أثناء إدارة المشروع ، من المهم التأكد من أن فريقك يعمل بكفاءة. ومع ذلك ، فإن قول ذلك أسهل من فعله. قد يكون تشجيع الإنتاجية بين الفريق أمرًا شاقًا بعض الشيء. لحسن الحظ ، يمكن لتطبيقات مثل Microsoft Lists أن تجعل هذه المهمة أكثر قابلية للإدارة.
تعد قوائم Microsoft جزءًا من نظام Microsoft 365 البيئي. أثناء ظهوره على السطح ، يبدو أنه تطبيق بسيط لقائمة المهام ، فهو يتيح لك القيام بأكثر من ذلك بكثير بفضل قوالبه المرنة. سنلقي نظرة على ما هو ممكن مع هذا التطبيق وكيف يمكنك استخدامه لزيادة إنتاجيتك.
1. جدولة المحتوى
تتيح لك قوائم Microsoft إدارة نشر المحتوى بسرعة وسهولة عبر أنظمة أساسية متعددة. يعد برنامج جدولة المحتوى أحد القوالب العديدة المتوفرة في التطبيق. يمكنك جدولة المنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي أو المدونات أو مواقع الويب وحتى تتبع أداء هذه المنشورات.
إنه مشابه لـ إنشاء برنامج جدولة المحتوى في تقويم Google، لكنك تحصل على نموذج جاهز هنا يسهل تعديله. يتيح لك هذا القالب التركيز على إنشاء محتوى عالي الجودة وتبسيط عملية الإنشاء / التوزيع من خلال مشاركة التقويم مع فريقك. تتيح لك القائمة أيضًا تعيين مشاريع لأعضاء مختلفين في الفريق وتتيح لك تتبع المواعيد النهائية بسهولة.
2. تتبع تقدم العمل
ال تعقب تقدم العمل سوف يساعدك النموذج في تنظيم وإدارة عملك ومشاريعك. يمكّنك من رؤية جميع مهامك ومشاريعك في مكان واحد ، مما يسمح لك بتحديد الأولويات والبقاء على اطلاع بما يجب القيام به.
يمكنك تعيين المهام لأعضاء فريقك ، والتحقق من تقدمهم في الوقت الفعلي. هذا مفيد أيضًا للحكم على المدة التي تستغرقها مهمة معينة عادةً ، لذا يمكنك أخذ ذلك في الاعتبار للتخطيط المستقبلي. يسهّل التطبيق أيضًا تصنيف المهام وتحديد الأولويات وتعيين تاريخ البدء / الاستحقاق.
بعض هذه الميزات تشبه أفضل تطبيقات إدارة المهام، وهذا ثناء كبير على ما هو في الأساس تطبيق بسيط يشبه جداول البيانات على السطح.
3. مشاكل التتبع
سواء كنت تعمل بمفردك أو مع فريق ، ستظهر المشاكل والقضايا في المشاريع. يمكن أن يشمل ذلك أخطاء البرامج والمشكلات الفنية ومراجعات التصميم وما إلى ذلك. لحسن الحظ ، يمكنك استخدام ملف إصدار المقتفي ضمن قوائم Microsoft لإدارة أي مشاكل تظهر أثناء المشروع.
يتضمن النموذج تفاصيل حول كل مشكلة ، مثل أولويتها وحالتها ومن المسؤول عن معالجتها. يمكنك استخدام هذه المعلومات لضمان التعامل مع المشكلات المهمة على الفور ، مما يساعد الفرق على البقاء منظمة وعلى رأس عملهم. حتى أنه يخبرك عندما تم الإبلاغ عن مشكلة ، حتى تتمكن من العودة إليها للرجوع إليها في المستقبل.
4. تعقب المجندين الجدد
إذا كان الجزء الخاص بك من الوظيفة يستلزم التوظيف وإجراء المقابلات وإعداد مجندين جدد ، فأنت تدرك جيدًا كيف يمكن أن تكون هذه المحنة بأكملها مرهقة. ال تعقب التوظيف قالب ضمن قوائم Microsoft يجعل من السهل إدارة عملية تعيين مجندين جدد.
يمكنك تتبع تفاصيل كل مرشح ، مثل المسمى الوظيفي ووقت المقابلة والقائم بالتوظيف والمزيد. يتيح لك هذا النموذج أيضًا عرض ملف تعريف LinkedIn الخاص بكل مرشح والاستئناف مباشرة من التطبيق. كما أنه يجعل من السهل مراقبة تقدم كل متقدم خلال عملية التوظيف بأكملها
5. تحسين إجراءات العمل
تساعد قوائم Microsoft أيضًا في بناء عملية عمل فعالة لمهام سير العمل المنتجة. هذا يجعل إدارة عملك أسهل. تساعدك هذه الأداة في تحديد الاختناقات وأوجه القصور في عمليتك الحالية وإيجاد طرق لإصلاحها.
على الرغم من عدم وجود قالب معين لهذا على وجه التحديد ، فإن الجمع بين تقدم العمل وجدولة المحتوى وقوالب مسار الرحلة تكون في متناول اليد. يمكنك بسهولة معرفة المهام التي تستغرق وقتًا أطول ، حتى تتمكن من اكتشاف طرق لتبسيط العملية أثناء مرحلة التخطيط.
تتيح لك كل قائمة أيضًا معرفة أعضاء الفريق الذين يستغرقون وقتًا أطول لإكمال مهمة معينة ، مما يتيح لك معالجة مشكلات الإنتاجية / الكفاءة بسرعة مع الفريق.
6. نفقات التتبع
تعد إدارة التدفق النقدي أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق النجاح المالي ، كما أن تتبع نفقاتك أمر مهم لأي عمل تجاري. لحسن الحظ ، يوجد نموذج لهذا يسمى تعقب المصاريف في قوائم Microsoft. يسمح لك بتتبع كل حساب يصنعه عملك والتحكم فيه.
يمكنك إدخال المصاريف الفردية عن طريق إدخال المبلغ والتاريخ وفئة الشراء أو المصاريف. يعمل التصنيف على تبسيط هذا القالب إلى حد ما ، مما يسمح لك بالفرز بسرعة من خلال الفئات المختلفة وإدارتها.
حتى أنه يسمح لك بإضافة إيصالات لحساب التدفق النقدي شهريًا أو سنويًا. هذا يعمل بشكل مشابه ل متعقب ميزانية فكرة ويساعد في إدارة ميزانيات المشروع.
7. إدارة الأصول
ال مدير الأصول يسمح لك النموذج داخل التطبيق بتتبع جميع الأجهزة في مؤسستك. باستخدام هذا النموذج ، يمكنك بسهولة معرفة وقت تسجيل وصول الأجهزة وإعادتها. يمكنك تعيين علامة أصل لكل منتج ، والاطلاع بسهولة على الحالة والطراز والرقم التسلسلي والمالك الحالي لكل جهاز.
علاوة على ذلك ، يمكنك إضافة صورة بسرعة وتاريخ الشراء وسعر الشراء ورقم الطلب لكل جهاز تم فحصه أو تسجيل دخوله إلى النظام. يمكنك أيضًا إضافة ملاحظات تخبرك بحالة الجهاز لكل أصل.
قوائم Microsoft: برنامج لم يتم تقديره بدرجة كبيرة لإدارة عملك
قد تفاجأ بما هو معروض في قوائم Microsoft. إذا كنت مشتركًا بالفعل في Microsoft 365 ، فيجب أن يكون استخدام القوائم أمرًا غير منطقي بالنسبة لك. كما أنه يقارن جيدًا بتطبيقات الإنتاجية الأخرى ، مع الأخذ في الاعتبار أن القوالب تتساوى مع بعض أفضل قوالب Notion.
الشيء الوحيد الذي تفتقر إليه قوائم Microsoft هو تدوين الملاحظات. بينما يمكنك إنشاء ملاحظات في التطبيق ، فإن النموذج المناسب للقيام بذلك سيحول هذا إلى أحد أفضل تطبيقات الإنتاجية المتوفرة. حتى مع ذلك ، فإن كمية الأشياء التي يمكنك القيام بها باستخدام هذا التطبيق لا تصدق.
