدم التطبيقات التي يأتي معها جهازك.

طالما أن التطبيق الذي تستخدمه يسمح لك بإعداد التذكيرات مرة واحدة ، يوميًا أو أسبوعيًا - وفقًا لاحتياجاتك. تأكد من ضبط المنبه للانطلاق مع التذكير ، حتى لا يفوتك. وإذا كنت في عجلة من أمرك ، فاستخدم ميزة الأوامر الصوتية بهاتفك لتعيين تذكير في غضون ثوانٍ.

8. استخدم تطبيق تتبع العادة

للمهام المتكررة ، استخدم تطبيق تتبع العادات. تطبيقات تتبع العادة تساعد في جعلك مسؤولاً. هم الأفضل للأولويات اليومية والأسبوعية. Habitica ، على سبيل المثال ، لديها هدف "تم العمل على أهم مهمة اليوم".

تتضمن الأمثلة على المهام التي يمكنك إضافتها متابعة أسبوعية للفريق ، والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني كل صباح ، وحتى قضاء بعض الوقت لتناول الغداء. في حين أن هذه قد تبدو وكأنها أشياء بسيطة يجب تذكرها ، فمن السهل أن تنسى القيام بها عندما تطارد موعدًا نهائيًا.

تحميل: Habitica لـ iOS | تطبيقات جوجل (حر)

9. إعداد المساعدات البصرية

من الصعب أن تنسى أن تفعل شيئًا عندما يكون لديك ملاحظات لاصقة لامعة من حولك. هذا هو السبب في أن الملاحظات اللاصقة الملونة هي طريقة رائعة للاحتفاظ بالمهام المهمة في الاعتبار.

قم بلصقها على الكمبيوتر المحمول أو التقويم. رتبهم حسب الأهمية ، واستخدم دائمًا نفس الألوان لنفس المشاريع. يمكنك حتى الانتقال إلى الرقمية باستخدام تطبيق الملاحظات Post-it® لتجنب ازدحام مكتبك بمجموعة من الأوراق.

تحميل: Post-it® لـ متجر التطبيقات | تطبيقات جوجل (حر)

10. توقف عن تعدد المهام!

كم مرة حاولت أن تفعل الكثير في وقت واحد ، فقط لتنسى إكمال مهمة؟ ركز على إكمال مهمة واحدة ، ثم انتقل إلى المهمة التالية. ابدأ بأهم أولوياتك أولاً ، ثم انتقل إلى المهام الأقل أهمية.

يضمن ذلك إكمال أهم مهامك ، حتى إذا نفد الوقت أو تشتت انتباهك باجتماعات اللحظة الأخيرة والمكالمات غير المجدولة.

11. اجعل عقلك مشغولاً

امنح خلايا دماغك دفعة في منتصف النهار بلعبة سريعة لتجنب الإرهاق الذهني. جرب الألعاب المستندة إلى المستعرض ببساطة عن طريق فتح علامة تبويب جديدة واللعب - مثل وردل، لعبة الألغاز التي تجعلك تخمن كلمة مختلفة كل يوم.

وإذا كان لديك وقت قصير ، فيمكنك اللعب I / O Pinball، لعبة الكرة والدبابيس المخصصة والمخصصة من Google والتي تُعد بمثابة دوران منعش في لعبة مفضلة في مرحلة الطفولة.

12. خذ استراحة

كن مقصودًا في أخذ فترات راحة لتصفية ذهنك والاسترخاء. اغتنم هذه الفرصة لإعادة زيارة قائمة المهام الخاصة بك لتحديد المهام المتبقية لك لإكمالها.

يساعدك أخذ الوقت للقيام بذلك في حالة استرخاء على تذكر الأشياء بشكل أفضل ، على عكس عندما تكون تحت ضغط في مكتبك.

13. ضبط المنبهات

قم بتعيين منبهات لمرة واحدة أو متكررة لتذكير نفسك بأخذ قسط من الراحة أو إجراء مكالمة أو حضور اجتماع. فقط تأكد من ضبط المنبه على الانطلاق قبل دقائق قليلة من الموعد المتوقع للمهمة ، حتى تتمكن من الاستعداد للحضور إليها.

على سبيل المثال ، إذا كان لديك اجتماع قادم ، فيمكنك ضبط المنبه لمدة 15 دقيقة قبل الاجتماع ، حتى تتمكن من إنهاء كل ما كنت مشغولاً به في ذلك الوقت. سيمنعك ذلك من الشعور بالقلق عندما يحين وقت حضور الاجتماع.

كن استباقيًا للتوقف عن نسيان الأشياء في العمل

المفتاح لتذكر المهام التي عليك القيام بها هو أن تكون استباقيًا. إن قضاء الوقت في الاستعداد ليومك يحدث فرقًا كبيرًا.

سواء كنت تقوم بتجميع قائمة مهام أو جدولة بريد إلكتروني أو ضبط منبه ، فإن قضاء بضع دقائق للتنظيم سيساعدك على التحكم في يومك. وهذا بدوره سيساعدك على التوقف عن نسيان الأشياء في العمل.

كيفية إنشاء جدول إنتاجي للعمل عن بعد

اقرأ التالي