هل تمتلك Google أداة لإدارة المهام؟

تعمل مجموعة تطبيقات Google على تسهيل إنجاز العمل والتعاون مع الآخرين. ولكن إذا كنت تبحث عن مكان لتتبع مهامك ، فقد تكون الأمور غير واضحة بعض الشيء.

قد تتساءل عما إذا كان لدى Google أداة لإدارة المهام. إذا كان الأمر كذلك ، فأنت لست وحدك. فيما يلي الخيارات التي تقدمها شركة التكنولوجيا العملاقة لمستخدميها لإدارة المهام.

من المثير للدهشة أن Google لا تقدم حلاً منفردًا لإدارة المهام. لا يوجد Notion أو ClickUp أو أي برنامج مشابه ضمن مجموعة التطبيقات الخاصة به. لكن هذا لا يعني أنه لا يمكنك فعل ذلك.

باستخدام مجموعة التطبيقات والأدوات الخاصة به ، يمكنك إنشاء نظامك. إذن ، هذه خمس طرق يمكنك من خلالها استخدام تطبيقات Google لتتبع ما تحتاج إلى القيام به.

1. أنشئ ملاحظات وقوائم بسيطة باستخدام Google Keep

اسم Google باسم Keep لأنه المكان المثالي لإخفاء المعلومات والبقاء منظمًا. هنا ، يمكنك تدوين الملاحظات وإنشاء قوائم مهام بسرعة. إنها تشبه إلى حد كبير نشرة شخصية لجميع ملاحظاتك اللاصقة الرقمية - كل المتعة بدون تكلفة ، وفوضى مادية ، ونفايات ورقية.

الميزات الأخرى التي يقدمها Google Keep هي التذكيرات ، والتسميات ، والتثبيت ، والمتعاونون ، والأرشفة ، وتوفرها عبر Google Workspace. هنا المزيد عن كل منهما.

تذكير

• يمكنك إضافة تذكيرات إلى ملاحظاتك لمساعدتك في البقاء على اطلاع بالمواعيد النهائية. تقوم Google بعد ذلك بجمعها نيابة عنك في ملف تذكير علامة التبويب الموجودة في الشريط الجانبي حتى تتمكن من رؤيتها بالترتيب.

تسميات

• تساعدك التصنيفات على وضع علامة على العناصر والعثور عليها. عند إضافة واحدة ، سترى اسمها يظهر في الشريط الجانبي. هناك ، يمكنك النقر فوق وعرض كافة العناصر التي لها نفس التصنيف. بهذه الطريقة ، إذا كتبت ملاحظات متعددة حول نفس الموضوع ، يمكنك تقريبها جميعًا بسرعة.

تثبيت

• التثبيت سهل إذا كنت شخصًا يدون العديد من الملاحظات. يساعدك على الاحتفاظ بأهم ملاحظاتك أعلى الشاشة حتى تتمكن من العثور عليها بسهولة مرة أخرى لاحقًا.

يبحث

• إذا كتبت ملاحظة ولكن لا يمكنك العثور عليها بالمئات (أو الآلاف) التي خبأتها في Google Keep ، فمن السهل العثور عليها باستخدام وظيفة البحث المضمنة. ولجعل بحثك أكثر تحديدًا ، يمكنك استخدام هذا ورقة الغش في بحث Google لمساعدتك في العثور على ما تحتاجه.

المتعاونون

• هل تريد تكوين صداقات مع شخص آخر لإنجاز المهام أو مشاركة ملاحظاتك على الفور؟ يمكنك إضافة آخرين إلى ملاحظاتك من خلال النقر على أيقونة المتعاون في الداخل. بهذه الطريقة ، لن تحتاج أنت وصديقك إلى التدقيق في الرسائل للعثور على العناصر المشتركة لاحقًا.

أرشفة

• بمجرد الانتهاء من ملاحظة أو قائمة ، يمكنك أرشفتها بدلاً من حذفها إذا كنت تعتقد أنك ستستخدمها مرة أخرى لاحقًا. بهذه الطريقة ، يمكنك التخلص من اللوح الخاص بك دون القلق بشأن التخلص من شيء مهم. يمكنك العثور على الزر أسفل ملاحظاتك والأرشيف في الشريط الجانبي.

التوفر

• يمكن الوصول إلى Keep في شريط الأدوات على اليمين داخل أي تطبيق من تطبيقات Google. هذا يعني أنه يمكنك الوصول إلى ملاحظاتك عبر Google Workspace ، مما يسمح لك بإلغاء تحديد العناصر أثناء العمل عليها والوصول إلى الملاحظات.

لا حاجة للتنقل بين التطبيقات. في الواقع ، إذا كنت تفضل الالتزام بتطبيق رئيسي واحد لجميع مهامك ، فقد يكون Keep هو إجابتك ، وذلك بفضل ميزاته وسهولة الوصول إليه.

2. اكتب قائمة المهام الخاصة بك في أوراق Google

إذا كنت شخصًا في القائمة ، فقد يكون تطبيق جداول بيانات Google هو التطبيق الذي تحتاجه. هنا ، يمكنك الاستفادة من التخصيص الواسع الذي يأتي مع العمل في جداول البيانات - أو إبقاء الأمور بسيطة. الأمر متروك لك تمامًا ، وهذا هو جمالها.

نظرًا لأنه يمكنك إنشاء أنظمة إدارة مهام أكثر قوة ، فقد ترغب في التفكير في إضافة تتبع تراكم إلى قائمة المهام الخاصة بك في جداول بيانات Google. مع وجود مكان لتخزين كل مهمة ، من غير المرجح أن تنزلق مهامك بين الشقوق.

لإضافة مربعات اختيار في "جداول بيانات Google" ، ابحث عنها في قائمة الإدراج أعلى شاشتك.

3. أنشئ متتبعًا بسيطًا للمشروع في جداول بيانات Google

قد يكون جدول البيانات هو إجابتك أيضًا إذا كنت تبحث عن مكان لتتبع مشاريع كاملة. أنت تستطيع إنشاء مجلس إدارة مشروع وظيفي في جداول البيانات لمساعدتك أنت وزملائك في الفريق على البقاء على المسار الصحيح ومنع التداخل.

يمكنك أيضًا إنشاء لوحة توفر تحديثات مرئية فورية لأولئك الذين يعملون معك القوائم المنسدلة في جداول بيانات Google. أثناء إضافة التحديثات ، يعرف الجميع من يعمل على ماذا ويعرض حالة المشاريع في الوقت الفعلي مقابل تسجيل الوصول مع بعضهم البعض.

هل أنت عالق من أين تبدأ؟ استلهم من العمليات والبرامج الحالية - أو ابحث عن البرامج التعليمية أو المراجع من الآخرين الذين فعلوا نفس الشيء. الشروع في أي برنامج لإدارة المشاريع ستصبح أكثر سلاسة إذا كنت تخطط لكيفية العمل مع البرنامج أولاً - بدلاً من حلها لاحقًا.

4. قم بإقران مهام Google مع Gmail وتقويم Google

مهام Google ممتازة لأولئك الذين يقضون الكثير من الوقت في التقويم وصندوق البريد. هذا لأنه يمكنك العثور عليه مباشرة في شريط الأدوات في أي تطبيق من تطبيقات Google بالنقر فوق شعار علامة الاختيار الزرقاء. ستجد أيضًا Google Keep هناك ، ولكن فائدة استخدام المهام هي أن Google تضيف أي تذكيرات تقوم بتعيينها مباشرة إلى التقويم الخاص بك. هذا ، وهي قائمة مرجعية نظيفة وبسيطة لأولئك الذين يفضلون التنسيق.

5. استخدم تقويم Google للبقاء على اطلاع دائم بالتواريخ والمهام

بالنسبة للبعض ، تساعد رؤية المهام بتنسيق التقويم. مما لا شك فيه أنه يساعد على البقاء على رأس المواعيد النهائية الخاصة بك. إنها أيضًا رائعة للتخطيط للمستقبل. كل شخص لديه نظام مختلف ، لذلك قد تحتاج إلى استكشاف ما يناسبك.

بعض الأمثلة على طرق استخدام تقويم Google بعد تواريخ الاستحقاق والتذكيرات هي:

• الوقت الذي تم فيه حظر جلسات العمل - إضافة اسم المهمة أو قائمة المهام إلى ملاحظاتك لمساعدتك على الاستمرار في التركيز.
• الوقت الذي يحظر رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الخاصة بك للمساعدة في الحفاظ على تفكيرك في المهمة التي بين يديك.
• أنشئ تقويمًا جديدًا وأضف ملاحظات وقوائم مهام كأحداث.
• شارك تقويمًا مع شخص آخر للوفاء بالمواعيد النهائية ومعالجة المهام معًا.

إدارة المهام الخاصة بك مع جوجل

على الرغم من أن Google ليس لديها مدير مهام واضح ، إلا أنها توفر العديد من الأدوات لمساعدتك على البقاء على رأس قائمة المهام الخاصة بك. كل هذا يتوقف على أسلوب إدارة المهام المناسب لك ، ولكن بفضل التشكيلة الواسعة ، من المحتمل أن يكون هناك شيء للجميع.

يعد Google Keep و "مهام Google" أبسط الطرق وأكثرها سهولة للوصول إليها — بالإضافة إلى أنهما يقترنان بشكل جيد مع التقويم وصندوق البريد الخاص بك. ولكن إذا كنت تبحث عن شيء متعمق يمكنك البناء عليه ، فمن المحتمل أن يكون Google Sheets هو خيارك الأفضل.