ليس هناك ما هو أنيق مثل كتابة إجابات الاستبيان عبر الإنترنت مباشرة في جدول بيانات Excel في الوقت الفعلي. لحسن الحظ ، يمكنك الاستمتاع بهذه الميزة إذا كنت تستخدم Microsoft Forms. هناك طرق متكررة وديناميكية (آلية) حولها.
تعتبر الطرق التلقائية أكثر سهولة ، ولكن في هذه المقالة ، سترى كيفية القيام بذلك أيضًا.
كيفية تصدير ردود Microsoft Forms إلى Excel
يساعدك تصدير استجابات Microsoft Forms إلى Excel في الحصول على أحدث الردود على الاستبيان الخاص بك. يتضمن تنزيل إجابات الاستبيان على جهاز الكمبيوتر الخاص بك كملف Excel. العملية سهلة إذا كنت أنشأ نموذج مسح Microsoft الخاص بك سابقا:
- في Microsoft Forms ، انتقل إلى استجابات في أعلى اليمين.
- انقر فتح في Excel على الجانب الأيمن من الشاشة لتنزيل الردود الحالية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- يجب عليك تكرار هذه العملية في كل مرة تريد فيها الحصول على تحديث للرد.
لكن هذه الطريقة ليست الأفضل ، حيث سيتعين عليك إعادة اختراع العجلة بشكل متكرر لتحديث جدول البيانات الخاص بك ؛ هذا يعني تنزيل ملف Excel جديد في كل مرة يرسل فيها شخص ما ردًا. قد يكون ذلك مرهقًا ، خاصة إذا كان العديد من الأشخاص يستجيبون في الوقت الفعلي.
لتسهيل حياتك ، يمكنك أتمتة العملية باستخدام OneDrive for Business و Power Automate ، كما هو موضح في الأقسام التالية.
كيفية مزامنة Microsoft Forms مع Excel عبر OneDrive for Business
يمكنك تحديث جدول بيانات Excel بشكل ديناميكي إذا كنت تستخدم حساب Microsoft 365 Business. للقيام بذلك ، ستقوم بإنشاء نموذج استطلاع يمكنه كتابة الردود ديناميكيًا إلى Excel مباشرةً من OneDrive.
عند استخدام OneDrive for Business لإنشاء Microsoft Forms for Excel ، فإنه يقوم بإنشاء إصدار جدول بيانات Excel من هذا النموذج بأعمدة تحمل سمات حقول النموذج المقابلة.
لإنشاء نموذج Excel يقوم بتحديث استجابات Microsoft Forms تلقائيًا في الوقت الفعلي:
- قم بتسجيل الدخول إلى مركز إدارة Microsoft 365 Business.
- انقر فوق رمز القائمة المربعة في الجزء العلوي الأيسر وانتقل إلى OneDrive.
- مرة واحدة في OneDrive ، انقر فوق جديد في أعلى اليسار.
- من الخيارات ، حدد نماذج لبرنامج Excel.
- اسم الاستطلاع الخاص بك وانقر خلق.
- سيقوم OneDrive بتشغيل المستعرض الخاص بك حيث يمكنك إنشاء حقول النموذج كما تريد.
- سيظهر جدول بيانات Excel يحمل اسم النموذج الخاص بك في OneDrive.
- بعد إنشاء الاستبيان ومشاركته ، افتح جدول بيانات Excel عبر الإنترنت ، وسترى الآن بيانات جديدة عند تحديثها في الوقت الفعلي.
- إذا قمت بمشاركة جدول بيانات Excel مع أعضاء فريقك ، فسيحصلون أيضًا على تحديث في الوقت الفعلي للردود عندما يستجيب الأشخاص لاستطلاعك.
كيفية مزامنة ردود Microsoft Forms مع Excel عبر Power Automate
أتمتة الطاقة هو ملف أداة قوية لأتمتة المهام الروتينية. ومن المثير للاهتمام ، أنه يوفر أيضًا طريقة ممتازة لمزامنة نماذج Microsoft مع Excel. إنها أفضل طريقة إذا كنت قد شاركت نموذج الاستطلاع بالفعل.
تعمل طريقة Power Automate فقط مع Microsoft Forms التي تم إنشاؤها باستخدام حساب Microsoft Business الخاص بك. ويتضمن إنشاء تدفق سحابي آلي في Power Automate.
وبالتالي ، يجب أن تكون أيضًا على حساب Microsoft Business لاستخدام ميزة التدفق هذه في Power Automate. استخدم الخطوات أدناه لتوصيل Microsoft Forms بـ Microsoft Excel تلقائيًا باستخدام Power Automate:
قم بإدراج جدول في مصنف Excel عبر الإنترنت
يجب أن يكون مصنف Excel عبر الإنترنت بتنسيق جدول ، لأن النماذج تكتب فقط في الجداول الموجودة في جدول بيانات Excel.
إذا قمت بتنزيل جدول بيانات Excel من استجابات Microsoft Forms ، فيمكنك تحميله إلى OneDrive وتجاهل هذا القسم الفرعي والانتقال إلى مزامنة Microsoft Forms مع Excel.
لذلك قبل أن تبدأ ، قم بإنشاء جدول بيانات Excel جديد في OneDrive. تأكد من وصولك إلى OneDrive عبر حساب Microsoft Business الخاص بك:
- انقر جديد في الجزء العلوي الأيمن من OneDrive.
- يختار مصنف Excel.
- من جدول بيانات Excel المفتوح في المتصفح ، انقر فوق تم الحفظ في أعلى اليسار. ثم أدخل الاسم المفضل في ملف اسم الملف مجال. انقر فوق أي مساحة فارغة لإغلاق هذا المربع المشروط.
- الآن قم بإنشاء الأعمدة الخاصة بك ، وتأكد من أنها تتوافق مع الحقول الموجودة في نموذج استطلاع Microsoft الخاص بك. على سبيل المثال ، إذا قمت بمشاركة نموذج يطلب البريد الإلكتروني والجنس ، فسيحتوي مصنف Excel على عمود البريد الإلكتروني والجنس.
- قم بتمييز الأعمدة. ثم انتقل إلى إدراج علامة التبويب على الشريط وانقر فوق الطاولة.
- ضع علامة يحتوي الجدول الخاص بي على رؤوس علامة اختيار وانقر نعم.
مزامنة Microsoft Forms مع Excel باستخدام Power Automate
- قم بتسجيل الدخول إلى أتمتة الطاقة الحساب.
- انقر خلق في الشريط الجانبي الأيسر.
- يختار التدفق السحابي الآلي.
- بعد ذلك ، انقر فوق عندما يتم تقديم الرد من المربع المشروط.
- ثم اضغط خلق في الجزء السفلي من المربع المشروط المفتوح.
- انقر تسجيل الدخول إذا طُلب منك ذلك. تأكد من استخدام حساب Microsoft 365 Business لتسجيل الدخول إذا كنت تستخدم حساب Microsoft شخصي. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر استخدم حسابا آخر في مربع تسجيل الدخول.
- بمجرد تسجيل الدخول ، انقر فوق اختر نموذجًا مجال في أتمتة الطاقة.
- بعد ذلك ، حدد من النماذج التي قمت بإنشائها مسبقًا.
- انقر خطوة جديدة. ثم استخدم شريط البحث للبحث عن "النماذج".
- انقر نماذج مايكروسوفت واختر احصل على تفاصيل الرد من الخيارات تحت أجراءات.
- انقر على معرف النموذج المجال وحدد نموذج المسح الخاص بك مرة أخرى. ثم حدد معرف الاستجابة من معرف الاستجابة مجال.
- انقر خطوة جديدة. ثم حدد اكسل اون لاين.
- بعد ذلك ، حدد أضف صفًا إلى جدول من الخيارات تحت أجراءات.
- تحت موقع المجال ، اختر OneDrive for Business.
- يختار OneDrive من مكتبة المستندات مجال.
- انقر فوق متصفح الملفات على ملف ملف واختر مصنف Excel الذي قمت بإنشائه مسبقًا. أو يمكنك تحديد الملف الذي تم تحميله من جهاز الكمبيوتر الخاص بك إذا كنت تستخدم جدول بيانات تم تصديره مسبقًا.
- حدد اسم الجدول من ورقة Excel. يجب أن تظهر الآن الحقول الجديدة المقابلة لأعمدة Excel في جدول البيانات هذا. يجب أن ترتبط هذه أيضًا بحقول نموذج الاستطلاع.
- انقر فوق كل حقل من الحقول الجديدة وحدد حقل النموذج المقابل له من محتوى ديناميكي والخيارات.
- أخيرًا ، انقر فوق يحفظ.
هذا هو! لقد قمت الآن بإنشاء تدفق سحابي تلقائي لـ Microsoft Forms في Power Automate.
سيقوم Power Automate الآن بكتابة استجابات جديدة ديناميكيًا إلى مصنف Excel الخاص بك حيث يرسل المستجيبون ردودًا في الوقت الفعلي.
إذا كنت تقوم بتصدير استجابات Microsoft Forms الخاصة بك إلى Excel على جهاز الكمبيوتر الخاص بك من قبل ، يمكنك نسخ البيانات الموجودة ولصقها في مصنف Excel الآلي حديثًا. لن يوقف هذا الإجراء تدفقات Power Automate.
قم بتحديث إجابات الاستبيان في Excel في الوقت الفعلي
تعمل أتمتة تحديثات استجابة Microsoft Forms في الوقت الفعلي في Microsoft Excel على تسهيل الحياة. بينما يوفر خيار OneDrive for Business المباشر مزامنة سهلة إذا لم تشارك النموذج الخاص بك ، يكون Power Automate أكثر سهولة إذا قمت بمشاركة استطلاع Microsoft Forms الخاص بك وكان الأشخاص قد شاركوا بالفعل يستجيب.
على الرغم من أنه يمكنك الاستفادة من Microsoft Forms على حساب شخصي ، إلا أن كتابة الاستجابة الديناميكية إلى Excel لا تزال تتطلب منك امتلاك حساب Microsoft Business. قد ترغب أيضًا في معرفة كيفية مقارنة نماذج Google بنماذج Microsoft نظرًا لأن هذه النماذج من المنافسين القريبين.
