على الرغم من أن تطبيقات الإنتاجية مصممة لتمكينك من العمل بكفاءة أكبر ، يبدو أحيانًا أنها تفعل العكس. ذلك لأن امتلاك أدوات إنتاجية استثنائية تحت تصرفك شيء واحد. لكن استخدامهم بطريقة تجعلك أكثر إنتاجية شيء آخر.
كل ذلك يتعلق بكيفية استخدامك لها. تغطي هذه المقالة نصائح لمساعدتك على زيادة أدوات الإنتاجية لديك.
تتمثل الخطوة الأولى لاستخدام أدوات الإنتاجية بشكل أكثر فاعلية في إدراك أنه لا يمكنها القيام بالكثير بشكل مستقل. على الرغم من أن معظم تطبيقات الإنتاجية في السوق تتعهد بـ "جعل" حياتك أسهل ، إلا أن الحقيقة هي أنها لا تستطيع سوى فعل الكثير. قد يتباهى البعض بميزات وإمكانيات فريدة مع إمكانية مساعدتك في إنجاز المزيد في وقت أقل ، لكنها في النهاية مجرد عوامل تمكين.
لتعظيم فوائد أدوات الإنتاجية الخاصة بك ، يجب أن تكون واضحًا بشأن أهدافك وغاياتك وأن تمتلك المهارات والأنظمة اللازمة لدعمها. يشبه هذا المصور الذي يمتلك أفضل كاميرا وأكثرها ميزات ولكنه لا يزال غير قادر على التقاط صور رائعة. إن معرفة ذلك وتقليل توقعاتك بشأن ما يمكن أن تساعدك أدوات الإنتاجية في تحقيقه هو نقطة انطلاق رائعة.
أنت بحاجة إلى أنظمة وعمليات تدعم أدوات الإنتاجية الخاصة بك لاستخدامها بفعالية. هذه هي
ركائز الإنتاجية التي تجمع كل شيء معًا وتتيح لك تحقيق أقصى استفادة من تطبيقاتك. بدونها ، سوف تطارد باستمرار أحدث تطبيقات الإنتاجية التي تعد العالم ولكنك لن تصل أبدًا إلى أي مكان.على سبيل المثال ، تدوين جميع مهامك في تطبيق قائمة المهام لا طائل من ورائه إذا لم يكن لديك نظام للتعامل معها. أحد أسباب ذلك هو أن كل مهمة لها مستوى مختلف من الإلحاح والأهمية ، ولديك فقط قدر محدود من الوقت والطاقة كل يوم. لذلك ، في هذه الحالة ، سوف تحتاج إلى ملف نظام تحديد الأولويات ، مثل مصفوفة أيزنهاور ، لمساعدتك في تحديد المهام التي يجب القيام بها أولاً والتأكد من أنك تحرز تقدمًا في الأمور الأكثر أهمية.
في حالات أخرى ، قد تحتاج إلى نظام يساعدك في الحفاظ على تركيزك والحد من الانحرافات أو تبديل السياق. تجميع المهام هو نظام إنتاجي مناسب يمكن أن يساعد في ذلك. إنه ينطوي على تجميع المهام المتشابهة معًا والعمل عليها واحدة تلو الأخرى لتقليل الانحرافات وزيادة تركيزك.
بشكل عام ، الهدف هو إيجاد أو إعداد أنظمة تدعم أدوات الإنتاجية الخاصة بك وتساعدك على تحقيق النتائج المرجوة.
مع المجموعة الواسعة من أدوات الإنتاجية المتاحة في متناول يدك ، قد يكون الأمر صعبًا لاختيار الخيار المناسب للوظيفة أو إغراء استخدام خيارات متعددة في نفس الوقت لنفسه مهمة. ولكن في أغلب الأحيان ، فإن استخدام أدوات إنتاجية مختلفة لنفس الشيء يمكن أن يؤدي إلى الارتباك ويجعلك أقل إنتاجية. لذلك ، من الأهمية بمكان أن تختار بعناية أداة الإنتاجية المناسبة ، والأداة التي تناسبك بشكل أفضل بناءً على احتياجاتك وأهدافك وظروفك.
للقيام بذلك ، ابدأ بتقييم احتياجاتك والمهمة المحددة التي تحاول إنجازها. من هناك ، ابحث ، قارن بين الخيارات المختلفة ، وجربها (إن أمكن) لترى أيها يناسبك. قد تحتاج إلى تجربة بعض الأدوات قبل أن تجد ما يناسبك تمامًا ، ولكن الأمر يستحق ذلك في النهاية.
بمجرد العثور على الأداة المناسبة ، تجنب إغراء البحث باستمرار عن أحدث تطبيق بميزات جديدة لامعة. هناك احتمالات ، لن تحتاج إلى إضافة المزيد من أدوات الإنتاجية لنفس المهمة لأن الأداة التي لديك بالفعل تلبي جميع احتياجاتك. لذلك ، يمكنك الالتزام بأدواتك الحالية والتركيز على استخدامها بشكل أكثر فعالية.
الآن ، أنت بحاجة إلى معرفة خصوصيات وعموميات مجموعة أدوات الإنتاجية الحالية. هذا ضروري إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة منها وتحقيق النتائج المرجوة. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن الغرض النهائي منها هو توفير الوقت ، فإن معرفة كل زاوية وركن لأدواتك سيساعدك على استخدامها بكفاءة أكبر وإنجاز المزيد في وقت أقل.
على سبيل المثال ، إذا كنت مستخدم Slack ، فإن تعلم ميزاته الأكثر تقدمًا سيسهل سير عملكوتوفير الوقت وجعل التواصل مع فريقك أكثر كفاءة. علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا تعزيز مساحة عمل Slack الخاصة بك عن طريق إضافة بعض عمليات الدمج.
الشيء نفسه ينطبق على مستخدمي Gmail. تعلم أكثر اختصارات لوحة المفاتيح المفيدة سيساعدك على التنقل عبر صندوق الوارد الخاص بك بشكل أسرع ، مما يوفر لك الوقت للمهام الأساسية الأخرى. بشكل عام ، فإن قضاء الوقت في تعلم كيفية استخدام أدواتك بشكل أكثر فاعلية سيؤتي ثماره على المدى الطويل من خلال زيادة إنتاجيتك.
لقد أثبتنا بالفعل أنك ، في معظم الحالات ، لن تحتاج إلى تطبيقات متعددة لنفس المهمة. ومع ذلك ، في مكان العمل النموذجي ، ستحتاج إلى حلول مختلفة للاتصال وإدارة المهام والتخزين السحابي والمزيد. هذا يعني أنك ستضيع وقتًا ثمينًا في التبديل بين التطبيقات باستمرار وتخاطر بفقدان المعلومات المهمة.
لتجنب ذلك ، تحتاج إلى دمج أدوات الإنتاجية الخاصة بك لجعلها تعمل معًا بسلاسة. لحسن الحظ ، توفر أدوات الإنتاجية الأكثر شيوعًا التكامل مع مجموعة واسعة من التطبيقات ، بحيث يمكنك بسهولة توصيل تلك التي تستخدمها وتبسيط سير عملك. تستطيع ايضا استخذام تكامل Zapier لأتمتة سير عمل إدارة المهام.
بدلاً من ذلك ، عند البحث عن الأدوات المناسبة لاحتياجاتك ، يمكنك اختيار مجموعة مساحة عمل تتضمن كل ما تحتاجه في مكان واحد. على سبيل المثال، Notion هي مساحة عمل شاملة تجمع بين العديد من الميزات، بما في ذلك إدارة المهام وتدوين الملاحظات وتوثيق التعاون على نفس النظام الأساسي.
6. تخصيص الإخطارات الخاصة بك
أخيرًا ، ولكن على نفس القدر من الأهمية ، تحتاج إلى إدارة إشعاراتك بعناية لتجنب الانحرافات والتركيز على عملك. بشكل افتراضي ، يتم إعداد معظم التطبيقات لإرسال إشعارات لكل شيء ، الأمر الذي يمكن أن يصبح سريعًا مربكًا ويجعل من الصعب التركيز.
أولاً ، حدد ما هي الإخطارات الضرورية بالنسبة لك وكم مرة تريد تلقيها. بعد ذلك ، يمكنك الانتقال إلى إعدادات التطبيق وضبط تفضيلات الإشعارات لتلائم احتياجاتك. في أوقات أخرى ، عند العمل في مهمة شاقة تتطلب تركيزًا عميقًا ، يمكنك تعطيل جميع الإشعارات لتظل مركزًا.
يمكن أن تساعدك أدوات الإنتاجية في تحقيق المزيد في وقت أقل ، ولكن فقط إذا كنت تستخدمها بالطريقة الصحيحة. مع وجود العديد من الخيارات المتاحة في السوق ، من السهل أن تنشغل بمتلازمة التطبيق الجديد اللامع وتفقد احتياجاتك وأهدافك.
المفتاح هو أن تكون استراتيجيًا بشأن مجموعة أدوات الإنتاجية الخاصة بك وأن تستخدم فقط الأدوات التي تناسب احتياجاتك الخاصة. ستساعدك النصائح التي شاركناها أعلاه في القيام بذلك والارتقاء بإنتاجيتك إلى المستوى التالي.