تم دمج المراسلة الفورية في أماكن العمل البعيدة في نسيج الاتصالات بحيث يصعب غالبًا تذكر شكل الحياة بدونها. أصبحت أدوات مثل Slack منصات اتصال افتراضية تدعم التعاون وإنتاجية الفريق في بيئات العمل عن بُعد اليوم.
ومع ذلك ، على الرغم من أن ذلك قد يكون مناسبًا ، ما زلت بحاجة إلى اعتماد بعض أفضل الممارسات لتجنب تعطيل سير عملك. ستغطي هذه المقالة بعض قواعد المراسلة الفورية الأساسية للتواصل الفعال في مكان عملك البعيد.
1. حدد التوقعات
تتيح لك المراسلة الفورية عادةً إرسال رسائل إلى الأشخاص في الوقت الفعلي مع توقع استجابة فورية. على الرغم من أن هناك أوقاتًا يكون فيها ذلك مناسبًا ، بل وحتى ضروريًا ، إلا أنه يمكن أن يكون أيضًا مصدرًا مهمًا للإلهاء.
هذا لأنك قد تستخدم أداة المراسلة الفورية لأغراض مختلفة مثل أنشطة مبرد المياه الافتراضية ، أو الإعلانات ، أو مشاركة الملفات ، أو طرح أسئلة سريعة. كل هذه الأشياء يمكن أن تخرج عن نطاق السيطرة بسرعة إذا قاطع الناس بعضهم البعض طوال اليوم بالطلبات أو الإخطارات.
هذا هو السبب في أنه من الضروري التأكد من أن لديك سياسات تساعد في إدارة التوقعات باستخدام أداة المراسلة الفورية الخاصة بك. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قنوات (مجموعات) مبرد مياه لإبعاد المحادثات الصغيرة عن القنوات الأخرى المتعلقة بالعمل. يمكنك تشجيع زملائك البعيدين على تعيين حالاتهم للإشارة إلى مدى توفرهم وأن تكون صريحًا بشأن إلحاح طلباتهم.
من المحتمل أن تكون هذه عملية مستمرة ستحتاج إلى إعادة النظر فيها مع نمو فريقك وشركتك. المفتاح هو أن يكون لديك نظام ، مثل ويكي داخلي ، لتسليمه للموظفين الحاليين و تقديمه للموظفين الجدد.
2. قم بالتحرير قبل الإرسال
الطبيعة الفورية للرسائل الفورية وحقيقة أنك معتاد على استخدام الاختصارات والمختصرات والرموز التعبيرية عند إرسال الرسائل النصية يمكن للأصدقاء والعائلة أن يجعلوك تتجاهل احتمالية سوء الفهم وأهمية الاحتراف في مكان العمل مجال الاتصالات.
نظرًا لأنك قد اكتسبت بالفعل عادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وتحريرها قبل إرسالها ، يجب أن تأخذ الوقت الكافي لفعل الشيء نفسه مع رسائلك الفورية. راجع قواعد اللغة والهجاء والنبرة قبل الضغط على إرسال. تذكر أن رسالتك قد تعطل سير عمل زميلك ، لذا تأكد من أنها واضحة وموجزة. أنت لا تريدهم أن يقضوا وقتًا إضافيًا في اكتشاف ما تعنيه.
ومع ذلك ، تجنب الإفراط في استخدام الاختصارات أو الاختصارات في اتصالات مكان عملك. إذا كان يجب عليك استخدامها ، فاستخدم تلك المعروفة والمتعلقة بصناعتك.
3. كن منتبهاً للمناطق الزمنية
من المحتمل أن يكون لديك زملاء بعيدون يعملون في أجزاء مختلفة من العالم ومناطق زمنية مختلفة ، مما يعني أن ساعات عملك غير متطابقة. لذلك ، من الجيد أن تجعل من المعتاد مراعاة المناطق الزمنية لزملائك في الفريق قبل إرسال رسالة فورية.
وذلك لأن المراسلة الفورية تخلق إحساسًا بالإلحاح ، مما قد يضغط على زملائك عن بُعد في الاستجابة خلال وقتهم الشخصي ، والترويج لثقافة دائمة يمكن أن تؤدي إلى ذلك بسرعة احترق. علاوة على ذلك ، يمكن أن تشتت الأصوات والإشعارات أثناء ساعات العمل.
قال ذلك ، ل العمل بشكل منتج مع فرقك البعيدة عبر مناطق زمنية متعددة، يجب أن تكون أكثر وعياً عندما ترسل الرسائل. لتحقيق ذلك ، يمكنك مقاومة الرغبة في إرسال رسائل فورية ما لم تكن عاجلة ، جدولة رسائل Slack الخاصة بك مسبقًا، والاستفادة من الاتصال غير المتزامن لتجنب مقاطعة زملائك.
4. ضع في اعتبارك بدائل أخرى
تعد المراسلة الفورية ممتازة للتبادلات السريعة والمختصرة ، ولكنها تقصر عندما تحتاج إلى مزيد من المحادثات المتعمقة. لذلك ، إذا وجدت نفسك تواجه تبادلًا مكثفًا ذهابًا وإيابًا أو كنت تواجه صعوبة في شرح شيء ما ، فقد يكون الوقت قد حان لإيقاف المراسلة والانتقال إلى طريقة اتصال أخرى.
اعتمادًا على سياق وطبيعة محادثتك ، قد ترغب في التفكير في بدائل مثل مؤتمرات الصوت أو الفيديو ، لأنها تتيح لك نقل رسالتك بشكل أفضل. بدلاً من ذلك ، إذا لم تكن متاحًا في وقت واحد ، يمكنك استخدام أدوات الاتصال مثل تحريف أو حلول الفيديو غير المتزامن مثل فودل لتسجيل رسالتك وإرسالها دون توقع رد فوري.
يمكن أن يكون البريد الإلكتروني أيضًا خيارًا أفضل لمحادثات محددة ، لأنه يوفر سجلًا مكتوبًا يمكنك الرجوع إليه لاحقًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لزملائك قراءة رسالتك والرد عليها في الوقت الذي يناسبهم.
5. تجنب الرسائل المفككة
بالنظر إلى أن كل رسالة ترسلها تتوافق مع إشعار جديد وإلهاء محتمل ، يجب أن تتجنب إرسال رسائل مفككة للحد من عدد إخطارات زملائك تلقى.
بدلاً من ذلك ، أرسل رسالة موحدة تحتوي على جميع المعلومات التي تحتاجها للتواصل. بهذه الطريقة ، يمكن لزملائك مسح الرسالة ضوئيًا بسرعة ولن تتم مقاطعتهم عدة مرات. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام التنسيق التالي:
مرحبًا ، أنا أبحث عن معلومات حول مشروع XYZ. هل لديك أي تحديثات؟ شكرًا.
بدلاً من فصل كل معلومة في رسالة منفصلة.
6. حافظ على الحد الأدنى من الحديث الصغير
محادثات مبرد المياه لها مكانها في أماكن العمل البعيدة. في الواقع ، يمكنهم المساعدة في بناء العلاقات وتعزيز الشعور بالانتماء بين الموظفين.
ومع ذلك ، يجب أن يكون هناك قنوات محددة للمحادثات غير الرسمية والتواصل الاجتماعي حتى لا تزعج زملائك عند محاولة التركيز على عملهم. بهذه الطريقة ، يمكنهم اختيار الانضمام إلى المحادثة عندما يريدون ولن يشعروا بالحاجة إلى الرد فورًا.
لذلك ، عند إرسال رسائل مباشرة إلى زملائك في العمل عن بُعد ، خاصة أثناء ساعات العمل ، حاول أن تقصر الحديث الصغير إلى الحد الأدنى لاحترام وقتهم وتركيزهم.
7. إقرار استلام الرسائل
عندما تتلقى رسالة ، فمن الممارسات الجيدة أن تخبر المرسل أنك قد رأيت رسالته ، حتى لو لم تتمكن من الرد على الفور. بهذه الطريقة ، لن يشعروا أنك تتجاهلهم ويمكنهم التركيز على مهام أخرى أثناء انتظار الرد. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يحميك من رسائل المتابعة التي قد تشتت انتباهك.
إذا كنت مشغولاً عندما تتلقى رسالة تحتاج إلى رد ، يمكنك إخبار المرسل بقول شيء مثل ، "شكرًا لإخباري. سأعود إليك." إذا لم تكن الرسالة بحاجة إلى رد ، فيمكنك كتابة "شكرًا لك" أو الرد باستخدام رمز تعبيري.
اعتمد هذه النصائح لمزيد من الاتصالات الإنتاجية في العمل
إن بذل الجهد في تطوير عادات تواصل أفضل أمر ضروري لأي فريق بعيد. يمكن أن يؤدي اعتماد النصائح أعلاه إلى تشجيع التعاون الأكثر إنتاجية وفعالية مع زملائك ، بغض النظر عن الموقع.