إذا كنت ترسل نفس البريد الإلكتروني بشكل متكرر وتعبت من كتابة نفس الرسالة بشكل متكرر ، فسيسعدك معرفة أن هناك أداة Outlook لمساعدتك في ذلك: قوالب البريد الإلكتروني. يمكنك إعادة استخدام هذه الرسائل بنقرة واحدة لتوفير الوقت والجهد.
كما أنها سريعة وسهلة الصنع على تطبيق Outlook على الويب أو سطح المكتب. لذلك ، دعنا نتعرف على كيفية إنشاء قالب بريد إلكتروني واستخدامه في مراسلاتك اليومية.
كيفية إنشاء قالب بريد إلكتروني لبرنامج Outlook
ما لم تكن ترغب في استخدام قوالب Microsoft الأساسية ، يجب عليك إنشاء قالب مخصص يناسب احتياجاتك. إليك كيف يمكنك القيام بذلك.
إنشاء قالب بريد إلكتروني في تطبيق Outlook Web
قد تكون قوالب البريد الإلكتروني أحد ملفات نصائح متقدمة لبرنامج Microsoft Outlook، ولكن جعل واحدة في تطبيق ويب Outlook هو في الواقع سهل نسبيًا.
o قم بإنشاء قالب بريد إلكتروني على تطبيق الويب ، يجب عليك أولاً تسجيل الدخول إلى الموقع إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل. ثم حدد ملف بريد جديد زر في الزاوية العلوية اليسرى من الشاشة.
انقر على النقاط الأفقية الثلاث بجوار ملف يرسل و ينبذ الأزرار الموجودة أسفل مربع محرر البريد الإلكتروني الجديد. يختار قوالبي من القائمة المنسدلة.
ستظهر قائمة بالقوالب المعدة مسبقًا على الجانب الأيمن من الشاشة. هنا ، انقر فوق + قالب. أدخل عنوانًا للقالب الخاص بك ، ثم اكتب رسالتك. بمجرد الانتهاء ، حدد يحفظ.
إنشاء قالب بريد إلكتروني على تطبيق Outlook Desktop
يعد إنشاء قالب بريد إلكتروني في تطبيق Outlook لسطح المكتب أقل وضوحًا مما هو عليه في تطبيق الويب. إليك ما يجب عليك فعله لإنشاء واحدة:
- قم بتشغيل تطبيق Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- حدد ملف بريد إلكتروني جديد زر في الزاوية العلوية اليسرى.
- في النافذة الجديدة ، قم بإنشاء بريدك الإلكتروني كالمعتاد ولكن بدون المستلمين (لا توجد عناوين بريد إلكتروني في حقول "إلى" و "نسخة إلى" و "نسخة مخفية الوجهة". يمكنك أيضًا إضافة الموضوع ، لكن هذا اختياري.
- بمجرد أن يصبح بريدك الإلكتروني جاهزًا ، حدد ملف ملف علامة التبويب في الجزء العلوي من الشريط.
- انقر فوق حفظ باسم.
- أدخل عنوانًا للقالب الخاص بك في ملف اسم الملف مجال.
- في حفظ كنوع، يختار قالب Outlook من القائمة المنسدلة.
- يضرب يحفظ.
- أغلق وتجاهل البريد الإلكتروني الأصلي.
كيفية استخدام قالب بريد إلكتروني لبرنامج Outlook
بمجرد إنشاء القوالب التي تحتاجها ، من السهل إضافتها إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إليك الطريقة:
إدراج قوالب البريد الإلكتروني في تطبيق Outlook Web
يمكنك العثور على قوالب البريد الإلكتروني الخاصة بك على تطبيق الويب بسهولة. انتقل إلى الموقع وأنشئ بريدًا إلكترونيًا جديدًا أو قم بالرد على واحد. إذا لم يتم تحميل خدمة البريد الإلكتروني من Microsoft على متصفح الويب الخاص بك ، فتحقق من بعضها إصلاحات سهلة إذا لم يتم تحميل Outlook على Google Chrome.
بمجرد تسجيل الدخول ، انقر فوق النقاط الأفقية الثلاثة في الأسفل وحدد قوالبي. من قائمة القوالب ، انقر فوق النموذج الذي تريد استخدامه ، وسيظهر تلقائيًا كرد. لا يزال بإمكانك تحرير الرسالة كما يحلو لك ، وإذا كنت تقوم بإنشاء بريد إلكتروني جديد ، فأضف سطر الموضوع والمستلمين أيضًا.
عندما تنتهي ، اضغط على يرسل لتوصيل بريدك الإلكتروني إلى المستلم.
استخدام قوالب البريد الإلكتروني في تطبيق Outlook Desktop
بخلاف تطبيق Outlook على الويب ، لا توجد طريقة واضحة للوصول إلى قوالب البريد الإلكتروني المخصصة في تطبيق سطح المكتب. هذه هي الخطوات التي يجب اتباعها لاستخدام قوالب البريد الإلكتروني:
- افتح تطبيق سطح المكتب الخاص بك.
- في الزاوية العلوية اليسرى ، حدد عناصر جديدة> عناصر إضافية> اختر نموذجًا.
- في ال إنظر في القائمة المنسدلة ، اختر قوالب المستخدم في نظام الملفات.
- حدد النموذج الذي تختاره.
- اضغط على يفتح زر.
- قم بتحرير الرسالة حسب الحاجة.
- أضف المستلمين.
- بمجرد الانتهاء ، انقر فوق يرسل زر.
هناك قيود يجب أن تضعها في اعتبارك عند استخدام قوالب البريد الإلكتروني في تطبيق Outlook لسطح المكتب. يمكنك استخدامها فقط عند إنشاء بريد إلكتروني جديد ، وليس عند الرد على بريد إلكتروني.
احتضان قوة قوالب Outlook
باستخدام قوالب البريد الإلكتروني في Outlook ، يمكنك أن تقول وداعًا للعملية الشاقة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني وإعادة كتابتها ورحبًا بزيادة الإنتاجية وإنجاز المزيد من العمل. على الرغم من أن إنشاء قالب بريد إلكتروني لجميع الرسائل المتكررة التي ترسلها قد يستغرق بعض الوقت ، إلا أنك ستستمر في توفير الكثير من الوقت على المدى الطويل.