يعد استخدام لوحات Kanban لمشاريعك طريقة رائعة لتبسيط العملية وزيادة الإنتاجية. سواء كنت تعمل مع فريق أو تعمل بمفردك ، فإن لوحات Kanban تمثل تقدمك بشكل مرئي ، مما يسهل إدارتها.
توفر هذه المقالة دليلًا تفصيليًا حول إنشاء لوحة Kanban واستخدامها في Excel.
إنشاء Backlog للوحة Kanban الخاصة بك
لنبدأ بفتح مصنف Excel جديد. بمجرد فتحه ، ستجد علامة تبويب مسماة الورقة 1 في الجزء السفلي من المصنف. انقر نقرًا مزدوجًا فوق علامة التبويب ، وستحصل على ملف إعادة تسمية الورقة يظهر فجأة. أعد تسمية الورقة إلى تراكم.
سنستخدم هذه الورقة لإعداد جدول تراكم لجميع مهام سير العمل التي ستشكل أساس لوحة Kanban الخاصة بنا.
لإنشاء تراكم ، اتبع الخطوات الواردة أدناه:
- حدد الخلايا القليلة الأولى من الصفين العلويين وادمجهم بالنقر فوق دمج الموجود داخل شريط الأدوات.
- الآن أكتب تراكم داخل الخلايا المدمجة لمنح الجدول عنوانًا.
- اضبط حجم الخط ولون الخلية ومحاذاة نص العنوان حسب رغبتك.
- نظرًا لأننا ننشئ لوحة كانبان بسيطة ، فسنضيف عمودين إلى السجل المتراكم (أسفل العنوان): عنوان المهمة و وصف المهمة. (للحصول على تراكم أكثر تفصيلاً ، ما عليك سوى إضافة الأعمدة المطلوبة).
- لإضافة حدود إلى الجدول ، حدد 12 صفاً (أو أي عدد حسب الحاجة) ضمن عنوان المهمة عمود. اذهب إلى الحدود رمز (بجوار ملف عريض رمز) وانقر فوق سهم القائمة المنسدلة. حدد ملف الحدود الخارجية خيار.
- افعل الشيء نفسه بالنسبة للصفوف الموجودة أسفل ملف وصف المهمة عمود.
جدول الأعمال المتأخرة جاهز. كل ما عليك فعله الآن هو ملئه ، ويجب أن يكون لديك شيء مثل هذا:
إنشاء لوحة كانبان
الآن بعد أن حصلنا على الأعمال المتراكمة لدينا ، حان الوقت لإنشاء لوحة Kanban التي سنستخدمها في لوحة Kanban الخاصة بنا. لذلك ، انقر فوق زائد قم بالتوقيع في الجزء السفلي من الورقة لإنشاء وفتح ورقة جديدة.
في الورقة الجديدة ، دعنا ننشئ لوحة كانبان باتباع الخطوات الواردة أدناه:
- قم بإنشاء عنوان اللوحة عن طريق دمج الخلايا العلوية والكتابة في العنوان. يمكنك ضبط حجم الخط ولون الخلية حسب رغبتك.
- نظرًا لأننا نهدف إلى البساطة هنا ، فسنضيف ثلاثة أقسام فقط للوحة ، أي لكى يفعل, في تَقَدم، و منتهي. (يمكنك إضافة المزيد من الأقسام إذا كان سير عملك يحتوي على مراحل أكثر).
- أضف حدودًا سميكة إلى أقسام لوحة كانبان باستخدام ملف الحدود أيقونة.
لوحة Kanban جاهزة إلى حد كبير ، لذلك سننتقل إلى إنشاء البطاقات.
إنشاء بطاقات كانبان
اتبع الخطوات الواردة أدناه لإنشاء بطاقات كانبان:
- انقر بزر الماوس الأيمن فوق عنوان الصف وحدد ارتفاع الصف.
- ستفتح نافذة منبثقة حيث تحتاج إلى إدخال الارتفاع المطلوب ؛ 25 في حالتنا.
- وبالمثل ، اضبط ارتفاع الصف الموجود أسفله على 50 والصف الموجود أسفله إلى 25.
- ستحصل على بطاقة تتكون من 3 خلايا بارتفاع الصفوف كما يلي: 25:50:25
- حدد كل خلية من الخلايا الثلاث لبطاقة كانبان وأضف حدودًا بالانتقال إلى ملف الحدود الرمز والاختيار حدود خارجية سميكة.
- انسخ البطاقة التي تم إنشاؤها حديثًا لإنشاء أي عدد تريده من البطاقات.
- ستلاحظ أنه سيتم تعيين أحجام الخلايا على الافتراضي. لذلك ، سيتعين عليك ضبط أحجام الخلايا واحدة تلو الأخرى.
- لجعله أسرع ، اضغط على كنترول وحدد جميع الخلايا التي تحتاج إلى ارتفاع صف 25. الآن انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي من عناوين الصفوف المحددة واضبط ارتفاع الصف (كما ذكرنا سابقًا). سيكون لجميع الصفوف المحددة الآن ارتفاع صف يبلغ 25.
- كرر نفس العملية لجميع الخلايا التي تحتاج إلى ارتفاع صف 50.
- ضع حدًا سميكًا حول المنطقة المحيطة بالبطاقات واملأها بلون الخلفية لجعلها ممتعة من الناحية الجمالية.
لربط البيانات المتراكمة لدينا ببطاقات كانبان ، اتبع الخطوات التالية:
إضافة عناوين المهام إلى بطاقات كانبان
للحصول على عنوان المهمة لمهمتنا الأولى من تراكم ملزمة:
- حدد الخلية العلوية (ب 5) من البطاقة الأولى والكتابة =.
- اذهب إلى تراكم الورقة وحدد الخلية الأولى (ج 4) تحت عنوان المهمة عمود.
- ارجع إلى ورقة لوحة Kanban ، وسترى الصيغة التالية:
= تراكم! ج 4
- اضغط وأدخل ، وستعيد البيانات الموجودة في الخلية (ج 4) من ورقة Backlog (أي ، بحث في حالتنا هذه).
- انسخ الصيغة = تراكم! ج 4 في الخلايا العلوية لبطاقات كانبان المتبقية وقم بتغيير أرقام الخلايا لكل بطاقة. لذا فإن الصيغة ستكون = تراكم! C5 (المقابلة لعنوان المهمة الثاني) للبطاقة الثانية و = تراكم! ج 6 لعنوان المهمة الثالث ، وما إلى ذلك. يجب أن تبدو بطاقات كانبان على النحو التالي:
استخدام التنسيق الشرطي لجعل البطاقات ممتعة بصريًا
ستلاحظ أن الخلايا العلوية لجميع البطاقات ترجع الآن قيم عناوين المهام عمود من تراكم ملزمة. ومع ذلك ، فإن بعض البطاقات (في حالتنا ، الأخيرتان) ترجع 0 في الخلايا العلوية لأنه لا توجد قيمة في الخلايا المقابلة في تراكم. لجعل البطاقات ممتعة بصريًا ، سنقوم بذلك استخدم التنسيق الشرطي في Excel لتنسيق البيانات وإزالة 0س:
- حدد جميع الخلايا العلوية لبطاقات كانبان وانتقل إلى تنسيق مشروط > تعيين قاعدة جديدة.
- في ال تنسيق مشروط علامة التبويب ، حدد قيمة الخلية يساوي 0، غير ال لون الخط إلى الأبيض ، وانقر منتهي.
إضافة أوصاف المهام إلى بطاقات كانبان
سنتبع نهجًا مشابهًا لإرجاع أوصاف المهام من تراكم إلى الخلايا الوسطى لبطاقات كانبان. هذه المرة فقط ستكون الصيغ = تراكم! د 4, = تراكم! د 5، إلخ. تمامًا كما هو الحال مع عناوين المهام ، فإن الخلايا السوداء من تراكم سيعود 0، والتي يمكنك إصلاحها من خلال التنسيق الشرطي ، كما ذكرنا سابقًا.
هناك مشكلة أخرى ستلاحظها عند إضافة أوصاف المهام إلى بطاقات كانبان وهي أن النص سينتشر خارج الخلايا. لمنع هذا ، سنقوم التفاف النص في Excel الخلايا:
- حدد جميع الخلايا الوسطى للبطاقات.
- انقر على طَوّق رمز (بجوار ملف محاذاة رمز) على شريط الأدوات.
مضيفا اللمسات النهائية
على الرغم من أن بطاقات كانبان جاهزة (ومرتبطة بالتراكم) ، فإليك بعض الخطوات الإضافية لجعلها أفضل:
- استخدم الخلية السفلية للبطاقات (يدويًا) لإضافة المسؤول عن المهمة.
- قم بمحاذاة بيانات الخلية في وسط الخلية باستخدام ملف محاذاة أيقونة.
- إزالة خطوط الشبكة: انتقل إلى شريط الأدوات ، وانقر فوق منظر ، وقم بإلغاء تحديد المربع المجاور لـ خطوط الشبكة لإزالتها.
إنشاء بطاقات كانبان المنقولة
إذا اتبعت الخطوات حتى الآن ، فيجب أن يكون لديك المهام المتراكمة ولوحة Kanban وبطاقات Kanban جاهزة. لكنك لن تكون قادرًا على نقل هذه البطاقات بسهولة عبر اللوحة. اتبع الخطوات أدناه لجعل بطاقات كانبان قابلة للحركة:
- انسخ بطاقة كانبان التي تريد وضعها على السبورة.
- انقر بزر الماوس الأيمن على اللوحة حيث تريد وضع البطاقة.
- اذهب إلى لصق خاص وحدد ملف صورة مرتبطة الخيار (وهو الخيار الأخير تحت خيارات اللصق الأخرى).
- اتبع نفس الإجراء لبطاقات كانبان الأخرى.
ضاعف كفاءتك باستخدام لوحات كانبان
الآن بعد أن أصبح لديك بنية أساسية للوحة كانبان ، فالأمر متروك لك لتخصيصه ليلائم متطلبات مشروعك. هناك طريقة رائعة لتعظيم إمكانات تقنية كانبان وهي دمجها مع إستراتيجية إنتاجية أخرى ، مثل طريقة إنهاء الأشياء.