يعد التعاون السهل أمرًا بالغ الأهمية في عصر العمل عن بُعد. لحسن الحظ ، لدى Google العديد من خيارات المشاركة التي تسمح لعدة مستخدمين بالعمل في نفس المشروع. معرفة من أجرى التغييرات على ملف ومتى يمكن أن يكون أمرًا حاسمًا للإدارة الفعالة لجداول البيانات.
لحسن الحظ ، تحتوي جداول بيانات Google على ميزتين تسمحان لك بتتبع التغييرات التي تم إجراؤها على جداول البيانات الخاصة بك. الأول هو إشعارات جداول بيانات Google ، بينما الثاني هو سجل الإصدارات. في هذه المقالة ، سنشرح بالتفصيل هذه الوظائف الأساسية ، ونوضح كيف يمكنك تنشيطها ، ونغطي سبب كونها ضرورية لجداول البيانات الخاصة بك.
لماذا تستخدم إعلامات البريد الإلكتروني في جداول بيانات Google؟
عند العمل على ورقة كبيرة حيث يجري العديد من الموظفين تغييرات على جدول بيانات ، قد يكون من الصعب معرفة التغييرات التي يجريها كل متعاون. من الأفضل بكثير معرفة من قام بتغيير معين ، خاصة بالنسبة لقادة المشروع.
يمكننا التحقق من استخدام محفوظات الإصدار لمعرفة من قام بالتغيير. ولكن ، يمكن أن يكون المسح من خلال محفوظات الإصدار مملاً إذا كان هناك العديد من الحالات. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام إشعارات جداول بيانات Google. بهذه الطريقة ، ستعلمك "جداول البيانات" من خلال البريد الإلكتروني (الرسائل الإلكترونية).
إذا كنت في حالة تنقل ، فعليك التأكد من عمل إشعارات البريد الإلكتروني للجوال ، حتى لا يفوتك أي شيء.
كيفية تمكين إعلامات البريد الإلكتروني في جداول بيانات Google
يستغرق تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني بضع دقائق فقط ، وبمجرد القيام بذلك ، سيظل نشطًا حتى تقوم بإجراء المزيد من التغييرات على الإعدادات. اتبع هذه الخطوات لتشغيل الإخطارات:
- افتح جدول البيانات الذي تريد تمكين إشعارات البريد الإلكتروني عليه.
- يضعط أدوات في الجزء العلوي من جدول البيانات. ستظهر قائمة منسدلة.
- يضعط قواعد الإخطارالذي يفتح نافذة جديدة في منتصف الشاشة.
- يمكنك وضع القواعد هنا. إذا اخترت خيارًا من القسم الأول ، فيجب عليك تحديد الوقت الذي تريد فيه تلقي الإشعارات. إما أن تختار: يتم إجراء أي تغييرات، أو يقوم المستخدم بإرسال نموذج.
- في القسم الثاني ، يمكنك الاختيار البريد الإلكتروني - الملخص اليومي أو البريد الإلكتروني - في الحال.
- يضعط يحفظ عندما تحدد الإعدادات المفضلة لديك ،
سنقوم بوصف كل من الإعدادات بمزيد من التفصيل في الجزء السفلي من المقالة.
كيفية إضافة وحذف قواعد الإخطار في جداول بيانات Google
إذا كنت ترغب في إضافة المزيد من القواعد أو تعديل القواعد الحالية أو حذفها ، فانتقل إلى تعيين خيار قواعد الإخطار من خلال النقر فوق أدوات و قواعد الإخطار.
إذا كانت لديك بالفعل قاعدة إشعار موجودة ، فستظهر في القائمة. يمكنك النقر فوق حذف أو يحرر، أو اضغط أضف قاعدة إخطار أخرى لإنشاء واحدة جديدة. بمجرد الانتهاء من إجراء التغييرات ، انقر فوق فعله لإنقاذهم.
فهم الخيارات في قواعد الإعلام
هناك قسمان في قواعد الإشعارات: الأول هو إعلامي على والثاني هو إعلامي بـ.
1. إعلامي على [بريدك الإلكتروني] عندما ...
- يتم إجراء أي تغييرات: عند تحديد هذا الخيار ، يتم تسجيل جميع التغييرات التي تجريها على جدول البيانات وإعلام المستخدم بها عن طريق البريد الإلكتروني ، على الفور ، أو في ملخص قابل للقراءة يوميًا.
- يرسل المستخدم نموذجًا: سيؤدي تحديد هذا الخيار إلى تنبيهك كلما أرسل شخص ما نموذجًا. تسمح لك نماذج Google بربط نماذجك بجدول البيانات الخاص بك. قد يكون هذا أي شيء من استطلاع إلى نموذج طلب جامعي.
2. إعلامي بـ ...
- البريد الإلكتروني - الملخص اليومي: عند تحديد هذا الخيار ، ستصل قائمة تغييرات المستخدم عند انتهاء اليوم أو في وقت محدد. إذا حددت هذا الخيار ، فستتلقى إشعارات لاحقًا وليس فورًا بعد إجرائها. يفيد هذا الأفراد الذين لا يرغبون في أن يتم إخطارهم بالتغييرات على الفور. إنها أيضًا مثالية لأولئك الذين يعملون في شركة ضخمة حيث يتم تغيير جدول البيانات الذي يعملون عليه باستمرار لتجنب ملء صندوق الوارد الخاص بك بالإشعارات. تأكد من ضبط وقت الوصول خارج فترة حظر البريد الإلكتروني، إذا لديك واحدة.
- البريد الإلكتروني - في الحال: عند تحديد هذا الخيار ، ستتلقى بريدًا إلكترونيًا كلما حدث تغيير في جدول البيانات. هذا مثالي للأشخاص الذين يتعاملون مع معلومات حساسة ويريدون تلقي بريد إلكتروني إذا تغير شيء ما.
لا نوصي باستخدام هذا الإعداد لورقة بها أكثر من اثنين أو ثلاثة متعاونين ، حتى لا تتعرض للقصف بإشعارات مستمرة. إذا كنت بحاجة إلى استخدام هذه الطريقة ، فقد تكون فكرة جيدة أن تقوم بذلك قم بإعداد مجلد Gmail لتلقي جميع الإخطارات.
لماذا تستخدم سجل إصدارات جداول بيانات Google؟
يمكنك استخدام ميزة محفوظات إصدارات جداول بيانات Google إذا كنت لا تريد إشعارات عبر البريد الإلكتروني ، ولكن مع تتبع التغييرات التي تم إجراؤها على جدول البيانات الخاص بك. ستحفظ جداول بيانات Google التغييرات الصغيرة إذا حدثت متباعدة بدرجة كافية ، لذلك لا داعي للقلق بشأن فقد أي تغييرات مهمة.
إن مالك جدول البيانات وأولئك الذين لديهم حق الوصول لتعديل جدول البيانات هم الوحيدون الذين يمكنهم عرض سجل إصدار جدول البيانات في جداول بيانات Google.
نظرًا لوجود التغييرات على السحابة ، يمكنك الوصول إلى محفوظات الإصدار والعثور على الإصدار الدقيق الذي تبحث عنه. يعد هذا مثاليًا إذا ارتكب أحد أعضاء فريقك (أو أنت) خطأ ويحتاج إلى الرجوع إلى إصدار أقدم. يمكنك أيضًا تسمية التغييرات لمعرفة الإصدار الذي تريده.
كيفية عرض سجل الإصدارات في جداول بيانات Google
للوصول سجل إصدار جداول بيانات Google، تأكد من إجراء تغييرات كافية على الورقة قبل أن تتمكن "جداول البيانات" من إنشاء سجل تغيير. فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتباعها للوصول إلى محفوظات الإصدار:
- انقر فوق ملف في الشريط العلوي. سيظهر هذا قائمة منسدلة.
- هناك ، انقر فوق تاريخ النسخة.
- انقر فوق عرض محفوظات الإصدار من القائمة. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام ملف Ctrl + Alt + Shift + H.
سيتم فتح شريط جانبي على الجانب الأيمن من الشاشة. هناك ، يمكنك النقر فوق النقاط الرأسية الثلاث بجانب الإصدارات القديمة والنقر فوق قم باستعادة هذا الإصدار. يمكنك أيضًا النقر فوق اسم هذا الإصدار لإعطاء أسماء لعمليات حفظ معينة. إذا كنت ترغب في إنشاء مثيل جدول بيانات جديد ، فانقر فوق اعمل نسخة.
عند إنشاء نسخة جديدة من جدول البيانات ، سيبدأ من جديد وسيكون له سجل إصدار جديد. إذا كنت لا تزال ترغب في تتبع التغييرات في جدول البيانات الجديد ، فقد ترغب في حذف الجدول الأقدم لتجنب حدوث ارتباك في المستقبل.
الاختلافات بين إعلامات البريد الإلكتروني وتاريخ الإصدار
يتيح لك إشعار "جداول بيانات Google" تلقي رسائل البريد الإلكتروني في أي وقت يغير فيه المستخدم جدول البيانات. عند استخدام محفوظات الإصدار ، يتم تسجيل التغييرات فقط ولا يتم إخطار المستخدم بها بشكل فعال.
غيض من فيض
في معظم الحالات ، من الجيد استخدام هاتين الميزتين لجداول البيانات المهمة. على الرغم من أن الميزتين اللتين تمت مناقشتهما في هذه المقالة رائعان للتعاون ، إلا أنهما مجرد جزء صغير من جميع الأدوات التي توفرها جداول بيانات Google للفرق التي تعمل على جداول البيانات.
لا يزال هناك الكثير لنتعلمه ، لذا استمر في قراءة كل ما يقدمه هذا البرنامج القوي.
