قد يكون اختيار أداة إدارة المشروع المناسبة لك ولفريقك أمرًا شاقًا ، خاصة عندما تحتاج إلى مقاعد متعددة ، ولكن ليس لديك الميزانية. إذا لم تكن مستعدًا للاستثمار بعد ، أو ما زلت في عملية البحث ، يمكنك إنشاء لوحة إدارة مشروع وظيفية في جداول بيانات Google في غضون ذلك. استمر في القراءة لتتعلم كيف.
تخطيط لوحة مشروعك في جداول بيانات Google
أول الأشياء أولاً ، ستحتاج إلى تحديد الأعمدة التي ستستخدمها في لوحك. للقيام بذلك ، قم بعمل قائمة بالمعلومات الأساسية التي ستحتاج إلى ترحيلها ، مثل اسم المهمة وتاريخ الاستحقاق والأولوية والحالة والملاحظات.
سيشير عمود المالك إلى من يعمل في المهمة إذا كنت تتعاون مع آخرين. إذا تم تفويض عدة أشخاص داخل اللوحة ، فستحتاج أيضًا إلى تضمين عمود يوضح من قام بتعيينه.
بعد ذلك ، فكر في أي معلومات فريدة لسير عملك. الهدف هو إنشاء نظرة عامة سريعة على المهام لك ولزملائك في العمل. بعض الأمثلة هي أرقام معرف العميل ورموز الألوان ومعلومات الاتصال والروابط وما إلى ذلك. مهما كان اختيارك ، تأكد من أنك ستستخدمه في معظم مهامك بحيث لا يكون العمود مجرد خطوة أخرى - أو أسوأ من ذلك ، فوضى.
كيفية إنشاء مجلس إدارة المشروع في أوراق جوجل
تجعل Google Sheets من السهل جدًا إنشاء لوحة إدارة مشروع وظيفية. فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتخاذها:
1. تجميد صفك العلوي
بمجرد الحصول على قائمة بالأعمدة التي ترغب في تضمينها ، اكتبها في جدول البيانات في الأعلى و تجميد الصف في جداول بيانات Google بحيث يبقى معك أثناء التمرير. لنفعل ذلك:
- قم بتمييز الصف بأكمله.
- اذهب إلى رأي في الزاوية العلوية اليسرى.
- يختار تجميد.
- يختار صف واحد.
2. أضف التنسيق إلى عمود التاريخ الخاص بك
لجعل إضافة التواريخ إلى منتداك متسقة ، يمكنك تعيين تنسيق لعمود الموعد النهائي. لنفعل ذلك:
- حدد العمود بأكمله.
- اذهب إلى شكل في القائمة العلوية.
- يختار رقم.
- يختار تاريخ.
لست بحاجة إلى القيام بأي شيء للمهمة وعمود الملاحظات - فقط احتفظ بها في تنسيق النص. بالنسبة إلى أعمدة الأولوية والحالة والمالك ، ستكون القائمة المنسدلة سهلة الاستخدام - يمكنك القراءة عنها في القسم التالي.
3. قم بإنشاء عمود الحالة الوظيفية في جداول بيانات Google
باستخدام برامج مثل ClickUp و Asana ، يمكنك تعيين حالة المهمة بسرعة ببضع نقرات. للقيام بذلك في جداول بيانات Google ، يمكنك استخدام ملفات تأكيد صحة البيانات لإنشاء قائمة طيران بكلمات متعددة للاختيار. لنفعل ذلك:
- حدد الخلايا الموجودة أسفل العنوان الخاص بك.
- اذهب إلى بيانات في الجزء العلوي من شاشتك.
- يختار تأكيد صحة البيانات من القائمة.
- بجانب معايير، يختار قائمة العناصر.
- إلى اليمين ، أدخل الكلمات التي تريد تضمينها ، مفصولة بفاصلة.
- يضرب يحفظ.
يمكنك تكرار نفس الخطوات لإدراج قائمة منسدلة في خلايا أخرى أسفل العنوان.
الآن ، ستظهر قائمة منسدلة في الخلايا. مع استمرار تحديد الخلايا ، يمكنك إضافة تنسيق شرطي إلى رمز اللون لحالاتك. لنفعل ذلك:
- اذهب إلى شكل في الجزء العلوي من شاشتك.
- يختار تنسيق مشروط، وستظهر قائمة جانبية.
- تحقق جيدًا من تحديد الخلايا المميزة في ملف تنطبق على النطاق علبة.
- تحت قواعد التنسيق، انقر فوق القائمة المنسدلة أدناه تنسيق الخلايا إذا ... و اختار يحتوي النص على.
- أدخل الحالة في الحقل الذي يظهر أسفله.
- تحت أسلوب التنسيق، قم بتغيير الخلفية أو لون النص.
- يضرب فعله.
- كرر مع الحالات المتبقية.
بمجرد إضافة الترميز اللوني لكل خيار ، انقر فوقها للتأكد من أنها تعمل قبل نسخ القائمة المنسدلة ولصقها في العمود بأكمله. للصق ، حدد العمود باستخدام حرفه في الجزء العلوي وقم بإلغاء تحديد خلية العنوان بالنقر فوقه أثناء الضغط باستمرار CMD أو كنترول قبل ظهورها.
4. أضف ملاحظات إلى لوحة المشروع في جداول بيانات Google
باستخدام لوحة مشروع مثل هذه ، يمكنك الاحتفاظ بكل شيء في مكان واحد ، بما في ذلك ملاحظات المهام الخاصة بك. هذا يعني أنه يمكنك تجنب غربلة الاتصالات والوثائق والأوراق الموجودة على مكتبك للحصول على التفاصيل. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك التخلص من الحاجة إلى إرسال ملاحظات المهام بالبريد الإلكتروني إلى زملائك في العمل.
مع ذلك ، سترغب في الاحتفاظ بملاحظاتك مرتبة لمنعها من أن تصبح مشتتة للانتباه أو تؤدي إلى نتائج عكسية. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك على تنسيقها:
- انقر نقرًا مزدوجًا داخل خلية لتحرير النص بداخلها.
- أضف فاصل أسطر باستخدام الاختيار + أدخل على Mac أو السيطرة + أدخل على نظام التشغيل Windows.
- أضف نقطة أمام النص بالضغط الخيار + 8 على Mac أو Alt + 0149 على نظام التشغيل Windows.
- انسخ والصق النقاط النقطية إذا كنت تريد استخدامها مرة أخرى. لا تدعم جداول بيانات Google البيانات الفعلية.
- تعمل الشرطات أيضًا كنقاط نقطية لتسهيل الأمور.
- وضع الخاص بك التفاف النص إلى مقطع، لذلك لن يخرج عن حدود الخلية.
- مقطع سيمنع الخلايا من أن تطول أكثر من اللازم.
- انقر نقرًا مزدوجًا فوق خلية بها نص مقتطع لعرض محتوياتها.
أشياء أخرى يجب ملاحظتها عند إنشاء لوحة مشروع في جداول بيانات Google
فيما يلي بعض الأشياء الأخرى التي يمكن أن تساعدك في إدارة لوحة مشروعك:
- ضع علامة على زملائك في العمل في أي مكان ، بما في ذلك عمود المالك ، باستخدام الرمز @ متبوعًا باسمهم أو بريدهم الإلكتروني.
- استخدم التعليقات للإبقاء على الاتصال داخل لوحك منفصلاً عن معلومات المهمة — ما عليك سوى إضافة واحدة إلى الخلية المحددة التي لديك سؤال عنها.
- لأرشفة المهام المكتملة ، أضف ورقة جديدة بالنقر فوق رمز الإضافة في الزاوية السفلية اليسرى من شاشتك ، ثم انسخ المهام والصقها.
- ستضمن أرشفة المهام السابقة أو حذفها حصولك على المعلومات الأكثر أهمية وحداثة أمامك - بالإضافة إلى أنك ستتمكن من العثور على الأشياء بسرعة أكبر.
- إذا قمت أنت أو زميلك في العمل بحذف شيء ما أو الكتابة فوقه عن طريق الخطأ ، فيمكنك ذلك استخدم محفوظات الإصدار تم العثور عليها في منتصف الجزء العلوي من جداول بيانات Google للعودة والتحقق من ذلك أو العودة إلى حفظ سابق.
احصل على مشاريعك منظمة باستخدام جداول بيانات Google
يعد إنشاء لوحة مشروع في Google Sheets حلاً بسيطًا وسهل الميزانية لأولئك الذين يتطلعون إلى متابعة المهام أو التعاون مع فريق. مع بعض التخطيط الأولي والقليل من العمل ، يمكنك بناء واحد يسمح لك بإضافة المعلومات ببضع نقرات.
هناك فائدة إضافية تتمثل في أنه بخلاف إنشاء النموذج ، هناك منحنى تعليمي أقل لك ولزملائك في العمل للحفاظ عليه إذا كنت قد استخدمت بالفعل برنامج جداول بيانات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إضافة العديد أو القليل من الميزات كما تريد.
