لماذا تحتاج إلى خطة إنتاجية وكيفية إنشائها

لقد دفعتنا ثقافة الزحام إلى التفكير في أننا بحاجة إلى وضع كل ثانية أخيرة في العمل إذا أردنا تحقيق أهدافنا المالية (أو أهداف تحسين الذات). فهو لا يضر بصحتنا العقلية والجسدية فحسب ، بل إنه يؤدي أيضًا إلى نتائج عكسية.

عندما يكون الشيء الوحيد الذي يدور في ذهنك هو "إنجاز المزيد" ، غالبًا ما تفقد الكفاءة والدقة. على الرغم من أنك تقضي ساعات أكثر ، إلا أنك لا تنجز الكثير من العمل. هذا لأنك لا تخطط.

ندرك جميعًا أهمية التخطيط لنجاح أي مشروع ، ولكن عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية ، فإننا ننتقل إليه مباشرة دون تفكير كبير. هذا هو بالضبط سبب فشلنا في تحقيق أهداف الإنتاجية.

ما هي خطة الإنتاجية ، ولماذا من المهم أن يكون لديك واحدة؟

على الرغم من أن مصطلح "خطة الإنتاجية" واضح بذاته ، فمن الأهمية بمكان إعطائه تعريفًا واضحًا وموجزًا ​​لمعرفة ما يعنيه المصطلح بالضبط:

تحدد خطة الإنتاجية أهدافك (قصيرة المدى وطويلة المدى) وتجدولها استراتيجيًا طوال أيامك أو أسابيعك أو شهورك لزيادة إنتاجيتك مع معالجة العوائق الرئيسية إنتاجية.

هل تساءلت يومًا لماذا لم تكن مشاهدة مقاطع فيديو YouTube حول الاختراقات الإنتاجية في وقت متأخر من الليل أو قراءة مقالات حول تحسين إنتاجيتك مثمرة؟ لا يرجع السبب في ذلك إلى أن كل هذه المقالات ومقاطع الفيديو تقدم نصائح واستراتيجيات خاطئة.

لدينا جميعًا عقليات وأهداف ومشاكل مختلفة ؛ لكل منا أسلوب عمل مختلف ويأتي من خلفيات مختلفة. هذه المقالات ومقاطع الفيديو على الإنترنت معممة ولا تعالج مجموعتنا الفريدة من المشاكل والعوائق التي تحول دون الإنتاجية.

مع وجود خطة إنتاجية مناسبة تحت تصرفك ، لن تضطر إلى القفز بشكل أعمى من مهمة إلى أخرى. سيكون لديك خارطة طريق مناسبة لهذا اليوم (أسبوعًا أو شهرًا) ، مما يجعلك أكثر تركيزًا على أهدافك وتقل احتمالية تشتيت انتباهك. يمنحك التخطيط للإنتاجية إحساسًا بالتحكم ، مما يجعلك أقل عرضة للشعور بالإرهاق أو التوتر.

كيفية إنشاء خطة إنتاجية

تخطيط الإنتاجية ليس علم الصواريخ. كل ما تحتاجه هو اتخاذ الموقف الصحيح ، وتذكر أهدافك ، والانطلاق بعقل متفتح. تحتاج إلى التخلص من جميع مبادئ الإنتاجية المتمثلة في "الاستيقاظ في الساعة 4 صباحًا" أو "الاستحمام بالماء البارد" من النافذة ومعرفة ما يناسبك.

نظرًا لأن خطة الإنتاجية فريدة من نوعها لأهدافك ومزاجك وعقليتك ، فلا توجد إرشادات صارمة حول كيفية صنعها. ومع ذلك ، توفر الخطوات التالية خارطة طريق مرنة للعملية التي يمكنك استخدامها:

1. حدد أهدافًا ذكية

المشي بلا هدف لن يأخذك إلى أي مكان. إن وجود سجل بأهدافك ومهامك يجعل الانتقال من مهمة إلى أخرى أسهل. هذا هو السبب في أنه من المهم تحديد أهداف SMART ، لأنها تساعدك على تتبع التقدم وتحسين الحافز وزيادة الإنتاجية.

بمجرد وضع أهدافك على الورق ، فكر في كل ما عليك القيام به لتحقيقها. قد يشمل ذلك مهام تتعلق بعملك أو أهداف عملك ، أو عادات تحسين الذات ، أو المشاريع الشخصية ، أو المسؤوليات اليومية. ابدأ بأي شيء يتبادر إلى الذهن ، مهما بدا تافهًا ، وصنفه تحت الأهداف ذات الصلة.

2. تتبع الوقت

تتبع كيف تقضي وقتك على مدار اليوم للحصول على فكرة عن متوسط ​​يومك. كم عدد ساعات الإنتاج التي تديرها يوميًا؟ ما هي الأنشطة التي تستهلك معظم وقتك؟ افعل ذلك لبضعة أيام ، وستندهش من مقدار الوقت الذي تقضيه في الانحرافات أو الأنشطة التافهة مثل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو خلاصات الوسائط الاجتماعية.

يمكنك استخدام TimeCamp لتتبع وقت الكمبيوتر تلقائيًا. كل ما تحتاجه هو التسجيل على موقع الويب الخاص بهم وتنزيل تطبيق الكمبيوتر ، وسيبدأ في تتبع وقتك.

3. قم بتحليل الجدول الزمني الخاص بك ودوّن التحديات التي تواجهها حاليًا

بعد تتبع وقتك لبضعة أيام ، سيكون لديك بيانات كافية للحصول على إحصاءات قيّمة. إذا كنت تستخدم TimeCamp ، فقم بالوصول إلى سجل الوقت الخاص به ، وسيكون لديك حساب مفصل لأيامك.

أثناء تحليل سجل الوقت الخاص بك ، اسأل نفسك الأسئلة التالية:

• كم ساعة تعمل في اليوم؟
• كم من الوقت يمر على وسائل التواصل الاجتماعي؟
• ما هي الأنشطة التي تستغرق معظم وقتك؟
• كم من الوقت استغرقت لإكمال مهمة معينة؟

ستساعدك الإجابة على هذه الأسئلة على ملاحظة العقبات التي تمنعك من أن تصبح أكثر إنتاجية. بمجرد أن تعرف المشاكل ، يمكنك البدء في التفكير في حلولها.

بصرف النظر عن عوامل التشتيت الشائعة مثل وسائل التواصل الاجتماعي ، يجب عليك تدوين الأشياء الأخرى ، التي تبدو غير ذات صلة ، والتي قد تمنعك من أن تصبح أكثر إنتاجية. اسال نفسك:

• هل تجد صعوبة في العمل في وقت متأخر بعد الظهر؟
• هل تشعر بالخمول معظم الوقت؟
• هل أنت لا تنام بشكل صحيح؟

أثناء تدوين التحديات ، يجب أن تظل صادقًا مع نفسك. حاول ألا تخبر نفسك بأعذار لسلوكياتك غير المنتجة.

4. إنشاء واتباع الجدول الزمني

باستخدام الرؤى من تحليلك ، قم بإنشاء جدول زمني أثناء التفكير في أهدافك. بينما يعتبر تقويم Google رائعًا للجدولة ، إذا لم يكن يعمل ، ففكر في استخدام بدائل مجانية لتقويم Google لجدولة يومك.

اعتمادًا على أهدافك وساعات ذروة الإنتاجية ، خصص ساعات يومية أو أسبوعية مناسبة للعمل أو اللياقة البدنية أو الترفيه أو الأسرة أو المشاريع الشخصية. ليس هناك صواب أو خطأ. كل هذا يتوقف على أهدافك وتفضيلاتك الشخصية.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في بدء عمل تجاري جديد ، يجب أن تخصص بضع ساعات في الأسبوع للعمل في عملك. ولكن إذا كان هدفك هو الحصول على فترة صيفية رائعة ، فقلل الوقت الذي تقضيه على هاتفك وحدد المزيد من جلسات الجيم الأسبوعية.

بغض النظر عن أهدافك ، من المهم الحفاظ على جدول زمني واقعي. لا تريد تحديد موعد كل ثانية أخيرة من اليوم. يجب أن يكون جدولك مرنًا بما يكفي لاستيعاب الخطط المفاجئة. ولا تنسَ تضمين فترات الراحة التي تستحقها عن جدارة. الهدف ليس البقاء مشغولاً ولكن زيادة الإنتاجية.

5. ابحث عن استراتيجية الإنتاجية المثالية والتزم بها

لا تأتي الإنتاجية بشكل طبيعي لمعظمنا. ومع ذلك ، يمكن أن يساعد استخدام الطرق المجربة والمختبرة في تسهيل العملية. فيما يلي بعض استراتيجيات الإنتاجية التي يمكنك استخدامها في جدولك الزمني:

طريقة آيفي لي

طريقة Ivy Lee هي إستراتيجية بسيطة لكنها فعالة لدمجها في جدولك الزمني. قم بعمل قائمة بـ 6 مهام تحتاج إلى إكمالها كل يوم. رتبهم حسب الأهمية وابدأ بالمهمة الأكثر أهمية. الهدف هو إنهاء مهمة واحدة في كل مرة.

بمجرد الانتهاء من المهمة الأولى ، انتقل إلى المهمة التالية ، ثم التالية ، حتى تنتهي من قائمتك. إذا لم تكن قادرًا على إكمال جميع المهام الست ، فما عليك سوى نقلها إلى اليوم التالي.

إذا كنت تريد معرفة المزيد ، فإليك دليل مفصل حول كيفية استخدام طريقة Ivy Lee لإنتاجية خالية من الإجهاد.

مبدأ باريتو

يُعد مبدأ باريتو ، المعروف أيضًا باسم قاعدة 80/20 ، استراتيجية إنتاجية مشهورة تؤكد على التركيز على أهم المهام. وفقًا لمبدأ باريتو ، فإن 20٪ من المهام (الأكثر أهمية) تحقق 80٪ من النتائج.

استخدم قاعدة 80/20 لتحديد أولويات مهامك مع التركيز على النتائج المرجوة. حدد المهام الرئيسية التي ستحقق أقصى استفادة من هذه النتائج وركز على إكمال تلك المهام أولاً.

تقنية بومودورو

قم بزيادة إنتاجيتك باستخدام طريقة Pomodoro من خلال التركيز على مهمة واحدة لمدة 25 دقيقة ثم أخذ استراحة قصيرة. طريقة بومودورو مثالية لإكمال المهام الكبيرة والشاقة. يصبح الالتزام والإكمال أسهل بكثير عندما تقسم المهمة إلى عدة مهام أصغر (يمكنك إكمالها في 25 دقيقة).

6. أعد تحليل الأداء والتجربة

التخطيط للإنتاجية ليس شيئًا لمرة واحدة. قد لا تكون خطتك الإنتاجية الأولى مفصلة أو فعالة كما تأمل. لهذا السبب من المهم مراجعة تقدمك الأسبوعي والشهري.

انظر إلى أي مدى تعمل خطة الإنتاجية بشكل جيد. حدد أي عقبات ربما تكون قد فاتتك واضبط خطتك لمعالجتها. إذا كانت هناك إستراتيجية معينة لا تعطي نتائج ، فجرّب إستراتيجية مختلفة ولاحظ النتائج.

عزز إنتاجيتك من خلال خطة إنتاجية

إذا لم تنجح نصائح إنتاجية الإنترنت ، فقد حان الوقت لإنشاء خطة إنتاجية مخصصة. يجب أن تتناول خطتك جميع العقبات التي تمنعك من الوصول إلى أقصى إمكاناتك. عند إنشاء الخطة ، تأكد من جدولة المهام ذات الأولوية العالية للاستفادة من ساعات ذروة الأداء.

بينما من المؤكد أن خطة الإنتاجية ستساعدك ، من المهم أن تتابعها بالكامل. وهذا يعني خلق بيئة عمل خالية من المشتتات ، بما في ذلك هاتفك. ولكن إذا كان وجود هاتفك قريبًا أمرًا مهمًا ، فيجب عليك اتباع عادات جيدة في استخدام الهاتف الذكي.