تظهر الفوضى الرقمية بطرق مختلفة ، بما في ذلك أسطح المكتب غير المنظمة ، ورسائل البريد الإلكتروني غير المفتوحة ، والملفات ذات التصنيف السيئ ، وصناديق البريد الوارد المحملة. إنها تنبع من حياة افتراضية فوضوية.
إذا كنت تميل إلى تأخير تنظيم ملفاتك ، فقد حان الوقت لتغيير عادتك السيئة. يعيق الإنتاجية. فيما يلي العديد من الطرق التي تؤدي بها الفوضى الرقمية إلى إبطاء سير عملك ، وتسبب ضغوطًا غير ضرورية ، وتشتيت انتباهك عن مسؤولياتك.
1. الفرز من خلال الملفات غير المنظمة يضيع الوقت
تنتج أنظمة الملفات الرقمية غير المنظمة عن العادات السيئة. يرسل معظم المستخدمين ملفات مختلفة إلى أسطح المكتب أو التنزيلات أو مجلدات المستندات بشكل عشوائي. في حين أن وجود بعض المستندات في غير محلها يبدو في البداية قابلاً للإدارة ، فقد تتراكم بسرعة إذا أهملت الإدارة السليمة.
تذكر: اختيار الراحة على المدى القصير يخلق اختناقات طويلة الأجل. نظرًا لأن الفوضى تزاحم مجلداتك ، فإن تحديد موقع ملفات معينة سيستغرق وقتًا أطول تدريجيًا. خذ الصورة أعلاه كمثال. لم يتم تسمية أي من الملفات الموجودة في هذا المجلد ؛ عليك أن تجوب كل منها قبل أن تجد ما تحتاجه.
لتصحيح هذه العادة السيئة ، تنظيم ملف التدريب. تأكد من أن كل صورة أو مقطع فيديو أو مستند تقوم بحفظه ينتقل مباشرة إلى المجلد المناسب. توقف عن إرسالها إلى التنزيلات أو مجلدات سطح المكتب افتراضيًا.
2. الفوضى تشتت الانتباه
يؤدي ترك الملفات في مجلدات الحفظ الافتراضية إلى تشويش شاشتك. ما لم تحدد وجهة جديدة ، سيستمرون في ملء التنزيلات أو المستندات أو مجلدات سطح المكتب. يمكن أن يشغلوا شاشتك بالكامل إذا لم تكن حريصًا.
لا يبدو هذا النوع من الفوضى فظيعًا فحسب ، بل يتسبب أيضًا في زيادة العبء البصري. يعمل عقلك بجدية أكبر لمعالجة المعلومات المختلفة. وبالتالي ، فإن الضغط المعرفي الإضافي سيشعر بالإرهاق ، ويعيقك عن الأداء بأفضل ما لديك ، ويعطل قطار تفكيرك.
أفضل حل هو تطوير اصطلاحات تسمية الملفات (FNC). قم بتسمية ملفاتك بناءً على الغرض منها. من الناحية المثالية ، يجب أن يوضح FNC محتوياتها ووظيفتها ومؤلفها وأهميتها - أصول المجموعة على أساس القواسم المشتركة.
3. يؤدي اكتناز البرامج غير المستخدمة إلى إعاقة سرعة الجهاز
يحتاج المواطنون الرقميون إلى العديد من برامج العمل والبرامج الشخصية. ال تطبيقات الأعمال تشير التقارير إلى أن المستخدمين العالميين قاموا بتنزيل 143 مليار تطبيق في عام 2021. من الشائع تجربة أدوات متعددة بانتظام.
على الرغم من ارتفاع عدد التنزيلات ، يتم التخلي عن معظم التطبيقات. ستاتيستا تقول أن 25٪ تستخدم مرة واحدة فقط. انتقل إلى مجلد التنزيل - ستجد البرامج التي نسيتها بالفعل. ربما كان عليك اختبار أداة جديدة للعمل ، أو ربما أثارت لعبة عصرية فضولك.
قد يبدو الاحتفاظ بالتطبيقات القديمة في متناول اليد أمرًا مريحًا ، لكنها تؤدي إلى إبطاء الأجهزة بشكل كبير. يستغرق تثبيت البرامج مساحة على القرص. سيستمرون في استهلاك قوة المعالجة حتى لو لم تقم بتشغيلهم كثيرًا.
من الأفضل التوقف عن تخزين البرامج غير المستخدمة. ما لم تشاهد نفسك بشكل متكرر تستخدم شيئًا ما قمت بتنزيله ، فاحذفه. ما عليك سوى إعادة تثبيت التطبيقات التي تم مسحها حسب الحاجة.
4. الأصول غير المنظمة تبطئ تتبع المهام
يميل المستخدمون إلى اعتماد تطبيقات العمل بسرعة كبيرة. تقرير عام 2021 من قبل أوكتا ، إنك. يوضح أن 10٪ من أرباب العمل في الولايات المتحدة يستخدمون أكثر من 199 أداة عمل. نعم ، كل برنامج له فوائد محددة. لكن دمج الكثير في روتينك اليومي يؤدي إلى إبطاء سير عملك—التبديل بين المنصات يضيع الوقت.
استخدم فقط ما تحتاجه. يتسبب بناء وصيانة أنظمة متعددة في ضغوط معرفية غير ضرورية. أثناء تبديل علامات التبويب يستغرق ثوانٍ ، يتطلب استيعاب المعلومات الجديدة بضع دقائق على الأقل. ستواجه صعوبة في الحفاظ على التركيز إذا واصلت القفز بين المهام.
لتبسيط العمليات التجارية ، استثمر في منصة تجمع بين جميع أدوات عملك. على سبيل المثال ، يمكنك الحصول على أدوات إدارة المشروع. إنها تتيح لك تعيين المهام وتتبع تقدم المشروع وإصدار إعلانات على مستوى الشركة وإرسال رسائل خاصة من نظام أساسي واحد.
5. يعد وجود حسابات متعددة ببيانات اعتماد تسجيل دخول مختلفة أمرًا محيرًا
من الشائع أن يكون لديك عدة حسابات في الوقت الحاضر. بالنظر إلى منصات الوسائط الاجتماعية المختلفة ، وأدوات العمل ، وأنظمة إدارة المشاريع ، والرسائل الإخبارية ، وموفري خدمات البريد المتاحين ، يمكنك بسهولة الحصول على عشرات الملفات الشخصية.
لسوء الحظ ، يعد تتبع بيانات اعتماد تسجيل الدخول المتعددة أمرًا صعبًا. يقوم العديد فقط بتعيين كلمات قاموس قصيرة يمكن تذكرها بسهولة على أنها كلمات مرور. أفاست حتى أن 83٪ من الأمريكيين يعيدون استخدام كلمات مرور ضعيفة عبر الحسابات الشخصية والمهنية. على الرغم من أنها لا تُنسى ، فهي أيضًا غير آمنة. يمكن للمخترق الماهر تجاوز المجموعات الشائعة بسرعة من خلال أساليب القرصنة باستخدام القوة الغاشمة.
الرجاء اختيار سلاسل أبجدية رقمية طويلة ككلمات مرور. إذا كنت تواجه مشكلة في حفظها ، فاستثمر في مدير كلمات مرور آمن وموثوق التي تملأ صفحات تسجيل الدخول تلقائيًا.
6. يؤدي الاحتفاظ بالمستندات السرية القديمة إلى تعريضك لخطر سرقة الهوية
بصرف النظر عن ازدحام سطح المكتب ، فإن الملفات غير المنظمة تهدد أمنك. تحتوي المستندات من الهيئات الحكومية وأصحاب العمل وشركاء الأعمال ومؤسسات الرعاية الصحية والبنوك التجارية على سرية معلومات التعرف الشخصية (معلومات تحديد الهوية الشخصية).
لاحظ أنه يمكن للمجرمين ارتكاب أنواع مختلفة من الاحتيال باستخدام هذه البيانات الشخصية. في حالة وقوع معرفات مباشرة مثل رقم الضمان الاجتماعي والاسم القانوني الكامل ومعلومات صاحب العمل في أيديهم ، فلن يمنعهم أي شيء من سرقة هويتك. يمكنهم حتى الحصول على قروض ضخمة دون علمك.
كقاعدة عامة ، اتخذ خطوات إضافية في حماية الملفات السرية. تشفير مجلداتك ، وتجنب إرسال البيانات الشخصية عبر البريد الإلكتروني ، و حذف المستندات القديمة نهائيًا باستخدام أدوات تمزيق الملفات.
7. الإفراط في المعلومات يسبب الإجهاد
غالبًا ما يفتح متعددون المهام عشرات علامات التبويب في وقت واحد. يضطلعون بمهام مختلفة في نفس الوقت لإنهاء المزيد من العمل ، ولكن من المفارقات ، تبديل السياق يقتل الإنتاجية فقط. ال علم النفس الأمريكي للرابطة يقول أن الضغط المعرفي لامتصاص الكثير من المعلومات والقفز بين المهام يجعلك غير فعال. ستنجز أقل في نهاية يوم العمل.
توقف عن إثقال عقلك بالبيانات. سوف يشرد عقلك إذا استمررت في رؤية مهام عشوائية. دقيقة واحدة تنتهي من مقال عن العمل ، وفي الدقيقة التالية تمرر بلا تفكير خلال وصفات العشاء.
بدلاً من ترك العديد من المستندات والملفات وقوائم المهام مفتوحة ، قم بتصغيرها وتكديسها بعيدًا حتى تحتاج إليها. ركز فقط على المهمة التي بين يديك. أنت بحاجة إلى السلام والحرية الدخول في حالة تدفق إبداعية ومنتجة.
بساطتها الرقمية وتعزيز معدلات الإنتاجية
المساحة الرقمية المزدحمة ضارة مثل المكتب الفوضوي. في حين أن تنظيم الملفات الافتراضية قد يبدو مملاً ، فإن التمشيط عبر مئات الملفات ورسائل البريد الإلكتروني والمجلدات سيهدر الكثير من الطاقة. لتصبح فعالًا ، تأكد من أنه يمكنك التنقل في أنظمتك الرقمية بسلاسة.
لاحظ أيضًا أن التراجع يتجاوز تنظيم الملفات. بدلاً من مجرد ترتيب مجلداتك كل بضعة أشهر ، قم بدمج ممارسات التبسيط الرقمي في حياتك اليومية. اعتد على الحفاظ على مساحة افتراضية نظيفة.
