مشاركة الملفات هي ممارسة شائعة في العمل الجماعي. ولكن يؤدي ذلك إلى نتائج عكسية عندما تكون الملفات التي تشاركها غير منظمة وتنتشر في نظامك. هناك الكثير من العمل الذي يمكنك القيام به وسط الفوضى.
يعد تنظيم الملفات المشتركة أمرًا أساسيًا لتبسيط سير عملك. إذا فشلت في القيام بذلك ، فقد تفقد ملفات مهمة أو تخلط بينها أثناء العمل. اكتشف طرقًا فعالة لتنظيم الملفات المشتركة لزيادة الإنتاجية.
1. مراجعة الملفات الموجودة
تعد مراجعة الملفات الموجودة بشكل دوري أمرًا ضروريًا للحفاظ على نظامك منظمًا جيدًا. هناك احتمال كبير أن يكون لديك بعض الملفات على نظامك لا تستخدمها أو تحتاجها بعد الآن. يمكن أن تبقى هذه الملفات هناك وتحتل مساحة دون علمك.
خذ دائمًا الوقت الكافي لمراجعة ملفاتك ، حتى تتمكن من حذف الملفات التي لم تعد بحاجة إليها وتحديث الملفات القديمة للحصول على أقصى قيمة منها. قد يكون من الصعب مواكبة مراجعة ملفاتك وحدها. قم بتثقيف وتعليم أعضاء فريقك أو موظفيك حول أهمية مراجعة الملفات الموجودة. هذه المهمة البسيطة تخلق مساحة عمل نظيفة من أجل كفاءة أعلى.
2. قم بإنشاء وتسمية المجلدات الخاصة بك بالتفصيل
ليس هناك ما هو أكثر إرباكًا من الاضطرار إلى قضاء معظم ساعات عملك في البحث عن الملفات في نظامك. وفر على نفسك المشكلة عن طريق إنشاء مجلدات مختلفة لملفاتك وفقًا لفئاتها.
إتقان كيفية تنظيم مجلداتك بالتفصيل يوفر الوقت ويزيد من الإنتاجية. يمكنك التنقل بسرعة في ملفاتك أو مجلداتك دون فتحها للتعرف عليها أو الوصول إليها. وبالمثل ، فإن إنشاء المجلدات وتسميتها يساعد أعضاء فريقك على تحديد الملفات التي تخصهم للوصول إليها وتلك التي تحتوي على معلومات حساسة.
عند تسمية المجلد الخاص بك ، حاول قدر الإمكان تجنب استخدام الأسماء الطويلة والمعقدة لأنه من الصعب تذكرها. أيضًا ، تجنب استخدام الأحرف والرموز الخاصة لأنها ليست فقط غير مرئية ، ولكنها أيضًا لا معنى لها. أخيرًا ، إذا كان يجب عليك استخدام المسافات لفصل الكلمات ، فاستخدم الشرطة السفلية أو الشرطات بدلاً من ذلك.
3. حدد المجلدات الخاصة بك
أثناء إنشاء المجلدات وتسميتها ممارسة جيدة لتنظيم الملفات المشتركة ، لا تبالغ في ذلك. سيؤدي وجود مجلد واحد لكل ملف لديك إلى إنشاء فوضى. سيكون لديك عدد كبير جدًا من الملفات على أنظمتك ، وقد يكون هذا أمرًا مربكًا.
لذلك ، بدلاً من إنشاء مجلد لكل ملف ، ادمج الملف في مجلد بمحتوى مماثل. أنت تعرف بالضبط أين تبحث عند البحث عن الملفات في نفس الفئة.
4. التخلص من التخزين المحلي
اعتاد التخزين المحلي أن يكون هو الشيء الداخلي ، ولكن مع الرقمنة ، هناك خيارات أكثر قابلية للتطبيق. لذلك ، إذا كنت لا تزال تستخدم التخزين المحلي لحفظ ملفاتك ، فأنت عالق في الماضي. إلى جانب كونه مكلفًا في الصيانة بسبب شراء نطاق ترددي أعلى لتخزين المزيد من الملفات ، فإن التخزين المحلي يشكل خطرًا أمنيًا. إذا عبث أي شخص بجهاز التخزين الخاص بك ، فقد تفقد جميع المعلومات الموجودة عليه.
لذلك ، بدلاً من التخزين المحلي ، انتقل إلى التخزين السحابي. باستخدام التخزين السحابي ، يمكنك الوصول إلى ملفاتك عن بُعد ، والحصول على مساحة تخزين أكبر وتنفيذ أمان أقوى. تفحص ال أرخص موفري التخزين السحابي لتوفير التكاليف.
5. اعتماد البرنامج مع التحكم في الإصدار
هناك احتمال كبير أنك ستحتاج إلى تعديل ملفاتك بعد إنشائها. يساعدك التحكم في الإصدار على تتبع التعديلات التي تم إجراؤها على ملف أو مجموعة من الملفات. يعد تتبع التغييرات يدويًا أمرًا شاقًا وقد يربكك.
كما يمكنك استخدامه تطبيقات التحكم في الإصدار لتعزيز إنتاجيتك، يمكنك استخدام برنامج تنظيم الملفات مع التحكم في الإصدار لتتبع التعديلات التي تجريها على ملف ، حتى لا تخلط بينها.
إن إبقاء جميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة هو دور نظام التحكم في الإصدار. والأهم من ذلك ، أنه يضمن تعاون كل فرد في الفريق والعمل على نفس المشروع مع ضمان استخدامهم جميعًا لأحدث إصدار من الملف.
6. إنشاء الاختصارات والمفضلة
إذا كانت ميزانيتك محدودة أو تحتاج إلى إجراء سريع ، فمن الأفضل إنشاء الاختصارات والمفضلة. الاختصار هو إشارة إلى ملف القرص الصلب. يمكن تحديد برنامج أو ملف أو مجلد بواسطة مؤشره.
نظرًا لأنه يحتوي على معلومات حول موقع الملف الأصلي ، فإن الاختصار عبارة عن ملف صغير يستخدم مساحة تخزين صغيرة جدًا. المكرر لا يتطابق تمامًا مع الملف الأصلي. وبالتالي ، فإن الملف الأصلي لا يزال سليما عند إزالة الاختصار.
يمكنك وضع البرامج الأكثر استخدامًا واختصارات المجلدات في أماكن يسهل الوصول إليها مثل لوحة معلومات العمل أو شريط التشغيل السريع بمساعدة الاختصارات.
7. إنشاء قوالب المجلد مسبقًا
هناك طريقة أخرى لتنظيم الملفات المشتركة وهي إنشاء قالب مؤقت مسبقًا. يمكنك إنشاء قوالب مجلد مسبقًا إذا لم تكن متأكدًا من النموذج الذي يجب استخدامه في الوقت الحالي.
يساعدك الإنشاء المسبق لقالب المجلد في الاحتفاظ ببعض الملفات في مجلد ، بدلاً من تركها في أي مكان في نظامك. كما يمنع تكاثر الفضاء. إذا حددت أخيرًا حاملك في تلك المجلدات التي تم إنشاؤها مسبقًا ، فيمكنك أو لا يمكنك نقلها إلى التخزين الدائم.
8. الاستفادة من برنامج التنظيم الآلي
واحدة من أكثر الطرق فعالية لتنظيم الملفات المشتركة هي دمج برامج التنظيم الآلي في نظامك. لا يعد تنظيم الملفات يدويًا أمرًا شاقًا فحسب ، ولكنه يستغرق وقتًا طويلاً أيضًا. يتطلب نقل ملفات مختلفة إلى مواقع محددة الانتباه إلى التفاصيل.
ومع ذلك ، هناك ميل للأشياء للانزلاق عبر الشقوق. لكنها لعبة كرة مختلفة عندما تقوم بأتمتة العملية باستخدام برنامج تنظيم. سيضع برنامج التنظيم الفعال الملفات المشتركة في مواقعها الصحيحة مع إشراف ضئيل أو بدون إشراف. سيكون لديك أنت وفريقك المزيد من الوقت بين يديك للتركيز على المهام الأكثر أهمية لزيادة إنتاجيتك.
9. حذف الملفات القديمة
الملفات القديمة لا تفيدك. ما لم تكن تخطط لتحديثها ، فلن يكون لديهم عمل في نظامك. إذا قمت بتخزين ملفاتك ، فقد تكتشف أن الملفات التي لم تعد تستخدمها تشغل مساحة تخزين كبيرة. يمنحك حذفها مساحة أكبر لإنشاء الملفات ذات الصلة وتخزينها.
أيضًا ، قد يتم دمج الملفات القديمة في ملفات النظام عن طريق الخطأ مع الملفات الأحدث أو الحالية ، مما يتسبب في حدوث ارتباك. يمكن أن يحدث هذا السيناريو عندما تكون هذه الملفات في أيدي موظفين جدد أو عديمي الخبرة. لأتمتة هذه العملية ، يمكنك اختيار برنامج حذف الملفات مثل بريفازر, ملف التقطيع، و المرافق جلاري، من بين أمور أخرى.
تنظيم الملفات المشتركة لزيادة الإنتاجية
مساحة العمل النظيفة تزيد الإنتاجية. يمكنك الوصول بسهولة إلى أي مستند تحتاجه وتحريك الأشياء دون عوائق. لن يؤدي تنظيم ملفاتك المشتركة إلى زيادة إنتاجيتك فحسب ، بل سيجعلك أيضًا أكثر كفاءة ، حيث ستركز بشكل أكبر على المهام التي تقوم بها.
ومن المثير للاهتمام ، أنه ليس عليك أن تفعل كل ذلك بنفسك. يمكنك الاستفادة من الأدوات الآلية للقيام بالرفع والوضع ، حتى تتمكن من الانخراط في المهام الأخرى التي تحتاج إلى انتباهك.