كيفية كتابة بريد إلكتروني مرجعي للحرف

يعد التقدم لوظيفة أو فرصة جديدة أمرًا مزعجًا للأعصاب ، لكن الإشارة إلى الشخصية الإيجابية تعزز ثقتك بنفسك وفرصك في الحصول عليها. لذلك ، عندما تقوم بالإحالة ، ابذل قصارى جهدك لدعم المرشح.

عندما يتعلق الأمر بكتابة بريد إلكتروني مرجعي للحرف ، فإن المنطق هو نفسه الحرف — فقط التخطيط يختلف قليلاً. فيما يلي بعض النصائح الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار حتى تترك أنت والمرشح انطباعًا جيدًا لدى مستلم البريد الإلكتروني.

1. اكتب مراجع الأحرف للمرشحين الذين تعرفهم

كمسؤول تنفيذي ، على سبيل المثال ، يجب عليك بناء علاقة مع فريقك. فهو لا يقوي المنظمة فحسب - بل يجعل أيضًا كتابة رسائل البريد الإلكتروني المرجعية للشخصيات أسهل.

أثناء وضع منصات رائعة لبناء الفريق على الإنترنت للاستخدام الجيد ، قم بتدوين إنجازات العمال وصفاتهم وحكاياتهم. بهذه الطريقة ، عندما يطلب أحدهم مرجعًا للشخصية ، ستعرف ما ستقوله عنها.

تجنب كتابة المراجع للأشخاص الذين ليس لديك علاقة معهم أو لا علاقة لهم بها. بينما يمكنك ملء رسائل البريد الإلكتروني بتفاصيل من زميل ، لن يكون لديك تجارب شخصية لمشاركتها. هذا سوف يضعف المرجع.

2. احصل على تفاصيل دقيقة حول مستلم البريد الإلكتروني والفرصة

البحث ضروري لإنشاء بريد إلكتروني مرجعي جيد. اطلب من المرشح الحصول على معلومات حول من يتقدمون إليه ولأي غرض.

هل يحتاجون إلى مرجع مهني أو أكاديمي أو شخصي؟ إذا كان هناك وصف وظيفي ، فيمكنه إخبارك بما يبحث عنه صاحب العمل والتفاصيل التي ستجعل مرشحك يتألق. أسماء الشركات وجهات الاتصال مثالية أيضًا لـ العثور على معلومات إضافية من خلال البحث على الإنترنت.

في نهاية اليوم ، تحتاج إلى تخصيص البريد الإلكتروني وفقًا لمتطلبات الفرصة ومحاولة التحدث مباشرة إلى المستلم دون أن تكون غير رسمي.

3. قم بتكوين حرف البريد الإلكتروني المرجعي الصحيح

هناك طريقة مثالية لهيكلة رسائل البريد الإلكتروني لمراجع الشخصية. اعتن بتخطيطاتهم ومحتوياتهم.

على عكس الرسالة ، لا يحتاج البريد الإلكتروني إلى التفاصيل الخاصة بك أو بيانات المستلم في الأعلى. فقط ابدأ بتحية رسمية وانتقل مباشرة إلى نص النص.

معلوماتك تأتي في نهاية البريد الإلكتروني. أغلقه بعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك وأي تفاصيل اتصال أخرى تعتقد أنها مناسبة. قم بتضمين اسمك وتوقيعك.

ثانيًا. كن واضحًا وموجزًا

عندما يتعلق الأمر بالبنية العامة للبريد الإلكتروني ، اختر كلماتك بعناية. يجب أن يكون مرجع الحرف إعلاميًا ولكنه موجز وسهل القراءة.

اختر النقاط الرئيسية التي تريد توضيحها قبل البدء في الكتابة. ضعهم في قائمة نقطية لكل قسم يتكون من البريد الإلكتروني.

ثالثا. قم بتفصيل علاقتك بالمرشح

ابدأ البريد الإلكتروني بكيفية معرفتك بالمرشح وإلى متى. اشرح دورك وعلاقاتك. اجعل الأمر بسيطًا ، ولكن إذا كان لديك شيء إيجابي تشاركه ، مثل انطباعك الأول عن المرشح ، فلا تتردد في القيام بذلك في بضع كلمات.

ومع ذلك ، التزم بالتفاصيل المهنية. لا يحتاج متلقي المرجع إلى معرفة المكان الذي ذهب إليه المرشح في عطلة أو كيف يتناول قهوته.

ركز البريد الإلكتروني على ما يجعلهم مناسبين للدور الذي يتقدمون إليه.

رابعا. تفصيل الصفات الإيجابية للمرشح

هذا هو الجزء الأكثر أهمية في مرجع الحرف. إذا أجريت بحثك ، فيجب أن تعرف ما تتطلبه الوظيفة أو الفرصة وأي من صفات المرشح تناسب الفاتورة.

كما ذكرنا سابقًا ، يمكن أن يجعل التحضير هذه العملية أسهل بكثير. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك عمالك متابعة وتحقيق خطط الأهداف الذكية، والتي يمكن أن تكون بمثابة دليل على إنجازاتهم والتزامهم.

لا يكفي سرد ​​الصفات الفائزة للمرشح. إذا كانت لديك حكايات توضح مهاراتهم ونجاحاتهم ، فقم بنسخها في البريد الإلكتروني. إنه يظهر أن أفعالهم جديرة بالملاحظة مثل قدراتهم وشخصيتهم.

الخامس. قم بتخصيص بيان التوصية الخاص بك وفقًا للفرصة

يجب أن يكون القسم الأخير من البريد الإلكتروني المرجعي لشخصيتك هو توصيتك.

تمامًا مثل أي شيء آخر ، عليك التأكد من أنه يعكس الفرصة. باستخدام متطلباته لتوجيهك ، اشرح بالضبط سبب ملاءمة العامل أو الطالب أو الصديق.

لا تتكلم معهم ، رغم ذلك. قدم بيانًا يتطرق مباشرة إلى النقطة الرئيسية ، بوضوح ودقة ، حول سبب وجدية المستلم في التفكير في المرشح.

يجب أن تؤسس بيانات الاعتماد وتفاصيل الاتصال التالية البريد الإلكتروني كمرجع موثوق للغاية للشخصية.

4. ضع في اعتبارك استخدام قوالب مرجع الأحرف

إذا كنت تريد إرشادات إضافية حول كيفية كتابة بريد إلكتروني مرجعي للحرف ، فاستكشف نماذج وقوالب قابلة للتنزيل متاحة عبر الإنترنت. العديد منها بتنسيق إلكتروني ، ولكن يمكنك تعديلها بسرعة لتناسب تخطيط البريد الإلكتروني.

يحتوي Workable على عدد قليل من القوالب التي قد تهمك ، بما في ذلك خطاب مرجعي للموظف وخطاب توصية عام وواحد مخصص للمعلم.

يمكن أيضًا لمعهد تمويل الشركات المساعدة في نموذج الخطاب المرجعي الخاص به. تحتاج فقط إلى التسجيل في النظام الأساسي قبل تنزيل هذا المورد المجاني.

يحتوي القالب على مجموعة صغيرة من الأحرف المرجعية ، بعضها في Word والبعض الآخر بتنسيق PDF. قم بتنزيلها وتعديلها كما تراه مناسبًا.

صفحة ويب أخرى يجب التحقق منها هي الدليل المرجعي للشخصية في The Balance Careers. يحتوي على الكثير من النصائح ، ولكنه يحتوي أيضًا على نماذج وقوالب لرسائل البريد الإلكتروني والرسائل.

إذا كنت تعمل على Word كثيرًا ، فألق نظرة على قالب خطاب توصية Microsoft. يمكنك تنزيله مجانًا وإجراء أي تغييرات تحتاجها.

تعرف على ما يجب أن تقدمه مواقع الويب عالية الجودة مثل هذه من حيث النصائح والأدوات. فقط كن مستعدًا لتعديل قوالبها لتناسب ظروفك ، بعضها أكثر من البعض الآخر.

5. تحقق من صحة شخصيتك المرجعية عبر البريد الإلكتروني عدة مرات

أكثر التطبيقات الواعدة لأي فرصة هي تلك الأقرب إلى الكمال ، لذلك لا تريد أن يؤدي خطأ بسيط إلى تدمير فرص مرشحك.

بعد الانتهاء من البريد الإلكتروني المرجعي للحروف ، لا ترسله على الفور. ضعه جانباً لبعض الوقت وراجعه بحثًا عن الأخطاء والتكرار. كل شيء يجب أن يتناسب بشكل جيد مع صفحة واحدة.

قم بمراجعة البريد الإلكتروني عدة مرات وابحث عن مشكلات محددة مع كل تمريرة. اطلب من شخص آخر أن يفحصها أيضًا. لا تتردد في اختيار أفضل أداة تدقيق نحوي ودمج إمكانياتها مع اهتمامك بالتفاصيل.

لكنك لا تنظر فقط إلى الإملاء والقواعد. هل حصلت على اسم المستلم بشكل صحيح؟ ماذا عن المسمى الوظيفي؟ هل تفاصيل الاتصال الخاصة بك صحيحة ومحدثة؟

كلما قمت بتمشيط البريد الإلكتروني ، يمكنك تحسينه. ستجد أخطاء وفرصًا للتحسين.

يجب على المرشحين أن يجتهدوا في كل جزء من طلباتهم

يمكن للتوصية الرائعة من صاحب عمل أو زميل أو أكاديمي أن تصنع المعجزات لآفاق المرشح. إذا كنت الشخص الذي يكتب البريد الإلكتروني المرجعي للشخصية ، فعليك أن تأخذ المهمة على محمل الجد.

لكن يمكنك فقط تعزيز مرشح حتى الآن. يجب عليهم أن يبذلوا جهدًا لتحقيق الأهداف وكتابة خطابات الغلاف والقيام بعمل جيد في المقابلات وما إلى ذلك. ومع ذلك ، فإن الدعم المقدم منك والخدمات عبر الإنترنت لا يقدر بثمن.

5 قوالب لرسالة الغلاف عبر الإنترنت للحصول على وظيفة أحلامك بشكل أسرع

اقرأ التالي