يمكن أن يكون تشغيل فريق موزع أمرًا صعبًا. كيف تضمن التعاون عندما يكون لديك أعضاء فريق موجودون في مناطق زمنية مختلفة؟ وهل يمتلك الجميع الموارد التي يحتاجونها للعمل بشكل منتج وتحقيق أهداف فريقك؟
في حين أن هناك الكثير مما يجب التفكير فيه عند إدارة قوة عاملة عن بُعد ، يمكن التخفيف من العديد من التحديات عند استخدام نظام إدارة المشاريع في monday.com للبقاء على اتصال. ولكن نظرًا لأن هذه منصة بها خيارات لا حصر لها ، فمن المفيد معرفة بعض أفضل الممارسات ، لذلك سينمو فريقك البعيد أينما كانوا. هنا ثمانية من الأفضل.
1. إدارة جدول فريقك
قد يتواجد الموظفون عن بعد عبر مناطق زمنية مختلفة ، مما يجعل من الصعب تتبع المتصلين وفي أي وقت. حتى بالنسبة لأولئك الموجودين محليًا ، فإن جمال العمل عن بُعد يعني أن أعضاء فريقك قد يفضلون تسجيل الدخول عندما يشعرون بأنهم أكثر إنتاجية. قد يكون البعض من البوم الليلي ، في حين أن البعض الآخر قد يستيقظ مبكرا ويبدأ العمل قبل شروق الشمس.
بدلاً من الاعتماد على حاسبات المنطقة الزمنية أو محاولة تتبع جداول الجميع في رأسك ، استخدم الاثنين لرسم كل ذلك بالأبيض والأسود. استخدم قسم التحديث في جدولك الأسبوعي لتدوين حالات الغياب أو طلب تغييرات المناوبة.
2. استخدم دليل الشركة
اعتمادًا على حجم مؤسستك ، قد يكون لديك مئات أو حتى آلاف الموظفين يعملون عبر المواقع. قم بإعداد دليل شركة لإبقاء الجميع على اتصال و التعاون على monday.com.
ستضيف أعضاء الفريق وفقًا لدورهم ، ثم تضيف عمودًا لعرض صورة ملفهم الشخصي ومعلومات الاتصال والمنطقة الزمنية المحلية. والأفضل من ذلك ، انقر للوصول إلى عرض الخريطة لمعرفة موقعها العالمي.
3. تنظيم الاجتماعات
اجتماعات الفيديو عن بعد قد يكون ضروريًا لمواكبة الفريق ، ولكن قد يكون من الصعب تنسيقها عندما يكون أعضاء الفريق في مناطق زمنية مختلفة. من المهم أيضًا ألا تؤدي هذه التفاعلات وجهًا لوجه إلى إعاقة الإنتاجية.
استخدم monday.com لإنشاء لوحة اجتماعات ، مع عناصر سطر لوصف موضوع الاجتماع. لجعل الأمور تسير بسلاسة ، قم بتحميل جدول أعمال الاجتماع مسبقًا وقم بتعيين الإجراءات لأعضاء الفريق المحددين. بهذه الطريقة ، يعرف الجميع ما يجب مناقشته ويمكنهم إعداد كلماتهم وتوثيقهم مسبقًا.
أضف ملخصًا لأبرز الأحداث في الاجتماع بعد انتهاء الاجتماع ، بحيث يكون الجميع على اطلاع دائم بما تمت مناقشته ، بما في ذلك نقاط العمل حسب الحاجة. وماذا لو عجز أحد عن ذلك؟ Monday.com يتكامل مع تكبير، حتى تتمكن من إضافة تسجيل للاجتماع لفريقك لمواكبة ذلك لاحقًا.
4. إنشاء مكتبة موارد الفريق
يحتاج الموظفون عن بُعد إلى الوصول إلى الموارد المشتركة ، مثل إرشادات العلامة التجارية للشركة والقوالب ومستندات إعداد الموظفين. لكن غربلة محرك أقراص مشترك أو مجلدات على مجلدات رسائل البريد الإلكتروني للعثور على المستند الصحيح قد يستغرق وقتًا طويلاً.
بدلاً من ذلك ، قم بإعداد مكتبة موارد في Monday.com ، وأضف جميع الملفات والروابط ذات الصلة في مكان مركزي واحد. يمكنك أيضًا إضافة تعليقات إلى كل مستند ، بحيث يمكن لأعضاء الفريق طرح الأسئلة أو تقديم ملاحظات دون الحاجة إلى البحث عن الشخص المناسب للاتصال به.
5. تتبع أهداف الفريق
الحفاظ على الشفافية هو مفتاح تشغيل فريق عمل عن بعد ناجح. عندما يتمكن الجميع من رؤية أداء الفريق وما الذي لا يزال يتعين تحقيقه ، يمكنهم الحفاظ على تركيزهم وتحفيزهم.
استخدم ميزة تتبع الأهداف في monday.com لتحديد الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) لفريقك. استخدم عناصر واجهة مستخدم مثل شاشة البطارية أو الرسوم البيانية ، حتى يتمكن الجميع من رؤية مدى قربك من تحقيق أهدافك.
6. باستخدام الأتمتة
يقدم موقع Monday.com مجموعة من الميزات لأتمتة المهام والحفاظ على اتصال فريقك ، حتى عندما لا تكون في المكتب. تجعل الأتمتة من السهل تحقيق أقصى قدر من الكفاءة دون تعطيل سير عملك. يمكن إعدادها للقيام بأشياء مثل إرسال التذكيرات وتحديث الحالات وتعيين المهام.
على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء أتمتة ترسل رسالة إلى أحد أعضاء الفريق عندما يتم تعيين مهمة له. أو يمكنك إعداد أتمتة لتحديث حالة المهمة عندما يعلق عليها شخص ما. حقق أقصى استفادة من قدرة النظام الأساسي على تخصيص الأتمتة ، حتى تتمكن من إكمال إجراءات مثل نقل العناصر إلى سير عمل منفصل أو إطلاق تنبيه خاص لفريقك باستخدام واحد فقط انقر.
لإعداد أتمتة monday.com ، حدد مشغلًا مثل تغيير الحالة أو تعيين شخص لعنصر ما. ستحتاج المشغلات الخاصة بك إلى شرط معين لها ، وبعد ذلك ستحدد نقطة عمل ، مثل إخطار قناة Slack أو إرسال بريد إلكتروني.
7. استخدام قوالب الفريق
تبسيط الطريقة التي يعمل بها أعضاء فريقك ، من خلال إنشاء سلسلة من قوالب الفريق للمهام التي يؤدونها بانتظام. على سبيل المثال ، إذا كان فريقك يعقد اجتماعات حالة أسبوعية ، فيمكنك إنشاء قالب اجتماع باستخدام جدول الأعمال وتنسيق الاجتماع. بهذه الطريقة ، يمكن لأعضاء الفريق فقط ملء التفاصيل ذات الصلة كل أسبوع ، دون الحاجة إلى البدء من نقطة الصفر.
يمكنك أيضًا إنشاء قوالب لإعداد أعضاء الفريق الجدد وخطط المشروع والحملات التسويقية.
8. وظائف البحث السريع
الإنتاجية هي كل شيء في العمل عن بعد. من السهل أن تثقل كاهلك بأدوات الاتصال والتعاون ذاتها التي تهدف إلى تبسيط أدوارنا. لتوفير الكثير من الوقت كل يوم ، تعتاد على استخدام الميزات التالية:
- بحث سريع: استعمال CTRL / CMD + K. للوصول إلى البحث السريع والغوص على الفور في اللوحات التي تم الوصول إليها مؤخرًا.
- تحديد دفعة: من هنا ، احصل على عناصر متعددة باستخدام ميزة Batch Select على لوحك. انقر فوق مربع الإجراء الموجود على يسار أي عنصر ، ثم اضغط باستمرار تحول للنقر فوق مربع آخر في عنصر منفصل.
من خلال الاستفادة من ميزات يوم الاثنين مثل القوالب والأتمتة والبحث السريع ، يمكنك تبسيط سير عمل فريقك وزيادة الإنتاجية.
إذا لم يتم بيعك يوم الإثنين ، فإن أدوات إدارة المشاريع الأخرى مثل Asana و Trello تستحق أيضًا النظر فيها. أهم شيء هو العثور على أداة تناسبك أنت وفريقك. مع وجود النظام الصحيح ، يمكنك إدارة فريقك البعيد بنجاح ، بغض النظر عن مكان وجودهم في العالم.
