يستخدم معظم الأشخاص برامج جداول البيانات لجمع البيانات أو تقديم المعلومات باستخدام المخططات والرسوم البيانية. ومع ذلك ، عند التفكير خارج الصندوق ، هناك العديد من الاستخدامات لجداول بيانات Google. أحد الاستخدامات البديلة الأكثر فائدة هو إنشاء جدول زمني.
وليس عليك حتى أن تبدأ من الصفر. تحتوي مكتبة القوالب على ورقة معدة مسبقًا جاهزة للعمل. اقرأ فيما نوضح بالتفصيل كيف يمكنك إنشاء جدول وتنسيقه بشكل صحيح ولماذا يجب أن تفكر في استخدام الأوراق لجدولتك.
كيفية إنشاء جدول في جداول بيانات Google
على الرغم من أنه يمكنك إنشاء جدول زمني من البداية في "جداول بيانات Google" ، فإننا نوصي باستخدام نموذج ، خاصة إذا كنت في عجلة من أمرك ولا تحتاج إلى الكثير من التخصيص.
يمكنك استخدام معرض النماذج في "جداول بيانات Google" للعثور على ورقة تم إنشاؤها مسبقًا. للبدء ، يجب عليك التوجه إلى جداول بيانات Google وإنشاء حساب. إذا كان لديك حساب Google بالفعل ، فيمكنك استخدامه لتسجيل الدخول. فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتباعها لإنشاء جدول باستخدام معرض القوالب في جداول بيانات Google:
- انتقل إلى صفحة جداول بيانات Google الرئيسية.
- انقر فوق معرض النماذج تحت شريط البحث. سيؤدي هذا إلى فتح صفحة جديدة تحتوي على عدة قوالب لتختار من بينها.
- سوف نستخدم ملف برنامج نموذج لهذا البرنامج التعليمي ، لذا انقر فوق هذا النموذج. سيؤدي هذا إلى فتح جدول بيانات جديد مع النموذج المطبق بالفعل.
يحتوي قالب جداول بيانات Google بالفعل على الصفوف والأعمدة التي تم إعدادها بحيث تكون هناك أقسام كل ساعة على مدار اليوم. يمكنك تعيين يوم بدء الأسبوع في الخلية C2. يتم تحديد التاريخ في الصف الثالث تلقائيًا بناءً على الإدخال في الخلية C2. يحتوي الصف الرابع على صيغة تحول التاريخ تلقائيًا إلى يوم من أيام الأسبوع.
يوجد في أسفل الجدول قسم ملاحظات حيث يمكنك ترك رسائل للفريق. يوجد أيضًا قسم مهام على الجانب الأيمن حيث يمكنك تعيين مهام محددة لفريقك.
استخدام التنسيق الشرطي في جدولك
يمكنك استخدام التنسيق الشرطي في جدول البيانات للتحقق من كلمة معينة في جدول البيانات. سيتم اتخاذ إجراء محدد إذا تم استيفاء هذا الشرط.
للتوضيح ، دعنا نضيف تنسيقًا شرطيًا للتحقق مما إذا كانت كلمة "اجتماع" موجودة في الخلية. إذا حدث ذلك ، يجب أن تتحول الخلية إلى اللون الأحمر. فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتباعها للقيام بذلك:
- حدد المنطقة في جدول البيانات حيث تريد تطبيق التنسيق الشرطي.
- انقر فوق شكل في شريط الأدوات الرئيسي بالشاشة.
- هناك ، انقر فوق تنسيق مشروط. سيؤدي هذا إلى فتح شريط جانبي على الجانب الأيمن من الشاشة.
- ستتم إضافة النطاق تلقائيًا إذا قمت بتحديده في الخطوة الأولى. إذا لم تقم بذلك ، فاكتب النطاق في ملف تنطبق على النطاق مربع الكتابة.
- في ال تنسيق الخلايا إذا كان ، يمكنك تحديد قواعد التنسيق. اخترنا ال يحتوي النص على الخيار وإضافة الكلمة الرئيسية "الاجتماع".
- اختر الآن التأثيرات المراد تطبيقها على المحتويات الموجودة في الخلية. في هذه الحالة ، اخترنا اللون الأحمر ليتم تطبيقه على الخلية.
- انقر فوق فعله لحفظ التغييرات.
كما ترى ، يتم إضافة التأثير إلى أي خلية تحتوي على الكلمة الأساسية المحددة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما تريد تلوين المهام القادمة مثل الاجتماعات والمواعيد النهائية. يمكنك أيضًا إضافة قواعد متعددة ، مما يعني أنه يمكنك الحصول على جدول مرمز بالألوان بالكامل.
يعني القيام بذلك أنك لن تضطر إلى رمز لون كل خلية يدويًا كلما تم إجراء تغيير على جدولك.
إيجابيات وسلبيات إنشاء جدول في جداول البيانات
على الرغم من وجود العديد من الفوائد لإنشاء ملف جدول عمل مثمر باستخدام "جداول بيانات Google" ، فهو أبعد ما يكون عن الكمال. دعنا نناقش إيجابيات وسلبيات إنشاء جدول باستخدام جداول بيانات Google:
المؤيد: مجاني للاستخدام
على الرغم من وجود العديد من برامج إنشاء الجدول الزمني في السوق ، إلا أن معظمها يتم دفعها. من ناحية أخرى ، يمكن أن تكون جداول بيانات Google مفيدة عند إنشاء جدول ، لأنها مجانية للأفراد والشركات الصغيرة. إنها طريقة بسيطة قم بعمل نسخة احتياطية من جدولك الزمني مجانًا دون إجراء عمليات حفظ يدوية.
المؤيد: سهولة المشاركة
أفضل جزء في استخدام جداول بيانات Google على برامج جداول البيانات الأخرى هو أنه يسمح لك بمشاركة جدول البيانات ببضع نقرات فقط. يمكنك أيضًا تحديد الأذونات بحيث لا يتمكن سوى عدد قليل من الأشخاص المختارين من إجراء تعديلات على جدول البيانات ، بينما يمكن للآخرين عرضه فقط. يمكن أن تكون هذه مساعدة كبيرة إذا كنت عمل جدول عمل عن بعد لمشاركتها مع المتعاونين معك.
يخدع: لا توجد إخطارات للمستخدمين الذين ليس لديهم حق الوصول للتعديل
تتمتع جداول بيانات Google بميزة المشاركة في الوقت الفعلي ، مما يعني أن التغييرات التي تم إجراؤها على الملف يمكن رؤيتها في الوقت الفعلي من قبل المشاهدين. ومع ذلك ، إذا كانت لديك أذونات العرض فقط ، فلن يخطرك "جداول البيانات" بأي تغييرات تم إجراؤها على جدول البيانات.
يمكن فقط للأشخاص الذين لديهم حق الوصول للتعديل تمكين إشعارات البريد الإلكتروني. يمكنك استخدام الوظائف الإضافية التي ترسل إشعارات فورية للمساعدة في التخلص من المشكلة ، لكنها ليست مثالية.
السلبيات: عدم وجود الأتمتة
لن يتطلب استخدام البرامج المخصصة لإنشاء الجدول الزمني الخاص بك إدخال كل التفاصيل يدويًا. يتم تحديث الأجزاء الأخرى تلقائيًا إذا قمت بتغيير جزء واحد من الجدول.
سوف يخطرك البرنامج المتقدم أيضًا إذا كنت تتخطى التحولات أو ترتكب خطأً محتملاً. إذا كنت خبيرًا ، يمكنك إجراء الأتمتة في جداول البيانات. ومع ذلك ، فإن معظم الناس ليس لديهم الوقت أو المعرفة التقنية المتقدمة لسحب هذا الأمر.
يخدع: يستغرق المزيد من الوقت
عند استخدام جدول بيانات ، يجب عليك إدخال معظم الأشياء يدويًا أو إنشاء قوائم منسدلة. توفر لك البرامج المتقدمة الكثير من التحرير اليدوي لأنها تتميز بمنشئي جدول السحب والإفلات. يمكنهم أيضًا إرسال رسائل بريد إلكتروني تلقائية عند حدوث تغييرات في الجدول الزمني.
يخدع: لا يحتوي على ميزات حديثة
تفتقر "جداول بيانات Google" إلى ميزات مثل تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) وتبديل التحول وإدارة PTO. هذه الميزات ليست ضرورية ، ولكن يمكن أن تساعد في جعل حياتك أسهل بكثير في مواقف معينة.
جدولة حياتك بشكل فعال
تعد جداول بيانات Google إحدى الطرق العديدة لجدولة حياتك وعملك. على الرغم من وجود بعض العيوب ، إلا أن حقيقة أنه مجاني وسهل الاستخدام يجعله خيارًا قابلاً للتطبيق ، لا سيما عند دمجه مع تطبيقات Google Suite الأخرى مثل تقويم Google.