باستخدام مُحرر مستندات Google ، تعد المشاركة والتعاون في المستندات أمرًا سهلاً. ولكن إذا كنت تعمل مع مجموعة متنوعة منهم ، فستحتاج إلى عدد من الطرق لمشاركة الروابط وتعديل الأذونات.
من السهل إيقاف تشغيل هذه الإعدادات حتى يتمكن أي شخص لديه الرابط من الوصول بسرعة إلى الملف والبدء في العمل. لكن في بعض الأحيان قد يعني ذلك المبالغة في المشاركة أو السماح للأشخاص بالتعديل الذي تفضله لا. في هذه المقالة ، يمكنك القراءة حول الطرق المختلفة لمشاركة الروابط إلى محرر مستندات Google وكيفية عملها.
1. استخدم إعدادات المشاركة لمشاركة مستندات Google الخاصة بك
ما لم تكن تعمل في مساحة Drive مشتركة ، فإن Google تعيِّن المستندات التي تنشئها مقيد بشكل افتراضي. هذا يعني أنك ستحتاج إلى ضبط إعدادات المشاركة قبل أن يتمكن الآخرون من مشاهدتها باستخدام الرابط. بخلاف ذلك ، سينتقل المشاهدون إلى صفحة تطالبهم بطلب الوصول ، مما قد يعني الكثير من العمل الإضافي والإشعارات وانتظارهم.
لضبط إعدادات الأذونات في ملفك ، انقر فوق يشارك في الزاوية العلوية اليمنى من شاشتك لإظهار إعدادات المشاركة. ضمن هذه القائمة ، يمكنك رؤية نظرة عامة سريعة على من يمكنه الوصول إلى المستند. يمكنك أيضًا منح حق الوصول للآخرين. إليك كيفية عمل كل قسم في هذه القائمة.
أضف الأشخاص والمجموعات
إذا كنت تريد تقييد من لديه حق الوصول إلى محرر مستندات Google ، فيمكنك إضافة أشخاص محددين باستخدام هذا الحقل في أعلى القائمة. اكتب عنوان بريدهم الإلكتروني هنا. الخطوة التالية هي تعيين دورهم ، واختيار ما إذا كنت ترغب في إخطارهم ، وإضافة رسالة اختيارية.
سيحصلون على بريد إلكتروني لإعلامهم بأنك قمت بمشاركتها معهم ، بما في ذلك رابط سينقلهم إليه. يمكنهم أيضًا العثور عليها مرة أخرى لاحقًا في شارك معي علامة التبويب في Google Drive الخاصة بهم.
الناس مع الوصول
تحت الأشخاص الذين يمكنهم الوصول العنوان ، يمكنك معرفة من لديه حق الوصول إلى المستند. يمكنك أيضًا ضبط دورهم بالنقر فوق السهم المجاور له - وهذه هي:
- مشاهد—يمكن لهؤلاء الأشخاص رؤية المستند أو تنزيله أو طباعته أو نسخه.
- المعلق—يمكنهم مشاركة التعليقات أو الاقتراحات واستخدامها للتواصل معك.
- محرر—لديهم ثاني أكثر تحكم بعد صاحب (أنت ، إذا قمت بإنشاء المستند). يمكنهم تغييره والعمل مع اقتراحات الآخرين وحتى مشاركة الملف مع أشخاص آخرين وتعديل أذوناته.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استخدام هذه القائمة لـ نقل ملكية الملف أو إزالة الوصول.
يمكنك إجراء تعديلات إضافية على إعدادات المشاركة الخاصة بك عن طريق النقر فوق الترس في الزاوية العلوية اليسرى من اللوحة. يمكنك هنا إيقاف تشغيل قدرة المحررين على مشاركة أذونات المستند أو تغييرها. يمكنك أيضًا منع المشاهدين والمعلقين من تنزيل المستند أو طباعته أو نسخه.
الوصول العام
داخل الوصول العام، يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد الاحتفاظ بالمستند مقيدًا أم أنك تريد منح حق الوصول إليه أي شخص لديه الرابط. للقيام بذلك ، انقر فوق قائمة الطيران بجانب مقيد وقم بالمبادلة.
بمجرد التبديل ، يمكنك تحرير الإعدادات للسماح لمن لديهم الرابط بالعرض أو التعليق أو التعديل. ضع في اعتبارك أنه إذا كان ملفك مفتوحًا لمن لديهم الرابط ، فلا يمكنك منع الآخرين من مشاركة الرابط.
عندما تكون مستعدًا تمامًا ، يمكنك الحصول على الرابط سريعًا من خلال النقر عليه انسخ الرابط في الزاوية اليسرى السفلية من اللوحة. الآن يمكنك لصقه أينما تريد. للوصول السريع ، يمكنك بصريا المرجعية وتنظيم الروابط الخاصة بك في برنامج مثل Notion لمساعدتك في العثور عليها ومشاركتها لاحقًا.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك نسخ الرابط مباشرة من شريط العناوين. قم بتمييز كل شيء حتى الشرطة المائلة للأمام بعد السلسلة الطويلة من الأرقام والحروف للقيام بذلك.
تستطيع نشر مستندات Google الخاصة بك ليتمكن أي شخص من المشاهدة من خلال النقر ملف في الزاوية العلوية اليسرى من الشاشة ، قم بالمرور فوقها يشاركوالاختيار انشر على الويب. من هناك ، كل ما عليك فعله هو النقر فوق ملف ينشر زر.
قد يبدو هذا مماثلاً لتعيين إعدادات المشاركة على أي شخص لديه الرابط. إنه كذلك ، باستثناء أن المعلومات للعرض فقط ، والتغييرات التي تجريها على المستند لا تظهر مباشرة. لذلك ، بمجرد أن يصبح ملفك جاهزًا للعرض ، يمكنك النقر فوق "نشر" ومنح الآخرين حق الوصول.
ولكن إذا كنت بحاجة إلى مواصلة العمل على المستند ، فيمكنك ضبط الإعداد بحيث لا يرى أي شخص التغييرات التي أجريتها حتى تضغط ينشر تكرارا. للقيام بذلك ، انقر فوق قائمة الطيران بجانب المحتوى المنشور والإعدادات بمجرد أن تجعله عامًا ، وقم بإلغاء تحديده إعادة النشر تلقائيًا عند إجراء التغييرات.
بمجرد نشره ، يمكنك مشاركة الارتباط أو تضمينه في مستندات أو صفحات ويب أخرى. لحذف ملفك ، كل ما عليك فعله هو العودة إلى نفس القائمة وتحديد توقف عن النشر. هذه طريقة رائعة لمشاركة المعلومات دون إنشاء موقع ويب أو القلق بشأن المجال والاستضافة.
سيؤدي إنشاء إشارة مرجعية داخل مُحرر مستندات Google إلى نقل القراء إلى مكان محدد على الصفحة. لنفعل ذلك:
- ضع المؤشر في المكان الذي تريد أن تظهر فيه الإشارة المرجعية.
- اذهب إلى إدراج و المرجعية.
- بمجرد اختيارك المرجعية، سيظهر الرمز في المستند الخاص بك.
- انقر فوق الرمز لنسخ الارتباط أو حذفه.
ضع في اعتبارك أن أولئك الذين تشارك معهم رابط الإشارة المرجعية سيحتاجون أيضًا إلى الوصول إلى بقية المستند. هذا يعني أيضًا أنه يمكنهم مشاهدة كل شيء.
هناك العديد من الطرق لمشاركة روابط محرر مستندات Google الخاصة بك:
- باستخدام إعدادات المشاركة ، يمكنك الاحتفاظ بها حصرية أو جعلها في متناول المشاهدين أو المعلقين أو المحررين.
- يتيح لك النشر مشاركة عملك بتنسيق عام.
- تتيح لك الإشارات المرجعية أن تكون أكثر تحديدًا.
ما تختاره متروك لك ونوع المستند الذي تريد الارتباط به. تذكر إعادة التحقق من المستندات الخاصة بك قبل المشاركة.