تستخدم معظم الشركات ، بما في ذلك المؤسسات الحكومية والشركات والمؤسسات غير الربحية ، Microsoft Excel لإعداد ميزانياتها. يوفر لهم Excel المرونة والألفة وسهولة تجميع البيانات وفرزها وإدارتها وتحليلها لوضع الميزانية والتنبؤ.
ولكن هل برنامج Excel هو الأداة المناسبة لميزنة الأعمال؟ دعنا نزن إيجابيات وسلبيات استخدام Excel كبرنامج لإعداد الميزانية للإجابة على هذا السؤال المهم.
إيجابيات ميزانية الأعمال في Excel
أطلقت Microsoft برنامج Excel مرة أخرى في عام 1985. وفقا لمسح أجراه شركة Centage، لا يزال غالبية الرؤساء الماليين (ما يقرب من 88٪) يستخدمون جداول البيانات لإعداد ميزانية أعمالهم. هذا يوضح الكثير عن فائدة البرنامج. ولكن لماذا يحظى برنامج Excel بشعبية كبيرة كأداة لميزنة الأعمال؟ هيا نكتشف.
1. الجميع يعرف كيفية استخدام Excel
استخدم معظم خريجي الجامعات برنامج Excel ، بطريقة أو بأخرى ، أثناء دراستهم. يذهب هذا لإظهار تنوع البرنامج وأن الجميع تقريبًا يعرف أساسيات البرنامج. نظرًا لأن معظم موظفيك على دراية بأساسيات برنامج Excel ، فكل ما يحتاجون إليه هو دفع بسيط في الاتجاه الصحيح ، وسيديرون الشؤون المالية لنشاطك التجاري في أي وقت من الأوقات.
من خلال وضع الميزانية في Excel ، ستوفر الوقت والموارد التي كان من الممكن إنفاقها على التدريب - مفيدة بشكل خاص إذا كنت تدير شركة صغيرة أو شركة ناشئة بموارد محدودة.
2. برنامج Excel رخيص وسهل الوصول إليه
تقريبا كل شخص لديه نسخة من Microsoft Excel. إذا كان عملك يتطلب المزيد من الأشخاص للمشاركة في عملية وضع الميزانية ، فيمكنك مشاركة الوصول مع أي شخص لديه نسخة من Excel دون شراء تراخيص إضافية. عندما يكون ذلك ممكنًا ، يجب على الشركات الصغيرة تجنب برامج إعداد الميزانية للمؤسسات لأنها يمكن أن تضيف ما يصل إلى التكاليف.
3. يمكنك تخصيص جداول بيانات Excel
في الشركات ، وخاصة الشركات الناشئة ، تعد التخصيص ميزة مفيدة للغاية ومطلوبة لأن مراحل التطوير المختلفة للأعمال التجارية تتطلب مناهج مختلفة. تتمثل إحدى أعظم مزايا جداول بيانات Excel مقارنة ببرامج الميزنة الأخرى في أن القوة تكمن في أيدي المستخدمين.
يعد Excel برنامجًا معقدًا إلى حد ما يوفر المرونة لمستخدميه في شكل العديد من الميزات والصيغ. بمجرد فهم صيغ Excel، يمكنك بشكل أساسي القيام بأي شيء من إعداد ميزانية الأعمال إلى التحليل المالي والرسوم البيانية. يمكنك أيضًا إنشاء الصيغ ووحدات الماكرو وقوالب الميزانية الخاصة بك في Excel لتلبية المتطلبات الفريدة لعملك.
سلبيات ميزانية الأعمال في Excel
مثل أي شيء آخر ، يتمتع Excel بنصيبه العادل من القيود عندما يتعلق الأمر بميزنة الأعمال.
1. إنه وقت مضيعة للوقت وعرضة للأخطاء
تتطلب ميزانية العمل في Excel إدخال البيانات يدويًا. نظرًا لأنه يعتمد بشدة على الجهد البشري ، فإن الأخطاء عمليا لا مفر منها. تزداد احتمالية حدوث مثل هذه الأخطاء مع زيادة حجم وتعقيد الميزانيات ، مما يؤدي إلى توقعات خاطئة للميزانية وتوقعات الإيرادات.
في الشركات التي تبلغ قيمتها عدة ملايين من الدولارات ، يمكن أن يكلف خطأ مطبعي بسيط أو خطأ نقل ملايين الدولارات. خذ على سبيل المثال ترانس ألتا: خطأ بسيط في القص واللصق كلف الشركة 24 مليون دولار. غالبًا ما تقوم الشركات بمراجعة وتصحيح المشكلات في جداول بيانات Excel الخاصة بها لمنع مثل هذه المخاطر ، والتي تكلفها وقتًا وجهدًا وتكلفة ثمينة.
2. مشكلات قابلية التوسع لمجموعات البيانات الأكبر
Excel ، كونه رخيصًا ويمكن الوصول إليه ، يوفر للشركات الصغيرة حاجزًا منخفضًا للدخول مع فائدة ووظائف لا تشوبها شائبة. ومع ذلك ، مع نمو الأعمال التجارية ، تزداد البيانات المطلوبة لإعداد الميزانية والتنبؤ بشكل كبير. غالبًا ما يكون Excel غير قادر على التعامل مع كميات كبيرة من البيانات مع العديد من الصيغ ووحدات الماكرو ومن المحتمل أن يتباطأ أو حتى يتعطل.
3. الافتقار إلى الوصول المستند إلى الدور ومشكلات الأمان
يمكن مشاركة ملفات Excel بسهولة مع أي شخص لديه نسخة من البرنامج ، مما يعرض معلومات الشركة السرية للخطر. بينما تستطيع ملفات Excel المحمية بكلمة مرور، يجب مشاركة كلمة المرور مع الأشخاص المعنيين أثناء إعداد الميزانية.
لا يوفر Excel وصولاً يستند إلى الأدوار ، لذلك يمكن لأي شخص لديه كلمة مرور الوصول إلى جدول البيانات بأكمله. يمكن أن يكون هذا مصدر قلق كبير للامتثال لغالبية الشركات.
هل برنامج Excel هو البرنامج المناسب لاحتياجات عملك في الميزانية؟
يتمتع Excel بميزاته كأداة لميزنة الأعمال ، ولكن من الأفضل الاستثمار في برنامج ميزانية المؤسسة إذا كنت تواجه مشكلات. من المحتمل أن تعاني الشركات الأكبر حجمًا من استخدام برنامج Excel باعتباره الحل الوحيد لوضع الميزانية.
تعد مشاكل دمج البيانات والتنسيق والأمان والتعاون مجرد عدد قليل من المشكلات التي قد تواجهها المؤسسات الكبيرة عند وضع الميزانية في Excel. ومع ذلك ، إذا كنت لا تزال شركة صغيرة أو شركة ناشئة ذات أجزاء متحركة محدودة ، فيمكن أن يكون برنامج Excel أداة متعددة الاستخدامات ورخيصة وفعالة لوضع الميزانية.
إذا كنت تستخدم برنامج Excel لإعداد ميزانية عملك ولكنك لا تزال عالقًا في الأساسيات ، ففكر في تعلم بعض الدورات التدريبية ذات المستوى المتقدم لتحسين عملية إعداد ميزانية عملك.