ربما تكون في وضع تحتاج فيه إلى طلب المساعدة من زملائك في العمل أو إرسال مهام إليهم ، ولكن تشعر ببعض الإحراج حيال ذلك - أو أنك لا تهتم بكل المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني التي ترد و إيابا. لماذا لا تنشئ لوحة طلب مشروع؟
بينما يمكنك التسجيل للحصول على أداة إدارة مشروع مثل ClickUp أو Asana وحث زملائك في العمل على الانضمام إليك ، قد يكون لديك بالفعل حق الوصول إلى حل بسيط بدون تكلفة — جداول بيانات Google. تابع مع هذه المقالة لمعرفة كيف يمكنك إنشاء لوحة طلبات مشروع باستخدام أداة جداول البيانات الشائعة هذه.
إنشاء تخطيط لوحة طلب المشروع في جداول بيانات Google
الهدف من إنشاء لوحة طلب المشروع ذو شقين. إنها بمثابة وسيلة لك للتغلب على الاحتكاك الناجم عن تفويض المهام. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يقلل من الاتصال ذهابًا وإيابًا ، مما يوفر لك الوقت.
بشكل أساسي ، مع كل مهمة تضيفها إلى اللوحة ، ستقوم برسم كل شيء يحتاج زميلك في العمل إلى معرفته لإكماله. لذلك ستحتاج إلى أن تكون متسقًا وأن تنشئ تخطيطًا يطالبك بإضافة التفاصيل الحيوية في كل مرة. التفاصيل مثل:
- تواريخ الاستحقاق.
- أولوية.
- الأوصاف.
- من المسؤول.
- من الذي يتنازل عنها.
نظرًا لأن كل مكان عمل مختلف ، فقد تكون هناك بعض التفاصيل الإضافية التي يمكنك تضمينها لتناسب احتياجات فريقك. لذا ، قبل أن تبدأ ، خذ لحظة للتفكير في الأمر. إذا كنت لا تستطيع التفكير في أي منها الآن ، يمكنك إضافتها لاحقًا ، ولكن تذكر ، القليل يعني الكثير. لن ترغب في إضافة أي خطوات غير ضرورية.
لبدء استخدام لوحة طلب المشروع ، افتح مستندًا فارغًا في جداول بيانات Google. اكتب العناوين التالية ، وأي إضافات توصلت إليها ، في الجزء العلوي من جدول البيانات:
- مهمة- هنا ، ستمنح المهمة عنوانًا فريدًا.
- وصف- تحت هذا العنوان ، ستكتب ملخصًا موجزًا لما تريد منهم القيام به. للحفاظ على الأشياء مرتبة ، استخدم مقطع في الخاص بك التفاف النص إعدادات لوضع النص تحت الخلية التالية.
- الوكيل—هذا هو المكان الذي ستضع فيه علامة على زميل العمل الذي تقوم بتسليم المهمة إليه.
- أولوية—يمكنك هنا عرض حالة الاستعجال.
- حق—سيبلغ هذا الموعد النهائي للمهمة.
- حالة—فريقك يستخدم هذا العمود لمشاركة التقدم.
- انشأ من قبل—سوف يضع المفوض اسمه هنا حتى يعرف المكلفون من المهمة والمعلومات التي تأتي منها.
ساعد في إبراز ألقابك من خلال كتابتها بخط غامق وإضافة لون خلفية إلى الصف. بامكانك ايضا تجميد الصف العلوي من جدول بيانات Google من خلال تسليط الضوء عليه والذهاب إلى منظر في القائمة العلوية ، تجميد، وثم صف واحد.
إضافة أزرار الحالة في جداول بيانات Google
توفر إضافة زر الحالة إلى لوحة طلب المشروع لك ولزملائك في العمل طريقة سريعة لمشاركة التقدم. إنها أيضًا طريقة رائعة للحصول على نظرة عامة سريعة على عبء عمل كل شخص وتحديد ما إذا كان يمكن لأي شخص استخدام يد إضافية. بعض الأمثلة على الحالة التي يمكنك استخدامها هي:
- لكى يفعل.
- عمل.
- منتهي.
- عالق.
- في الانتظار.
- للمراجعة.
يمكنك إنشاء زر حالة العمل ، مثل الأزرار التي تجدها في برامج إدارة المشاريع مثل ClickUp و Asana ، عن طريق إضافة قائمة منسدلة إلى الورقة الخاصة بك. لفعل هذا:
- قم بتمييز عمود الحالة الخاص بك. يمسك كنترول أو CMD وانقر فوق خلية العنوان لإلغاء تحديدها.
- اذهب إلى بيانات في القائمة العلوية.
- انقر تأكيد صحة البيانات، وسيفتح شريط جانبي.
- تحت معايير، تأكد من أن لديك اسقاط المحدد.
- املأ خياراتك في الحقول النصية أدناه ، باستخدام ملف أضف عنصرًا آخر زر لإنشاء نقاط إضافية.
- قم بتعيين كل لون من اختيارك.
- يضرب منتهي.
الآن سيكون لديك قائمة يمكن لفريقك استخدامها لعرض حالة المهمة. يوجد زر تحرير في أسفل القائمة ، لكن هذا يعمل فقط للخلية المحددة. لتغيير جميع أزرار الحالة ، ارجع إلى قائمة التحقق من صحة البيانات واختر القاعدة التي تريد تعديلها من الشريط الجانبي.
كرر هذه الخطوات لإضافة خيارات سريعة إلى ملف أولوية, الوكيل، و انشأ من قبل أعمدة إذا كنت تريد.
إذا أشرت ببساطة إلى شخص ما أو أشرت إليه في الورقة ، فلن يرسل Google إشعارًا. عند تعيين شخص ما لمشروع ما ، يمكنك تنبيهه باتباع الخطوات التالية:
- حدد اسم المهمة التي ترغب في تسليمها إليهم.
- انقر بزر الماوس الأيمن واختر تعليق أو انتقل إلى رمز الفقاعة التفسيرية في شريط الأدوات.
- اكتب @ ثم الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني - إذا أردت ، يمكنك أيضًا تضمين رسالة هنا.
- انقر فوق تعيين.
الآن ، إذا كان لدى زميلك في العمل أسئلة ، فيمكنه إضافتها كتعليق في نفس الموضوع. من خلال الاحتفاظ بجميع اتصالاتك حول المهمة في نفس المكان الذي عينتها فيه ، ستعرف كلاكما بالضبط مكان العثور على المحادثة مرة أخرى لاحقًا إذا احتاج شخص ما إلى تحديث.
استخدام محفوظات الإصدارات في جداول بيانات Google
نظرًا لأنه سيكون هناك أكثر من شخص واحد يستخدم الورقة ، فمن الجيد أن يكون لديك نسخة احتياطية ، فقط في حالة قيام شخص ما بحذف أو كتابة معلومات مهمة عن طريق الخطأ. في الجزء العلوي من الورقة ، ستلاحظ ارتباطًا تشعبيًا يشير إلى حدوث أحدث تعديل. انقر فوق هذا ، وسترى نسخًا احتياطية من جلسات العمل السابقة والتغييرات التي حدثت.
استخدام محفوظات الإصدار في جداول بيانات Google مفيد لأنه يمكنك رؤية مشاريعك وملاحظاتك السابقة إذا كنت بحاجة إلى تسجيل لها. ولكن يمكنك أيضًا الرجوع إلى إصدار سابق إذا تعرضت الورقة للتلف بطريقة أو بأخرى - فهذا يحدث.
ملحوظة: إذا كنت ترغب في الحصول على سجل مباشر أكثر للواجبات المكتملة ، فأضف ورقة أخرى إلى المستند الخاص بك باستخدام ملف علامة الجمع في الجزء السفلي الأيسر من الشاشة وقم بقص ولصق صفوفك هناك بمجرد تغيير الحالة ل منتهي.
احصل على تعاون مع جداول بيانات Google
يعد إنشاء لوحة طلب مشروع في جداول بيانات Google طريقة ممتازة لتوفير الوقت عند التفويض والتعاون في المهام. لن يكون هناك عدد أقل من ذهاب وإياب فحسب ، بل سيعرف الجميع مكان العثور على المعلومات الخاصة بالمهام ، مع وجودها كلها في مكان واحد.
يساعدك أيضًا على تجنب بعض الإحراج الذي قد تشعر به عند طلب المساعدة أو التخلص من المهام. ستشعر براحة أكبر مع ذلك كلما تقدمت.