تتمثل الطريقة النموذجية لإدارة العقود اليدوية في توقيع قطعة من الورق وتخزينها في خزانة ملفات. العملية اليدوية بطيئة وأقل كفاءة في مراقبة وتعقب الموظفين عن بعد.
نظرًا لأن العمل عن بُعد أصبح أمرًا "طبيعيًا" جديدًا للعديد من الشركات ، لم يكن من المهم أبدًا ضمان سير العمليات الإدارية والعقود بسلاسة.
الشيء الجيد هو أنه يمكنك استخدام برنامج إدارة العقود لأتمتة دورة حياة العقد بالكامل من الإنشاء وحتى التفاوض والتوقيع والتجديد. هناك العديد من الفوائد لبرامج إدارة العقود. ها هي الستة الاوائل
1. يحسن الخصوصية والأمان
أحد التحديات التي تواجه إدارة العقود يدويًا هو أنها تعتمد بشكل كبير على الورق. تكمن مشكلة المستندات المادية في أنها أكثر عرضة للتلف والخسارة. في حين أن العمل عن بعد يخاطر بخرق البيانات والتسريبات والقرصنة ، فإن برنامج إدارة العقود يقضي على هذه المخاطر من خلال السماح لك بعمل نسخة احتياطية من جميع مستنداتك.
يتيح لك برنامج إدارة العقود تخزين المستندات في السحابة ، مما يساعد على تقليل فرص ضياعها أو تلفها. يحمي البرنامج أيضًا معلومات العقد الحساسة من الوصول غير المصرح به. تتضمن أداة الإدارة العقود والاتفاقيات بمستويات وصول مختلفة ، مما يسمح لك بإملاء من يمكنه الوصول إلى مستندات معينة وتحريرها ومشاركتها.
على سبيل المثال ، يمكن لمسؤولي النظام تكوين القواعد المستندة إلى الأذونات ، وتحديد من يمكنه الوصول إلى ماذا المعلومات ، سواء كانت موجودة فعليًا في المكتب أو تعمل عن بُعد في أي مكان في العالمية. بالإضافة إلى ذلك ، تقوم بعض البرامج بحماية المستندات باستخدام ملفات توثيق ذو عاملين وأحدث تقنيات التشفير.
2. يوفر الوقت
تعد إدارة العقود يدويًا عملية بطيئة وتستغرق وقتًا طويلاً. غالبًا ما يتضمن محادثات وجهًا لوجه ، وتوقيع نسخ ورقية ، وإرسال بالبريد ذهابًا وإيابًا ، ومسح المستندات ضوئيًا وتحميلها لمشاركتها. أيضًا ، ستحتاج إلى تكرار العملية بأكملها في أي وقت تقوم فيه بتعديل العقد.
مع برنامج إدارة العقود ، هناك القليل من وقت الانتظار للحصول على عقود في أي مكان في العالم. برامج مثل خيار Zapendo القياسي يسمح لك بالاستفادة من توقيعه الإلكتروني لتوفير ساعات من العقود والاتفاقيات.
بالنسبة لبعض الشركات ، تبدأ التأخيرات أثناء إنشاء العقد. في هذه الحالة ، تستفيد بعض البرامج من القوالب المعتمدة مسبقًا لبدء المسودة ، بالإضافة إلى البنود والبنود الموحدة لحالات الاستخدام المحددة.
يميل العمال عن بُعد الذين لا يمكنهم الوصول إلى مستندات العقد إلى طلب إجابات للأسئلة التي تمت الإجابة عليها في العقد. هذا يمكن أن يجعل من الصعب على الفريق الداخلي الحفاظ على السيطرة على عبء العمل الخاص بهم.
يخزن برنامج إدارة العقود جميع إصدارات العقد بتنسيق منظم. بهذه الطريقة ، يمكن للعاملين عن بُعد الوصول إلى أحدث إصدار والعثور على إجابات لأسئلتهم. تشمل العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي يمكن أتمتتها عمليات التوقيع والتجديد وإجراءات إدارة العقود غير المجدولة.
3. يبسط المشاركة والتعاون
يمكن للشركات في بيئة العمل عن بُعد التشاور والتعاون مع أعضاء الفريق الذين يعملون من المنزل أو أثناء التنقل.
يتيح برنامج إدارة العقود المستند إلى السحابة للمستخدمين المصرح لهم الوصول في الوقت الفعلي إلى المعلومات التي يحتاجون إليها. يتيح لك تسجيل الدخول وسحب العقد والتعاون مع الزملاء من أي مكان في العالم.
يحتوي البرنامج أيضًا على أدوات تعاون وتواصل مثل التعليق ودردشة المستندات ، مما يسهل التفاوض على الشروط وتحديثها في الوقت الفعلي. تسمح هذه الأدوات للفرق البعيدة بإدخال البيانات ، مما يساعد على إنشاء قوة عاملة مستقلة في بيئة يتم التحكم فيها.
4. يقلل من المخاطر ويحسن الامتثال
يمكن لقضايا مثل الشروط غير المعتمدة والالتزامات الفائتة أن تعرض المؤسسة للخطر. لحسن الحظ ، يمكن أن يساعد برنامج إدارة العقود في تقليل المخاطر باستخدام البنود المعتمدة مسبقًا وأدوات تدقيق العقود.
باستخدام برنامج إدارة العقود ، يمكن لفريق الإدارة التحقق من نتائج كل عقد تلبية التوقعات وأن الموظفين عن بعد يلتزمون بالعقد باستخدام أدوات التدقيق.
يسمح لك البرنامج بتتبع كل خطوة من خطوات العقد ومراجعتها من أي مكان ، مما يسمح لك بمساءلة جميع الموظفين ، بما في ذلك العمال عن بُعد ، عن أفعالهم. يساعد هذا في تحسين الكفاءة مع حماية شركتك من عدم الامتثال.
تتضمن الأداة أيضًا مسارات تدقيق تتيح لك عرض سجل العقد بالكامل ببضع نقرات فقط. يمكن للمستخدمين المعتمدين عرض المرحلة التي توجد بها الاتفاقية وحالتها (نشطة ، معلقة ، منتهية الصلاحية ، إلخ) ، مما يؤدي إلى تحسين المساءلة والامتثال.
يمكنك أيضًا استخدام البرنامج لتحليل صحة علاقات العمل الخاصة بك. يتضمن برنامج إدارة العقود التقارير التي تساعدك على تقييم مستوى امتثال الأطراف الثالثة للسياسات واللوائح.
يؤدي التواصل الأفضل مع الموظفين والسماح بالوصول إلى السياسات الداخلية على مستوى الشركة إلى خلق شعور بالاندماج ، مما يتيح قدرًا أكبر من الامتثال. هذا ينطبق بشكل خاص على الموظفين الذين يعملون من المنزل.
5. أتمتة التنبيهات للتواريخ الرئيسية والتسليمات
يزيد العمل مع الفرق البعيدة من فرص فقدان المواعيد النهائية والفرص. لحسن الحظ ، يمكن لبرنامج إدارة العقود التقاط تواريخ العقود الرئيسية والتسليمات وإرسال الإخطارات إلى الطرف المسؤول.
برنامج إدارة العقود هو أحد أفضل البرامج أدوات لتبسيط عمليات العمل عن بعد. على سبيل المثال ، يمكنك تكوين أداة إشعارات البرنامج لتنبيه المديرين بالعقود التي يجب إلغاؤها أو تجديدها ، مع الحفاظ على مصالحك المالية آمنة.
يمكن إخطار العاملين عن بُعد وبدء العمل على المهام في وقت مبكر ، مما يمنحك مزيدًا من التحكم في المشروعات. يمكنك أيضًا إرسال إشعارات إلى جميع الموظفين عن بُعد فيما يتعلق بتغييرات السياسة أو الحاجة إلى مراجعة السياسة.
تعد إشعارات التشغيل ميزة مهمة في برنامج إدارة جهات الاتصال ويمكن أن تنبهك عند توقيع جزء مهم من العقد. بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك بعض البرامج ضبط الإنذارات المتكررة التلقائية التي لا يتم إعادة تعيينها حتى يتخذ الفريق المعين الإجراء المتوقع.
6. مركزية البيانات لزيادة الرؤية
هناك مشكلة شائعة في استخدام إدارة العقود اليدوية وهي العثور على عقد في غير محله. باستخدام برنامج إدارة العقود ، لن تضطر إلى الاعتماد على الخزانات الفوضوية التي تجعل من الصعب البحث عن المستندات المهمة بسرعة.
يعمل نظام إدارة المحتوى المستند إلى السحابة على حل المشكلات من خلال توفير مستودع مركزي قابل للبحث فيه. يتضمن مركز المستندات المركزي أدوات البحث والتصفية لضمان وصول أعضاء الفريق ، بما في ذلك العمال عن بُعد ، إلى المعلومات الهامة في أي وقت وفي أي مكان.
يؤدي تخزين جميع المستندات في مستودع افتراضي مركزي إلى زيادة وضوح العقد. كما يمنحك التحكم في الوصول إلى مستندات العقد وإنشاء مصدر واحد للحقيقة. تسمح بعض الشركات لأعضاء الفريق بمشاهدة الالتزامات المستمرة والتسليمات والمشاريع القادمة وتواريخ التجديد وإنفاق العقد.
تبسيط العمليات وسير العمل باستخدام برنامج إدارة العقود
لا تعد إدارة العقود عن بُعد من أكثر المهام روعة في المؤسسة. تعد مراقبة الموظفين عن بُعد وتتبعهم أكثر صعوبة عند إدارة العقود يدويًا.
تجعل التقنيات اليدوية والورقية عملية إدارة العقود أبطأ وأقل كفاءة. ولكن مع برامج إدارة العقود الموثوقة ، يمكن للشركات التعامل بسهولة مع العقود ، حتى عند العمل مع فرق العمل عن بُعد.
