إذا كانت مهامك تتراكم مع اقتراب الموعد النهائي ، وتشعر بالإرهاق ، فقد لا تدير وقتك بشكل فعال.
يرتكب معظمنا أخطاء فظيعة في إدارة الوقت لا تكلفنا ساعاتنا الثمينة فحسب ، بل تؤدي أيضًا إلى زيادة القلق والتوتر وإخراج التوازن بين العمل والحياة.
دعونا نلقي نظرة على بعض الأخطاء الأكثر شيوعًا في إدارة الوقت وكيفية تجنبها لزيادة إنتاجيتنا:
1. عدم تحديد الأهداف
يمكن أن يؤدي العمل بلا هدف دون وضع هدف في الاعتبار إلى نقص الحافز والإنتاجية. أنت تستسلم بسهولة للمشتتات ولا تدير وقتك جيدًا.
كيف تتجنبها؟
يمنحك تحديد الأهداف والالتزام بها التوجيه ويحفزك على إكمال مهامك. تصبح أكثر تركيزًا وتدير وقتك ومواردك بشكل أفضل لتحقيق أهدافك.
لكن تذكر ، ليست كل الأهداف متساوية. أهداف SMART (محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً) تحقق أداءً أفضل من الأهداف غير المحددة. العديد من الدراسات تدعم هذا الادعاء. واحد مثل الدراسة التي أجريت في القطاع المصرفي في كيب كوست متروبوليس وجدت أن تحديد أهداف محددة وصعبة (حتى الآن قابلة للتحقيق) ساعد في زيادة أداء الموظف.
لذا بدلاً من أن يكون هدفك هو "إكمال روايتي الأولى" ، استخدم صيغة SMART ، أي "لإكمال فصل واحد على الأقل من روايتي الأولى كل شهر". هذا الأخير أكثر تحديدًا ، ويتحدىك ، ويضع حدًا زمنيًا لهدفك.
2. لا تعطي الأولوية
إذا لم يكن لديك قائمة مهام لمساعدتك في البقاء على رأس المهام ، فستجد نفسك تقفز إليها عشوائياً. في نهاية اليوم ، لا يزال لديك الكثير من المهام التي تم التراجع عنها والإحباط. لا يعني ذلك عدم وجود وقت كافٍ ، ولكن حقيقة أنك لا تدير وقتك بشكل جيد.
كيف تتجنبها؟
يساعدك وجود قائمة مهام على تحديد أولويات مهامك وإدارة وقتك بشكل جيد من خلال تخصيص الوقت على أساس أهمية وإلحاح مهامك. إليك كيفية القيام بذلك:
- ابحث عن تطبيق لإدراج مهامك وتحديد أولوياتها التي تناسب احتياجاتك.
- اكتب جميع المهام التي تحتاج إلى القيام بها في يوم أو أسبوع في قائمة المهام الخاصة بك.
- رتبهم على أساس أهميتهم وإلحاحهم باستخدام نظام التصنيف.
- رتب المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا في الأعلى ، بينما تبقى المهام الأقل أهمية وإلحاحًا في الأسفل.
- ابدأ بالمهام الأكثر أهمية وإلحاحًا وانتقل إلى أسفل القائمة.
3. لا تتبع الوقت
إذا بدأت مشروعًا دون تقييم الوقت الذي سيستغرقه ، فمن الممكن أن تستغرق وقتًا أطول من المطلوب. أو يمكنك أن تصبح مفرط الثقة وتستهلك أكثر مما تتعامل معه ، دون أن يكون لديك وقت كافٍ لإكماله. مع وجود وقت أقل بين يديك ، لن تتمكن فقط من الوفاء بالمواعيد النهائية ، ولكن من المحتمل أن يكون العمل المنتج دون المستوى.
كيف تتجنبها؟
قم دائمًا بتقييم مقدار الوقت الذي يجب أن يستغرقه مشروع معين والسعي لإكمال المشروع ضمن هذا الإطار الزمني (تأكد من منح نفسك وقتًا إضافيًا لفترات راحة قصيرة). يجب استخدم تطبيق تتبع الوقت لتتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في مشروع أو مهمة.
بمجرد أن تعرف مقدار الوقت (في المتوسط) الذي تستغرقه مهمة معينة ، يمكنك جدولة مهامك بشكل أكثر فاعلية. افعل ذلك مرات كافية ، وستحصل على ورقة تسجيل مفصلة للوقت الذي تقضيه في مهام مختلفة في يوم / أسبوع / شهر معين.
بمجرد حصولك على ذلك ، يمكنك معرفة المهام المتكررة التي تستغرق معظم الوقت ، والتفكير في حلول للقيام بها بشكل أكثر فعالية أو أتمتة المهام لتوفير المزيد من الوقت. الإنترنت يعج تطبيقات مجانية لتتبع الوقت يمكنك استخدامها لتتبع مشاريعك لتحسين إدارة الوقت.
4. المماطلة
التسويف هو عائق كبير أمام العمل ، خاصة عندما يتعين عليك إكمال مهمة صعبة أو مملة. أضف إلى ذلك مزيجًا من عوامل التشتيت المقنعة ، على سبيل المثال ، هاتفك الذكي ، وستحصل على الوصفة المثالية للتسويف.
سوف تتراخى ، تستسلم للإلهاءات ، وتضيع وقتك حتى يقترب الموعد النهائي. المماطلون دائمًا ما يكونون في وقت قصير ، متأخرين عن المواعيد النهائية ، ولديهم القليل من التوازن بين العمل والحياة.
كيف تتجنبها؟
طريقة رائعة لتجنب التسويف هي تقسيم مشروع ضخم إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى كتابة مقال 2000 كلمة ، فبدلاً من الخوف من كتابة المقالة كاملة ، قسمها إلى مهام فرعية: مخطط تفصيلي ، مقدمة ، عنوان فرعي 1 ، عنوان فرعي 2 ، عنوان فرعي 3 ، و خاتمة.
الآن خصص لنفسك فترات زمنية لكل مهمة من هذه المهام الصغيرة وألزم نفسك بها. ستشعر بمزيد من الحافز لإكمال هذه المهام الصغيرة وستقل احتمالية التأجيل. طريقة أخرى رائعة للتغلب على التسويف هي استخدام تقنية بومودورو. تتبع تقنية بومودورو مفهومًا مشابهًا.
إليك كيف يمكنك ذلك استخدم تقنية بومودورو:
- قسم المشروع إلى مهام أصغر
- احصل على مؤقت واضبطه على 25 دقيقة
- امنح نفسك 25 دقيقة واعمل على مهمة فرعية واحدة
- خذ استراحة لمدة 5 دقائق ، بمجرد رنين المؤقت (بعد 25 دقيقة)
- أكمل أربع دورات مدتها 25 دقيقة ثم خذ استراحة لمدة نصف ساعة
5. الجدولة غير فعالة
هل لاحظت أن بعض الأيام لا تكون منتجة مثل غيرها؟ وذلك لأن مستويات الطاقة لدينا تختلف على مدار الأسبوع. ليس هذا فقط ، لدى الأشخاص المختلفين مستويات طاقة مختلفة على مدار اليوم.
إذا كنت لا تفكر في ساعات ذروة الإنتاجية أثناء الجدولة ، فهناك احتمال أن تجد نفسك مع أهم المهام المعلقة ، مع القليل من الوقت والطاقة المتبقية.
كيف تتجنبها؟
هل أنت بومة ليلية أم طائر مبكر؟ قم بتقييم طريقة عملك واكتشف ساعات ذروة الإنتاج لديك. بمجرد معرفة الساعات التي تكون فيها أكثر إنتاجية ، قم بجدولة مشروعاتك وفقًا لذلك.
خصص ساعاتك الأكثر إنتاجية للمهام الأكثر أهمية (والمكثفة) مع الاحتفاظ بقدر أقل المهام المهمة (أو الأقل كثافة) ، على سبيل المثال ، الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو إعداد الاجتماعات ، للفترة المتبقية ساعات العمل. هناك العديد من تطبيقات التقويم التي يمكن أن تساعدك على الجدولة بشكل فعال ؛ ابحث عن أفضل ما يلبي احتياجاتك.
6. الاستسلام للمشتتات
أ استطلاع يونيو 2020 من Statista كشفت أن 53.7 في المائة من الأشخاص الذين يعملون من المنزل يعتقدون أن هواتفهم الذكية هي السبب الأكبر للإلهاء. كم مرة وجدت نفسك تعمل وفجأة بدأ هاتفك بالطنين؟ تتشتت انتباهك وتضطر الآن إلى فحص هاتفك.
سواء كانت رسالة بريد إلكتروني من عميل أو رسالة من زميلك أو إشعار عشوائي من Facebook أو Twitter أو Instagram ؛ يمكن أن تكلفك عوامل التشتيت جزءًا كبيرًا من ساعات عملك.
كيف تتجنبها؟
كل ذلك يعود إلى الجدولة الفعالة. حدد فترات زمنية للعمل ، والتحقق من رسائل البريد الإلكتروني ، وأوقات الفراغ ، وما إلى ذلك. عندما يحين وقت العمل ، ضع هاتفك جانبًا (في وضع الطائرة) ، ويفضل أن يكون في غرفة أخرى ، وابدأ العمل.
نظرًا لأن أكبر مصدر للإلهاء أصبح بعيدًا عن الطريق ، يصبح التركيز على عملك أكثر احتمالًا وأسهل بكثير. نظرًا لأنك تضع كل تركيزك واهتمامك على مهمة واحدة ، فمن غير المرجح أن ترتكب أخطاء ويزيد احتمال إنجاز المهمة بفعالية.
ماذا لو لم يكن وضع هاتفك في وضع الطائرة مناسبًا لك؟ ماذا لو كان عقلك يتجه نحو وسائل التواصل الاجتماعي ، وكنت مضطرًا لالتقاط هاتفك للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو التمرير عبر موجز Facebook الخاص بك مباشرة على الكمبيوتر المحمول الخاص بك؟ إذا كان هذا أنت ، حاول باستخدام تطبيق Freedom للتخلص من المشتتاتوالتغلب على التسويف وتحقيق المزيد.
أطلق العنان لإمكانياتك الكاملة
أثناء التركيز على كيفية إدارة وقتك بشكل أفضل ، من السهل أن تفقد سبب إدارتك لوقتك في المقام الأول ، أي لإنجاز المزيد من العمل.
لا جدوى من التنقل في العديد من تطبيقات الإنتاجية كل يوم دون إنجاز المزيد من العمل. اكتشف ما يناسبك والتزم به ، دون إغفال الصورة الأكبر. ولكن لمعرفة ما يناسبك ، من المهم أن تفهم احتياجات إدارة الوقت لديك.
