البدء من جديد ببرنامج إدارة مشروع جديد هو مشروع بحد ذاته. تختلف كل واحدة عن الأخرى ، لذا علاوة على محاولة تخطيط جميع مشاريعك ، قد تتعامل مع منحنى تعليمي. يمكن أن تكون ساحقة.
ومع ذلك ، هناك شيء مشترك بينهم جميعًا وهو أن التخطيط المسبق يمكن أن يساعد في تحقيق انتقال سلس. بالإضافة إلى ذلك ، ستقوم بإعداد نفسك للحفاظ على مساحة عمل نظيفة ومتسقة. تابع القراءة لمعرفة الخطوات التي يمكنك اتخاذها عند البدء في برنامج إدارة مشروع جديد.
تحديد كيف تريد استخدام برامج إدارة المشاريع
قبل أن تقوم بإعداد البرنامج الخاص بك ، فإنك تحتاج إلى خطة لكيفية استخدامه. ستساعدك معرفة من سيستخدم الحساب وأنواع لوحات المشاريع داخله على البدء.
مع من ستعمل؟
هل سيكون أي شخص آخر على الحساب؟ من هم وما هي أدوارهم؟ يختلف مستوى الخصوصية والأذونات التي يمكنك تعيينها لفريقك اعتمادًا على المستوى الذي تستخدمه والطبقة التي تشترك فيها. لذلك ، من الجيد التخطيط مسبقًا ، حتى قبل اختيار واحد ، من يستخدم الحساب وما الذي تريد منحه حق الوصول إليه.
على سبيل المثال ، الإصدارات الشخصية من Notion مختلفة تمامًا عن فريق حساب ، ولكن يمكنك التعاون باستخدام أي منهما. تقدم الصفحات الشخصية التي تبدأ خاصة وتسمح لك بدعوة الضيوف أثناء الفريق يفتح الحساب مساحات العمل التعاونية التي تسمح لك بالمشاركة مع مؤسستك بالكامل بشكل صحيح بعيد.
داخل مؤسستك ، ستحتاج أيضًا إلى التفكير في من تريد منح أذونات المسؤول له. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان برنامجك يسمح للضيوف ، فيمكنك تحديد ما إذا كانت مشاركة لوحة المشروع مع العملاء أو المقاولين أو غيرهم خارج مكان عملك أمرًا ضروريًا أم لا.
ما هي أنواع لوحات المشاريع التي ستستخدمها؟
يمكنك القيام بأكثر من مجرد إنشاء مخططات بسيطة للمشروع في برنامج إدارة المشروع الخاص بك. يمكنك أيضا:
- أنشئ لوحات طلب المشروع حيث يمكنك أنت وزملاؤك في العمل تفويض مهام متنوعة أو طلب المساعدة. ClickUp هو برنامج ممتاز لبناء واحد، ولكن يمكنك بناؤها في أي برنامج لإدارة المشاريع.
- حدد مخططًا لسير العمل المستمر من البداية إلى النهاية للحصول على نظرة عامة سريعة على خطوات المشاريع.
- قم بإعداد لوحة مهام مفتوحة حيث يمكنك أنت وزملاؤك في العمل تكليف أنفسكم بالمهام المتاحة.
تحديد كيفية تنظيم برامج إدارة المشاريع
الآن بعد أن عرفت من تعمل معه وأنواع لوحات المشاريع التي ستستخدمها ، تحتاج إلى تحديد الطريقة التي تريد بها تنظيم الحساب.
إن كيفية القيام بذلك هي حقًا مسألة تفضيل ، ولكن عدد الأشخاص الذين تعمل معهم سيساعدك أيضًا في اتخاذ القرار. هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها تنظيم لوحات المشاريع الخاصة بك ، مثل:
- عميل
- مشروع
- قسم
- فريق
يمكنك حتى استخدام مزيج مما سبق. ولكن ، إذا كنت تعمل مع شركة كبيرة ، فإن التنظيم حسب القسم أو الفريق سيبسط عملية البحث عن المشاريع والمهام للجميع.
أثناء تنظيم العناصر ، تريد تجنب التعقيد المفرط لأسماء المهام والمشاريع واللوحات والمجلدات الخاصة بك. ستجد أنت وزملاؤك في العمل ما تحتاجه بسرعة إذا أبقيت الأمور بسيطة قدر الإمكان.
هذا ينطبق بشكل خاص على المجلدات الفرعية. إذا كانت الأداة التي تستخدمها المجلدات الفرعية للعروض ، فاسأل نفسك قبل إنشاء واحدة إذا كانت هناك حاجة فعلية لها ، وإذا كان الأمر كذلك ، فحدد الاسم الأمثل عندما يبحث الآخرون عنه. سيؤدي تضمين سلسلة من المجلدات الصغيرة أو الفارغة أو ذات التسمية الخاطئة فقط إلى حدوث ارتباك.
فكر في الأمر مثل مجلدات الملفات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. تريد أن تكون قادرًا على العثور على ما تبحث عنه في أقل عدد ممكن من النقرات.
إضافة مهام إلى برامج إدارة المشاريع
بمجرد تحديد الطريقة التي ترغب في تنظيم المهام والمشاريع بها ، يمكنك البدء في تخطيطها. أولاً ، من المفيد أن تقوم بعمل قائمة بالمشاريع الجارية وتقسيمها إلى عناصر عمل. يمكنك القيام بذلك على الورق أو في برنامج معالجة الكلمات - مهما كانت الطريقة الأفضل بالنسبة لك.
سيساعد التمسك بالمشاريع الحالية في تبسيط العملية. قم بإنشاء لوحات ومهام فقط للمشروعات التي تعمل عليها حاليًا أو القادمة ، بدلاً من تضمين معلومات قديمة أو عناصر نائبة.
تأكد من تسمية لوحات المشروع وفقًا لذلك وقم فقط بتضمين المهام ذات الصلة داخلها. سيساعدك هذا التسلسل الهرمي في العثور على التفاصيل بسرعة أكبر ويمنحك أنت وزملاءك في العمل نظرة عامة سريعة على حالة المشروع.
على سبيل المثال ، إذا كنت تطور موقعًا إلكترونيًا جديدًا لأحد المنتجات ، فيمكنك إنشاء لوحة مشروع وتسميتها شيئًا مثل موقع المنتج. بعد ذلك ، ستدرج جميع عناصر العمل التي تشكل موقع ويب كمهام بداخلها. لذا ، هناك أشياء مثل اختيار اسم المجال ، وإعداد الاستضافة ، وتصميم الإطارات السلكية ، وما إلى ذلك.
إذا حافظت على اتساق نظامك لإضافة المشاريع والمهام ، فمن غير المرجح أنك ستحتاج إلى قضاء بعض الوقت في إعادة التنظيم أو التنظيم.
ما الذي يجب تجنبه عند إعداد برنامج إدارة المشاريع
بعض الأشياء التي تريد تجنبها عند إعداد برنامج إدارة مشروع جديد هي:
- تفعل كل شيء في وقت واحد—ابدأ على نطاق صغير بقائمة من المشاريع الحالية لتجنب الإرهاق أو ازدحام مساحة العمل الخاصة بك.
- الاستفادة من كل ميزة—خاصة إذا كان حسابًا مدفوعًا ، فقد تعتقد أنك تريد الحصول على قيمة أموالك. ومع ذلك ، هناك الكثير من الأجراس والصفارات التي تأتي مع برامج إدارة المشاريع التي قد تعترض طريقك فقط. يعد البحث عن المنتج مسبقًا أحد طرق يمكنك من خلالها تجنب إرهاق الميزات.
- تعقيد المشاريع—خذ أقل هو نهج أكثر عند تخطيط مشاريعك. على سبيل المثال ، تقدم الكثير من برامج إدارة المشاريع مهام فرعية أقل وضوحًا يمكنك تداخلها مع المهام الأكبر. ومع ذلك ، قد يكون من الممل بالنسبة لك سرد الخطوات في مهمة ما ولزميلك في العمل للتحقق منها.
ابدأ مع برنامج إدارة المشاريع الخاص بك
إن البدء في برنامج إدارة مشروع جديد يكون أقل إرهاقًا إذا قمت ببعض التخطيط المسبق ، وبدأت صغيرة. بدلاً من إنشائه بمشاريع قديمة أو معلومات عنصر نائب ، قم بإنشاء عناصر كما تذهب ، واحتفظ بنظام تسمية متسق للمهام والمشاريع والمجلدات.
تذكر أن تبقيه بسيطا. كلما قل عدد النقرات التي تحتاجها للعثور على ما تحتاجه ، كان ذلك أفضل.