ظهرت أفكار جديدة لأسبوع العمل حيث تحاول المزيد من الشركات مكافحة إرهاق العمال. على سبيل المثال ، تقوم إحدى التجارب الاجتماعية بتغيير أسبوع العمل المكون من 40 ساعة وخمسة أيام إلى 32 ساعة في الأسبوع لمدة أربعة أيام.
في حين أن البعض قلق من أن تقليل عدد ساعات العمل سيقلل من الإنتاجية ، فإن هذا ليس صحيحًا بالضرورة. وفقا لتقرير من بي بي سي، أظهرت تجربة لمدة أربع سنوات من 32 ساعة عمل في الأسبوع أن "الإنتاجية ظلت كما هي أو تحسنت في غالبية أماكن العمل".
إذا كان مكان عملك يفكر في التبديل إلى 32 ساعة عمل أسبوعياً ، فاتبع هذه الخطوات الخمس لزيادة الإنتاجية.
1. تنظيم المهام
للتأكد من أن المهام المهمة لها أولوية قصوى ، قم بإدراج مهامك لذلك اليوم (أو الأسبوع ، إذا كنت ترغب في التخطيط مسبقًا). بالنظر إلى القائمة ، قم بفرز كل مهمة إلى ثلاث فئات: ذا أهيمة عليا, أولوية متوسطة، و أولوية منخفضة.
تعتبر المهام ذات الأولوية العالية ضرورية لعملك والتي تحتاج إلى إنجازها على الفور. يجب إكمال المهام ذات الأولوية المتوسطة على الفور ولكن يمكن أن تتأخر قليلاً. أخيرًا ، المهام ذات الأولوية المنخفضة هي تلك التي يجب إكمالها ولكن ليس على الفور.
إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تصنيف مهامك ، فحاول نظام الضربات الثلاث لتحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك.
عند سرد المهام وفرزها ، استخدم تطبيق ملاحظات تعاوني مثل Microsoft OneNote أو جوجل لحفظ المعلومات حتى يعرف فريقك بالكامل العمل الذي يجب أن يعطيه الأولوية. سيسمح تطبيق الملاحظات أيضًا لأعضاء فريقك بتقديم ملاحظات حول قائمة الأولويات حتى تتمكن من التأكد من اكتمال العمل الأساسي أولاً.
2. التقويمات المشاركة
استمر في الزخم التعاوني الذي بدأته من خلال تنظيم المهام من خلال مشاركة فريقك في التقويمات الخاصة بهم. معظم تطبيقات التقويم ، مثل مايكروسوفت أوتلوك و تقويم جوجل، يسمح لك بمشاركة جدولك الزمني مع مستخدمين آخرين.
الوعي بجدول الجميع هو المفتاح للحفاظ على بيئة منتجة. من خلال مشاركة التقويم الخاص بك مع فريقك ، يمكن للجميع تتبع اجتماعات الفريق المهمة والتأكد من أنها لا تزعج زملاء العمل خلال فترات الوقت المحظور.
سيكون من الأسهل أيضًا قطع الاجتماعات غير الضرورية. ستتيح لك معرفة الجدول الزمني لكل شخص تحديد وقت للقاء الجميع بدلاً من عقد اجتماعات متعددة لمرة واحدة. سيسمح لك أيضًا بمعرفة ما إذا كان يتم تكرار مواضيع الاجتماعات.
3. استخدم تطبيقات المؤقت (واستمع إليها)
مع تقليل أسبوع عملك بنسبة 20٪ ، تصبح كل دقيقة من اليوم مورداً أكثر قيمة. لتحسين وقتك ، يجب عليك إنشاء جدول زمني لنفسك والالتزام به. خصص وقتًا في التقويم الخاص بك لكل مهمة تحتاج إلى إكمالها وللاجتماعات وفترات الراحة (لأنك تحتاج إلى القيام بها فترات راحة كافية وتجديدية لتكون في أفضل حالاتك).
بمجرد تحديد الجدول الزمني الخاص بك ، قم بتعيين مؤقت لكل مهمة. تتضمن بعض تطبيقات المؤقت الشائعة بوموفوكس و Toggl. بغض النظر عن التطبيق الذي تختاره ، تأكد من الاستماع إليه. عندما يخبرك العداد بالتوقف ، يجب عليك التوقف والانتقال إلى مهمتك التالية ، حتى لو لم تكن قد انتهيت منها.
للتغلب على العمل غير المكتمل ، قم دائمًا بإضافة عنصر اللحاق بالجدول الزمني الخاص بك. كتلة اللحاق بالركب هي مقدار محدد من الوقت تمنحه لنفسك لمواصلة العمل في المهام التي لم يكن لديك وقت لإنهائها. ستسمح لك إضافة واحد في البقاء على المسار الصحيح لإكمال كل عملك.
4. استخدم نظام التخزين السحابي
تعد مشاركة المستندات أمرًا ضروريًا لأي عمل تجاري. لحسن الحظ ، ولت أيام أنظمة التخزين المطبوعة ، التي حدت من إمكانية الوصول ، منذ زمن بعيد. ولكن في بيئة عمل مدتها 32 ساعة ، لن يعمل أي نظام تخزين رقمي فقط.
تأكد من أن فريقك يشارك المستندات في بيئة مشاركة سحابية ، مثل OneDrive أو جوجل درايف. عندما تستضيف مستندات في بيئة محلية ، يكون الوصول محدودًا ، مما يؤدي إلى إبطاء سير العمل. تسمح أنظمة التخزين السحابية للجميع بالوصول إلى المواد الضرورية ، مما يمنع مطبات السرعة في يوم العمل.
تسمح أنظمة التخزين السحابية أيضًا للجميع بتتبع تقدم العمل ، مما يساعد جهود المشروع التعاوني المتبادل. ومع ذلك ، لتسهيل الوصول إلى نظام التخزين السحابي الخاص بك ، قم بتنظيم و تنظيف التخزين السحابي الخاص بك من وقت لآخر. بهذه الطريقة ، لن تضيع أنت وأعضاء فريقك الوقت في فرز المجلدات والملفات القديمة للعثور على ما تحتاجه.
5. تتبع يومك في جدول بيانات
بالإضافة إلى حظر الوقت في التقويم الخاص بك ، قم بتسجيل مهامك اليومية في جدول بيانات باستخدام برنامج مثل مايكروسوفت اكسل أو أوراق جوجل. سجل كل مهمة وكم من الوقت استغرقته الوظيفة.
عند تسجيل الوقت لمهمة ما ، لا تسجل فقط ما قمت بحظره في التقويم الخاص بك. بدلاً من ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت لإكمال مهمة ما ، فقم بتدوين ذلك. إن معرفة إجمالي الوقت الذي تقضيه في مهمة ما أمر ضروري لمعرفة كيفية تحسين يومك.
بعد أسبوع من تتبع الوقت الذي تقضيه في مهامك اليومية ، انظر إلى كيفية توزيع وقتك عبر قائمة المهام التي كان عليك إكمالها. ادرس القائمة واسأل نفسك ماذا تقول. أين تقضي معظم وقتك؟ ما المهام التي تستغرق وقتًا أطول من المتوقع؟ أين يمكنك تقليص الوقت الذي تقضيه؟
سيسمح لك هذا التتبع والاستجواب بفهم أفضل لكيفية استغلال وقتك على مدار اليوم. ستتيح لك معرفة المكان الذي يقضيه وقتك اكتشاف ما يمكن قطعه وتفويضه ويحتاج إلى مزيد من الاهتمام.
زيادة أسبوع العمل 32 ساعة
لزيادة الإنتاجية إلى أقصى حد خلال أسبوع العمل الذي يبلغ 32 ساعة ، تذكر تنظيم مهامك ومشاركة التقويمات الخاصة بك واستخدام تطبيقات المؤقت واستخدام التخزين السحابي وتتبع يومك. هذه الخطوات الخمس هي تغييرات طفيفة في يوم عملك من شأنها أن تؤثر بشكل كبير على أسبوع عملك.
من المهم أن تتذكر أن خسارة ثماني ساعات من الأسبوع لا يعني أنك ستفقد أيًا من ناتج عملك. على العكس من ذلك ، فإن التغيير إلى أسبوع العمل لمدة أربعة أيام قد يحفز فريقك على العمل بجدية أكبر.
لا تتعلق الإنتاجية دائمًا بالوقت المتاح لك ؛ إنه يتعلق بكيفية استخدامك لذلك الوقت.
