كيفية استخدام Notion للعمل الهجين: الدليل النهائي

أصبح العمل الهجين أكثر شيوعًا مع زيادة انتشار الإنترنت في جميع أنحاء العالم. وبعد حوالي عامين من العمل من المنزل خلال جائحة COVID-19 ، اعتمد العديد من أصحاب العمل اتفاقيات تسمح للموظفين بالعمل خارج المكتب لجزء من الوقت على الأقل.

على الرغم من الفوائد المرتبطة بالعمل المختلط ، يمكنك تحمل انخفاض في الإنتاجية إذا لم يكن لديك الأنظمة المناسبة. لحسن الحظ ، سهلت تطبيقات مثل Notion التعاون مع فريقك أكثر من أي وقت مضى عندما لا تكون جميعًا في المكتب في وقت واحد.

في هذه المقالة ، ستتعرف على المزيد حول كيفية استخدام فكرة للعمل المختلط. سنقدم أيضًا إرشادات خطوة بخطوة لمساعدتك في تنفيذ هذه النصائح بشكل أسرع.

1. إضافة مستخدمين إلى مساحات العمل

متى العمل في بيئة هجينة، فإن تسهيل تعاون أعضاء الفريق مع بعضهم البعض يجب أن يكون على رأس أولوياتك. في Notion ، القيام بذلك بسيط للغاية ؛ حتى إذا كان لديك خطة مجانية فقط ، فلا يزال بإمكانك إضافة مستخدمين آخرين إلى مساحات العمل الخاصة بك.

سيعتمد عدد المستخدمين الذين يمكنك إضافتهم إلى مساحة العمل الخاصة بك على الاشتراك الذي لديك. إذا كنت تستخدم خطة مجانية ، فيمكنك إضافة ما يصل إلى 10 أشخاص ؛ يجب أن يكون هذا أكثر من جيد بما يكفي إذا كنت تعمل كوكالة أو أي نوع آخر من الأعمال الصغيرة.

سيكون لديك حد أعلى بكثير إذا حصلت على نسخة مدفوعة من Notion. يتيح لك الإصدار Plus إضافة ما يصل إلى 100 شخص إلى مساحة عمل واحدة ، ويزداد هذا العدد إلى 250 مع خطة الأعمال. إذا كان لديك Notion Enterprise ، يمكنك مناقشة حدودك مع فريق مبيعات Notion.

بغض النظر عن الخطة التي تستخدمها ، فإن عملية إضافة المستخدمين إلى مساحات عمل Notion هي نفسها.

1. اذهب إلى الإعدادات والأعضاء> الأعضاء. عندما تكون هناك ، سترى زرًا أزرق يسمى إضافة أعضاء.
2. أدخل عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تريد دعوته إلى مساحة عمل Notion الخاصة بك. إذا كان لديك Notion Plus أو أعلى ، فيمكنك أيضًا توسيع القائمة المنسدلة لتحديد ما إذا كان المدعو مالكًا أو عضوًا في مساحة العمل.
3. عندما تكون مستعدًا لإضافة مستخدم إلى مساحة عملك ، حدد يدعو.

يمكنك أيضًا دعوة الأشخاص بالانتقال إلى أعضاء علامة التبويب ونسخ ارتباط لإرساله إلى الجميع.

2. تصنيف المشاريع المختلفة

عند استخدام Notion للعمل الهجين ، يعد الحفاظ على تنظيم مشروعاتك فكرة جيدة. يمكنك تصنيف مهامك بطريقتين. سنعرض لك خيارين للقيام بذلك أدناه.

إنشاء مساحات عمل إضافية

تتيح لك Notion ما يصل إلى 10 مساحات عمل إذا كانت لديك خطة مجانية. كما هو الحال عند إضافة مستخدمين إلى هذه المساحات ، تكون حدودك أعلى إذا قمت بشراء اشتراك مدفوع. في كلتا الحالتين ، ستتبع نفس العملية لإنشاء مساحات عمل جديدة في التطبيق.

1. في الجزء العلوي من شريط الأدوات الأيسر ، انقر فوق مساحة العمل الحالية. عندما تظهر القائمة المنسدلة ، حدد الأيقونة ذات الثلاث نقاط. 2. بعد تحديد الرمز المذكور أعلاه ، سترى خيارًا يسمى الانضمام أو إنشاء مساحة العمل. انقر فوق هذا. 3. سوف يسألك Notion عما تريد استخدام مساحة عملك من أجله. اختر ما يناسب احتياجاتك بشكل أفضل وحدده يكمل. في هذه الحالة ، سنختار لفريقي ونحن نناقش العمل الهجين. 4. ستحتاج بعد ذلك إلى تسمية مساحة عملك. بعد القيام بذلك ، اضغط على يكمل زر مرة أخرى. 5. ستمنحك Notion بعد ذلك الفرصة لمشاركة مساحة عملك الجديدة مع الآخرين. أدخل عناوين بريدهم الإلكتروني أو انسخ الرابط إذا كنت تريد القيام بذلك. بمجرد تخصيص كل شيء ، حدد خذني إلى Notion، وستتمكن من استخدام مساحة عملك الجديدة.

عمل الصفحات داخل الصفحات

هناك طريقة أخرى يمكنك من خلالها تصنيف مشاريعك وهي إنشاء صفحات داخل الصفحات. لإنشاء صفحة رئيسية جديدة في الفكرة ، حدد ملف + زر في شريط الأدوات الأيسر.

في تلك الصفحة ، يمكنك إنشاء صفحة أخرى بالنقر فوق / واختيار صفحة. بمجرد القيام بذلك ، يمكنك تخصيص كل شيء كما تشعر أنه ضروري.

3. تتبع المهام الهامة

برنامج إدارة المشاريع طريقة ممتازة لتنمية نشاطك التجاري ، وستحتاج أيضًا إلى استخدام هذه الأنواع من الحلول إذا كنت موظفًا أو مستقلاً. عند استخدام فكرة للعمل المختلط ، لديك العديد من الخيارات لتتبع المهام المهمة.

يحتوي Notion على العديد من القوالب التي يمكنك استخدامها لمتابعة مشاريعك عن كثب. ستجد مخططات جانت وصفحات إدارة المهام والمشاريع والعديد من الخيارات الأخرى. العديد منها مجاني للاستخدام ، ويمكنك بسهولة نسخ القوالب المفضلة لديك في مساحة عمل Notion الخاصة بك. لفعل هذا:

1. اذهب إلى notion.so/templates واختر نموذجًا لتستخدمه أنت وفريقك.
2. تحت معلومات مكررة، اختر مساحة العمل التي تريد استخدامها داخلها وانقر فوق نموذج مكرر. ستتمكن بعد ذلك من تخصيص كل شيء لاحتياجاتك على الفور.

4. تقديم ملخصات لاجتماعاتك

إذا كنت لا تعمل في نفس المكان الذي يعمل فيه أعضاء فريقك ، فإن معرفة مدى تقدم الآخرين في المشاريع التي تعملون عليها معًا يمكن أن يصبح أمرًا صعبًا. بينما يجب أن تحاول تحديد عدد الاجتماعات التي لديك ، فإن تسجيل الوصول في بعض الأحيان يعد فكرة جيدة.

خلال اجتماعك ، يجدر تعيين شخص ما لتدوين الملاحظات. يمكنك القيام بذلك عندما إعداد تقويم Google للعمل المختلط وكذلك إذا كنت ترغب في إضافة هذا التطبيق إلى نظام الإنتاجية الخاص بك.

بعد الانتهاء من اجتماعك ، يمكنك بسهولة إنشاء ملخصات لاجتماعاتك باستخدام Notion AI. للقيام بذلك ، اضغط على مفتاح المسافة وحدد لخص عندما يظهر Notion AI. ستعمل الأداة بعد ذلك على توفير ملخص سريع لصفحتك.

5. تسهيل الوصول إلى أهم صفحاتك

يتيح لك Notion إمكانية الوصول إلى أهم صفحاتك عن طريق سحب وإسقاط ترتيبها في شريط الأدوات الأيسر. ومع ذلك ، ليس هذا هو الشيء الوحيد الذي تقتصر عليه. يمكنك أيضًا إضافة صفحات إلى مفضلاتك. للقيام بهذا الأخير:

1. اضغط على رمز ثلاث نقاط عند التمرير فوق إحدى صفحاتك.
2. انقر فوق اضافة الى المفضلة، وسترى صفحتك أعلى الشاشة.

6. إنشاء المحتوى وتقويمات وسائل التواصل الاجتماعي

إذا كنت جزءًا من فريق تسويق ، فإن تحديث تقاويم المحتوى والشبكات الاجتماعية الخاص بك أمر بالغ الأهمية عند العمل على اتفاقية مختلطة. Notion يجعل القيام بذلك أمرًا سهلاً ؛ يمكنك إنشاء التقويم الخاص بك عن طريق عمل جدول والاختيار قاعدة بيانات جديدة.

يحتوي Notion أيضًا على العديد من القوالب لإنشاء الوسائط الاجتماعية وتقويمات المحتوى. عند إنشاء صفحة جديدة ، انقر فوق إضافة قوالب جديدة بدلاً من ذلك واختر شيئًا يناسبك.

اجعل نموذج العمل الهجين الخاص بك أكثر كفاءة مع Notion

يتمتع العمل المختلط بالعديد من المزايا إذا قمت بوضع الأنظمة الصحيحة في مكانها الصحيح ، ولكن من المهم أن تقوم بفرزها قبل الانتقال إلى مثل هذه الاتفاقية. Notion هي أداة مفيدة لإدارة سير عمل فريقك والتأكد من أن الجميع يواصل العمل نحو أهدافك المشتركة.

يمكنك استخدام العديد من القوالب لمساعدتك في تتبع المحتوى الخاص بك وجداول الوسائط الاجتماعية ، إلى جانب الحصول على نظرة عامة على مشاريع الجميع. علاوة على ذلك ، يمكنك استخدام Notion لتقديم ملخصات الاجتماعات وغير ذلك الكثير.