تسهل تقنية مشاركة الملفات مشاركة البيانات مع أي شخص ، بغض النظر عن موقعه. في حين أن هذا يعد مصدر ارتياح لفرق العمل ، إلا أنه يوفر فرصة للمهاجمين عبر الإنترنت.
إذا لم تقم بحماية ملفاتك المشتركة من الوصول غير المصرح به ، فنحن نأسف لأن نقول إن مجرمي الإنترنت سيكونون سعداء إما بسرقتها أو كشفها. أنت لا تريد أن يحدث ذلك ، أليس كذلك؟
لذلك ، سنقوم هنا بإدراج أفضل ممارسات مشاركة الملفات لتأمين بياناتك.
1. اعتماد برنامج متكامل لمشاركة الملفات
يعد اعتماد حل أو برنامج متكامل لمشاركة الملفات أحد أفضل الطرق لتأمين ملفاتك من المهاجمين عبر الإنترنت. تم إعداد حلول مشاركة الملفات بحيث يمكن للمستخدمين فقط مشاركة الملفات داخل البرنامج ، وليس خارجيًا.
يؤدي استخدام نظام مشاركة ملفات متكامل إلى منع إرسال الملفات إلى جهاز الاستقبال الخطأ حيث أن كل مستخدم عضو في الفريق لديه حساب مستخدم مخصص.
الجانب السلبي الوحيد هو أن معظم هذه البرامج مدفوعة الأجر. توفر البرامج المجانية مساحة تخزين واستخدام محدودة للمستخدمين المهتمين ، بما في ذلك Dropbox و Google Drive و Box و OneDrive و iCloud Drive والمزيد.
2. تجنب مشاركة الملفات عبر البريد الإلكتروني
بصرف النظر عن فقدان الملفات التي لن تصل إلى صندوق الوارد الخاص بالمستلم ، فإن الاحتيال عبر البريد الإلكتروني ينتشر بشكل متزايد.
مكان واحد يبحث المتسللون عن معلومات المستخدمين الحساسة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بضحاياهم. نظرًا لأن معظم الأشخاص لديهم كلمات مرور ضعيفة للبريد الإلكتروني ، فإن اختراق رسائل البريد الإلكتروني يوميًا يكاد يكون سهلًا بالنسبة لمجرمي الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، يهاجمون ضحاياهم الجاهلين من خلال التصيد الاحتيالي عبر البريد الإلكتروني ، ويواجهون الروابط المصابة كملفات. يقع المستخدمون في فخاخهم بمجرد النقر على الروابط أو تنزيل الملفات.
لمنع مؤسستك من التعرض لعملية الاحتيال هذه ، شجع موظفيك على عدم إرسال أو استقبال الملفات عبر البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، يجب عليهم تنفيذ استخدام برامج مشاركة الملفات التي لا يمكن الوصول إليها إلا لأعضاء الفريق الداخليين.
3. استخدم اتصالاً آمنًا لمشاركة الملفات
قد يشمل اتصال الشبكة في الأصل طرفين أو أكثر ، ولكن يمكن للمتطفلين التسلل إلى الشبكة. لذا ، من المهم وضع ذلك في الاعتبار و تأمين شبكتك مع التشفير.
يشفر الاتصال الآمن واحدًا أو أكثر من بروتوكولات الأمان ، مما يجعل من الصعب على الأشخاص الوصول إليه. عندما تكون الشبكة غير مشفرة ، فإنها تتعرض لأي شخص يعرف كيفية الاختطاف والتهديد بسهولة.
عندما لا توجد حواجز قوية تقوم بتشفير الشبكة ، يمكن لمجرمي الإنترنت اختراقها واسترداد ملفات معلومات حساسة مثل بيانات اعتماد تسجيل الدخول والسجلات المالية وكلمات المرور وغيرها من المعلومات الخاصة معلومة.
4. اعتماد خدمات السحابة الآمنة
توفر الخدمات السحابية الآمنة طبقة إضافية من أمان البيانات. لديهم مرونة وإمكانية وصول وقدرة أفضل مقارنة بأساليب الحوسبة والتخزين التقليدية. أيضًا ، تحل الحوسبة السحابية بسرعة محل الحوسبة التقليدية كحجر زاوية للعديد من المؤسسات اليوم.
يحافظ معظم مزودي الخدمات السحابية بنشاط على سلامة خوادمهم من خلال الالتزام بممارسات الأمان القياسية. هؤلاء البائعون الخارجيون مسؤولون عن إدارة البنية التحتية للخدمات السحابية بالإضافة إلى أمان أصول البيانات ومساءلتها.
5. تنفيذ تنسيق ملف الأرشيف
يتعلق تنسيق ملف الأرشيف بتكديس واحد أو أكثر من الملفات والبيانات الوصفية. يمكنك دمج ملفات بيانات متعددة في ملف أرشيف واحد لسهولة الوصول والتخزين. كما يسمح لك بضغط الملفات لشغل مساحة تخزين أقل.
يحمي تخزين بياناتك في تنسيق الأرشيف هذه البيانات من التسرب أو التعرض. مع وجود ملفات متعددة في ملف أرشيف ، سيكون من الصعب على المحتال تحديد ملف معين بسرعة.
6. توليد كلمات مرور قوية
كلمات المرور الضعيفة هي الرقم الأول الذي يستخدمه المجرمون الإلكترونيون للوصول إلى حسابات أو شبكات ضحاياهم. يفعلون ذلك إما عن طريق تخمين كلمة المرور أو اختراق كلمة المرور من خلال ملف هجوم القوة الغاشمة.
يجب أن يكون إنشاء كلمات مرور قوية جزءًا من ثقافة الأمن السيبراني لديك. تحتاج إلى توعية أعضاء فريقك بأهمية وفائدة استخدام كلمة مرور قوية وآمنة. بدلاً من استخدام الأرقام أو تاريخ الميلاد أو الأحداث ، يجب أن يختاروا عبارة مرور.
قد يكون تذكر الكثير من كلمات المرور متعبًا ويؤدي إلى تعب كلمة المرور. اجعل الأمر أسهل لفريقك من خلال اعتماد أداة فعالة لإدارة كلمات المرور لرعاية احتياجات كلمات المرور الخاصة بهم.
7. تقييد استخدام أجهزة USB
لحماية بياناتك الحساسة وملفات العمل بشكل عام ، احظر استخدام USB في شبكتك. وذلك لأنه من السهل نقل المعلومات والملفات والبيانات بتمريرة سريعة باستخدام محرك أقراص USB أو محركات أقراص فلاش.
هناك سبب آخر يمنعك من حظر أجهزة USB في مؤسستك وهو منع نقل الفيروسات أو الملفات الفاسدة إلى شبكتك. ليس لديك أي فكرة عن مكان وجود هذه الأجهزة وما هو التعاقد معها. يمكن أن يؤدي استخدام USB مصاب بالفيروسات إلى تدمير بياناتك تمامًا دون أي فرصة لذلك استعادة البيانات.
8. اختر نظام مشاركة ملفات سهل الاستخدام
أثناء استخدام أحدث التقنيات أو البرامج لمشاركة الملفات داخل مؤسستك قد يبدو فكرة جيدة ، لا تستبدلها بالبساطة. لا فائدة من نظام مشاركة الملفات المتطور إذا لم تتمكن أنت وفريقك من استخدامه دون مساعدة أو توجيه أو تدريب.
إذا كان من الصعب استخدام نظام مشاركة الملفات ، فهناك ميل إلى فقدان بياناتك فيه ، ولن تتمكن من استعادتها. هناك أيضًا إمكانية إرسال معلومات حساسة عن طريق الخطأ إلى الأشخاص الخطأ عند محاولة التنقل عبر النظام.
9. استخدم شبكات VPN ذات مصداقية أثناء مشاركة الملفات
مع تقنية الشبكة الافتراضية الخاصة (VPN)، يمكن للمستخدمين إرسال واستقبال المحتوى من خلال اتصالات الإنترنت المشتركة أو المفتوحة تمامًا كما لو كانت أجهزتهم متصلة بشبكة خاصة. يفيد هذا المكاتب الإقليمية أو الموظفين عن بُعد الذين يحتاجون إلى الوصول عن بُعد إلى البيانات والملفات من نظام أو قاعدة بيانات مركزية للمقر الرئيسي.
هناك شبكات VPN واسعة الانتشار وذات مصداقية مثل ExpressVPN و CyberGhost و Torguard VPN و NordVPN وغيرها الكثير. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تستخدم حلًا أو خدمة لمشاركة الملفات مثل DropBox ، فلن تحتاج إلى شراء خدمة VPN خارجية لأنها توفر خدمة VPN بديلة. هذا يجعلها فعالة من حيث التكلفة.
من الممارسات الأمنية الأخرى البسيطة والفعالة للغاية لمشاركة الملفات هي التحقق دائمًا من الروابط قبل النقر عليها. بهذه البساطة التي قد يبدو عليها ، إهمالها قد يتسبب في عواقب ضخمة لفقدان البيانات.
صقل آداب العمل لتثقيف زملائك في العمل والموظفين حول مدى أهمية هذا النشاط التجاري البسيط. يؤدي إجراء فحص دقيق للروابط قبل النقر عليها إلى منع اختراق الشبكة واختراقها. في كثير من الأحيان ، يخفي المتسللون الروابط التي تحتوي على روابط مشبوهة يمكنها التحكم على الفور في ملفات عملك أو حتى عمليات تسجيل الدخول.
امنع الهجمات الإلكترونية من خلال ممارسات مشاركة الملفات الآمنة
مشاركة الملفات أمر لا مفر منه للتعاون. طالما يعمل اثنان أو أكثر معًا ، فإنهم بحاجة إلى مشاركة الملفات ، خاصةً عندما يكونون في مواقع مختلفة. ومع ذلك ، تقع على عاتقهم مسؤولية تأمين ملفاتهم.
إن تطوير ممارسات مشاركة الملفات الآمنة هي طريقة مؤكدة لتجنب الوقوع فريسة لمجرمي الإنترنت المتحمسين الذين ينتظرون أدنى فرصة للهجوم.
