نظرًا لأن المزيد من المنظمات تتبنى العمل عن بُعد ، فإنها تحتاج إلى جميع الموارد التي يمكنها جمعها لعقد اجتماعات افتراضية مثمرة. على الرغم من برامج الاجتماعات الافتراضية العديدة المتوفرة في السوق ، إلا أن بعض فرق العمل لم تعثر بعد على الفرق المناسبة.

تنشئ Microsoft Teams مجالًا متكافئًا لفرق العمل للمشاركة والتعاون بشكل افتراضي دون كسر البنك. اقرأ معًا بينما نناقش كيف يمكنك زيادة إنتاجيتك مع النظام.

1. حدد موعد الاجتماع بدقة

الجدولة هي الخطوة الأولى لعقد اجتماع على Microsoft Teams. على الرغم من أنه يمكنك بدء اجتماع في أي وقت ، إذا كنت تريد أن ينضم إليك أشخاص آخرون ، فأنت بحاجة إلى إبلاغهم مسبقًا.

عند إعداد اجتماع على Microsoft Teams ، يجب مراعاة المناطق الزمنية للمشاركين. إذا كنت المضيف ، فيمكنك جدولة اجتماع بمنطقتك الزمنية ، وسيعكس تلقائيًا المناطق الزمنية للمشاركين على لوحات المعلومات الخاصة بهم.

لزيادة الإقبال على اجتماعك ، حدد موعده في وقت يناسب معظم المشاركين ، إن لم يكن جميعهم. قد تؤدي جدولة اجتماع في ساعات فردية إلى إعاقة أعضاء فريقك من الحضور. حتى لو ظهروا ، فقد لا يشاركون على النحو الأمثل إذا كان التوقيت غير مناسب.

instagram viewer

2. اختر مشرفًا

لا تعني حقيقة أنك تستضيف اجتماعًا في Microsoft Teams أنه يجب أن تكون المشرف على الاجتماع. واحدة من طرق لعقد اجتماع الفريق عن بعد بنجاح هو تعيين مشرف ، خاصة إذا كان لديك بالفعل الكثير من العمل.

كلف المنسق الخاص بك بمسؤولية قيادة جدول أعمال الاجتماع وإشراك المشاركين بشكل فعال. يجب على المنسق مراقبة سلوكيات المشاركين عن كثب والتأكد من عدم تسبب أي شخص في الإزعاج أثناء الاجتماع. امنح الوسيط إمكانية الوصول والتحكم الملائمين لإعدادات الاجتماع ، حتى يتمكن من بدء الأوامر عند الضرورة.

3. تحسين التجربة عبر الإنترنت

تكون الاجتماعات عبر الإنترنت أكثر إنتاجية في الإعدادات الصحيحة. قبل بدء الاجتماع ، ابحث عن مكان مناسب ومكان جلوس. تأكد من أن كاميرا جهاز الكمبيوتر الخاص بك في حالة جيدة للحصول على جودة صورة رائعة. الأمر نفسه ينطبق على الصوت. قم بتوفير ميكروفون بجودة صوت جيدة. اختبر الكاميرا والميكروفون قبل بدء الاجتماع لتجنب المفاجآت غير السارة.

بينما يفضل معظم المضيفين الجلوس بشكل مريح وتمرير رسالتهم بشكل أنيق ، يفضل البعض الآخر التواصل مع المشاركين على منصة. يقدم Microsoft Teams خلفيات مخصصة متعددة لتجميل مساحتك عبر الإنترنت.

4. دون ملاحظات

تدوين الملاحظات هو واحد من طرق إدارة اجتماع افتراضي مثمر. عندما تقوم بمعالجة الكثير من المعلومات ، هناك ميل إلى تفويت بعض التفاصيل الأساسية. نظرًا لوجود الكثير فقط الذي يمكن لعقلك الاحتفاظ به ، فإنك ستفقد المعلومات الحيوية إذا لم تدون الملاحظات. لهذا السبب يعد تدوين الملاحظات أمرًا أساسيًا أثناء الاجتماعات.

لست بحاجة إلى قلم وورقة لتدوين الملاحظات عند عقد اجتماع على Microsoft Teams. توفر الأداة مفكرة حيث يمكنك كتابة وحفظ المعلومات من الاجتماع. يمكنك دائمًا الرجوع إلى ملاحظاتك لاسترداد جدول الأعمال الرئيسي لاجتماعك.

5. كتم صوت المشاركين غير الناطقين

الضوضاء تعيق الإنتاجية في مكان العمل. إذا لم تقم بإزالته في مهده ، فقد يؤدي ذلك إلى إعاقة اجتماعك الافتراضي أيضًا. حتى عندما تبذل جهدًا لتكون في مكان هادئ لحضور اجتماعك ، فقد لا يفعل المشاركون الآخرون الشيء نفسه. تساعدك Microsoft Teams على التخلص من الضوضاء من خلال ميزة كتم الصوت.

بصفتك مضيفًا لاجتماع ، يمكنك كتم صوت ليس فقط نفسك ، ولكن أيضًا المشاركين الآخرين في الاجتماع في Microsoft Teams. القاعدة هي كتم صوت المشاركين غير المتحدثين في جميع الأوقات. القيام بذلك يخلق النظام واللياقة. سيفهم المشاركون الآخرون الرسالة التي يمر عبرها مشارك متحدث.

6. استخدم نافذة الدردشة للتأكيد

يجب أن تكون الاجتماعات الافتراضية جذابة لإبقاء المشاركين مهتمين. يشعر الأشخاص بالملل بسهولة من المحادثات الطويلة ، لذلك تحتاج أيضًا إلى استخدام نافذة الدردشة في Microsoft Teams لجذب انتباههم.

بصفتك مضيفًا ، يمكنك إنشاء نافذة دردشة حيث يمكنك أنت والمشاركين الآخرين إسقاط التعليقات ذات الصلة حول الاجتماع. إنه مكان جيد لكتابة المعلومات الأساسية التي يجب أن يكون المشاركون على دراية بها. يمكن للمنسق أيضًا أن يطلب من المشاركين إسقاط أي أسئلة قد تكون لديهم في نافذة الدردشة ، حتى يتمكن الجميع من فهم الأسئلة بوضوح.

7. سجل الاجتماع

أحد الأخطاء التي يرتكبها مضيفو الاجتماع الافتراضي هو فشلهم في تتبع جميع الأنشطة. عندما يحتاجون إلى الرجوع إلى موضوع ما ، لا يمكنهم ذلك. جعلت Microsoft Teams عملية التسجيل سهلة من خلال تقديم ميزة تسجيل لفهم كل التفاصيل الصغيرة بسرعة.

يعد إنشاء المراجع جزءًا من عملية التعلم ، ويعد الاحتفاظ بسجل لكل تجمع عبر الإنترنت مفيدًا للغاية. عندما تقوم بتسجيل اجتماعك على Microsoft Teams ، يكون لديك دليل ملموس على تفاصيل الاجتماع.

8. طمس خلفيتك

تمامًا مثل البيئة الصاخبة التي قد تتسبب في فقدان شخص آخر للرسالة التي تفيد بأن المتحدث يمر عبر اجتماع عبر الإنترنت ، يمكن أن تتسبب الخلفية الصاخبة أيضًا في تشتيت الانتباه. على سبيل المثال ، يمكن أن تشتت انتباهك لوحة جميلة في أحد المشاركين عما يقوله. قد تنسى حتى خط تفكيرك.

يسمح Microsoft Teams للمشاركين بطمس خلفياتهم ، حتى يتمكنوا من التركيز على أنفسهم وعلى ما يناقشونه. مع هذه الميزة ، لا داعي للقلق بشأن امتلاك الخلفية المثالية لاجتماعك.

9. استخدم ميزة السبورة

لا يستخدم العديد من المستخدمين ميزة السبورة البيضاء في Microsoft Teams إلى أقصى حد. إنها لوحة على الإنترنت لالتقاط رسائلك وأفكارك أثناء العمل.

تكون السبورة البيضاء لـ Microsoft Teams سهلة الاستخدام عندما تحتاج إلى شرح الأفكار المعقدة لأعضاء فريقك أثناء الاجتماع. يوفر عناصر رسم متنوعة لمساعدتك على التعبير عن أفكارك بوضوح.

10. تنشيط مشاركة الشاشة

في بعض الأحيان ، لا يكفي شرح الأفكار والمفاهيم للفرق في اجتماع افتراضي. تحتاج إلى إظهار المعلومات لهم كما هي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يجعل Microsoft Teams هذا ممكنًا من خلال ميزة مشاركة الشاشة الخاصة به.

تحصل على فرصة لتحسين مستويات مشاركة المشاركين في اجتماعك عبر الإنترنت مع Microsoft Teams عند تنشيط مشاركة الشاشة. يتيح لك أن تُظهر للآخرين ما تتحدث عنه وكيف هو بالضبط على نظامك.

اجعل اجتماعاتك الافتراضية جديرة بالاهتمام مع Microsoft Teams

لقد جاءت الاجتماعات الافتراضية لتبقى. تقوم فرق العمل بخطوات كبيرة في التفاعل مع بعضها البعض من مواقعها البعيدة. ولكن لكي يحدث ذلك ، يجب أن تكون مقصودًا في تحقيق أقصى استفادة من اجتماعاتك من خلال الاستفادة من الميزات العديدة في Microsoft Teams.

إذا كنت ستستضيف أشخاصًا في اجتماع ما ، فاجعل الأمر جديرًا بالاهتمام من خلال تحسين التجربة. خلق مساحة للجميع للمساهمة ومشاركة الأفكار. عندما يرى أعضاء فريقك القيمة في اجتماعاتك ، سيكونون متحمسين للانضمام كلما قمت بجدولة اجتماع.