تكافح من أجل إدارة مهامك بشكل فعال؟ تحقق من نصائح إدارة المهام هذه التي ستساعدك على زيادة إنتاجيتك وإنجاز المزيد.
مهامك اليومية هي أساس نجاحك ، وتمثل الإجراءات خطوة بخطوة اللازمة للوصول إلى أهدافك الشخصية والمهنية. بعبارة أخرى ، فإن قائمة المهام التي لا تنتهي أبدًا هي خارطة طريق للفوز ، لذا فإن إدارة هذه المهام بفعالية أمر حيوي.
على الرغم من أنك قد تتسرع في استخدام أفضل تطبيق إنتاجي لتنظيم مهامك اليومية ، وهي ليست خطوة سيئة ، فإن صقل مهاراتك في إدارة المهام يكون أكثر استدامة وفعالية على المدى الطويل. ستغطي هذه المقالة بعض نصائح إدارة المهام لتحسين إنتاجيتك.
1. تعرف على النمط الزمني الخاص بك
هل أنت بومة ليلية أم طائر مبكر؟ هل تجد أنه من الأسهل التركيز في الصباح أو في وقت متأخر من الليل؟ لدينا جميعًا ميل طبيعي للنوم واليقظة خلال فترات محددة من النهار والليل. وعلى الرغم من أن الثقافة الشعبية غالبًا ما تحتفل بالفاعلين المبكرين على أنهم أكثر إنتاجية ، فإن الحقيقة هي أن حجمًا واحدًا لا يناسب الجميع.
هذا هو السبب معرفة النمط الزمني الخاص بك يمكن أن يعزز إنتاجيتك، حيث يسمح لك بجدولة مهامك عندما تكون أكثر إنتاجية. لذلك،
إنشاء جدول عمل شخصي استنادًا إلى النمط الزمني الخاص بك سيجعل من السهل البقاء على رأس مهامك والوصول إلى ذروة الأداء.على سبيل المثال ، إذا كنت بومة ليلية ، فيجب أن تخطط للتعامل مع أكثر المهام صعوبة في مساء عندما تكون مستويات طاقتك في أعلى مستوياتها ، مما يضعك في أفضل وضع لإكمال مهامك وقت.
2. قم بإنشاء قائمة أولوياتك
الآن بعد أن عرفت متى تكون أكثر إنتاجية ، حان الوقت لذلك حدد أولويات المهام في قوائم المهام الخاصة بك باستخدام مصفوفة أيزنهاور. يساعدك نظام إدارة الوقت هذا في تحديد أولويات المهام من خلال تصنيفها إلى أربعة أجزاء: عاجل ومهم ، ليس عاجلاً ولكنه مهم ، عاجل ولكنه غير مهم ، وليس عاجلاً وغير مهم مهام.
يسهّل تنظيم قوائم المهام بناءً على هذه الفئات تحديد المهام التي يجب أن تحظى بالأولوية وأيها يمكن تفويضه أو تأجيله. بهذه الطريقة ، يمكنك جدولة المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا عندما تكون أكثر إنتاجية ، مما يمنحك أفضل فرصة لإكمالها في الوقت المحدد.
على سبيل المثال ، بصفتك مبرمجًا ، يمكنك جدولة مهام الترميز الخاصة بك عندما تكون في حالة تأهب قصوى وتستجيب لرسائل البريد الإلكتروني عندما تكون مستويات الطاقة لديك منخفضة.
3. "كل هذا الضفدع!"
Eating That Frog هو النصيحة التالية لإدارة المهام للمساعدة في زيادة إنتاجيتك! ولا ، نحن لا نتحدث عن ضفادع بالمعنى الحرفي للكلمة! شاع بريان تريسي هذه العبارة في كتابه الذي يحمل نفس الاسم ، وهذه الاستعارة الواضحة تصف معالجة المهمة الأكثر صعوبة في الصباح.
هذه واحدة من أفضل الطرق للتغلب على التسويف ، حيث قد تشعر غالبًا بالتوتر أو الإرهاق عندما تواجه أكثر المهام صعوبة. بأكل ذلك الضفدع الأكبر أولاً ، هذا الشعور بالرهبة سيتحول إلى شعور بالإنجاز ، تعزيز ثقتك بنفسك وإعطائك الدافع والزخم للقوة من خلال بقية الخاص بك مهام.
يمكنك استخدام ال طريقة Eat That Frog باستخدام Todoist. ومع ذلك ، على الرغم من أنه يُنصح بمعالجة المهام الأكثر صعوبة في الصباح ، فقد يكون أفضل وقت لك مختلفًا اعتمادًا على النمط الزمني الخاص بك ، كما ناقشنا بالفعل. ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك استخدام هذه الطريقة من خلال جدولة المهام الأكثر صعوبة عندما تكون أكثر نشاطًا وإنتاجية.
4. استخدم قانون باركنسون لصالحك
التسويف هو أحد أكثر العوامل المميتة للإنتاجية شيوعًا التي يعاني منها معظم الناس في مرحلة ما. أحد الأسباب الرئيسية التي تجعلك غالبًا ما تؤجل المهام حتى اللحظة الأخيرة هو أنه لا يوجد شعور بالإلحاح أو الموعد النهائي. ذلك لأن هذه المهام يمكن أن تتوسع لملء الوقت المتاح لها - قانون باركنسون.
النبأ السار هو ، يمكنك تصبح أكثر إنتاجية باستخدام قانون باركنسون لصالحك. كيف؟ أولاً ، قم دائمًا بتقسيم المشاريع الضخمة أو المعقدة إلى مهام أصغر ، مما يجعلها تبدو أقل إرهاقًا وأسهل في التعامل معها.
بعد ذلك ، حدد موعدًا نهائيًا صارمًا لكل مهمة. هذا يخلق إحساسًا بالإلحاح ، ويحفزك على إكمال المهمة قبل الموعد النهائي ويقلل من التسويف. سيساعدك هذا الاختراق في إدارة مهامك بشكل أكثر فاعلية ويضمن عدم تأخرك في قوائم المهام الخاصة بك.
5. تدرب على المهام الفردية
تعد تعدد المهام ، أو بشكل أكثر دقة ، تبديل السياق ، إحدى تلك العادات التي تبدو فعالة ولكنها في الواقع مرهقة للغاية وغير منتجة. في حين أن العدد الهائل من المهام في قائمة المهام الخاصة بك قد يجعل محاولة القيام بمهام متعددة في نفس الوقت أمرًا مغريًا ، إلا أن لديك فقط الكثير من التركيز والطاقة التي يمكن استخدامها في مهمة معينة.
هذا يزيد من احتمالية ارتكابك للأخطاء ، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت والجهد. على الجانب الآخر، سيؤدي إتقان المهام الفردية إلى تحسين إنتاجيتك، مما يتيح لك تكريس انتباهك الكامل لمهمة ما حتى الانتهاء. هذا يقلل من عوامل التشتيت ، ويساعدك على الاستمرار في التركيز ، ويمكّنك من أداء أفضل ما لديك.
واحدة من أفضل الطرق لممارسة مهمة واحدة هي تعيين حد زمني ثابت للتركيز على مهمة ثم أخذ استراحة. يُطلق على تقنية إدارة الوقت هذه طريقة بومودورو ، وهي طريقة فعالة لتحقيق أقصى استفادة من وقتك.
6. أتمتة المهام العادية
إذن ، ما الذي يحدث لتلك المهام منخفضة القيمة التي لم تجعلها على رأس قائمة أولوياتك؟ فكر في مهام مثل جدولة الاجتماعات أو أخذ دقائق أثناء المكالمات الجماعية - فنحن نراهن أنك لا تزال بحاجة إلى القيام بها ، أليس كذلك؟
أفضل طريقة لإدارة هذه المهام هي أتمتة هذه المهام. لحسن الحظ ، هناك العديد التطبيقات التي يمكنك استخدامها لأتمتة المهام العادية، مثل IFTTT أو Zapier. سيوفر هذا الوقت والطاقة للقيام بمهام أكثر قيمة وحساسة للوقت ويساعدك على أن تصبح أكثر إنتاجية.
7. استخدم برنامج إدارة المهام الصحيح
من الجيد والاستفادة من جميع نصائح إدارة المهام المذكورة أعلاه ، ولكن قد لا تزال تكافح من أجل البقاء منتجًا بدون البرامج المناسبة لمساعدتك في إدارة مهامك. بالنظر إلى العديد من أدوات إدارة المهام الواعدة بتحويلك إلى قوة إنتاجية بين عشية وضحاها ، قد يكون اختيار الخيار الصحيح أمرًا شاقًا.
لذا كيف يمكنك اختر أداة إدارة المهام المناسبة عبر الإنترنت? أول شيء تفعله هو تقييم احتياجاتك. يعتمد هذا على مهنتك وأسلوب عملك وتفضيلاتك وحجم الفريق والمزيد. يسهل تقييم احتياجاتك مقارنة أدوات إدارة المهام المختلفة للعثور على الخيار الأفضل لك.
احصل على المزيد في وقت أقل مع هذه النصائح
يعد تحسين مهاراتك في إدارة المهام هو المفتاح للارتقاء بإنتاجيتك إلى المستوى التالي. سواء كنت مدير مشروع أو طالبًا ، فإن استخدام تقنيات إدارة المهام الصحيحة سيساعدك على تحقيق المزيد في وقت أقل. من خلال دمج نصائح إدارة المهام هذه في روتينك اليومي ، يمكنك التأكد من قيامك بإلغاء تحديد جميع العناصر الموجودة في قائمة مهامك.
