Zoho mail هي خدمة بريد إلكتروني آمنة ومضمونة للخصوصية وخالية من الإعلانات. إنه يوفر مجموعة بريد إلكتروني غنية بالميزات ، مما يجعلها مثالية لحالات الاستخدام الشخصي والتجاري. إذا كنت تستخدم Gmail وتريد التبديل إلى Zoho Mail ، فسترى مجموعة من الإعدادات التي قد تكون مربكة.
يمكنك تخصيص تجربة المشاهدة ، وملحن البريد الإلكتروني ، وتنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك باستخدام عوامل التصفية ، واتخاذ إجراءات سريعة مع المرفق ، وإدارة قوائم البريد العشوائي ، وحتى استيراد أو تصدير البريد الإلكتروني كـ EML. سنعرض لك تهيئة Zoho mail والتبديل من Gmail بسلاسة.
الخطوات التي يجب اتخاذها قبل تكوين Zoho Mail
قبل تخصيص Zoho mail ، تأكد من تعيين النطاق المخصص بشكل صحيح لسجل MX وتهيئة معلمات SPF / DKIM لـ منع انتحال البريد الإلكتروني. اقرأ دليلنا على الترحيل من Gmail إلى Zoho mail باستخدام مجالك المخصص وأكمل العملية.
عند التبديل إلى خدمة بريد إلكتروني مختلفة ، يجب أن يعرف مقدمو الخدمات المصرفية وبطاقة الائتمان والفواتير والتأمين ومقدمو الخدمات الآخرون عنوان بريدك الإلكتروني المحدث لأغراض الاتصال.
تعتبر عملية الترحيل بطيئة ، ولكن على المدى الطويل ، ستتمكن من دمج رسائل البريد الإلكتروني المهمة في مكان واحد. إنها أيضًا فكرة جيدة للنظر فيها
إعداد إعادة التوجيه التلقائي في Gmail، فقط للقبض على أي خدمات فاتتك.إنشاء رسائل بريد إلكتروني في Zoho Mail
يوفر لك Zoho mail مجموعة أدوات شاملة لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني. انقر على بريد جديد زر في الجزء الأيمن لفتحه ملحن. بشكل افتراضي ، يتم فتح نافذة الملحن في علامة تبويب جديدة (الإعدادات> إنشاء> فتح إنشاء في) ولكن يمكنك الذهاب مع مضمّن (يكرر ميزة Gmail) أو نافذة جديدة.
مثل Gmail ، يتمتع Zoho بخيارات تنسيق غنية لتنسيق رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك. هناك خيار لإدراج الجداول (التي يفتقر إليها Gmail) مع خيارات قابلة للتكوين والحدود. يمكنك حتى إرفاق رسائل البريد الإلكتروني برسائل البريد الإلكتروني الصادرة (مثل EML) باستخدام السحب والإفلات والإشارة إلى الرسائل القديمة دون إعادة كتابتها.
لتخصيص تفضيلات الملحن ، انتقل إلى الإعدادات> إنشاء وعرض مجموعة الخيارات الكاملة. يمكنك تغيير اتجاه النص المفضل ، وتخصيص الخطوط ، وإضافة مستلمين تلقائيًا إلى جهات الاتصال ، والتحقق من رسالتك بحثًا عن أي أخطاء إملائية.
أضف مرفقات كبيرة إلى رسائل البريد الإلكتروني في Zoho Mail
يسمح Gmail بالمرفقات ذات الحجم الأقصى للملف الذي يصل إلى 25 ميغا بايت. باستخدام Zoho mail ، يمكنك الإرسال ملفات كبيرة إلى المستلمين الخاصين بك من خلال رسائل البريد الإلكتروني. يعتمد حجم المرفق على خطة الاشتراك. يتراوح من 250 ميجابايت مع خطة Mail Lite إلى 1 جيجابايت مع Mail Premium.
يقوم البريد بتحويل هذه المرفقات إلى روابط وإرسالها إلى المستلم (المستلمين). إذا كنت تريد إرسال نفس الملف إلى مستلمين مختلفين ، فحدد الملف من مرفقي> مرفقات ضخمة وأرسلها مرة أخرى. لكل مرفق ، يمكنك تعيين أذونات الوصول.
الوصول المحدود مناسب لإرسال المرفقات إلى مستخدمي Zoho الآخرين أو أولئك الذين لديهم حسابات مرتبطة. من خلال الوصول العام ، يمكنك إرسال ملفات كبيرة إلى أي شخص باستخدام رابط آمن وفريد. بشكل افتراضي ، تحتوي جميع المرفقات على ملفات وصول محدود. انقر فوق هذا الخيار لجعله عام وإنشاء ارتباط المرفق.
كيفية جدولة بريد إلكتروني في Zoho Mail
يتيح لك خيار Zoho mail "Send Later" إعداد جدول مخصص (تاريخ / وقت) لبريدك الإلكتروني. على الرغم من أن هذه الميزة مضمنة أيضًا في Gmail ، فإن Zoho لديه القدرة على إعداد رسائل البريد الإلكتروني المتكررة على فترات منتظمة.
قم بصياغة بريدك الإلكتروني كالمعتاد وانقر إرسالها لاحقا. حدد ملف علامة التبويب جدولة واختر التاريخ والوقت.
لإعداد بريد إلكتروني متكرر ، كرر الإجراء أعلاه وانقر فوق علامة التبويب المتكررة. اختر التكرار (يومي أو أسبوعي ، تاريخ الانتهاء ، والمنطقة الزمنية ، إن وجدت. إنها مفيدة عندما تريد إرسال تذكيرات لعملائك بخصوص الفواتير.
كيفية تأجيل رسائل البريد الإلكتروني في Zoho Mail
ستكون هناك بعض رسائل البريد الإلكتروني المهمة التي لا يمكنك الرد عليها على الفور ولكنك تحتاج إلى الرد عليها لاحقًا. تخزن ميزة الغفوة في بريد Zoho بريدك الإلكتروني في مجلد "مؤجل" منفصل وتعيد رسالتك إلى المجلد الأصلي بعد الفاصل الزمني المحدد.
حدد البريد الإلكتروني الذي ترغب في تأجيله وانقر فوق غفوة في القائمة العلوية. اختر المدة أو اختر تاريخًا ووقتًا مخصصين. سينتقل البريد الإلكتروني المحدد من الأصل إلى غفوة مجلد.
قراءة رسائل البريد الإلكتروني في Zoho Mail
في بعض الأحيان ، قد ترغب في رؤية رسالة بريد إلكتروني من مرسل تلقيته قبل بضعة أيام أو أسابيع. بدلاً من التمرير عبر قائمة البريد الإلكتروني ، يمكن لـ Zoho mail سرد رسائل البريد الإلكتروني من مرسل أو موضوع معين.
انقر بزر الماوس الأيمن فوق رسالة البريد الإلكتروني واختر قائمة رسائل البريد الإلكتروني من هذا المرسل أو قائمة رسائل البريد الإلكتروني مع هذا الموضوع. يمكنك أيضًا تخصيص حقول قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك مثل العلم والمرفقات وعدد التعليقات والحجم والمزيد.
قم بتخصيص خيارات التخطيط والعرض في Zoho Mail
بشكل افتراضي ، يتم سرد رسائل البريد الإلكتروني في طريقة العرض "الكلاسيكية". لتخصيص هذا السلوك ، انقر فوق تغيير العرض رمز وحدد طريقة العرض "مضغوط أو مضغوط للغاية". في كل عرض ، تتناقص التباعد الواسع بين رسائل البريد الإلكتروني ويسرد المزيد من رسائل البريد الإلكتروني.
عند تحديد أي بريد إلكتروني ، يتم فتحه في ملف معاينة عمودية الوضع افتراضيًا. اذهب إلى الإعدادات> خيارات عرض البريد و اختار معاينة أفقية لعرض بريدك الإلكتروني أسفل قائمة البريد الإلكتروني. أو اختر علامة تبويب جديدة لعرضها في علامة تبويب جديدة.
هل يقدم Zoho Mail طريقة عرض محادثة؟
على Gmail ، عندما يرد الأشخاص على رسالة بريد إلكتروني ، فإنه يجمع الردود في عرض المحادثة مع أحدث بريد في الأسفل.
يقوم Zoho mail بتكديس المحادثة بالكامل في عرض الشجرة مع تفاصيل المرسل والجدول الزمني والمجلدات والمرفقات والمزيد دون فتح البريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك فرز سلسلة المحادثة (الإعدادات> المحادثة) مع وضع إما أحدث أو أقدم بريد في الأعلى.
عرض المرفقات وإدارتها في Zoho Mail
أحد أكبر عيوب Gmail هو عدم وجود لوحة تحكم لعرض / إدارة المرفقات. بينما تستطيع ابحث عن الرسائل ذات المرفقات باستخدام عوامل تشغيل البحث في Gmail، يتطلب الأمر القليل من الممارسة. يوفر Zoho mail لوحة معلومات مركزية لعرض المرفقات (سواء تم إرسالها إليك أو إضافتها إلى تطبيقات Zoho الأخرى) في مكان واحد.
انقر على عارض المرفقات لرؤية ملفاتك مرتبة بدقة بناءً على أنواع ملفاتها. حدد أي صورة مصغرة لعرضها أو اتخاذ إجراءات سريعة بشأن المرفقات. انقر افتح البريد الإلكتروني المرتبط لفتح البريد الإلكتروني المرتبط بالمرفق الخاص بك ، قم بإرفاق بريد إلكتروني جديد وإرساله أو إضافته إلى ملاحظة أو مهمة.
متابعة رسائل البريد الإلكتروني المهمة في Zoho Mail
نحتاج غالبًا إلى متابعة البريد الإلكتروني بغض النظر عن الرد. يحتوي Zoho Mail على الخيار المدمج لإضافة تذكير إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. قم بصياغة بريدك الإلكتروني وانقر فوق رمز الساعة.
يمكنك تحديد وقت معين لتذكيرك بالبريد الإلكتروني ، سواء تلقيت الرد أم لا. أو حدد موعدًا نهائيًا ، وإذا لم يرد أحد على البريد الإلكتروني ، فسيتم إعلامك بذلك بمجرد انتهاء الموعد النهائي. يمكن أن يذكرك Zoho mail بالبريد عبر الإعلامات أو البريد الإلكتروني.
بنفس الطريقة ، يمكنك إعداد تذكير لرسائل البريد الإلكتروني الواردة. حدد البريد الإلكتروني الذي تريد إضافة التذكير ، ثم انقر فوق المزيد من الخيارات> تذكير. اختر خيارك المفضل وتابع. رئيس ل الإعدادات> الضبط المسبق لتخصيص خيار التنبيه وفقًا للتوقيتات التي تريدها.
تنظيم رسائل البريد الإلكتروني في Zoho Mail
تساعدك المرشحات في Zoho mail على تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الواردة / الصادرة تلقائيًا. تمامًا مثل Gmail ، يمكنك تعيين شروط واتخاذ إجراءات لهذه الشروط. ولكن في Zoho ، يمكنك استخدام عامل التشغيل AND / OR لتحديد ما إذا كان يجب مراعاة أي من الشروط أو جميعها.
للبدء ، توجه إلى الإعدادات> عوامل التصفية وإنشاء مرشح جديد. الآن قم بتعيين نوع الشرط (مجموعة من الشروط في و / أو) ، الشروط (من ، الموضوع ، إلى ، نسخة ، نسخة مخفية الوجهة ، نوع المرفق) ، والإجراءات (نقل إلى المجلد ، وضع علامة باسم ، إعادة توجيه البريد الإلكتروني ، حذف البريد الإلكتروني).
في Gmail ، نستخدم "التصنيفات" لتنظيم الرسائل. في Zoho ، يمكنك إنشاء مجلدات متعددة على مستويات مختلفة لتنظيم رسائل البريد الإلكتروني أو إدارتها. انقر فوق علامة (+) الموجودة بجانب المجلدات لإنشاء مجلد وتحديد موقعه. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إنشاء علامات (حدد بريدًا إلكترونيًا> وضع علامة باسم) لمزيد من التنظيم وفقًا للمشروع وفريق معين وعملاء وغير ذلك.
تكامل Zoho Mail مع خدمات الجهات الخارجية
يتمتع Zoho mail بتكامل ممتاز مع التطبيقات الخارجية والداخلية لتكملة سير عملك. التطبيقات الداخلية هي تطبيقات Zoho (Zoho Invoice و Zoho Workdrive و Zoho CRM) ، والتطبيقات الخارجية تتكامل مع البريد من خلال واجهة برمجة التطبيقات التي توفرها تطبيقات الجهات الخارجية. لمعرفة عمليات الدمج المتاحة ، انتقل إلى الإعدادات> عمليات التكامل.
انقر انتقل إلى Marketplace واختر تطبيقاتك المفضلة. بعض التطبيقات الشائعة هي Asana و Trello و Google Drive و Dropbox و OneDrive و Clearbit و Google Calendar و GoToMeeting و Integrately. انتقل إلى صفحة الامتداد وقم بتنشيطها. بعد ذلك ، ارجع إلى قسم عمليات الدمج وقم بتبديل ملف يُمكَِن زر.
الآن بعد أن تم تكوين Zoho Mail ، حاول التغلب على إدمان البريد الإلكتروني
Zoho Mail هو بديل رائع لـ Gmail. صفحة إعدادات البريد خرقاء / يصعب التنقل فيها ، ويستغرق الأمر وقتًا للتعود عليها ، ولكن إذا اتبعت الإجراء ، يمكنك البدء في استخدام بريد Zoho في غضون لحظات.
أحد الاتجاهات الشائعة في الوقت الحاضر هو التحقق من البريد الإلكتروني كل بضع دقائق. على الرغم من أن هذه العادة المهووسة في التحقق من البريد الوارد تبدو غير ضارة ، إلا أنها يمكن أن تؤثر سلبًا على رفاهيتك وإنتاجيتك. لمعرفة المزيد ، اقرأ دليلنا لإيجاد طرق للتغلب على إدمان البريد الإلكتروني.