كيفية استخدام ChatGPT لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الصعبة في العمل

رسائل البريد الإلكتروني الصعبة أمر لا مفر منه في مرحلة ما من حياتك المهنية. سواء كانت تقول لا لتولي مشاريع إضافية أو تطلب إجازة ، قد يكون من المثير للقلق أن تكتب البريد الإلكتروني ثم تجد الشجاعة لتضغط على إرسال.

من المعروف أن ChatGPT يساعد الأشخاص في كتابة خطابات الغلاف والسير الذاتية ، لذلك قد تتساءل عما إذا كان يمكن أن يساعدك في كتابة رسائل بريد إلكتروني صعبة أيضًا. إذا قمت بتزويد الذكاء الاصطناعي بمعلومات كافية ، يمكنك الحصول على محتوى لاستخدامه كأساس لبريدك الإلكتروني. يمكن أن يساعدك ChatGPT في التركيز على الرسالة دون أي من المشاعر التي تمر بها.

الخطوة 1: افتح ChatGPT

أنت على استعداد للبدء إذا كان لديك بالفعل حساب على ChatGPT. إذا كنت جديدًا في ChatGPT ، يمكنك إنشاء حساب باستخدام بريدك الإلكتروني أو حساب Google. إذا كنت تقوم بالتسجيل للحصول على حساب جديد ، فيجب أن يكون هاتفك الجوال قريبًا منك ، حيث سترسل لك المنصة رمز تأكيد للبدء.

الخطوة الثانية: قدم نفسك ودورك في المنظمة

قبل أن تطلب من ChatGPT كتابة رسائل بريد إلكتروني متعلقة بالوظيفة ، يجب عليك تقديم نفسك ووظيفتك ومسؤولياتك تجاه النظام الأساسي. سيستخدم ChatGPT المعلومات التي تقدمها لصياغة رسائل البريد الإلكتروني التي يقدمها.

عندما ترسل مقدمتك ، ستستجيب المنصة ، لتخبرك بالمعلومات الحيوية التي اكتسبتها من مقدمتك. إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تعمل فيها مع النظام الأساسي ، فستقدر التعليقات الإيجابية التي يقدمها لك عند تقديم نفسك.

هنا مثال على مقدمة:

إليك رد ChatGPT:

الخطوة 3: اطلب من ChatGPT كتابة البريد الإلكتروني الذي تريده

بمجرد السماح لـ ChatGPT بمعرفة وظيفتك ومن تعمل لديه ، يكون مستعدًا لإنشاء الرسائل الإلكترونية الصعبة التي تحتاج إلى مساعدة في كتابتها. ستفاجأ بسرور بمدى سرعة إنشاء الذكاء الاصطناعي لرسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك التعامل معها.

البريد الإلكتروني للاستقالة

سواء كنت متحمسًا للمرحلة التالية في حياتك المهنية أو كنت تستقيل لأنك سئمت من ظروفك الحالية ، فقد يكون من الصعب كتابة بريد إلكتروني للاستقالة. أنت لا تريد حرق أي جسور ، لذلك تريد المغادرة بإيجابية.

لا تنس أنك قد تحتاج إلى مراجع في المستقبل ، وتريد أن تكون واثقًا عند تقديم أسماء الأشخاص الذين عملت معهم. خطاب الاستقالة ليس هو الوقت المناسب للتنفيس عن الإدارة أو سياسات الإجازة أو تقديم شكوى بشأن زملائك في العمل ؛ يتعلق الأمر بإخطار صاحب العمل.

أعلاه ، سترى خطاب استقالة أنشأه ChatGPT يقول وداعًا ويخبر الإدارة أنك ستعمل معهم لجعل الانتقال سلسًا قدر الإمكان. هل تريد الاستقالة من وظيفتك؟ هنا بعض الاعتبارات المالية للاستعداد لها.

أرسل بريدًا إلكترونيًا لإعلام مشرفك بأنك لن تلتزم بالموعد النهائي

إذا كنت تواجه صعوبة في الالتزام بالموعد النهائي ، فمن الأفضل إبلاغ مشرفك أو مديرك في أقرب وقت ممكن. عندما تدرك الإدارة أنك غير قادر على الوفاء بالموعد النهائي ، فقد تتمكن من إجراء تعديلات تسمح لك بالوفاء بالموعد النهائي.

عندما يعتمد الأشخاص الآخرون أو الخطوة التالية على وفائك بالموعد النهائي ، يمكن أن يتوقف كل شيء حتى تكتمل مهمتك. السماح للأشخاص الذين يعتمدون عليك بمعرفة أنك لن تلتزم بالموعد النهائي عاجلاً وليس آجلاً يمكن أن يساعدك في الحفاظ على العلاقات مع الإدارة وفريقك.

بريد إلكتروني لطلب إجازة طارئة

أنت بالفعل تشعر بالتوتر بشأن الموقف الذي تسبب في الحاجة إلى طلب الإجازة ، والتركيز على كتابة بريد إلكتروني هو آخر شيء يدور في ذهنك. للتعامل مع حالة الطوارئ الخاصة بك ، تحتاج إلى إرسال بريد إلكتروني إلى مديرك أو مشرفك لطلب الإجازة.

حتى إذا كنت قد ناقشت الإجازة بالفعل مع مديرك ، فقد تحتاج إلى إرسال شيء كتابيًا إليه. كن واقعيًا بشأن مقدار الوقت الذي تحتاجه ، وحدد توقعات معقولة لصاحب العمل حول الوقت الذي تتوقع فيه العودة إلى العمل.

نظرًا لوجود احتمال أن يكون هذا طلبًا في اللحظة الأخيرة ، فقد ترغب في توضيح كيفية الوصول إليك إذا كنت تخطط لأن تكون خارج المدينة. يمكنك أيضًا أن تطمئن مديرك أو مشرفك إلى أنك سوف تتحقق من رسائل البريد الإلكتروني والبريد الصوتي بانتظام للبقاء على رأس مسؤولياتك.

بريد إلكتروني ليقول "لا" لمشروع

بينما قد ترغب في الرد على طلب لتولي مشروع آخر بامتداد “هل تمزح معي؟”، قد يكون من الأفضل أن تستجيب بلباقة. يجب عليك إرسال البريد الإلكتروني بسرعة ، خاصة إذا كنت تميل إلى قول نعم لكل شيء.

إذا انتظرت وقتًا طويلاً لإرسال البريد الإلكتروني ، فقد تجد أسبابًا تقنعك بأن تقول نعم ، حتى عندما يخبرك حدسك أنها ليست فكرة جيدة ، ولديك بالفعل الكثير من المهام. تحتاج إلى التأكد من أن البريد الإلكتروني لا يظهر كما لو كنت ببساطة لا تريد القيام بالعمل.

قم بتعديل البريد الإلكتروني الذي تنشئه ChatGPT لتتماشى مع سياسات المؤسسة وتناسب الشخص الذي قدم الطلب. سيكون إرسال بريد إلكتروني إلى مشرفك رسميًا أكثر من إرسال بريد إلكتروني إلى زميل في العمل. إذا كنت بحاجة إلى العمل على هذا ، فقد تكون مهتمًا بالتعلم كيف تقول "لا" في العمل بأدب.

البريد الإلكتروني لتوضيح الأولويات التنظيمية

في بعض الأحيان يمكن أن نثقل كاهلنا بواجباتنا ولا نعرف من أين نبدأ. بدلاً من محاولة اكتشاف ذلك بشكل مستقل ، فإن الشيء الأكثر إنتاجية الذي يمكنك القيام به هو أن تطلب من مديرك أو مشرفك ما يريدون منك التركيز عليه.

قد يكون طلب المساعدة أمرًا مخيفًا ، لأننا لا نريد أن نظهر وكأننا لا نعرف ما الذي نفعله. من الأفضل أن تطلب القيادة بدلاً من الافتراض. قد تعتقد أن شيئًا ما يجب أن يكون ذا أولوية ، ولكن قد لا يكون هذا هو الشيء المهم بالنسبة للمؤسسة.

بدلاً من تضييع وقتك في مشروع لا يمثل أولوية بالنسبة للمؤسسة ، من الأفضل طلب التأكيد. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في تحديد الأولويات ، فقد تكون مهتمًا بـ أفضل التطبيقات التي يمكنك استخدامها لتحديد أولويات المهام في العمل.

الخطوة 4: مراجعة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني التي ينشئها ChatGPT

بمجرد أن ينشئ ChatGPT بريدًا إلكترونيًا باستخدام موجهك ، يجب عليك مراجعته وإجراء التعديلات اللازمة. قد لا تنطبق عليك بعض الأشياء المذكورة في المسودة ، وقد يفوتك الذكاء الاصطناعي المعلومات الهامة التي تريد تضمينها.

الخطوة 5: أرسل البريد الإلكتروني

ربما يكون هذا هو الجزء الأكثر صعوبة في كتابة بريد إلكتروني صعب. توقف عن القلق بشأن رد الفعل ، وأرسله! قبل أن تضغط على إرسال ، قد ترغب في معرفة ملف الأخطاء التي تجعل البريد الإلكتروني للنشاط التجاري يبدو غير احترافي.

يجب إرسال رسائل البريد الإلكتروني الصعبة

قد يكون إرسال رسائل بريد إلكتروني ذات طبيعة سلبية أمرًا صعبًا ، ولكن يجب القيام به. يمكن أن يتسبب تجنب الموضوعات المعقدة في حدوث مشاكل أكثر مما تخلقه معالجتها. على الرغم من أن صياغة رسالة بريد إلكتروني صعبة قد تثير القلق ، إلا أنك ستشعر بتحسن بمجرد الضغط على إرسال.

قد لا يكون مديرك أو مشرفك سعيدًا بالرسالة ، لكنهم سيقدرون إخبارهم بما يحدث مع إشعار كافٍ. قد لا يكون التعامل مع الصراع هو الشيء المفضل لديك ، ولكن من المهم إدارته بفعالية. إدارة الصراع هي مهارة أساسية للتعلم المهني والشخصي.