يمكن أن يكون تسليح نفسك بتطبيق الإنتاجية المناسب هو المفتاح لإنجاز المزيد في وقت أقل. وفي محاولتك للعثور على التطبيق المثالي ، من المحتمل أن تصادف مجموعة متنوعة لا حصر لها من الخيارات على ما يبدو.
ومع ذلك ، قبل التسرع في تنزيل التطبيق الأول الواعد بتحويلك إلى قوة إنتاجية ، ضع في اعتبارك تحديد المربعات التالية لضمان حصولك على الخيار الصحيح. سنغطي بعض الأشياء الأساسية لمساعدتك في اختيار أفضل تطبيق إنتاجي يناسب احتياجاتك.
1. ضع في اعتبارك احتياجاتك الخاصة لتطبيق الإنتاجية
عند اختيار تطبيق الإنتاجية التالي ، قم بتقييم احتياجاتك وعادات العمل وتفضيلاتك وأهدافك أولاً. يساعدك بدء البحث بنيةً على تضييق خياراتك إلى الأدوات التي تلبي متطلباتك المحددة أو تلك التي يمكنك تخصيصها للقيام بذلك. يساعدك هذا أيضًا على تجنب ملء أجهزتك بالتطبيقات التي قد لا تستخدمها مطلقًا.
إذن ، ما الذي تحتاجه لتطبيق الإنتاجية هذا؟ هل تحتاج إلى أداة لمساعدتك في تنظيم مهامك أو متابعة تقدمك أو التعاون مع الآخرين؟
ماذا عن أسلوب عملك؟ هل أنت متعدد المهام ، أو تحب التركيز على مهمة واحدة في كل مرة؟ هل تفضل أداة على غرار كانبان تساعدك على تصور مهامك بسرعة أو طريقة خطية تقليدية لإدارة المشاريع؟
ستساعدك الإجابة على كل هذه الأسئلة قبل أن تبدأ البحث في العثور على التطبيق المناسب لاحتياجاتك الخاصة.
2. واجهة مستخدم التطبيق ومنحنى التعلم
يعد اختيار تطبيق بواجهة مستخدم سهلة أمرًا حيويًا للاستعداد والتشغيل بسرعة. بمجرد تحديد احتياجاتك للتطبيق ، من الأفضل أن تسلك الطريق الأقل مقاومة عن طريق اختيار تطبيق يتميز بالتنقل السهل ، والرموز الواضحة ، والتخطيط المرتب. ستتيح لك واجهة المستخدم الجيدة أيضًا الوصول إلى المهام والقيام بعملك بأقل عدد من النقرات.
يعد منحنى التعلم أيضًا جانبًا أساسيًا يجب مراعاته ، حيث سيحدد مدى السرعة التي يمكنك من خلالها التعرف على ميزات التطبيق وإنجاز العمل. يعد تطبيق الإنتاجية مع منحنى التعلم المسطح مفيدًا للمستخدمين الذين يرغبون في الانطلاق وإنجاز المهام دون الكثير من المتاعب ، حيث يسهل التعلم والاستخدام.
على سبيل المثال ، إذا كنت طالبًا وتحتاج فقط إلى شيء ما لتتبع مهامك وامتحاناتك وتواريخ الاستحقاق ، فأنت تريد شيئًا بسيطًا مثل بعض أفضل تطبيقات التخطيط للدراسة قمنا بتجميعها.
من ناحية أخرى ، إذا كنت بحاجة إلى شيء يوفر ميزات متقدمة ، وتخصيصًا كبيرًا ، والعديد من عمليات الدمج ، فإن تطبيق الإنتاجية الذي تبحث عنه عادةً ما يكون له منحنى تعليمي حاد. ومع ذلك ، فإن الأمر يستحق الجهد المبذول لفهمه ، حيث يمكنك التأكد من أن التطبيق الذي تختاره يناسب سير عملك مثل القفاز.
ولكن سواء حصلت على أداة بسيطة أو شيء يتيح لك القيام بكل شيء تقريبًا ، فإن الشيء الأكثر أهمية هو أن التطبيق يلبي احتياجاتك ويتناسب مع أسلوب عملك.
3. التكامل مع تطبيقات الإنتاجية الأخرى
قد يكون لاستخدام تطبيقات إنتاجية متعددة لحالات استخدام محددة مزايا ، ولكن يمكن أيضًا أن يؤدي التنقل بين هذه الأدوات إلى ذلك تبديل السياق الذي يفسد إنتاجيتك. على سبيل المثال ، بصفتك عاملًا عن بُعد ، قد تحتاج غالبًا إلى التبديل بين تطبيق إدارة المشروع وأداة الاتصال.
لحسن الحظ ، تقدم بعض تطبيقات الإنتاجية عمليات تكامل مع أدوات أخرى تتيح لهم التواصل ومشاركة البيانات ، مما يتيح لك الوصول إلى جميع المعلومات التي تحتاجها في مكان واحد. بهذه الطريقة ، لن تحتاج إلى التنقل بين تطبيقات متعددة ، مما قد يؤدي إلى تشتيت الانتباه ويستغرق وقتًا طويلاً.
على سبيل المثال ، يتيح لك دمج تطبيق إدارة المهام والتقويم مزامنة مهامك مع جدولك للحصول على سير عمل أكثر تنظيماً.
4. التوافق مع أجهزتك
الشيء التالي الذي يجب مراعاته عند اختيار تطبيق الإنتاجية التالي هو التوافق مع الأجهزة التي تستخدمها. قد تكون بعض التطبيقات متاحة فقط على أنظمة أساسية معينة ، لذلك يجدر التحقق مما إذا كان جهازك يدعم التطبيق قبل الشراء.
من الناحية المثالية ، تريد تطبيقًا يعمل على جميع أجهزتك ، حتى تتمكن من الوصول إليه في أي وقت وفي أي مكان. يضمن هذا أيضًا عدم فقد بياناتك إذا احتجت في أي وقت إلى التبديل من نظام تشغيل إلى آخر. ومع ذلك ، قد لا يكون لديك الكثير من الخيارات إذا كنت بحاجة إلى أداة معينة مصممة لمنصة معينة.
5. أتمتة سير العمل
نحن نراهن أنك تقضي جزءًا كبيرًا من يوم عملك في مهام عادية تجعلك بعيدًا عن الأعمال عالية القيمة. لاستعادة بعض هذا الوقت الثمين ، ستحتاج إلى البحث عن أداة إنتاجية ذات إمكانات أتمتة سير العمل. الحمد لله ، عدة أدوات إنتاجية مدعومة بالذكاء الاصطناعي يمكن أن تساعد في تبسيط سير عملك وتعزيز إنتاجيتك.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام Notion AI كتطبيق لتدوين الملاحظات ولأتمتة المهام ، مثل تلخيص الملاحظات وتحسين كتابتك وطلب التفسيرات والمزيد. إذا كنت عاملاً عن بُعد وتقضي وقتًا طويلاً في الاجتماعات الافتراضية ، فيمكن أن يساعدك مساعد الاجتماع المدعوم بالذكاء الاصطناعي مثل Otter في تدوين ملاحظات الاجتماع نيابةً عنك.
6. احذر من "متلازمة اللعبة الجديدة اللامعة"
لا تقع فريسة لمتلازمة "لعبة جديدة لامعة" عند اختيار تطبيق الإنتاجية التالي. في حين أنه قد يكون من المغري تنزيل أحدث التطبيقات بجميع الأجراس والصفارات ، فقد لا تكون هي الأنسب لك.
من المؤكد أنك ستستمتع على الأرجح بزيادة إنتاجية مؤقتة بينما تستمتع بالشعور الممتع باكتشاف أداة جديدة. ومع ذلك ، ستنخفض إنتاجيتك تدريجيًا مع تلاشي الجديد ومع إدراك أن التطبيق لا يلبي احتياجاتك.
لذا ، قم بتقييم مجموعة أدواتك الحالية بدلاً من تنزيل أحدث تطبيقات الإنتاجية. ما لم تكن قد توليت مؤخرًا مهام جديدة تتطلب أدوات أكثر تعقيدًا ، فقد يكون لديك بالفعل تطبيقات الإنتاجية التي تناسب احتياجاتك. في هذه الحالة، لا تحتاج إلى المزيد من تطبيقات الإنتاجيةلأنها ستؤدي إلى مزيد من الانحرافات.
7. تحقق من التعليقات والتقييمات
قبل تنزيل تطبيق إنتاجي أو شرائه ، يجدر التحقق من المراجعات والتقييمات من المستخدمين الآخرين. سيساعدك هذا على اكتساب رؤى قيمة حول فعالية التطبيق وقابليته للاستخدام وعيوبه.
عادةً ما تكون أفضل الأماكن للقيام بذلك هي متاجر التطبيقات الرسمية. ستجد تقييمات المستخدمين وتقييماتهم التي ستمنحك فكرة عما يمكن توقعه من التطبيق. على سبيل المثال ، غالبًا ما يذكر المستخدمون ما إذا كان التطبيق به أخطاء أو بطيء أو يتعطل بانتظام.
أخيرًا ، يجب أن تفكر أيضًا في اختيار التطبيقات التي تقدم تجارب مجانية لاختبار التطبيق بنفسك قبل الالتزام بالشراء. سيسمح لك ذلك بمعرفة ما إذا كان التطبيق يناسب سير عملك وما إذا كان يوفر قيمة كافية مقابل المال.
حدد هذه المربعات للاقتراب أكثر من تطبيق الإنتاجية المناسب
تعد العديد من تطبيقات الإنتاجية بنقل إنتاجيتك إلى المستوى التالي. على الرغم من أنك قد تميل إلى الاندفاع وتنزيل أحدث لعبة لامعة ، إلا أن التراجع لتقييم احتياجاتك أولاً أمر ضروري. سيساعدك هذا في اتخاذ قرار مستنير ويضمن لك اختيار التطبيق المناسب لاحتياجاتك.