للأعمار ، استخدمت الشركات والشركات في جميع أنحاء العالم برنامج Excel كأداة لإدارة المخزون. ولكن مع تقديم العديد من برامج إدارة المخزون المخصصة ، فإن جدوى Excel لهذه المهمة موضع تساؤل.

على الرغم من أن برنامج Excel مفيد للغاية ، فهل يكفي لإدارة المخزون؟ للإجابة على هذا السؤال ، دعنا نقارن إدارة مخزون Excel ببرنامج إدارة المخزون.

لماذا تستخدم العديد من الشركات برنامج Excel لإدارة المخزون

يعد Excel أساسًا برنامج جداول بيانات يستخدم شبكات الخلايا للمساعدة في دمج البيانات وتنظيمها وحسابها بسرعة. ومع ذلك ، فإنه يتجاوز الحساب الأساسي -يحتوي Excel على قوالب وميزات لإدارة المشاريعوالمحاسبة والتنبؤ والمهام المهنية الأخرى. هذا هو السبب في أنه أيضًا تطبيق إدارة المخزون للعديد من الشركات.

يحتوي Excel على عائق منخفض للدخول لأنه اقتصادي. تحتاج فقط إلى شراء ترخيص لـ Microsoft Office ، وأنت على ما يرام. هذا هو السبب في أنك ستجد الجميع يستخدمه من الشركات الناشئة إلى الشركات.

علاوة على ذلك ، يعد Excel متعدد الاستخدامات للغاية. يمكنك تخصيصه وفقًا لمتطلباتك الفريدة وإضافة وحدات ماكرو وصيغ وقوالب. مع Excel ، لا تقتصر على الأرقام المملة فقط. أنت تستطيع

instagram viewer
إنشاء الرسوم البيانية والمخططات القوية في Excel لعرض البيانات وتحليلها بشكل مرئي في لمح البصر.

6 عيوب إدارة المخزون في Excel

ليس هناك شك في أن برنامج Excel يقدم ميزات رائعة تستخدمها الشركات الناشئة والشركات الصغيرة لإدارة قوائم جردها. ومع ذلك ، مع نمو الأعمال التجارية ، تنشأ المشاكل بسبب قيود برنامج Excel كأداة لإدارة المخزون. فيما يلي بعض قيودها.

1. عملية تستهلك الوقت ونقص الأتمتة

تتعامل الشركات الأكبر حجمًا مع قوائم جرد أكثر شمولاً ، والتي يجب توثيقها يدويًا في Excel. من إدخال البيانات وتحديثها إلى التنظيم والمراجعة ، تكلف إدارة المخزون في Excel الشركة الكثير من العمل اليدوي والوقت.

في عالم مثالي ، قد ترغب في أن يطالبك Excel بعد انخفاض مخزونك إلى مستوى معين حتى تتمكن من إعادة الترتيب. لسوء الحظ ، هذا ليس هو الحال بسبب نقص الأتمتة في Excel.

2. زيادة احتمال حدوث أخطاء بشرية

هناك مشكلة أخرى تتعلق بإدخال البيانات يدويًا وهي احتمال حدوث أخطاء بشرية. في حين أن مثل هذه الأخطاء غالبًا ما يمكن تجنبها على نطاق أصغر ، فإن الأخطاء البشرية تكاد تكون حتمية عند التعامل مع تدفق هائل للبيانات من مصادر متعددة.

على سبيل المثال ، يمكن أن تؤثر الصيغة غير الصحيحة على خلايا متعددة ، إن لم يكن في جدول البيانات بأكمله ، مما يؤدي إلى تقارير خاطئة. هذه الأخطاء التي تبدو غير ضارة ، يمكن أن تؤدي في كثير من الأحيان إلى نتائج خاطئة تكلف الشركة ملايين الدولارات.

إن العثور على هذه الأخطاء وإصلاحها هو لعبة كرة جديدة تمامًا. كيف تجد فاصلة مفقودة أو فاصلة عشرية في آلاف خلايا البيانات؟ حتى إذا وجدت المشكلة ، فغالبًا ما يجب تصحيحها عبر خلايا متعددة ، الأمر الذي قد يستغرق عدة ساعات.

3. عدم وجود تحديثات في الوقت الفعلي

تتطلب إدارة المخزون الفعالة بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات سريعة ودقيقة. ومع ذلك ، هذا مستحيل مع Excel لأنه يجب عليك تحديث جدول البيانات يدويًا بعد كل شحنة أو منتج مباع. حتى مع وجود أكثر الموظفين التزامًا وحرصًا على المخزونات والإمدادات المتاحة ، فغالبًا ما تكون بيانات Excel الخاصة بك متخلفة بخطوة واحدة.

بسبب نقص التحديثات في الوقت الفعلي ، غالبًا ما يتعين على الشركات اتخاذ قرارات بناءً على بيانات قديمة. يمكن أن يؤدي هذا إلى العديد من المشكلات ، مثل الإفراط في التخزين أو نقص المخزون.

4. تعاون محدود

التعاون الفعال ضروري لإدارة المخزون لأنه يتعامل مع البيانات من مصادر متعددة. هناك عدد قليل من ميزات التعاون في Excel إلى جانب مشاركة المصنفات والتعليق والوظائف الإضافية لجهة خارجية. ومع ذلك ، فإن التحديث المتزامن لبيانات المخزون يمثل مشكلة في Excel.

5. الافتقار إلى الأمن وتاريخ البيانات

في أي عمل تجاري ، يحتاج العديد من أصحاب المصلحة إلى الوصول إلى أقسام محددة من بيانات المخزون. يصبح هذا مشكلة عند العمل مع Excel لأنه لا يوفر وصولاً يستند إلى الأدوار. يمكن لأي شخص لديه حق الوصول إلى جدول بيانات المخزون الوصول إليه بالكامل أو عدم الوصول إليه على الإطلاق ، مما يجعل من الصعب حماية معلومات الشركة الحساسة.

على الرغم من أنه يمكنك تتبع التغييرات في Excel ، إلا أنه لا يكفي للشركات التي لديها مجموعات بيانات مخزون أكبر وأكثر تعقيدًا. من الصعب متابعة من أجرى التغييرات على بيانات المخزون وما هي التغييرات التي تم إجراؤها ومتى تم إجراؤها.

يسهّل مسار التدقيق المحدود هذا على أي شخص تغيير بيانات المخزون لإخفاء الأنشطة الاحتيالية ، مما يعرض سلامة بيانات المخزون للخطر.

لماذا التحول إلى برنامج إدارة المخزون؟

إذا كنت تواجه مشكلات أثناء إدارة مخزونك باستخدام Excel ، فقد حان الوقت للانتقال إلى برنامج إدارة المخزون. بخلاف Excel ، تم تصميم هذا البرنامج خصيصًا لإدارة المخزون ويجمع بسلاسة جميع جوانب إدارة المخزون ، مثل قنوات المبيعات وإعادة التخزين والتخزين.

بصرف النظر عن تقديم حل شامل ، فإن برامج إدارة المخزون مثل سين 7 و جرد Zoho أتمتة العملية مع الإخطارات والتنبيهات. إنها توفر ميزات إعداد التقارير المتخصصة التي تساعد في التنبؤ باتجاهات المبيعات واتخاذ القرارات المدعومة ببيانات المخزون في الوقت الفعلي.

5 مزايا برامج إدارة المخزون على برنامج Excel

يوفر أحدث برنامج لإدارة المخزون مزايا هائلة مقارنة ببرنامج Excel. هذا يجعل مشاكل الأتمتة وقابلية التوسع التي يواجهها مستخدمو Excel تصبح زائدة عن الحاجة مع برامج إدارة المخزون.

دعونا نلقي نظرة على إيجابيات تطبيقات إدارة المخزون لنرى كيف يتفوق على Excel.

1. تعمل الأتمتة على توفير وقت الشركة ومواردها

يقوم برنامج إدارة المخزون بأتمتة إدارة المخزون باستخدام تقنية RFID أو ماسحات الباركود. كما أنها تعمل على أتمتة إعادة الترتيب. بمجرد أن تصل مستويات مخزونك إلى حد معين ، يتم إنشاء أوامر الشراء تلقائيًا ، مما يمنع الإفراط في التخزين أو نقص المخزون.

تجعل أتمتة العملية الأمور قابلة للإدارة ، مما يوفر وقت الشركة ومواردها. إنها خطوة للأمام من برنامج Excel ، مما يجعل توسيع نطاق عملك أسهل بكثير من خلال تخصيص الوقت والموارد الموفرة بشكل استراتيجي للمساعي المدرة للربح.

2. بيانات أكثر موثوقية

من خلال أتمتة معظم جوانب إدارة المخزون ، يقلل برنامج إدارة المخزون من فرص حدوث أخطاء بشرية. فهو لا يجعل البيانات المكتسبة أكثر موثوقية فحسب ، بل إنه يقلل أيضًا من الوقت والموارد التي يتم إنفاقها على التدقيق وإصلاح الأخطاء.

تُترجم البيانات الموثوقة إلى تنبؤات دقيقة ضرورية لنمو أي عمل تجاري. يمكن أن يساعد تحليل البيانات الدقيق الشركات على اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بإعادة الترتيب وتخصيص الموارد ، وتحسين الربحية وتمكين قابلية التوسع.

3. أصبح تكامل النظام نسيمًا

يمكن أن يتكامل برنامج إدارة المخزون مع أقسام عملك الأخرى ، مثل المشتريات والمبيعات والحسابات وما إلى ذلك. يحفظ هذا التكامل السلس الشركات من جمع البيانات يدويًا من مختلف الإدارات ودمجها في مصنف Excel.

غالبًا ما ينطوي التوسع على القيام بأعمال تجارية في وقت واحد في أسواق مبيعات متعددة. باستخدام Excel ، سيتعين عليك إنشاء العديد من مصنفات المخزون وإدارتها لقنوات مبيعات مختلفة والسعي لإبقائها موثوقة ومحدثة.

يجعل برنامج إدارة المخزون العملية أسهل من خلال دمج جميع القنوات. لن تضطر إلى الخوض في متاعب إدارة مثل هذه البيانات واسعة النطاق باستخدام برنامج إدارة المخزون ، حيث ستجمع البيانات تلقائيًا وتوفر تتبع المخزون في الوقت الفعلي.

4. تنبؤ وتخطيط أسهل

تتخلف إدارة مخزون Excel عن ما يحدث بسبب طبيعة الإدخال اليدوي. تصبح هذه الفجوة بين مخزون جدول البيانات ومخزون المستودعات عقبة كبيرة في التنبؤ الفعال والتخطيط واتخاذ القرار. في النهاية ، تكافح الشركات لتلبية متطلبات السوق المتزايدة باستمرار وتفشل في التنافس مع الشركات التي تستخدم الحلول الآلية.

يؤدي استخدام برنامج إدارة المخزون إلى إزالة هذه الفجوة باستخدام بيانات المخزون في الوقت الفعلي. في أي وقت ، تكون على دراية بمستويات المخزون في مواقع متعددة وأوامر الشراء والمزيد. أصبح التنبؤ والتخطيط أسهل وأكثر دقة بمساعدة بيانات الوقت الفعلي التي يمكن الوصول إليها.

5. زيادة أمان البيانات مع الوصول المستند إلى الدور

على عكس Excel ، يوفر برنامج إدارة المخزون وصولاً يستند إلى الأدوار. يمكن للمسؤولين تعيين أدوار بأذونات ومستويات وصول مختلفة.

يمكن لمدير المستودعات ، على سبيل المثال ، أن يكون لديه حق الوصول الكامل إلى البرنامج بإذن للوصول إلى البيانات المتاحة ، وإنشاء التقارير ، وتقديم الطلبات ، والمزيد. في الوقت نفسه ، لا يجوز لموظف إدخال البيانات الوصول إلا إلى شاشات إدخال البيانات.

يساعد الوصول المستند إلى الدور في إنشاء التسلسل الهرمي للشركة والحفاظ عليه وتحسين أمان معلومات الشركة الحساسة. علاوة على ذلك ، فهو يساعد في تعقب التغييرات التي تم إجراؤها على النظام ومن قام بها ومتى. يؤدي ذلك إلى زيادة المساءلة وتقليل فرص انتهاك الخصوصية والاحتيال.

تساعد تطبيقات إدارة المخزون في توسيع نطاق عملك

عادةً ما يكون برنامج Excel كافيًا للأعمال التجارية الصغيرة ، خاصةً إذا لم يكن لديه المال للإنفاق على التطبيقات والخدمات المتخصصة. ومع ذلك ، يعد هذا عائقًا أمام قابلية التوسع عندما ينمو عملك. لذلك ، سيأتي وقت تظهر فيه مشاكل ملحوظة. عندما يحين هذا الوقت ، يكون برنامج إدارة المخزون المتخصص جزءًا من الحل.

باستخدام برنامج إدارة المخزون ، يمكن للشركات إدارة مخزوناتها بشكل أفضل عن طريق أتمتة العملية وإزالة الخطأ البشري وتحسين التعاون. ومع ذلك ، يجب ألا تقتصر الأتمتة على إدارة المخزون. يجب أن تسعى الشركات دائمًا إلى تحسين الكفاءة والربحية من خلال أتمتة جوانب مختلفة من العمل.